Qua biểu đồ trên ta thấy số lượng thóc 3 năm liên tiếp đều là 8000 (tấn), nhưng số lượng gạo có biến đổi: năm 2013 số lượng mua gạo chỉ bằng 94,4% so với năm 2012, năm 2014 số lượng mua gạo giảm xuống chỉ bằng 70,6% so với năm 2013 và bằng 66,7% so với năm 2012.
(2) Tình hình đấu thầu mua gạo của Cục
Công tác mua lương thực là một nhiệm vụ thường xuyên, liên tục, diễn ra hàng năm đối với ngành Dự trữ quốc gia. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng đối với hoạt động của Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh. Những năm gần đây, công tác mua lương thực tăng trưởng dự trữ được Chính Phủ, Bộ Tài chính, Tổng cục DTNN quan tâm chỉ đạo; hệ thống các văn bản pháp lý liên quan không ngừng được kiện toàn, nhờ đó mà hoạt động mua lương thực ngày càng đi vào nền nếp và thu được những kết quả tốt đẹp.
Hàng năm Cục DTNN khu vực đã hoàn thành công tác mua lương thực theo yêu cầu đặt ra. Quá trình tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu, Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh đã thực hiện nghiêm túc quy trình về đấu thầu, từ lập kế hoạch đấu thầu, xây dựng hồ sơ mời thầu, đăng tin mời thầu trên các phương
tiện thông tin đại chúng, phát hành hồ sơ mời thầu và tổ chức mở thầu theo đúng quy định của Luật đấu thầu và các văn bản chỉ đạo của Tổng Cục DTNN.
Quá trình ký kết và thực hiện Hợp đồng, Cục đã phối kết hợp chặt chẽ với các đơn vị khách hàng và chính quyền địa phương. Tranh thủ sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của các cấp, các ngành và nhân dân 03 tỉnh Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình. Đồng thời, thành lập các đoàn kiểm tra để thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn các Chi cục trực thuộc trong việc tiếp nhận, nhập kho để đưa vào bảo quản gạo dự trữ quốc gia theo quy trình quy định.
Số lượng gạo đã nhập tại các Chi cục DTNN trực thuộc Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh được thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 4.2 Kết quả đấu thầu mua gạo tại Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh
STT Đơn vị nhập 2012 (tấn) 2013 (tấn) 2014 (tấn) So sánh (%) 13/12 14/13 I Địa bàn tỉnh Nam Định 2.500 2.000 1.400 80 70
1 Chi cục DTNN Nam Ninh 1.300 1.000 700 76,9 70
2 Chi cục DTNN Nghĩa Hưng 1.200 1.000 700 83,3 70
II Địa bàn tỉnh Hà Nam 3.300 3.150 2.300 95,5 73
3 Chi cục DTNN Duy Tiên 1.200 1.000 750 83,3 75
4 Chi cục DTNN Lý Nhân 900 1.000 750 111 75
5 Chi cục DTNN Bình Lục 1.200 1.150 800 95,8 69,6
III Địa bàn tỉnh Ninh Bình 3.200 3.350 2.300 104,7 68,7
6 Chi cục DTNN Yên Mô 1.200 1000 800 83,3 80
7 Chi cục DTNN Tam Điệp 1.000 1.250 900 125 72
8 Chi cục DTNN Yên Khánh 1.000 1.100 600 110 54,5
Cộng 9.000 8.500 6.000 94,5 70,6
Nhìn vào bảng trên ta thấy tổng số lượng gạo mua qua các năm có xu hướng giảm nhưng số lượng mua gạo ở địa bàn tỉnh Ninh Bình năm 2013 so với năm 2012 tăng 4,7%, năm 2014 so với năm 2013 lại giảm 31,3%; địa bàn tỉnh Nam Định số lượng mua gạo ít hơn so với địa bàn tỉnh Hà Nam: năm 2013 so với năm 2012 địa bàn tỉnh Hà Nam giảm 4,5%, địa bàn tỉnh Nam định giảm 20%; năm 2014 so với năm 2013 địa bàn tỉnh Hà Nam giảm 27%, địa bàn tỉnh Nam định giảm 30%. Địa bàn tỉnh Ninh Bình năm 2014 so với năm 2013 có số lượng mua gạo giảm nhiều nhất (31,3%).
(3) Tình hình mua thóc nhập kho dự trữ của Cục
Cục thực hiện việc đăng tin trên phương tiện thông tin đại chúng; có văn bản báo cáo UBND các tỉnh Hà Nam, Nam Định, Ninh Bình; đồng thời niêm yết các thông tin về số lượng, chất lượng, địa điểm nhập và giá cả thóc mua tại các vùng có kho dự trữ mua nhập.
