Nhà nước với hai chức năng cơ bản đó là chức năng giai cấp và chức năng xã hội, biểu hiện tập trung ở việc tổ chức và quản lý xã hội. Nhà nước tổ chức thực hiện những hoạt động chung vì sự tồn tại xã hội, chăm lo tới công việc chung của toàn xã hội, cuộc sống cộng đồng, phục vụ xã hội, trong giới hạn nào đó phải thỏa mãn một số nhu cầu chung dưới sự quản lý của mình. Ở những Nhà nước tiến bộ, dân chủ chú trọng tới việc tổ chức đời sống xã hội, cộng đồng nhiều hơn. Song song với nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, nhà nước thực hiện cung ứng một số dịch vụ công nhằm phục vụ các lợi ích thiết yếu, bảo đảm quyền cơ bản của tổ chức, công dân.
Chức năng quản lý nhà nước bao gồm các hoạt động quản lý và điều tiết đời sống kinh tế-xã hội thông qua các công cụ quản lý vĩ mô như pháp luật, chiến lược, chính sách, quy hoạch, kế hoạch và kiểm tra, kiểm soát. Chức năng
phục vụ bao gồm các hoạt động nhằm phục vụ cho các lợi ích thiết yếu, các quyền và nghĩa vụ cơ bản của công dân và tổ chức (cung ứng dịch vụ công). Việc thực hiện quản lý nhà nước là theo nhu cầu của bản thân bộ máy nhà nước nhằm đảm bảo trật tự, ổn định, công bằng xã hội; còn việc cung ứng dịch vụ công có thể phát sinh từ những yêu cầu của Nhà nước. Tuy nhiên, hai chức năng này luôn gắn bó chặt chẽ với nhau. Theo Ph. Ăng-ghen, “Ở khắp nơi, chức năng xã hội là cơ sở của sự thống trị chính trị; và sự thống trị chính trị cũng chỉ kéo dài chừng nào nó còn thực hiện chức năng xã hội đó của nó” [39, tr.253].
Dịch vụ công là những hoạt động phục vụ các nhu cầu cơ bản, thiết yếu của người dân vì lợi ích chung của xã hội, do Nhà nước chịu trách nhiệm trước xã hội ( trực tiếp đảm nhận hay ủy quyền và tạo điều kiện cho khu vực tư thực hiện) nhằm đảm bảo hiệu quả, ổn định và công bằng xã hội [38, tr.217].
Dịch vụ công gồm ba loại: Dịch vụ hành chính, dịch vụ sự nghiệp và dịch vụ công ích.
Dịch vụ hành chính là các hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để giải quyết các công việc của các tổ chức và công dân theo thẩm quyền. Phạm vi dịch vụ hành chính trong khu vực hành chính nhà nước bao gồm các hoạt động bảo đảm quyền và nghĩa vụ có tính pháp lý của các tổ chức và công dân như cấp các giấy phép (giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép xây dựng…), cấp các loại giấy xác nhận, chứng thực ( chứng minh thư, hộ khẩu, xác nhận hộ tịch…), thu các khoản đóng góp vào ngân sách nhà nước…
Dịch vụ sự nghiệp là các dịch vụ đáp ứng các nhu cầu cơ bản về phát triển cá nhân của con người. Dịch vụ sự nghiệp chủ yếu là các hàng hóa phi hiện vật (các dịch vụ giáo dục, y tế, lao động việc làm, an sinh xã hội…), do các tổ chức chuyên ngành có chuyên môn sâu cung cấp. Một bộ phận dịch vụ sự nghiệp có thu tiền người sử dụng theo mức thu do Nhà nước điều tiết.
