2.2.4.1. Công tác chỉ đạo, triển khai các văn bản pháp luật về công chứng a) Công tác tuyên truyền, phổ biến, quán triệt Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành
Nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của hoạt động công chứng, sau khi Luật Công chứng có hiệu lực, ngày 20/3/2015, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang đã tổ chức Hội nghị triển khai thi hành Luật Công chứng đến đối tượng là lãnh đạo các Sở, ngành cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ
chức, cá nhân có liên quan, đồng thời chỉ đạo các cơ quan tích cực tuyên truyền, phổ biến rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng những nội dung cơ bản của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành bằng nhiều hình thức phong phú, hiệu quả nhằm nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành, cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân đối với hoạt động công chứng. Qua đó Luật Công chứng đã được triển khai đồng bộ và sâu rộng đến các tầng lớp nhân dân trên địa bàn tỉnh và được các cơ quan, tổ chức liên quan triển khai thực hiện có hiệu quả, nhận thức của các cơ quan, tổ chức và nhân dân về ý nghĩa, vai trò của hoạt động công chứng đã có sự chuyển biến tích cực.
b) Công tác ban hành các văn bản triển khai Luật Công chứng và văn bản liên quan
Nhằm triển khai thi hành đồng bộ và hiệu quả pháp luật tại địa phương, Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Giang đã chỉ đạo các cơ quan, tổ chức có liên quan phối hợp triển khai sâu rộng các nội dung theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành tại địa phương.
Theo đó, để chuẩn bị tiếp nhận việc chuyển giao chứng thực hợp đồng, giao dịch từ Ủy ban nhân dân cấp xã, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo Sở Tư pháp lập kế hoạch và chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất và con người cho các Phòng Công chứng; xây dựng trụ sở Phòng công chứng số 1; phối hợp với Ủy ban nhân dân huyện Lục Ngạn bố trí nơi làm việc cho Phòng công chứng số 2 ở vị trí thuận tiện và trang bị đầy đủ điều kiện cơ sở vật chất để đáp ứng đủ yêu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân.
Nhằm tạo cơ sở cho việc xã hội hóa hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Giang, căn cứ tình hình thực tiễn của địa phương, Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 27/QĐ-UBND ngày 09/4/2009 phê duyệt Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Giang giai đoạn 2009-2020 làm cơ sở cho việc thành lập các tổ chức hành nghề công chứng và từng bước chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch từ Ủy
ban nhân dân cấp huyện, cấp xã cho các tổ chức hành nghề công chứng. Mục tiêu của Đề án là xây dựng và phát triển mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng mang tính ổn định và bền vững, đáp ứng yêu cầu xã hội hoá hoạt động công chứng, đảm bảo sự phát triển hài hoà, hợp lý, vừa đáp ứng yêu cầu công chứng của tổ chức, công dân, vừa đảm bảo yêu cầu quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động công chứng, nâng cao chất lượng hoạt động công chứng, bảo vệ tốt quyền, lợi ích hợp pháp, an toàn pháp lý cho các giao dịch, góp phần tăng cường quản lý xã hội bằng pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Đến năm 2015 toàn tỉnh có 16 tổ chức hành nghề công chứng; đến năm 2020 có 30 tổ chức hành nghề công chứng, mỗi huyện, thành phố thuộc tỉnh và thị xã có ít nhất 02 tổ chức hành nghề công chứng. Kết hợp việc phát triển tổ chức hành nghề công chứng với phát triển số lượng công chứng viên, phát triển quy mô, nâng cao chất lượng tổ chức hành nghề công chứng.
Để đảm bảo Quy hoạch tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Giang đến năm 2020 phù hợp với Quyết định số 2140/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Giang đã chỉ đạo tổng kết thực hiện Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Giang ban hành theo Quyết định số 27/QĐ- UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh, đồng thời chỉ đạo rà soát, chỉnh sửa quy hoạch của tỉnh cho phù hợp với tình hình thực tiễn nhằm thực hiện tốt quy định của Chính phủ về phát triển tổ chức hành nghề công chứng, đảm bảo sự phát triển ổn định bền vững của các tổ chức hành nghề công chứng.
2.2.4.2. Một số kết quả trong hoạt động quản lý nhà nước về công chứng a) Về xây dựng hệ thống cơ quan quản lý, người làm công tác quản lý nhà nước bằng pháp luật về công chứng
Theo quy định của Luật Công chứng, cơ quan có thẩm quyền thực hiện quản lý nhà nước bằng pháp luật về công chứng ở địa phương là Ủy ban nhân
dân tỉnh và Sở Tư pháp. Sở Tư pháp là cơ quan chuyên môn giúp UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước bằng pháp luật về công chứng, theo các nội dung trên và theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh.