Xác định được những khó khăn có thể gặp phải do tính chất thời vụ, do biến động phức tạp của giá cả lương thực trên thị trường và qua việc rút kinh nghiệm từ năm trước, ngay sau khi có Quyết định phê duyệt của Tổng cục DTNN, Cục đã tổ chức Hội nghị triển khai công tác mua thóc nhập kho với sự tham gia của BCH Đảng bộ, lãnh đạo chủ chốt các Phòng, các Chi cục nhằm tập hợp được các ý kiến đề xuất của các đơn vị để đưa ra phương án triển khai khả thi và hiệu quả nhất.
Trong quá trình tổ chức thực hiện, để nắm bắt được những khó khăn, thuận lợi cũng như những yêu cầu từ thị trường, Lãnh đạo Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh đã quan tâm, lắng nghe những tâm tư, nguyện vọng, những vướng mắc từ phía khách hàng để có sự hỗ trợ, phối hợp trong quá trình mua thóc nhập kho. Việc trao đổi trực tiếp giữa Lãnh đạo Cục, các Trưởng phòng, các Chi cục trưởng với khách hàng đã tháo gỡ được những khó khăn mà khách hàng gặp phải như vấn đề về chất lượng; vấn đề về tiền vốn, nhân công bốc vác.... Từ đó
cả hai phía đều thuận tình tạo điều kiện tốt nhất cho nhau, thông cảm chia sẻ những khó khăn của nhau, cùng nhau đặt quyết tâm cao nhất khi ký và thực hiện Hợp đồng.
Số lượng thóc đã nhập tại các Chi cục DTNN trực thuộc Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh được tổng hợp ở bảng dưới đây:
Bảng 4.3 Kết quả mua thóc nhập kho tại Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh
STTT Đơn vị nhập 2012 (tấn) 2013 (tấn) 2014 (tấn) So sánh (%) 13/12 14/13 I Địa bàn tỉnh Nam Định 2.500 2.300 2.400 92 104,3
1 Chi cục DTNN Nam Ninh 1.000 800 1.200 80 150
2 Chi cục DTNN Nghĩa Hưng 1.500 1.500 1.200 100 80
II Địa bàn tỉnh Hà Nam 2.500 2.300 2.600 92 113
3 Chi cục DTNN Duy Tiên 800 700 800 87,5 114,3
4 Chi cục DTNN Lý Nhân 700 700 700 100 100
5 Chi cục DTNN Bình Lục 1.000 900 1.100 90 122,2
III Địa bàn tỉnh Ninh Bình 3.000 3.400 3.000 113,3 88,2
6 Chi cục DTNN Yên Mô 1.100 1.300 1.100 118,2 84,6
7 Chi cục DTNN Tam Điệp 900 1.000 1.000 111 100
8 Chi cục DTNN Yên Khánh 1.000 1.100 900 110 81,8
Cộng 8.000 8.000 8.000 100 100
(Nguồn: Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh, 2014)
Qua bảng trên ta thấy Cục nhập đủ 8.000 tấn thóc đạt 100% chỉ tiêu kế hoạch được giao trong 3 năm liên tiếp nhưng tại các địa bàn thì số lượng nhập thóc khác nhau: số lượng mua thóc năm 2013 so với năm 2012 địa bàn tỉnh Ninh Bình tăng (13,3%) còn 2 địa bàn tỉnh Hà Nam, Nam Định đều giảm. Năm 2014
địa bàn tỉnh Nam Định và Hà Nam có số lượng mua thóc nhập kho cao hơn so với năm 2013 (Nam Định (tăng 4,3%), Hà Nam (tăng 13%); địa bàn tỉnh Ninh Bình thì lại giảm số lượng mua thóc nhập kho (11,8%). Quá trình tổ chức mua đảm bảo an toàn về mọi mặt, thực hiện nghiêm túc các quy định hiện hành, không để xẩy ra hiện tượng tiêu cực, thất thoát tài sản nhà nước. Qua kiểm tra chất lượng 8.000 tấn thóc bằng phương pháp trọng tài và kết quả đánh giá kiểm tra của Đoàn kiểm tra Cục, chất lượng thóc nhập kho dự trữ quốc gia của Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh được đánh giá đạt yêu cầu chất lượng. Toàn Cục có bước chuyển biến rõ nét tích cực về công tác ghi chép sổ sách, nhất là sổ cân hàng. Các đơn vị thực hiện cơ bản quy trình nhập lương thực dự trữ và hoàn thành kế hoạch của Tổng cục DTNN giao (Bảng 4.5)
Bảng 4.4 Thời gian thực hiện kế hoạch mua thóc
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Thời điểm mở cửa kho 6/7- 27/7 28/6- 10/8 19/6-7/7
Hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch 20/7 20/8 7/7
