Trên thực tế xây dựng, các công việc hoàn thành đúng như kế hoạch tiến độ đã tính toán là một việc hết sức lý tương. Vì nhiều lý do khác nhau se làm cho một số công việc kết thúc chậm lại và cũng lại có một số công việc kết thúc sớm hơn dự định. Lúc này sơ đồ mạng bị thay đổi liên tục.
Với tình hình đó, nhà thầu sau những khoảng thời gian nhất điịnh cần phải thiết lập lại, tính toán lại các thông số của sơ đồ mạng sao cho phù hợp với tình hình thực tế nhất. Tất cả những công đoạn tính toán trên nhằm mục đích điều khiển, quản lý tiến độ sao cho công trình hoàn thành đúng thời hạn.
2.4.3.1. Tổ chức bộ máy điều khiển
Tổ chức cao nhất trên công trường là ban chỉ huy công trường. Ban chỉ huy công trường có nhiệm vụ tổ chức “nhóm tiến độ” và điều khiển trực tiếp việc thi công theo sơ đồ mạng.
Nhóm tiến độ có quyền hạn và trách nhiệm cũng như nội dung công việc chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ ban chỉ huy. Trong quá trình thi công, ban chỉ huy thường đặt ra những lịch định kỳ (một tuần, 10 ngày, một tháng) yêu cầu nhóm tiến độ báo cáo những nội dung liên quan đến tiến độ trên sơ đồ mạng. Trên cơ sơ các báo cáo, ban chỉ huy cùng nhóm tiến độ nghiên cứu những diễn biến về tình hình thi công, kịp thời giải quyết triệt để những vấn đề thuộc quyền hạn và thông báo lên cấp cao hơn càng sớm càng tốt, đôn đốc việc thực hiện những giải pháp đề ra. Tổ chức của nhóm tiến độ gồm:
– Chỉ huy trương hoặc một chỉ huy phó phụ trách kỹ thuật làm trương nhóm tiến độ.
– Một người phụ trách mảng kế hoạch.
– Một kỹ sư kinh tế xây dựng; một hoặc hai kỹ sư xây dựng và một kỹ sư máy thi công.
– – – – – – – Quan hệ hỗ trợ ________ Quan hệ chỉ huy
Hình 2.7: Sơ đồ nhóm tiên độ
Với sơ đồ quản lý như trên, kỹ sư trương là người có vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình vận hành của nhóm tiến độ. Đó là cầu nối quan trọng tạo ra sự liên kết chặt che giữa các bên liên quan trong việc điều khiển ra quyết định liên quan tới tiến độ công trình.
Nhóm tiến độ được thành lập với nhiệm vụ: – Quá trình lập sơ đồ tiến độ mạng ban đầu:
+ Lập tiến độ thi công hay các mạng nhỏ của các hạng mục công trình rồi xây dựng nên tiến độ thi công cho toàn bộ công trình (Tiến độ thi công ban đầu).
+ Lập sơ bộ các bảng cung ứng nhân công, vật liệu, máy móc…..
+ Lập kế hoạch ký kết các hợp đồng phụ, làm rõ thêm cơ sơ thực hiện công trình đúng thời hạn kỳ vọng.
+ Tổng hợp, giải trình tiến độ với các bên liên quan. – Trong quá trình thực hiện dự án thi công xây dựng:
+ Giao nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị lao động. + Theo dõi nắm bắt tình hình thi công trên hiện trường.
+ Khi có thay đổi so với kế hoạch, nhận điịnh tình hình, tìm kiếm giải pháp và xin ý kiến chỉ đạo.
– – – – – – Quan hệ báo cáo – Phản ánh ________ Quan hệ mệnh lệnh, yêu cầu
Hình 2.8: Mô hình phối hợp trong điều khiển tiến độ hiện trường 2.4.3.2. Các công việc chính trong quá trình điều khiển tiến độ tại hiện trường
Trên hiện trường, tùy từng quy mô công trình khác nhau mà có số lượng các đội thi công trong một thời điểm của dự án là khác nhau. Điều mấu chốt trong việc điều khiển tiến độ thi công ngoài hiện trường là làm sao cho các đội thi công thực hiện được đúng kế hoạch đã đề ra, cũng như có sự phối hợp nhịp nhàng với nhau qua sự liện kết chặc che của từng phần việc mà mỗi đội thi công được giao đảm nhận. Như sơ đồ tương hỗ ơ trên đã phân tích, ta có thể thấy nếu muốn đạt được mục tiêu quản lý đề ra, các mệnh lệnh từ nhóm tiến độ đến các đội công nhân cũng như phản hồi của các đội công nhân khi thực hiện các phần việc là vô cùng quan trọng. Mệnh lệnh, phản hồi chính xác se là tiền đề tốt cho việc giữ nhịp độ thi công được nhịp nhàng, cơ sơ để công trình thực hiện đúng thời hạn đề ra.
+ Phân công các nhóm thợ vào những công việc cụ thể đã xác định từ trước theo mốc thời gian hay theo công việc.
