2.1.3.1. Về hệ thống cơ quan quản lý nhà nước bằng pháp luật về công chứng
Thứ nhất, Chính phủ: Chính phủ nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam vừa là cơ quan chấp hành vừa là cơ quan điều hành cao nhất của nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Chính phủ có nhiệm vụ thống nhất quản lý nhà nước về mọi mặt đời sống xã hội. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về công chứng, tuy nhiên Chính phủ chỉ là chủ thể mang tính đại diện cao nhất, điều hành ở tầm vĩ mô bằng các chính sách, pháp luật, không trực tiếp thực hiện các quyền cụ thể mà giao cho Bộ Tư pháp thực hiện.
Thứ hai, Bộ Tư pháp: Bộ Tư pháp là cơ quan chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng có nhiệm vụ, quyền hạn như: Xây dựng và trình Chính phủ chính sách phát triển công chứng; ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công chứng; quy định chương trình khung đào tạo nghề công chứng; ban hành quy chế tập sự nghề công chứng; ban hành quy tắc đạo đức nghề công chứng; bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên; cấp thẻ công chứng viên; hướng dẫn nghiệp vụ công chứng, tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật về công chứng, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng; tổng kết, báo cáo Chính phủ về công chứng; quản lý về thực hiện hợp tác quốc tế về công chứng.
Như vậy, chức năng và nhiệm vụ quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp về công chứng đã được Chính phủ phân cấp, trao quyền bằng quy định tương đối rõ ràng. Tuy nhiên, trên phương diện khoa học hành chính công, trong bối cảnh "xã hội hoá" hoạt động cung ứng dịch vụ công, kết hợp với việc vận dụng của mô hình "quản lý công mới" vào nền hành chính nước ta thì việc quy định một số chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước cho Bộ Tư pháp phải thực hiện như: quy định chương trình khung đào tạo nghề công chứng; Ban
hành quy chế tập sự nghề công chứng; ban hành quy tắc đạo đức nghề công chứng; hướng dẫn nghiệp vụ công chứng, tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật về công chứng vẫn mang tính "bao cấp" của Nhà nước. Trong thời gian tới nên đẩy nhanh việc thành lập tổ chức xã hội nghề nghiệp công chứng và trao chức năng này cho nó, Nhà nước không can thiệp sâu vào các công việc cụ thể này.
Thứ ba, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh: Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện việc quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương và có các nhiệm vụ quyền hạn như: thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở đại phương để đáp ứng nhu cầu công chứng của cá nhân, tổ chức; tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng; thành lập, giải thể Phòng Công chứng; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Trưởng phòng Phòng Công chứng; Quyết định thu hồi, cho phép thành lập Văn phòng Công chứng; Tổ chức việc cấp, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của Văn phòng Công chứng; đảo đảm các cơ sở vật chất và phương tiện ban đầu cho Phòng Công chứng; kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại tố cáo về công chứng; tổng hợp tình hình và thống kê về công chứng trong địa phương gửi về Bộ Tư pháp.
Thứ tư, Sở Tư pháp: Sở Tư pháp là cơ quan tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quản lý nhà nước về công chứng, có các nhiệm vụ:
Xây dựng, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phê duyệt đề án phát triển các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương và tổ chức thực hiện đề án đó sau khi được phê duyệt; tiếp nhận xem xét, kiểm tra hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng Công chứng trình Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quyết định cho phép thành lập; yêu cầu các tổ chức hành nghề công chứng báo cáo tình hình tổ chức, hoạt động
theo quy định của pháp luật; tham mưu Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương các biện pháp hỗ trợ phát triển tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện việc thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về tổ chức, hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật hoặc theo uỷ quyền của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
2.1.3.2. Quy định về các hoạt động quản lý nhà nước về công chứng
Thứ nhất, về hoạt động xây dựng và ban hành văn bản pháp luật về công chứng
Bộ Tư pháp với vai trò là cơ quan chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng có trách nhiệm xây dựng và trình Chính phủ chính sách phát triển công chứng; ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công chứng; thời gian qua, Bộ Tư pháp đã chủ động ban hành, tham mưu Chính phủ ban hành, trình Quốc hội ban hành hệ thống các văn bản liên quan đến hoạt động công chứng.
Thứ hai, về hoạt động tuyên truyền các văn bản về công chứng
Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (trực tiếp là Sở Tư pháp) có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến về nội dung, tinh thần của Luật công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành, trong đó nhấn mạnh những quy định pháp luật về xã hội hóa hoạt động công chứng tới cán bộ, nhân dân và các đối tượng có liên quan trên địa bàn địa phương mình quản lý để mọi người nhận thức chính xác, đầy đủ về ý nghĩa, vai trò của việc xã hội hóa hoạt động công chứng, từ đó, mỗi chủ thể sẽ tự quyết định hành vi của mình, tự giác thực hiện.