(Nguồn: Phỏng vấn, 2015)
Do có sự chuẩn bị chu đáo, với tinh thần trách nhiệm cao cùng với sự điều hành năng động của tập thể Lãnh đạo Cục, Ban chấp hành Đảng bộ, đội ngũ cán bộ chủ chốt và sự quyết tâm, đồng thuận của toàn thể cán bộ công chức, kết thúc thời điểm mở cửa kho đơn vị đã mua và hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch tiêu (năm 2012, năm 2014). Năm 2013, mặc dù gặp điều kiện bất lợi về thời tiết, giá lương thực tăng cao song tập thể Lãnh đạo Cục, Lãnh đạo các Phòng đã động viên các đơn vị khách hàng, động viên ý thức trách nhiệm của CBCC thủ kho quyết tâm mua nhập nốt lượng hàng còn lại hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch Tổng Cục giao cho đơn vị. Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Hà Nam Ninh đã có văn bản báo đề nghị Tổng cục Dự trữ Nhà nước gia hạn thời gian mua thóc nhập kho DTQG tại Cục đến hết 20/8/2013. Sau khi được Tổng cục Dự trữ Nhà nước đồng ý bằng văn bản số 905/TCDT-QLHDT ngày12/8/2013, Cục Dự trữ Nhà nước khu vực
B1: Cục nhận chỉ tiêu từ Tổng cục; Lãnh đạo Cục xem, chỉ đạo đưa ra kế hoạch của Cục B2: Phòng Kế hoạch và quản lý hàng dự trữ căn cứ chỉ tiêu cấp trên giao đưa ra các mục tiêu tương ứng
B3: Xây dựng phương án
Để thực hiện mục tiêu
B4: Đánh giá các phương án
B5: Lựa chọn phương án và trình Lãnh đạohiệu quả. quyết định
Hà Nam Ninh đã khắc phục mọi khó khăn và hoàn thành nhập 8.000 tấn thóc vào kho DTQG theo quy định.
4.2 Đánh giá thực trạng quản lý công tác mua LTDT tại Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh
4.2.1 Lập kế hoạch
* Lập kế hoạch
Hàng năm, vào đầu mỗi năm, khi nhận được chỉ tiêu Tổng cục Dự trữ Nhà nước giao, Cục thực hiện theo Quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch của Tổng cục DTNN Lãnh đạo Cục, phòng Kế hoạch và quản lý hàng dự trữ chủ trì lập kế hoạch và các Phòng khác phối hợp tham gia.
Sơ đồ 4.4 Quy trình lập kế hoạch mua hàng hóa dự trữ quốc gia
(Nguồn: Thảo luận nhóm, 2015)
Mục tiêu được lượng hóa bằng những con số rõ ràng
Mục tiêu nào làm trước, sau Thời gian hoàn thành mục tiêu
Đúng quy định của pháp luật, Ngành không? Có hiệu quả, tiết kiệm không?
Mức độ phù hợp của thời gian đã lựa chọn; phương thức mua chuẩn quy định pháp luật
Quy trình lập kế hoạch được lập theo một chiều Tổng Cục giao chỉ tiêu xuống Cục phải xây dựng kế hoạch để thực hiện chỉ tiêu đó. Lãnh đạo Cục và Phòng Kế hoạch & Quản lý hàng dự trữ xây dựng kế hoạch dự trữ quốc gia cấp Cục cũng bị động, phụ thuộc hoàn toàn vào chỉ tiêu phân bổ hàng năm, hàng quý của Tổng cục DTNN.
Nhiệm vụ/ vai trò của các bên (Tổng cục, Cục) trong lập kế hoạch:
Tổng cục: Xây dựng kế hoạch mua LTDT quốc gia cho các Cục DTNN;
giao chỉ tiêu mua LTDT quốc gia cho các Cục DTNN.
Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh: Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch Tổng cục
giao, hệ thống kho tàng, khả năng hoàn thành nhiệm vụ. Lãnh đạo Cục phối hợp với các phòng ban (phòng KH&QLHDT, phòng TCKT, phòng KTBQ) tiến hành lập kế hoạch mua LTDT.
Đối với chỉ tiêu kế hoạch Tổng cục giao: Thực hiện sự phân bổ chỉ tiêu kế hoạch cho từng đơn vị trên cơ sở căn cứ vào đặc điểm tình hình kho tàng, số lượng lao động, địa bàn và khả năng, ưu thế khi thực hiện nhiệm vụ của từng đơn vị trực thuộc.
Đối với kế hoạch nhiệm vụ nhập lương thực: Dự kiến thời gian mua hàng; số lượng cần nhập; phương thức mua; phương thức thanh toán, kết thúc thời hạn; đánh giá, rút kinh nghiệm.