+ Phân tích phổ biến tầm quan trọng của công việc được giao (mối liên hệ với các phần việc rằng buộc, công nghệ thực hiện, yêu cầu chất lượng thực hiện).
+ Phân công kỹ sư phụ trách các đội thợ (Các kỹ sư đã được phổ biến phần việc phải làm).
+ Nếu vắng mặt kỹ sư phụ trách, có thể giao công việc cho các đội thợ bằng “Phiếu công việc” có dạng sau:
PHIẾU CÔNG VIỆC
Công trường xây dựng A Hạng mục: Nhà hành chính
Đơn vị thực hiện: Đội thi công số 1 Công ty xây lắp B
Tuần ….. tháng ….. năm 20…. TT Tên công việc Ký hiệu Đơn vị Khối lượng Máy móc Nhâ n công Ngày bắt đầu Ngày hoàn thành Ngày hoàn thành chậm nhất có thể (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 1 2
Người giao nhiệm vụ
(Chức danh – chức vụ – Ký ghi rõ học tên) + Với phương thức giao việc bằng phiếu công việc, cần xác định rõ cho đội thi công tầm quan trọng và ảnh hương của công việc đội mình đến các công việc khác hay tiến độ chung của hạng mục cũng như toàn bộ công trình. Cần yêu cầu rõ ràng ngày hoàn thành, ngày hoàn thành chậm nhất có thể trên phiếu thi công. Chỉ khi có những thay đổi, khó khăn bất khả kháng mới được phép thay đổi tiến độ trong phiếu, ngoài ra không có lý do khác để không hoàn thành tiến độ được ghi trong biên bản.
– Thực hiện thao dõi, nắm tình hình tiến độ hiện trường:
+ Với những công trình lớn, nhiều hạng mục công việc thì việc nắm bắt tình hình tiến độ xây dựng là tương đối phức tạp. Do đó cần phải quy định rõ trách nhiệm cá nhân, thời gian yêu cầu cần báo cáo cho “nhóm tiến độ”. Cán bộ kỹ sư phụ trách hay các đội công nhân có thể báo cáo theo mẫu báo cái tình hình thi công sau:
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THI CÔNG ……… Đơn vị báo cáo:
Ngày báo cáo:
TT Tên công việc Ký hiệ u Đơ n vị
Khối lượng Ngày bắtđầu Ngày kếtthúc
Ghi chú Kế hoạch Còn lại Đạt % Kế hoạc h Thự c tế Kế hoạc h Thự c tế 1 2 3 … . .
Người báo cáo
(Chức danh – Chức vụ – Ký và ghi rõ họ tên) + Trong biên bản báo cáo này, phần ghi chú có đánh dấu những công việc đã hoàn thành xong, nguyên nhân chậm tiến độ, yêu cầu giải quyết những phát sinh…. Tùy từng điều kiện hiện trường, công việc mà mẫu báo cáo có thể thay đổi cho phù hợp với yêu cầu. Với bản báo cáo này, nhóm thi công có thể đánh giá, có cái nhìn khách quan nhất về tiến độ thi công tại thời điểm báo cáo.
– Xem xét tình hình, đề ra các phương pháp xử lý.
+ Sau khi xem xét các báo cáo mà các đội thi công đã gửi, nhóm tiến độ se phân tích những khó khăn gặp phải trong giao đoạn thi công đó, những vấn đề nào đơn giản có thể giải quyết ngay thì kịp thời xử lý.
+ Những vấn đề phức tạp, không tự quyết định được cần xin ý kiến của ban chỉ huy công trường.
+ Tất cả được lập thành bản báo cáo tính hình có nội dung có thể tham khảo mẫu sau:
BÁO CÁO ĐỊNH KỲ VỀ TÌNH HÌNH THI CÔNG ……….. Hạng mục công trình: ………..
Ngày lập báo cáo: ………..
Thời hạn bàn giao hạng mục theo kế hoạch: ………
1. Những công việc đã làm trong 7 ngày gần nhất (nếu chu lỳ báo cáo tính theo tuần )
2. Những công việc cần được ưu tiên tại thời điểm hiện tại 3. Những vấn đề phát sinh trong quá trình thi công
4. Những công việc ghi trong kế hoạch tiến độ nhưng không làm (lý do) 5. Những công việc mới cần bổ sung
6. Kiến nghị
7. Thời hạn bàn giao hạng mục theo đánh giá hiện tại
Người báo cáo
(Chức danh – Chức vụ – Ký và ghi rõ họ tên) + Cấp trên sau khi nghiên cứu có thể đồng ý với kiến nghị mà nhóm tiến độ đề ra, cũng có thể đề ra giải pháp mới.
+ Sau khi có phương án giải quyết vấn đề, nhóm tiến độ se phối hợp với phòng kế hoạch và phòng tổ chức nghiên cứu tổ chức điều chỉnh, thi công trong giai đoạn tiếp theo.