cán bộ tham gia lập kế hoạch, điều này được thấy rõ ở bảng 4.8.
Bảng 4.7 Năng lực của đội ngũ cán bộ trong công tác lập kế hoạch
Chỉ tiêu Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Kinh nghiệm lập kế hoạch Tổng số người 12 100
Số người làm lâu năm 7 58,3
Số người học việc 5 41,7
Chuyên môn, nghiệp vụ lập kế
hoạch
Tổng số người 12 100
Đúng chuyên môn, nghiệp vụ 5 41,7
Không đúng chuyên môn, nghiệp vụ 7 58,3
(Nguồn: Thảo luận nhóm, 2015) Kinh nghiệm lập kế hoạch: Số cán bộ làm lâu năm nhiều hơn số cán bộ
học việc, đồng thời chức năng, nhiệm vụ của những cán bộ này rất rộng, nhiệm vụ dàn trải bao gồm nhiều lĩnh vực cụ thể, số còn lại là cán bộ tốt nghiệp tại chức, độ tuổi còn trẻ, ít kinh nghiệm trong công tác xây dựng và tham mưu về kế hoạch. Chính vì vậy số cán bộ tham gia lập kế hoạch với năng lực chưa đủ sức để hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ được giao.
Năng lực đội ngũ cán bộ Thời gian lập kế hoạch Yếu tố ảnh hưởng đến lập kế hoạch Kế hoạch chung của
Cục
Tác động của mặt trái cơ chế thị trường Kế hoạch của Tổng
Tính chuyên nghiệp của đội ngũ cán bộ: Đánh giá một cách khách quan,
cán bộ công chức trong phòng chỉ có 41,7% đáp ứng được yêu cầu công việc, có đủ kiến thức, kinh nghiệm để thực thi nhiệm vụ. Số đó lại tập trung vào các đồng chí lãnh đạo. Số 58,3% cán bộ, công chức còn lại mới đang tiếp cận làm quen với công việc, nhiệm vụ hàng ngày cụ thể của họ là các tác nghiệp, sự vụ cụ thể, chưa mang tính nghiên cứu, tham mưu. Thiếu thực tế, kết quả làm việc còn nặng tính sách vở nhưng lại thiếu bài bản.
Trách nhiệm công việc của đội ngũ cán bộ
Trách nhiệm đội ngũ cán bộ, công chức, kể cả các đồng chí lãnh đạo, quản lý của Phòng chưa đáp ứng được yêu cầu công việc.
Tính chủ động trong công việc còn chưa cao. Chính vì vậy nhiều khi quy trình, quy phạm chưa được tuân thủ một cách nghiêm ngặt, tạo ra những khoảng trống về tính pháp lý.
Trong nhiều trường hợp việc hoàn thành công việc được giao còn mang tính đối phó, chưa chú trọng về chất lượng.
Quan điểm của người lãnh đạo cao nhất
Trong những điều kiện nhất định, công tác kế hoạch bị ảnh hưởng chung bởi quan điểm của người lãnh đạo cao nhất.
Nếu người lãnh đạo cao nhất của Cục có tư duy chiến lược, có cách làm khoa học, họ sẽ quan tâm đặc biệt đến công tác xây dựng kế hoạch, công tác dự đoán, dự báo của chức năng kế hoạch. Khi ấy công tác kế hoạch sẽ có cơ hội ổn định, chủ động và trở thành nhiệm vụ xương sống của cơ quan- việc thực hiện nhiệm vụ mua, bán, xuất nhập hàng hóa dự trữ quốc gia sẽ được định hình sẵn và hoạt động nhịp nhàng, nền nếp.
Ngược lại, nếu người lãnh đạo cao nhất của Cục thiếu đi tư duy chiến lược, không có cách làm khoa học, họ sẽ ít quan tâm đến công tác xây dựng kế hoạch, công tác dự đoán, dự báo của chức năng kế hoạch. Khi ấy công tác kế hoạch của đơn vị trở lên lung túng, bị động hơn và tất nhiên là sẽ kém hiệu quả hơn.
