3.4.4.1. Công cụ kiểm tra
Sau khi lập được bản kế hoạch trên, ta bắt đầu tiến hành điều khiển, theo dõi tiến độ thi công xây dựng dựa trên bản vừa lập, ta có thể gọi đó là bản kế hoạch cơ sơ (Baseline plan) . Chúng ta se kiểm tra và điều chỉnh bằng cách so sánh, xác định sai lệch về thời gian bắt đầu thực hiện và thời gian kết thúc công việc với bản kế hoạch cơ sơ.
Gantt. Tracking Gantt thể hiện công tác dưới dạng những thanh ngang, một công tác
được thể hiện bằng hai thanh ngang đồng thời, một thanh thể hiện thời gian diễn ra công tác theo kế hoạch cơ sơ (thanh màu xám) và một thanh thể hiện thời gian diễn ra thực của công tác đó (thanh màu xanh hoặc thanh màu đỏ nếu nó là công tác găng).
Các bước thực hiện:
– View → Tracking Gantt → Table → Variance.
– View → Toolbars → Tracking.
3.4.4.2. Cập nhập công tác
Cập nhập tiến trình thực hiện công tác:
– Thực hiện đúng kế hoạch → Update as Scheduled
– Khi công tác không thực hiện đúng kế hoạch, cập nhập, kiểm tra kế hoạch theo cách sau:
+ Nhập thời điểm khơi công và hoàn thành thực của công tác. Công tác khi khơi công hay hoàn thành trễ có thể làm cho toàn bộ dự án bị chậm trễ, cũng như hoàn thành sớm để có thể giải phóng tài nguyên để thực hiện các công tác phía sau trong kế hoạch. MS Project se sử dụng giá trị thực khi nhập vào của công việc đang xét và lấy đó làm căn cứ để lập lại các công việc còn lại của tiến độ thi công trong dự án. Việc thực hiện như sau:
View → Gantt Chart → Toolbars → Tracking → Task name →
Chọn phần công tác cần cập nhập → Update Tasks Actual → Nhập ngày khơi công và hoàn thành thực của công tác → OK
Lưu ý: Khi nhập vào ngày khơi công và ngày hoàn thành thực của công tác, kế hoạch công tác này thì ta se thấy đường Tracking thay đổi theo. Tuy nhiên, ngày trong kế hoạch cơ sơ của công tác này vẫn không bị thay đổi.
+ Nhập thời hạn hoàn thành thực của một công tác. Nếu biết số ngày công tác thực hiện và nếu công tác thực hiện như đúng kế hoạch đã lập thì ta có thể theo dõi tiến triển bằng cách nhập khoảng thời gian mà tài nguyên được dùng làm việc cho công tác. Khi nhập vào thời hạn hoàn thành thực sự của công tác MS Project se
cập nhật ngày khơi công thực, phần trăm công tác đã hoàn thành cũng như thời hạn còn lại của công tác trong kế hoạch. Cách thực hiện:
View → Gantt Chart → Task Name → Chọn công tác cần cập nhật → Tools → Tracking Update → Tasks → Actual duration → Nhập thời hạn hoàn
thành thực của công tác → OK
Lưu ý: Trong trường hợp nhập vào thời hạn hoàn thành thực lớn hơn hoặc bằng thời gian trong kế hoạch thì công tác se hoàn thành 100% và thời hạn hoàn thành trong kế hoạch se bằng với thời hạn hoàn thành thực này.
+ Chúng ta có thể chỉ rõ khối lượng công việc hoàn thành trong công tác bằng cách nhập trực tiếp phần trăm thời hạn hoàn thành đã đạt được. Điều này rất hữu ích khi dùng để thể hiện tiến triển đạt được của những công tác dài ngày, tiện lợi khi so sánh với kế hoạch cơ sơ.
View → Gantt Chart →Task Name → Chọn công tác cần cập nhật → Task Infofmation → General → Percent complete → Nhập giá trị cần (từ 0 đến
100) → OK
Lưu ý: MS Project tính toán phần trăm hoàn thành của công tác tổng dựa vào tiến triển của các công tác phụ. Do đó, ta cũng có thể nhập trực tiếp phần trăm hoàn thành của các công tác này và chương trình se tự tính toán ra phần trăm của các công tác phụ nó. Phần mềm mặc định thể hiện phần trăm công việc hoàn thành bằng một đường thẳng mỏng, màu đen nằm trong thanh công tác trên khung nhìn Gantt Chart. Khi công tác hoàn thành 100%, MS Project se đánh dấu trên cột
Indicators của công tác.
3.4.5. Điều chỉnh kế hoạch tiến độ thi công khi có sai khác trong quá trình thi công công trình công công trình
3.4.5.1. Vượt quá tiến độ
Khi ta lập tiến độ cho một dự án, thực tế vẫn hay xảy ra việc tiến độ thực hiện dự án dài hơn so với chúng ta dự định.
VD: Chúng ta dự định công tác A phải xong trước 28/4 chẳng hạn. Nhưng khi lập tiến độ, thì thời gian thực hiện toàn dự án lại vượt quá một số ngày.
