Giấy đề nghị thanh toán.
Chứng thư của cơ quan có thẩm quyền chứng nhận gạo đủ tiêu chuẩn nhập kho dự trữ.
Phiếu kiểm tra chất lượng của Bên mua trước khi gạo nhập kho.
Biên bản giao nhận về số lượng, chất lượng.
Phiếu nhập kho.
- Giấy đề nghị thanh toán.
- Hóa đơn bán hàng theo quy định
của Bộ Tài Chính.
- Phiếu kiểm tra chất lượng của Bên mua trước khi gạo nhập kho.
- Biên bản giao nhận về số lượng, chất lượng.
- Phiếu nhập kho.
(Nguồn: Phỏng vấn, 2015)
Điều kiện thanh toán mua LTDT quốc gia giữa gạo và thóc đều giống nhau là phải có giấy đề nghị thanh toán; phiếu kiểm tra chất lượng của Bên mua trước khi gạo nhập kho; biên bản giao nhận về số lượng, chất lượng; phiếu nhập kho. Nhưng điều kiện thanh toán của 2 LTDT khác nhau ở chỗ đối với gạo phải có chứng thư của cơ quan có thẩm quyền chứng nhận gạo đủ tiêu chuẩn nhập kho dự trữ, đối với thóc thì phải có hóa đơn bán hàng theo quy định của Bộ Tài Chính.
*Bảo quản LTDT quốc gia
Để LTDT quốc gia đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng thì bên cạnh việc mua LTDT, Cục còn phải tiến hành thục hiện công tác bảo quản. Sau khi lương thực nhập đầy lô, ô kho theo đúng kế hoạch mua, Cục thực hiện ngay quá trình bảo quản LTDT theo đúng hướng dẫn.
Bảo quản hàng dự trữ quốc gia giữ vai trò quan trọng trong hoạt động dự trữ quốc gia trên các mặt: Bảo vệ bí mật Nhà nước về dự trữ quốc gia (loại hàng, số lượng, nơi để hàng dự trữ...); bảo đảm an toàn hàng dự trữ quốc gia; kịp thời đáp ứng các yêu cầu cứu hộ, cứu nạn, hỗ trợ, viện trợ cấp thiết.
Thành phần tham gia bảo quản hàng dự trữ quốc gia bao gồm: Cục trưởng, trưởng phòng kỹ thuật, Chi cục trưởng, kỹ thuật Chi cục, thủ kho (người trực tiếp bảo quản).
Công tác bảo quản được thực hiện tại kho các Chi cục DTNN trực thuộc. Để bảo quản hàng dự trữ quốc gia cần phải đảm bảo 4 điều kiện sau:
Thứ nhất, về kho tàng phải xây dựng đúng tiêu chuẩn, đảm bảo chất
lượng hàng dự trữ quốc gia trong thời gian dự trữ theo tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật được cơ quan có thẩm quyền quy định.
Thứ hai, thực hiện bảo quản hàng dự trữ quốc gia theo quy chuẩn kỹ thuật và
chi phí theo định mức kinh tế - kỹ thuật và thời gian bảo quản hàng dự trữ quốc gia.
Thứ ba, đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ nghiệp vụ chuyên môn được
đào tạo chuyên sâu theo từng mặt hàng cụ thể và tinh thần trách nhiệm cao.
Thứ tư, tăng cường nghiên cứu áp dụng khoa học và công nghệ bảo quản
theo hướng CNH, HĐH trong bảo quản đối với từng mặt hàng phù hợp với điều kiện thực tế ở nước ta.
Trong quá trình bảo quản hàng dự trữ quốc gia, cán bộ thủ kho làm công tác bảo quản phải thường xuyên kiểm tra (thực hiện theo chế độ quy định) để kịp thời phát hiện các hiện tượng hàng dự trữ quốc gia suy giảm chất lượng (mối, mọt, ẩm ướt...), mất mát, hao hụt... báo cáo người đứng đầu đơn vị, để báo cáo cấp có thẩm quyền khắc phục và xử lý.
Quy trình bảo quản gạo
Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh thực hiện bảo quản gạo theo đúng quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về dự trữ nhà nước gạo. Quy trình bảo quản gạo được thể hiện ở sơ đồ dưới đây:
Bảo quản gạo theo phương thức nạp khí CO2 - Thao tác nạp khí
- Kiểm tra nồng độ khí CO2
- Kiểm tra diễn biến lô gạo
- Xử lý sự cố (nếu có) Trải tấm sàn, xếp palet vào đúng vị trí quy định
Xếp lô gạo đúng quy cách
Phủ, dán kín và kiểm tra độ kín lô gạo
Kiểm tra số lượng, chất lượng gạo trước khi nhập kho Chuẩn bị vật tư, thiết bị, dụng cụ
Sơ đồ 4.6 Quy trình bảo quản kín gạo
(Nguồn: Phỏng vấn, 2015)
Sau khi nhập gạo vào kho và kiểm tra độ kín của lô gạo các Chi cục tiến hành bảo quản. Bảo quản gạo có 3 phương pháp (phương pháp nạp khí CO2, phương pháp nạp khí N2; phương pháp áp suất thấp) các Chi cục trực thuộc tiến hành bảo quản gạo theo phương thức nạp khí CO2.
Quy trình bảo quản thóc
Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh thực hiện bảo quản thóc theo đúng quy chuẩn kỹ thuật dự trữ thóc. Quy trình bảo quản thóc được thể hiện ở sơ đồ dưới đây:
Chuẩn bị kho
Chuẩn bị thóc Chuẩn bị kho và vật tư thiết bị dụng cụ- Chuẩn bị kho - Khử trùng kho, vệ sinh kho
Sơ đồ 4.7 Quy trình bảo quản thóc đổ rời trong điều kiện áp suất thấp
(Nguồn: Phỏng vấn, 2015)
Bảo quản thóc có 3 phương thức: Bảo quản thóc đổ rời trong điều kiện thông thoáng tự nhiên; bảo quản thóc đóng bao trong điều kiện thông thoáng tự nhiên; bảo quản thóc đổ rời trong điều kiện áp suất thấp. Các Chi cục trực thuộc Cục đã áp dụng phương pháp bảo quản thóc đổ rời trong điều kiện áp suất thấp theo đúng quy trình. Các trường hợp LTDT quốc gia suy giảm chất lượng quá quy định, hao hụt vượt định mức, mất mát.v.v... do lỗi của thủ kho bảo quản gây nên thì phải có trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo quy định hiện hành của Nhà nước.
* Thuận lợi, khó khăn trong công tác mua a, Thuận lợi
Kiểm tra thóc trước khi nhập
- Cân, chuyển thóc vào kho - Lắp đặt hệ thống hút khí - Trang phẳng mặt thóc - Lấy mẫu kiểm nghiệm.
- Hoàn thành thủ tục nhập đầy lô - Làm kín lô.
- Hút khí, kiểm tra, xử lý độ kín
Bảo quản
- Hút khí trong quá trình bảo quản - Kiểm tra diễn biến lô thóc
- Phòng ngừa, diệt trừ côn trùng bằng hóa chất (tối đa một lần)
Chính phủ, Bộ Tài chính, Tổng cục DTNN đã có các văn bản quy định, chỉ đạo và hướng dẫn cụ thể, kịp thời tạo hành lang pháp lý cho các đơn vị cơ sở chủ động triển khai thực hiện kế hoạch mua lương thực.
Lãnh đạo Cục tiếp tục đổi mới công tác lãnh đạo điều hành, xây dựng đơn vị đoàn kết nhất trí, quy tụ được cả bộ máy cùng vào cuộc quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ cấp trên giao; Cục đã vận dụng triệt để những bài học rút ra sau vụ mua thóc của những năm trước. Bên cạnh đó là sự khắc phục khó khăn, quyết tâm, nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ công chức, nhất là đội ngũ cán bộ thủ kho; sự chủ động phối kết hợp, tạo điều kiện, hỗ trợ giữa các Phòng ban, các Chi cục, thủ kho với các đơn vị khách hàng. Đây là một thuận lợi rất cơ bản để khắc phục và tạo điều kiện cho công tác mua lương thực được kịp thời, nhanh chóng và hiệu quả.
Các tiến bộ kỹ thuật bảo quản ngày càng được quan tâm áp dụng phổ biến rộng rãi. Cơ sở vật chất kỹ thuật, hệ thống kho tàng của đơn vị không ngừng được kiện toàn, đáp ứng được yêu cầu của công tác bảo quản hàng hóa dự trữ.
b, Khó khăn
- Về đấu thầu mua gạo
+ Vốn: Cục DTNN khu vực phải thực hiện ký hợp đồng mua theo phương thức thanh toán chậm trả với các đơn vị khách hàng. Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh sau gần 2 tháng hoàn thành nhập kho mới được cấp vốn để hoàn thành nghĩa vụ thanh toán tiền mua hàng cho các đơn vị khách hàng.
+ Giá mua: Giá do Tổng cục DTNN ban hành sát với giá thị trường. Tuy nhiên, sau khi ký hợp đồng xong với nhà thầu, xuất khẩu tại Nam Bộ tăng mạnh, đẩy giá gạo lên cao khiến các Nhà thầu gặp khó khăn trong công tác mua hàng.
+ Việc thanh toán tiền hàng chậm ảnh hưởng tới kết quả hoạt động và
kinh doanh của khách hàng. Nhiều đơn vị khách hàng có văn bản đề nghị Cục
xác nhận số nợ nói trên đồng thời thông báo lỗ do việc chậm trả tiền hàng.
+ Hiện nay, chủng loại và chất lượng thóc trên thị trường rất đa dạng, song chủ yếu lại là các giống lúa có giá trị thương phẩm cao, các giống lúa phù hợp với yêu cầu bảo quản của ngành Dự trữ rất ít. Do vậy khách hàng phải đi khai thác nguồn thóc từ các tỉnh khác như Thanh Hóa, Nghệ An, Thái Bình … đồng thời, việc Nhà nước siết chặt trọng tải xe cũng ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ mua, nhập kho và góp phần làm đẩy giá mua thóc lên cao.
+ Mặt khác, hệ thống kho tàng của Cục nhỏ lẻ, phân tán; tích lượng lớn nhưng nhiều nhà kho chất lượng không đảm bảo. Kinh phí sửa chữa kho hạn hẹp nhất là kho không nằm trong quy hoạch nhưng còn phải sử dụng để nhập hàng nên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ gặp rất nhiều trở ngại.
* Yếu tố ảnh hưởng đến công tác mua LTDT quốc gia
- Quy định của Luật khi áp dụng vào công tác mua lương thực còn nhiều bất cập. - Đội ngũ cán bộ thực hiện nhiệm vụ đa số là những cán bộ trẻ nên chưa có nhiều kinh nghiệm, các bộ làm việc lâu năm phải làm nhiều hơn. Do đó công việc chồng chéo lên nhau ảnh hưởng đến công tác mua LTDT.
- Hệ thống kho nhỏ lẻ, phân tán ảnh hưởng đến quá trình mua của Cục. - Tổng cục cấp vốn chậm ảnh hưởng đến kết quả mua LTDT.
- Chất lượng và chủng loại thóc ảnh hưởng khá lớn đến công tác mua thóc: giống lúa trên thị trường rất đa dạng nhưng có rất ít giống lúa phù hợp với yêu cầu bảo quản của ngành Dự trữ.
4.2.3 Kiểm tra, đánh giá
Kiểm tra, đánh giá Cục, các Chi cục trực thuộcviệc tuân thủ các quy định của pháp luật, các quy định của Ngành; đảm bảo cho mọi hoạt động dự trữ đi đúng, đi trúng trong hành lang pháp luật cho phép. Các chỉ tiêu về kiểm tra, đánh giá được thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 4.12 Các chỉ tiêu về kiểm tra, đánh giá