Bảng 4.5 Thời gian giao và thực hiện kế hoạch mua gạo năm 2014
Thời gian giao kế hoạch
Thời gian bắt đầu thực hiện kế hoạch
Khoảng thời gian chuẩn bị (ngày)
Đợt I 03/3/2014 21/3/2014 19
Đợt II 02/5/2014 13/5/2014 12
Đợt III 04/6/2014 10/6/2014 7
Vào đầu mỗi năm, khi nhận được chỉ tiêu Tổng cục Dự trữ Nhà nước giao, trên cơ sở hệ thống kho tàng, đội ngũ thủ kho bảo quản, khả năng hoàn thành nhiệm vụ của mỗi Chi cục, Cục thực hiện phân bổ chỉ tiêu kế hoạch mua nhập hàng cho các đơn vị. Các Chi cục linh hoạt trong công tác chuẩn bị, sửa chữa kho tàng; kê lót kho nhanh, gọn, đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và chất lượng nhập kho dự trữ, đồng thời báo cáo chính quyền địa phương các cấp. Do đó khi được giao kế hoạch mua gạo của từng đợt, công tác chuẩn bị thực hiện mua tương đối hoàn tất, khoảng thời gian từ khi được giao kế hoạch đến lúc thực hiện kế hoạch là khoảng thời gian để Cục, Chi cục hoàn tất những thủ tục tất yếu để chuẩn bị công tác mua LTDT quốc gia: khoảng thời gian chuẩn bị đợt I là dài nhất (19 ngày), đợt III ngắn nhất (7 ngày). Khoảng thời gian chuẩn bị đợt I gấp 2,7 lần so với đợt III, do vậy đợt III gặp rất nhiều khó khăn trong công tác lập kế hoạch: cán bộ làm công tác lập kế hoạch bị áp lực, đóng góp ý kiến không sáng tạo, sự thúc ép của Lãnh đạo Cục đẫn đến chất lượng lập kế hoạch không cao.
Kế hoạch mua gạo bắt đầu triển khai: từ cuối tháng 2 trên cơ sở vụ thu
hoạch gạo Đông Xuân hàng năm ở Nam Bộ. Việc lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu trình Tổng cục Dự trữ Nhà nước phê duyệt cho đến thời điểm mở thầu mua gạo thực hiện trong vòng tháng rưỡi.
Kế hoạch mua thóc bắt đầu thực hiện: từ cuối tháng 5, đầu tháng 6 khi ở
Miền Bắc thóc vụ Đông Xuân đến kỳ chín rộ. Cục thực hiện mua thóc rộng rãi của mọi đối tượng, thông thường hoàn thành nhiệm vụ mua thóc vào cuối tháng 7, đầu tháng 8.
Thời gian lập kế hoạch chung cho cả năm từ tháng 12 đến hết tháng 01của năm kế tiếp.
Bảng 4.6 Nội dung kế hoạch mua lương thực dự trữ quốc gia
Kế hoạch mua gạo Kế hoạch mua thóc * Mô tả tóm tắt về chỉ tiêu nhập gạo dự trữ
quốc gia
- Số lượng, địa điểm nhập - Chủ đầu tư, bên mời thầu - Nguồn vốn
- Dự kiến thời gian tổ chức mua gạo dự trữ quốc gia
* Kế hoạch lựa chọn nhà thầu - Tên dự án
- Giá gói thầu
- Nguồn vốn: Ngân sách Nhà nước
- Hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu - Thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu
- Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu
+ Thời điểm mở thầu + Thời điểm đóng thầu
- Loại hợp đồng
- Thời gian thực hiện hợp đồng và thời hạn nhập gạo
- Số lượng, địa điểm nhập kho - Giá mua dự kiến
+ Đơn giá chưa có thuế VAT + Đơn giá bao gồm cả thuế VAT - Thời gian thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng
- Thời gian mở kho - Thời gian kết thúc mua
(Nguồn: Thảo luận nhóm, 2015)
Trước khi tiến hành mua LTDT quốc gia Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh đã lập kế hoạch mua LTDT theo những nội dung (Bảng 4.6). Việc lập kế hoạch trước đã giúp cho công tác mua diễn ra có hiệu quả và các bộ phận tham gia mua có trách nhiệm với công việc của mình phải làm hơn.
* Những thuận lợi, khó khăn khi lập kế hoạch
- Nhìn chung, công tác kế hoạch đã giúp cho Cục hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị; tuy nhiên công tác kế hoạch chưa mang tính định hướng cho hoạt động của cơ quan; chưa mang tính khoa học cao; chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ ngày càng cao hơn của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
- Công tác kế hoạch còn mang tính thụ động: Hàng năm, vào tầm cuối tháng 12 đầu tháng 1 năm kế tiếp Tổng cục giao chỉ tiêu mua LTDT cho năm sau thì Cục mới bắt đầu tiến hành lập kế hoạch; sự vụ là chính mà chưa mang tính định hướng, tính bao quát cao.