Dịch vụ công ích là các hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ có tính chất kinh tế (cung cấp nước sạch, cung cấp điện, thoát nước, vận tải công cộng, vệ sinh môi trường…) đáp ứng nhu cầu vật chất thiết yếu cho đời sống của người dân, tạo ra cơ sở hạ tầng cơ bản cho sản xuất và sinh hoạt của các tổ chức và dân cư.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế-xã hội, sự gia tăng dân số và chất lượng cuộc sống ngày càng được nâng cao, các mối quan hệ xã hội ngày càng trở nên đa dạng, phức tạp, nhu cầu sử dụng dịch vụ công ngày càng đòi hỏi cao về chất lượng cung ứng. Nhà nước - để đảm bảo thực hiện tốt chức năng xã hội của mình nhưng vẫn đảm bảo tổ chức bộ máy theo hướng tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả thì việc huy động nguồn lực to lớn từ xã hội tham gia vào việc cung ứng các dịch vụ công là hết sức cần thiết nhằm giảm bớt gánh nặng cho ngân sách nhà nước và áp lực cho bộ máy nhà nước. Việc huy động nguồn lực xã hội cũng đồng thời tạo ra môi trường cạnh tranh khắc phục tình trạng nhà nước “độc quyền”, “hành chính” hóa các dịch vụ công; chất lượng dịch vụ theo đó mà nâng cao. Đây chính là việc xã hội hóa dịch vụ công, theo đó, Nhà nước chuyển giao một số chức năng cho khu vực ngoài Nhà nước đảm nhận, Nhà nước chỉ giữ vai trò định hướng, điều tiết và kiểm soát.
Xã hội hóa dịch vụ công là quá trình huy động, tổ chức sự tham gia rộng rãi, chủ động của nhân dân và các tổ chức vào hoạt động cung ứng dịch vụ công cộng trên cơ sở phát huy sáng tạo và khả năng đóng góp của mỗi người [43, tr.54].
Có thể hiểu xã hội hóa theo một cách khác, đó là:
Quá trình chuyển hóa, tạo lập cơ chế hoạt động và cơ chế tổ chức quản lý mới của một số lĩnh vực hoạt động kinh tế-xã hội, trên cơ sở cộng đồng trách nhiệm nhằm khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực xã hội, phục vụ cho mục đích phát triển kinh tế- xã hội của đất nước [41, tr.106].
Việc chuyển giao các dịch vụ công cho tư nhân, các tổ chức phi nhà nước cung ứng thực chất là quá trình “phi nhà nước hóa”, hay xã hội hóa dịch vụ công, với mục tiêu hoàn thiện bộ máy nhà nước, làm cho bộ máy nhà nước gọn nhẹ, hiệu lực, hiệu quả đồng thời thúc đẩy sự cạnh tranh, nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng sự phát triển kinh tế-xã hội của mỗi quốc gia. Ở một số nước trên thế giới, việc xã hội hóa dịch vụ công đã trở thành một xu hướng tất yếu. Phạm vi các dịch vụ công được xã hội hóa ngày càng rộng rãi theo nguyên tắc “cái gì các chủ thể khác có thể đảm đương được thì Nhà nước không tham gia”, Nhà nước chỉ giữ vai trò định hướng, điều tiết và kiểm soát để các chủ thể khác thực hiện một cách thuận lợi, hiệu quả.
Xã hội hóa dịch vụ công được tiến hành khi Nhà nước nhận thấy những lĩnh vực có thể để cho xã hội tự thực hiện và thực hiện có hiệu quả hơn; thu hẹp phạm vi can thiệp của Nhà nước đối với các quá trình xã hội. Xã hội hóa cũng có thể diễn ra khi việc can thiệp quá sâu của Nhà nước dẫn đến các hiệu quả tiêu cực, không đáp ứng được nhu cầu phát triển xã hội. Xã hội hóa nhằm phát huy hình thức tự quản xã hội, kết hợp quản lý nhà nước với tự quản của các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, phát huy tính tích cực, chủ động, năng động của xã hội, làm cho Nhà nước gần với xã hội hơn.
Ở Việt Nam, xã hội hóa dịch vụ công là một chủ trương quan trọng của Đảng và Nhà nước ta trong công cuộc đổi mới, xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế. Trong những năm qua, Nhà nước ta đã thực hiện chủ trương từng bước mở rộng phạm vi xã hội hóa trên nhiều lĩnh vực như: Y tế, giáo dục, khoa học, văn hóa, giao thông vận tải… và gần đây, ở lĩnh vực công chứng, quá trình xã hội hóa đang được thực hiện một cách mạnh mẽ.