Ngoài ra, trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình, các cơ quan như: Hội Đồng nhân dân thực hiện chức năng giám sát, Công an tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Toà án nhân dân tỉnh thực hiện chức năng tố tụng liên quan đến hoạt động công chứng…
Về người làm công tác quản lý nhà nước bằng pháp luật về công chứng: Để tham mưu, giúp Giám đốc Sở Tư pháp quản lý nhà nước bằng pháp luật về công chứng trên địa bàn tỉnh, ngày 19/10/2009 Sở Tư pháp Bắc Giang đã thành lập Phòng Bổ trợ tư pháp. Phòng Bổ trợ tư pháp được thành lập trên cơ sở chia tách từ Phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp thuộc Sở Tư pháp. Phòng Bổ trợ Tư pháp hiện có 03 biên chế gồm 01 Trưởng phòng và 02 chuyên viên. Các công chức thuộc Phòng Bổ trợ tư pháp đều có trình độ cử nhân luật, 02/03 công chức đã qua khóa bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng để có thể hiểu sâu về hoạt động công chứng và thực hiện tốt hơn nhiệm vụ quản lý nhà nước bằng pháp luật về công chứng. Bên cạnh đó, Thanh tra Sở Tư pháp là đơn vị thanh tra chuyên ngành, giúp lãnh đạo Sở thực hiện nhiệm vụ thanh tra lĩnh vực tư pháp, trong đó có hoạt động công chứng. Thanh tra Sở Tư pháp hiện nay có 02 công chức đều là thanh tra viên.
b) Việc chỉ đạo, hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ
Hướng dẫn, chỉ đạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ là hoạt động quan trọng trong quản lý nhà nước bằng pháp luật về công chứng. Hàng năm, Sở Tư pháp đều tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chứng viên, đồng thời phối hợp với Học viên Tư pháp tổ chức cho các chuyên viên tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng. Trong hơn bảy năm từ khi Luật Công chứng có hiệu lực đã tổ chức được 07 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, cử và
giới thiệu 30 lượt cán bộ, chuyên viên pháp luật tham gia lớp đào tạo nghiệp vụ công chứng do Học viện Tư pháp tổ chức. Bên cạnh đó, định kỳ mỗi quý một lần, Sở Tư pháp tổ chức giao ban với các tổ chức hành nghề công chứng nhằm nắm bắt tình hình hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, phổ biến những thông tin, kiến thức, văn bản pháp luật mới, nắm bắt và kịp thời tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong hoạt động công chứng, đảm bảo hoạt động công chứng tuân thủ đúng quy định của pháp luật, đảm bảo quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia quan hệ hợp đồng, giao dịch. Trên cơ sở nắm bắt thực tế hoạt động công chứng cũng như qua thanh tra, kiểm tra, Sở Tư pháp cũng ban hành các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp, giải đáp những vướng mắc liên quan đến tổ chức và hoạt động công chứng.
c) Về thực hiện chủ trương chuyển giao các hợp đồng, giao dịch từ Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng
Trên cơ sở tình hình phát triển các tổ chức hành nghề công chứng, Sở Tư pháp đã chủ động tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch từ Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã sang các tổ chức hành nghề công chứng theo nguyên tắc: ở đâu có tổ chức hành nghề công chứng và tổ chức hành nghề công chứng đảm đương được nhiệm vụ công chứng thì thực hiện chuyển giao. Trên cơ sở đó, ngày 09/4/2009 Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 27/QĐ-UBND phê duyệt Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bắc Giang, theo đó, Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định chuyển giao thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch từ Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Giang, Ủy ban nhân dân huyện Lục Ngạn và toàn bộ các xã, phường trên địa bàn thành phố Bắc Giang; 07 xã, thị trấn trên địa bàn huyện Lục Ngạn, gồm: thị trấn Chũ và các xã: Trù Hựu, Thanh Hải, Nghĩa Hồ, Hồng Giang, Quý Sơn, Phượng Sơn sang các tổ chức hành nghề công chứng. Căn cứ tình hình phát
triển và khả năng đáp ứng nhu cầu công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng, ngày 03/7/2014 Ủy ban nhân dân tỉnh tiếp tục ban hành Quyết định số 404/QĐ-UBND và ngày 28/8/2014 ban hành Quyết định số 567/QĐ- UBND về việc chuyển giao thẩm quyền công chứng, chứng thực, theo đó việc chứng thực hợp đồng, giao dịch của Ủy ban nhân dân các huyện Việt Yên, Lạng Giang, Lục Nam và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn: Nếnh, Bích Sơn, Trung Sơn, Quang Châu (huyện Việt Yên); Vôi, Phi Mô, Yên Mỹ (huyện Lạng Giang); Đồi Ngô, Tiên Hưng, Chu Điện (huyện Lục Nam) được chuyển sang cho các tổ chức hành nghề công chứng. Để đảm bảo hoạt động công chứng diễn ra ổn định, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dân, việc chuyển giao thẩm quyền công chứng, chứng thực thực hiện trên nguyên tắc chỉ chuyển giao đối với những địa bàn cấp huyện có ít nhất 02 tổ chức hành nghề công chứng, hoặc tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn có ít nhất 02 công chứng viên, như vậy việc thực hiện công chứng sẽ đảm bảo tuân thủ quy định và theo lộ trình phù hợp với tình hình của địa phương, đảm bảo quyền lợi của người có nhu cầu công chứng. Đối với những địa bàn còn lại, cá nhân, tổ chức có nhu cầu công chứng có quyền lựa chọn chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã hoặc công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.