Thứ ba, về chỉ đạo, hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ Thông tư số 06/2015/TT-BTP quy định cụ thể về bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm. Theo đó, thời gian tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công
chứng hàng năm tối thiểu là 03 ngày làm việc/năm (24 giờ/năm). Học viện Tư pháp, Hội công chứng viên, trường hợp địa phương chưa thành lập Hội công chứng viên thì Sở Tư pháp thực hiện bồi dưỡng là tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng. Hàng năm, tổ chức thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng có trách nhiệm xây dựng nội dung, chương trình, kế hoạch bồi dưỡng. Nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm tập trung vào việc cập nhật, bổ sung kiến thức pháp luật về công chứng và các quy định pháp luật khác có liên quan.Bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng hành nghề công chứng; cách thức giải quyết các vấn đề vướng mắc trong quá trình hành nghề công chứng.
Thứ tư, về thực hiện chủ trương chuyển giao các hợp đồng, giao dịch từ Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng
Luật công chứng quy định Bộ Tư pháp có trách nhiệm xây dựng, trình Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng trong cả nước. Thực hiện nhiệm vụ trên, Bộ Tư pháp đã xây dựng, trình Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 250/QĐ-TTg ngày 10/02/2010 phê duyệt Đề án “Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020” [52]; Quyết định số 240/QĐ-TTg ngày 17/02/2011 ban hành tiêu chí quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020 [53]. Trên cơ sở đó, ngày 29/12/2012, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 2104/QĐ-TTg phê duyệt “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020” [54] trong đó xác định mục tiêu quy hoạch đến năm 2020, phát triển mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng rộng khắp và phân bố hợp lý gắn với địa bàn dân cư trên toàn quốc, đáp ứng đầy đủ nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân trong xã hội, tăng cường tính an toàn pháp lý cho các hợp đồng giao dịch, bảo đảm các hợp đồng, giao dịch liên quan hoặc có khả năng liên quan đến chuyển quyền sở hữu, quyền sử
dụng bất động sản đều phải được công chứng. Từ việc phát triển mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng sẽ tiếp tục chỉ đạo đẩy mạnh chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch từ Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng đối với những địa bàn cấp huyện có tổ chức hành nghề công chứng đảm đương được nhiệm vụ chứng nhận hợp đồng, giao dịch trên địa bàn theo Nghị định số 88/2009/NĐ-CP ngày 19/10/2009 của Chính phủ về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất [17]. Tiến tới thực hiện việc chuyển giao toàn bộ các hợp đồng, giao dịch do Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang chứng thực liên quan hoặc có khả năng liên quan đến chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản sang cho các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nhằm bảo vệ tốt quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch, góp phần tăng cường quản lý xã hội bằng pháp luật, pháp chế xã hội chủ nghĩa.
Thứ năm, về sơ kết, tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm trong quản lý nhà nước bằng pháp luật về công chứng.
Sau mỗi khoảng thời gian thực hiện, các cơ quan quản lý nhà nước tiến hành các hoạt động sơ kết, tổng kết, đánh giá hiệu quả việc thực hiện nhằm tổng hợp, tiếp thu những phản biện, kiến nghị phù hợp để việc thực hiện pháp luật về công chứng đạt hiệu quả cao hơn hoặc cung cấp thông tin cần thiết cho việc xây dựng và hoàn thiện pháp luật về hoạt động công chứng.
Việc sơ kết, tổng kết, đánh giá công tác quản lý nhà nước đối với công chứng nhằm đạt được những mục đích cơ bản sau:
- Nắm bắt thông tin, số liệu thực tế về tổ chức và hoạt động công chứng, giúp cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng nhiệm vụ trong lĩnh vực này kịp thời xây dựng, điều chỉnh chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển trong thời gian tới.
- Đánh giá cơ sở lý luận và các quy định của pháp luật đối với hiệu quả về tổ chức và hoạt động công chứng của mỗi địa phương và trên cả nước.
Thứ sáu, về công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm trong hoạt động công chứng
Công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về công chứng là một khâu không thể thiếu trong quản lý nhà nước. Thông qua kiểm tra, thanh tra, chủ thể quản lý sẽ kịp thời phát hiện hành vi vi phạm pháp luật để áp dụng các biện pháp xử lý thích hợp nhằm khôi phục lại tối đa trật tự quản lý bị xâm phạm; phát hiện những yếu kém, bất cập để đề ra các biện pháp khắc phục, hoàn thiện thể chế, xây dựng các biện pháp nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục những thiếu sót, hạn chế trong quá trình tổ chức thực hiện… Kiểm tra việc thực hiện thể chế công chứng là một biện pháp quan trọng để bảo đảm việc tôn trọng và thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật về công chứng, khắc phục và phòng ngừa những vi phạm pháp luật trong lĩnh vực này, gắn hoạt động thanh tra, kiểm tra là giải quyết khiếu nại tố cáo về hoạt động công chứng.
Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng. Qua thanh tra, kiểm tra phát hiện vi phạm sẽ có biện pháp xử lý đối với công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng vi phạm, đối với người có hành vi xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng; đối với cá nhân, tổ chức hành nghề công chứng bất hợp pháp; đối với người yêu cầu công chứng có hành vi vi phạm.