Trong nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung, bao cấp, hệ thống công chứng nhà nước đã tồn tại và đạt được những thành quả nhất định, tuy nhiên,
khi nền kinh tế vận hành sang nền kinh tế thị trường, hệ thống công chứng nhà nước đã bộc lộ nhiều bất cập, hạn chế và không còn phù hợp. Quan niệm về công chứng theo đó cũng được đổi mới, xác định công chứng là một nghề tự do đặt dưới sự quản lý của Nhà nước; là sự đề cao, phát huy trách nhiệm cá nhân của công chứng viên; tạo ra cơ chế cạnh tranh lành mạnh, tạo động lực để công chứng viên phát huy tính tích cực, chủ động, trách nhiệm trong hoạt động của mình; giảm nhẹ sự bao cấp của Nhà nước và chức năng cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực công chứng; tăng thu ngân sách từ nguồn thu của tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời tạo ra sự linh hoạt về mặt tổ chức, nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ, đáp ứng nhu cầu công chứng của xã hội trong nền kinh tế thị trường. Những ưu điểm của mô hình công chứng tự do là không thể phủ nhận, đây là mô hình phản ánh đúng bản chất công chứng, phát huy vai trò của công chứng trong đời sống xã hội. Vấn đề xã hội hóa được đặt ra như một giải pháp hiệu quả cho việc cải cách công chứng đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường.
Khi xem xét công chứng là một dịch vụ công, ta có thể hiểu: Xã hội hoá công chứng là quá trình Nhà nước chuyển hóa, đổi mới phương thức quản lý, phương thức tổ chức hoạt động công chứng, tiến tới chuyển giao việc công chứng cho các cá nhân, tổ chức phi nhà nước thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả công chứng, đáp ứng yêu cầu của kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế.
Với sự chuyển giao công chứng cho các tổ chức, cá nhân thì công chứng được coi là một nghề, chủ thể thực hiện việc công chứng được xác định là công chứng viên, Nhà nước rút dần khỏi việc trực tiếp cung ứng dịch vụ công chứng chuyển cho các tổ chức, cá nhân phi nhà nước bằng cách cho phép thành lập các tổ chức hành nghề công chứng. Người thành lập tổ chức hành nghề công chứng sẽ tự chịu trách nhiệm bố trí cơ sở vật chất, con người và các điều kiện khác để hoạt động và chịu trách nhiệm dân sự đối với khách
hàng về việc thực hiện công chứng của mình. Nhà nước chỉ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nghề công chứng, không phải gánh vác nguồn ngân sách dành cho việc xây dựng trụ sở, điều kiện vật chất và con người để phục vụ hoạt động công chứng trước nhu cầu công chứng ngày càng nhiều của xã hội. Tuy nhiên, để đảm bảo thực hiện tốt chức năng phục vụ xã hội của mình trong việc cung ứng dịch vụ công chứng, khi chuyển giao cho các tổ chức, cá nhân, Nhà nước đồng thời phải tăng cường công tác quản lý nhà nước đối với nghề công chứng, đổi mới phương thức, cơ chế quản lý bằng cách xây dựng pháp luật, xây dựng thể chế, tạo môi trường pháp lý, bảo đảm quyền tự do kinh doanh, tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh trong lĩnh vực công chứng; định hướng, hoạch định việc phát triển nghề công chứng trong từng giai đoạn cụ thể, đồng thời tăng cường các biện pháp quản lý nhà nước như: Thanh tra, kiểm tra, giám sát, quản lý chặt chẽ việc bổ nhiệm công chứng viên, thành lập tổ chức hành nghề công chứng, quản lý hoạt động của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng... Trong quá trình xã hội hoá công chứng, song song với việc đẩy mạnh xã hội hóa là việc tăng cường năng lực quản lý nhà nước theo kịp với yêu cầu của quá trình xã hội hóa. Bởi vậy, phải xác định xã hội hoá công chứng là một quá trình lâu dài với những bước đi phù hợp với sự phát triển kinh tế-xã hội, trình độ dân trí, quá trình dân chủ hoá mọi mặt đời sống xã hội…đảm bảo hoạt động công chứng phát triển bền vững, đúng với định hướng của Nhà nước.