Để đảm bảo cho việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực từ Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đối với địa bàn các huyện còn lại, Ủy ban nhân dân tỉnh cũng chỉ đạo các Văn phòng công chứng tiếp tục kiện toàn tổ chức, tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc đạt mức tối thiểu theo quy định tại Nghị định số 04/2012/NĐ-CP của Chính phủ, mỗi Văn phòng công chứng có ít nhất 02 công chứng viên trở lên.
d) Công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm trong hoạt động công chứng
công tác quản lý Nhà nước, ở đâu có quản lý thì ở đó có thanh tra, kiểm tra. Đối với hoạt động công chứng, công tác thanh tra, kiểm tra được triển khai thường xuyên nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những sai phạm, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động công chứng. Với trách nhiệm là cơ quan chuyên môn giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động công chứng, hàng năm, Sở Tư pháp đều xây dựng các kế hoạch thanh tra, kiểm tra, đảm bảo 100% các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh đều được thanh tra, kiểm tra. Yêu cầu về thanh tra, kiểm tra được xác định tập trung vào các nội dung như: việc đảm bảo các điều kiện về trụ sở, cơ sở vật chất cho hoạt động công chứng; việc bố trí nhân sự, thực hiện các quy định của pháp luật về lao động đối với người lao động của tổ chức hành nghề công chứng; việc niêm yết và tuân thủ các quy định về trình tự, thủ tục, phí công chứng; việc thực hiện các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước...
Từ năm 2007 đến nay, Sở Tư pháp đã tổ chức 45 đợt thanh tra, kiểm tra đối với tổ chức hành nghề công chứng. Qua thanh tra, kiểm tra cho thấy, nhìn chung các Văn phòng công chứng đã có trụ sở, cơ sở vật chất đảm bảo cho việc thực hiện công chứng; thực hiện mở sổ sách tài chính - kế toán, đăng ký mã số thuế, sử dụng hóa đơn tài chính và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước theo quy định của pháp luật. Các Văn phòng công chứng đã được hoàn thiện về tổ chức, bộ máy, cũng như đầu tư cơ sở vật chất và giải quyết một lượng lớn các yêu cầu công chứng của công dân, tổ chức. Đội ngũ nhân viên của các Văn phòng công chứng cơ bản đều có trình độ chuyên môn phù hợp, được tuyển chọn và sử dụng trên cơ sở hiệu quả làm việc thực tế. Trình tự, thủ tục thực hiện công chứng cơ bản tuân thủ đúng quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì hoạt động công chứng cũng còn những tồn tại, hạn chế như: việc thực hiện công chứng ngoài trụ sở không đúng đối tượng theo quy định của pháp luật; một số trường hợp công chứng
hợp đồng, giao dịch chưa tuân thủ quy định về trình tự, thủ tục công chứng; thu phí và thu lao công chứng không đúng quy định; thực hiện công chứng trong trường hợp nội dung của hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật…
Trên cơ sở kết quả thanh tra, kiểm tra, Sở Tư pháp Bắc Giang đã thu hồi giấy đăng ký hoạt động đối với 01 văn phòng công chứng, tiến hành xử phạt vi phạm hành chính đối với một số văn phòng công chứng có vi phạm theo quy định của pháp luật, đồng thời kiến nghị các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước bằng pháp luật đối với tổ chức hành nghề công chứng. Với những kết quả đã đạt được, công tác thanh tra, kiểm tra đã góp phần chấn chỉnh hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, đảm bảo cho hoạt động này tuân thủ các quy định của pháp luật, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch.