Xây dựng hồ sơ mời thầu
Đăng tin mời thầu
Phát hành hồ sơ mời thầu
Tổ chức đấu thầu
Ký kết và thực hiện hợp đồng
Đăng tin mua thóc
Văn bản báo cáo UBND 3 tỉnh Hà , Định, Ninh Bình
Niêm yết các thông tin (số lượng, chất lượng, địa điểm nhập và giá cả mua thóc)
Sơ đồ 4.3 Quy trình mua thóc
(Nguồn: Phỏng vấn, 2015)
Sơ đồ 4.2 Quy trình đấu thầu mua gạo
(Nguồn: Phỏng vấn, 2015)
Nhìn vào 2 quá trình mua LTDT ở trên ta thấy: Quy trình mua gạo phải trải qua nhiều giai đoạn và phức tạp hơn quá trình mua thóc. Cả 2 quá trình đều có điểm chung đều phải đăng tin mua LTDT trên các phương tiện đại chúng (đối với gạo: đăng tin đấu thầu mua lương thực trên mạng đấu thầu quốc gia hoặc Báo đấu thầu của Bộ Kế hoạch và đầu tư 3 số liên tiếp, đăng tải thông tin mua trên Trang thông tin của Tổng cục DTNN; đối với thóc: Cục thực hiện báo cáo Ủy ban nhân dân 03 tỉnh (Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình) và đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng 03 ngày liên tiếp, Đồng thời thực hiện việc đăng tải thông tin mua trên Trang thông tin của Tổng cục DTNN).
Đối với gạo, nguồn vốn mua gạo là từ ngân sách nhà nước và do vậy
phương thức mua bắt buộc qua đấu thầu. Tuân thủ tuyệt đối các quy định của pháp luật về đấu thầu mua gạo góp phần nâng cao hiệu lực quản lý của Nhà nước đối với công tác mua lương thực dự trữ quốc gia: Khi nhận được chỉ tiêu Cục tiến hành lập kế hoạch đấu thầu và xây dựng hồ sơ mời thầu theo đúng quy định của Ngành cho đợt mua gạo. Cục đăng tin mời thầu trên phương tiện thông tin đại chúng để các nhà thầu biết và Cục tiến hành phát hành hồ sơ mời thầu tại văn phòng Cục đến trước giờ đóng thầu. Hết thời gian đóng thầu Cục tiến hành đấu thầu (mở thầu, chấm thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu) lựa chọn nhà thầu có đủ điều kiện để ký kết hợp đồng. Sau khi ký hợp đồng với nhà thầu Cục tiến hành thực hiện hợp đồng.
Đối với thóc, do đây là mặt hàng có tính chất thời vụ nên ta cần mua sau
khi người dân gặt nhưng người dân lại bán với lượng thóc ít, họ không bán hết số thóc họ thu hoạch mà còn để lại 1 lượng vừa đủ để dùng; giá cả lên xuống thất thường, do vậy việc tổ chức mua theo phương thức đấu thầu là không thể thực hiện được. Bộ Tài chính cho phép Tổng cục Dự trữ Nhà nước tổ chức mua thóc theo phương thức rộng rãi từ mọi đối tượng. Công tác quản lý mua đối với thóc thể hiện rõ nhất ở quy trình làm giá. Cục Dự trữ Nhà nước khu vực căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm, báo giá của các đơn vị khách hàng và ý kiến của Sở Tài chính địa phương làm căn cứ để xác định giá báo cáo Tổng cục Dự trữ Nhà nước. Việc xác định giá mua sát với thị trường đã giúp cho toàn Tổng cục nói chung và Cục dự trữ Nhà nước khu vực nói riêng mua đủ lượng hàng nhập kho dự trữ quốc gia, tránh thất thoát vốn của Nhà nước, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Ngành.
4.1.2 Trang thiết bị và cơ sở hạ tầng cho mua LTDT
Hệ thống máy vi tính được cấp từ Cục đến các Chi cục và hệ thống văn bản, chứng từ, sổ sách.
Các kho chứa được phân bổ tại các Chi cục DTNN. Dưới đây là hệ thống kho chứa của Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh.
Bảng 4.1 Hệ thống kho chứa của Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh
Chi cục DTNN Điểm kho Tích lượng (tấn)
Chi cục DTNN Nam Ninh Cầu DiêmCầu Vòi 35004500 Chi cục DTNN Nghĩa Hưng Tam TòaLâm 40003500 Chi cục DTNN Duy Tiên Chợ ĐạiBa Đa 30003500 Chi cục DTNN Lý Nhân Trại CáLê Hồ 40004500 Chi cục DTNN Bình Lục
Tâng 3500
Cầu Sắt 3000
Phố Phủ 2500
Chi cục DTNN Yên Mô Bình SơnBút 20003500
Chi cục DTNN Tam Điệp Bắc SơnRịa 35004500
Chi cục DTNN Yên Khánh Ninh Vân 5000
(Nguồn: Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh,2015)
Hệ thống kho được phân bổ đều ở các Chi cục, Chi cục DTNN Bình Lục có nhiều nhất là 3 điểm kho; Chi cục DTNN Yên Khánh có ít điểm kho nhất trong các Chi cục (1 điểm kho) còn các Chi cục còn lại có 2 điểm kho. Tích lượng của các điểm kho là khác nhau: tích lượng cao nhất là 5000 tấn ở điểm kho Ninh Vân thuộc Chi cục DTNN Yên Khánh và tích lượng thấp nhất là điểm kho Phố Phủ (2500 tấn) thuộc Chi cục DTNN Bình Lục.
Các trang thiết bị phục vụ cho công tác mua được Tổng cục DTNN cấp tương đối đầy đủ để thuận tiện cho công tác bảo quản: Máy đo nhanh thủy phần các loại; máy hút khí; máy đo nồng độ khí CO2; quạt công nghiệp; máy dán màng; xiên đo nhiệt độ, độ ẩm điện từ; máy hút ẩm và làm mát khối hạt; cân bàn điện tử loại 01, 60, 80 tấn; thiết bị cân, xấy, phân tích độ ẩm lương thực; tủ sấy; thiết bị
chia mẫu; kính hiển vi điện tử; máy dò khí trong bảo quản; máy phân tích chất lượng gạo; máy khâu bao thóc, gạo; máy kiểm tra độ kín đường hàn.
4.1.3 Nguyên tắc mua
Việc mua hàng dự trữ quốc gia phải bảo đảm các nguyên tắc sau đây: Phải đảm bảo an toàn LTDT quốc gia, sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ được Chính phủ giao, góp phần đảm bảo an ninh lương thực quốc gia, thúc đẩy sản xuất, ổn định thị trường lương thực.
Đúng kế hoạch, đúng hợp đồng thuê bảo quản hàng dự trữ quốc gia theo đặt hàng của Nhà nước hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền.
Đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, giá cả, đối tượng, thời gian, địa điểm quy định: khác với những trao đổi thông thường trên thị trường, LTDT quốc gia luôn được xác định trước về khối lượng và chất lượng nên không tùy tiện thay đổi khi nhập- xuất kho lương thực. Thời gian nhập lương thực phải được xác định trước, thông thường là vào tháng 5, 6 và tháng 10, 11 khi vào vụ thu hoạch lúa.
Việc nhập LTDT quốc gia phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng được ký kết giữa DTNN khu vực với các bên liên quan.
Nhập LTDT quốc gia phải được xác định chính xác số lượng tại cửa kho DTNN. Giá mua LTDT phải được niêm yết công khai; thiết bị đo lường phải được bố trí thuận lợi để mọi người dễ quan sát, kiểm tra và đối chiếu.
Đúng thủ tục nhập theo quy định của pháp luật.
Cán bộ công chức cơ quan làm nhiệm vụ mua LTDT không được mua LTDT dưới mọi hình thức.
4.1.4 Phương thức mua
Mua gạo bằng phương thức đấu thầu rộng rãi: Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Hà Nam ninh đã thực hiện nghiêm túc quy trình về đấu thầu, từ lập kế hoạch đấu thầu, xây dựng hồ sơ mời thầu, đăng tin mời thầu trên các phương tiện
thông tin đại chúng, phát hành hồ sơ mời thầu và tổ chức mở thầu theo đúng quy định của Luật đấu thầu và các văn bản chỉ đạo của Tổng Cục DTNN.
Mua thóc nhập kho thực hiện qua phương thức ký kết hợp đồng mua bán với các doanh nghiệp.
4.1.5 Kết quả mua của Cục
(1) Kết quả nhập LTDT của Cục
Thi hành các quyết định của Tổng cục DTNN, trong những năm qua, Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh đã hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch được giao. Tình hình mua của Cục trong những năm gần đây được thể hiện ở đồ thị 4.1.
Đồ thị 4.1 Tình hình mua lương thực dự trữ giai đoạn 2012- 2014
(Nguồn: Phòng KH&QLHDT- Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh, 2014)
Qua biểu đồ trên ta thấy số lượng thóc 3 năm liên tiếp đều là 8000 (tấn), nhưng số lượng gạo có biến đổi: năm 2013 số lượng mua gạo chỉ bằng 94,4% so với năm 2012, năm 2014 số lượng mua gạo giảm xuống chỉ bằng 70,6% so với năm 2013 và bằng 66,7% so với năm 2012.
(2) Tình hình đấu thầu mua gạo của Cục
Công tác mua lương thực là một nhiệm vụ thường xuyên, liên tục, diễn ra hàng năm đối với ngành Dự trữ quốc gia. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng đối với hoạt động của Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh. Những năm gần đây, công tác mua lương thực tăng trưởng dự trữ được Chính Phủ, Bộ Tài chính, Tổng cục DTNN quan tâm chỉ đạo; hệ thống các văn bản pháp lý liên quan không ngừng được kiện toàn, nhờ đó mà hoạt động mua lương thực ngày càng đi vào nền nếp và thu được những kết quả tốt đẹp.
Hàng năm Cục DTNN khu vực đã hoàn thành công tác mua lương thực theo yêu cầu đặt ra. Quá trình tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu, Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh đã thực hiện nghiêm túc quy trình về đấu thầu, từ lập kế hoạch đấu thầu, xây dựng hồ sơ mời thầu, đăng tin mời thầu trên các phương
tiện thông tin đại chúng, phát hành hồ sơ mời thầu và tổ chức mở thầu theo đúng quy định của Luật đấu thầu và các văn bản chỉ đạo của Tổng Cục DTNN.
Quá trình ký kết và thực hiện Hợp đồng, Cục đã phối kết hợp chặt chẽ với các đơn vị khách hàng và chính quyền địa phương. Tranh thủ sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của các cấp, các ngành và nhân dân 03 tỉnh Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình. Đồng thời, thành lập các đoàn kiểm tra để thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các Chi cục trực thuộc trong việc tiếp nhận, nhập kho để đưa vào bảo quản gạo dự trữ quốc gia theo quy trình quy định.
Số lượng gạo đã nhập tại các Chi cục DTNN trực thuộc Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh được thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 4.2 Kết quả đấu thầu mua gạo tại Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh
STT Đơn vị nhập 2012 (tấn) 2013 (tấn) 2014 (tấn) So sánh (%) 13/12 14/13 I Địa bàn tỉnh Nam Định 2.500 2.000 1.400 80 70
1 Chi cục DTNN Nam Ninh 1.300 1.000 700 76,9 70
2 Chi cục DTNN Nghĩa Hưng 1.200 1.000 700 83,3 70
II Địa bàn tỉnh Hà Nam 3.300 3.150 2.300 95,5 73
3 Chi cục DTNN Duy Tiên 1.200 1.000 750 83,3 75
4 Chi cục DTNN Lý Nhân 900 1.000 750 111 75
5 Chi cục DTNN Bình Lục 1.200 1.150 800 95,8 69,6
III Địa bàn tỉnh Ninh Bình 3.200 3.350 2.300 104,7 68,7
6 Chi cục DTNN Yên Mô 1.200 1000 800 83,3 80
7 Chi cục DTNN Tam Điệp 1.000 1.250 900 125 72
8 Chi cục DTNN Yên Khánh 1.000 1.100 600 110 54,5
Cộng 9.000 8.500 6.000 94,5 70,6
Nhìn vào bảng trên ta thấy tổng số lượng gạo mua qua các năm có xu hướng giảm nhưng số lượng mua gạo ở địa bàn tỉnh Ninh Bình năm 2013 so với năm 2012 tăng 4,7%, năm 2014 so với năm 2013 lại giảm 31,3%; địa bàn tỉnh Nam Định số lượng mua gạo ít hơn so với địa bàn tỉnh Hà Nam: năm 2013 so với năm 2012 địa bàn tỉnh Hà Nam giảm 4,5%, địa bàn tỉnh Nam định giảm 20%; năm 2014 so với năm 2013 địa bàn tỉnh Hà Nam giảm 27%, địa bàn tỉnh Nam định giảm 30%. Địa bàn tỉnh Ninh Bình năm 2014 so với năm 2013 có số lượng mua gạo giảm nhiều nhất (31,3%).
(3) Tình hình mua thóc nhập kho dự trữ của Cục
Cục thực hiện việc đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng; có văn bản báo cáo UBND các tỉnh Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình; đồng thời niêm yết các thông tin về số lượng, chất lượng, địa điểm nhập và giá cả thóc mua tại các vùng có kho dự trữ mua nhập.
Xác định được những khó khăn có thể gặp phải do tính chất thời vụ, do biến động phức tạp của giá cả lương thực trên thị trường và qua việc rút kinh nghiệm từ năm trước, ngay sau khi có Quyết định phê duyệt của Tổng cục DTNN, Cục đã tổ chức Hội nghị triển khai công tác mua thóc nhập kho với sự tham gia của BCH Đảng bộ, lãnh đạo chủ chốt các Phòng, các Chi cục nhằm tập hợp được các ý kiến đề xuất của các đơn vị để đưa ra phương án triển khai khả thi và hiệu quả nhất.
Trong quá trình tổ chức thực hiện, để nắm bắt được những khó khăn, thuận lợi cũng như những yêu cầu từ thị trường, Lãnh đạo Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh đã quan tâm, lắng nghe những tâm tư, nguyện vọng, những vướng mắc từ phía khách hàng để có sự hỗ trợ, phối hợp trong quá trình mua thóc nhập kho. Việc trao đổi trực tiếp giữa Lãnh đạo Cục, các Trưởng phòng, các Chi cục trưởng với khách hàng đã tháo gỡ được những khó khăn mà khách hàng gặp phải như vấn đề về chất lượng; vấn đề về tiền vốn, nhân công bốc vác.... Từ đó
cả hai phía đều thuận tình tạo điều kiện tốt nhất cho nhau, thông cảm chia sẻ những khó khăn của nhau, cùng nhau đặt quyết tâm cao nhất khi ký và thực hiện Hợp đồng.
Số lượng thóc đã nhập tại các Chi cục DTNN trực thuộc Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh được tổng hợp ở bảng dưới đây:
Bảng 4.3 Kết quả mua thóc nhập kho tại Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh
STTT Đơn vị nhập 2012 (tấn) 2013 (tấn) 2014 (tấn) So sánh (%) 13/12 14/13 I Địa bàn tỉnh Nam Định 2.500 2.300 2.400 92 104,3
1 Chi cục DTNN Nam Ninh 1.000 800 1.200 80 150
2 Chi cục DTNN Nghĩa Hưng 1.500 1.500 1.200 100 80
II Địa bàn tỉnh Hà Nam 2.500 2.300 2.600 92 113
3 Chi cục DTNN Duy Tiên 800 700 800 87,5 114,3
4 Chi cục DTNN Lý Nhân 700 700 700 100 100
5 Chi cục DTNN Bình Lục 1.000 900 1.100 90 122,2
III Địa bàn tỉnh Ninh Bình 3.000 3.400 3.000 113,3 88,2
6 Chi cục DTNN Yên Mô 1.100 1.300 1.100 118,2 84,6
7 Chi cục DTNN Tam Điệp 900 1.000 1.000 111 100
8 Chi cục DTNN Yên Khánh 1.000 1.100 900 110 81,8
Cộng 8.000 8.000 8.000 100 100
(Nguồn: Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh, 2014)
Qua bảng trên ta thấy Cục nhập đủ 8.000 tấn thóc đạt 100% chỉ tiêu kế hoạch được giao trong 3 năm liên tiếp nhưng tại các địa bàn thì số lượng nhập thóc khác nhau: số lượng mua thóc năm 2013 so với năm 2012 địa bàn tỉnh Ninh Bình tăng (13,3%) còn 2 địa bàn tỉnh Hà Nam, Nam Định đều giảm. Năm 2014
địa bàn tỉnh Nam Định và Hà Nam có số lượng mua thóc nhập kho cao hơn so với năm 2013 (Nam Định (tăng 4,3%), Hà Nam (tăng 13%); địa bàn tỉnh Ninh Bình thì lại giảm số lượng mua thóc nhập kho (11,8%). Quá trình tổ chức mua đảm bảo an toàn về mọi mặt, thực hiện nghiêm túc các quy định hiện hành, không để xẩy ra hiện tượng tiêu cực, thất thoát tài sản nhà nước. Qua kiểm tra chất lượng 8.000 tấn thóc bằng phương pháp trọng tài và kết quả đánh giá kiểm tra của Đoàn kiểm tra Cục, chất lượng thóc nhập kho dự trữ quốc gia của Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh được đánh giá đạt yêu cầu chất lượng. Toàn Cục có bước chuyển biến rõ nét tích cực về công tác ghi chép sổ sách, nhất là sổ cân hàng. Các đơn vị thực hiện cơ bản quy trình nhập lương thực dự trữ và hoàn thành kế hoạch của Tổng cục DTNN giao (Bảng 4.5)
Bảng 4.4 Thời gian thực hiện kế hoạch mua thóc
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Thời điểm mở cửa kho 6/7- 27/7 28/6- 10/8 19/6-7/7
Hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch 20/7 20/8 7/7
(Nguồn: Phỏng vấn, 2015)
Do có sự chuẩn bị chu đáo, với tinh thần trách nhiệm cao cùng với sự điều hành năng động của tập thể Lãnh đạo Cục, Ban chấp hành Đảng bộ, đội ngũ cán bộ chủ chốt và sự quyết tâm, đồng thuận của toàn thể cán bộ công chức, kết thúc thời điểm mở cửa kho đơn vị đã mua và hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch tiêu (năm 2012, năm 2014). Năm 2013, mặc dù gặp điều kiện bất lợi về thời tiết, giá lương thực tăng cao song tập thể Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo các Phòng đã động viên các đơn vị khách hàng, động viên ý thức trách nhiệm của CBCC thủ kho quyết tâm