Do đó có một số kỹ thuật để giải quyết vấn đề này:
– Gán thêm tài nguyên: là tăng thêm số lượng tài nguyên (nhân công, máy thi công) để làm giảm thời gian của công việc.
– Cho các định dạng work (nhân công, máy móc) làm việc thêm so với thời gian cho phép (tăng ca): Kỹ thuật trên chỉ phù hợp khi chúng ta có tài nguyên dạng work dồi dào không giới hạn, tuy nhiên trên thực tế điều này ít rất khi xảy ra, huy động trong thời gian ngắn là khó khăn. Do đó để có thể rút ngắn thời gian thực hiện công việc chúng ta se tăng thêm giờ làm việc (tức làm việc ngoài giờ) cho các tài nguyên dạng work.
– Điều chỉnh trực tiếp thời gian làm việc của công việc.
– Thay đổi ràng buộc của công việc: Việc này có thể gây ra các xung đột công việc khi không thay đổi các mối liên kết các công việc theo sau.
– Điều chỉnh mối quan hệ giữa các công việc: Khi lập tiến độ chúng ta thiết lập quan hệ cho các công tác, do không bao quát hết hoặc do sơ xuất chúng ta đã tạo ra các mối quan hệ không phù hợp cho các công tác và từ đó dẫn tới việc tiến độ chúng ta lập ra không hợp lý. Do đó chúng ta phải kiểm tra lại các mối quan hệ công việc và điều chỉnh chúng hợp lý để xử lý các xung đột về tiến độ có thể xảy ra. – Ngắt quãng công việc: Trong thực tế thi công, nhiều khi chúng ta phải thi công ngắt quãng một công việc do yếu tố khách quan hoặc chủ quan. Khi đó trong tiến độ chúng ta phải thể hiện các công việc đó với các khoảng thời gian ngắt quãng.
3.4.5.2. Vượt quá tài nguyên cho phép
Khi ta thực hiện thi công thực tế se có một số công việc vượt quá lượng tài nguyên quy định cho công việc đó được xác định trong kế hoạch tiến độ thi công. Ta có thể xử lý bằng những cách sau:
– Thay đổi sự phân bố tài nguyên:
+ Kiểm tra lại và tinh chỉnh việc sử dụng tài nguyên, có thể thêm bớt hoặc thay đổi lịch làm việc của tài nguyên.
+ Thay thế tài nguyên khác cho tài nguyên quá tải ơ một công việc nào đó để giải tỏa áp lực tài nguyên quá tải.
– Làm việc ngoài giờ: Bắt tài nguyên làm việc ngoài giờ là một kỹ thuật phù hợp và thực tế hay sử dụng để giải quyết các vấn đề về xung đột trong sử dụng tài nguyên. Vì rằng số công làm việc ngoài giờ (overtime work) là thành phần mà MP tính riêng re chứ không phải là số công gia tăng để thực hiện công việc (work). Và khi có tài nguyên làm việc ngoài giờ se giúp thời gian thực hiện công việc giảm đi. Từ đó xử lý được xung đột tài nguyên.
– Định nghĩa lại cho lịch tài nguyên: Các tài nguyên sử dụng trong dự án đều có lịch làm việc của riêng nó (tài nguyên dạng work). Nếu có thể, chúng ta có thể thay đổi lịch làm việc cho tài nguyên như đổi giờ làm việc thông thường từ không làm việc (nowoking) sang làm việc (working time) hay kéo dài giờ làm việc thông thường nếu nó có tồn tại những xung đột và số giờ bị xung đột là không quá lớn ơ những điểm thời gian nào đấy trong dự án.
– Làm việc bán thời gian: Giả sử đang có vấn đề xung đột trong sử dụng tài nguyên như là tài nguyên phải thực hiện nhiều công việc cùng lúc hay quá tải. Tuy nhiên chúng ta lại không muốn hoặc không thể thay đổi tài nguyên hay làm ngoài giờ. Lúc này chúng ta có thể sử dụng tài nguyên làm việc bán thời gian để giải quyết xung đột tồn tại mặc dù khi làm việc bán thời gian thì thời gian thực hiện công việc se bị kéo dài. Ngoài ra chúng ta cũng có thể sử dụng tài nguyên làm bán thời gian kết hợp với tài nguyên làm thông thường để rút ngắn thời gian thực hiện công việc.
– San bằng tài nguyên: Khi chúng ta phân bổ cùng một loại tài nguyên cho nhiều công việc đồng thời, rất có khả năng dẫn tới xung đột tài nguyên (vượt quá nguồn lực hay còn gọi là quá tải nguồn lực). Lúc này chúng ta có thể hoãn một vài công việc để tài nguyên được sử dụng điều hòa hơn hay nhu cầu sử dụng tài nguyên được sử dụng trải rộng thay vì sử dụng dồn dập. San bằng tài nguyên giúp giải quyết xung đột tài nguyên bằng cách trì hoãn hoặc phân nhỏ công việc để điều hòa tiến độ sử dụng tài nguyên.