Những trạng thái trên của người lãnh đạo cao nhất ở Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh đã đều xẩy ra ở những thời điểm khác nhau và từng người lãnh đạo khác nhau.
- Hạn chế do tác động của mặt trái cơ chế thị trường đem lại
Hiện nay, cả nước ta đang thực hiện phát triển nền kinh tế thị trường. Cơ chế thị trường có nhiều mặt mạnh, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế, đem lại nhiều thành tựu về kinh tế- xã hội, tuy nhiên những mặt trái của nó cũng tác động gây lên không ít những ảnh hưởng, tiêu cực. Những điều đó tác động vào mọi lĩnh vực trong xã hội, trong đó có cả công tác kế hoạch nói chung và công tác kế hoạch của Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh.
Trong điều kiện xã hội hiện nay, con người đã phát triển đến giai đoạn ăn ngon, mặc đẹp chứ không còn là ăn no mặc ấm nữa, chính vì vậy cơ cấu giống lúa cũng đã thay đổi rất nhiều. Trước đây người nông dân tập trung vào giống lúa có năng suất cao, hạt lúa có thể đáp ứng được lưu giữ và bảo quản lâu dài trong kho dự trữ quốc gia với công nghệ thủ công. Giờ đây nông dân chuyển nhiều sang việc trồng lúa có chất lượng cao để đáp ứng nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng đã được nâng lên, tuy nhiên giống lúa này lại không phù hợp với nhập kho dự trữ và bảo quản lâu dài trong kho dự trữ quốc gia. Điều này là một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến những tồn tại của việc xây dựng kế hoạch mua thóc đưa vào kho dự trữ quốc gia.
Một nguyên nhân nữa trong nhóm nguyên nhân do cơ chế thị trường đem lại, đó là bản chất của nền kinh tế thị trường do quy luật giá trị điều tiết. Việc đó thể hiện rõ ràng là đối với cùng một loại sản phẩm có chất lượng, công dụng như nhau, nếu ở đâu có nhu cầu tiêu dùng cao hơn, dẫn đến giá cả ở đó cao hơn thì hàng hóa tự “bản thân” nó sẽ tìm đến đó. Điều này đã làm ảnh hưởng và bị động đến công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch mua lương thực đưa vào kho dự trữ quốc gia.
- Thời gian lập kế hoạch: ảnh hưởng khá lớn đến chất lượng của việc lập kế hoạch, thời gian lập kế hoạch mua gạo năm 2014 được thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 4.8 Thời gian lập kế hoạch mua gạo năm 2014
Thời gian bắt đầu lập kế hoạch
Thời gian hoàn thành lập kế hoạch
Khoảng thời gian lập kế hoạch (ngày) Đợt I 21/3/2014 30/3/2014 10 Đợt II 13/5/2014 19/5/2014 7 Đợt III 10/6/2014 14/5/2014 5 (Nguồn: Phỏng vấn, 2015)
Qua bảng trên ta thấy khoảng thời gian lập kế hoạch của đợt I là dài nhất (10 ngày), đợt III là ngắn nhất (5 ngày). Khoảng thời gian lập kế hoạch đợt I gấp 2 lần đợt III, khoảng thời gian lập kế hoạch đợt III ngắn làm cho cán bộ lập kế hoạch không có nhiều ý kiến, sáng tạo cho công tác lập kế hoạch và những cán bộ lập kế hoạch bị sự gò bó, thúc dục của Lãnh đạo Cục, làm việc một cách thụ thộng, máy móc dẫn đến chất lượng lập kế hoạch không cao.
- Kế hoạch của Tổng cục
Chỉ tiêu mua LTDT của Tổng cục và thời gian giao chỉ tiêu ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch của Cục: Cục không được tự ra quyết định cho mình năm nay mua bao nhiêu LTDT mà phụ thuộc hoàn toàn vào kế hoạch của Tổng cục giao, do đó Cục không có sự linh hoạt, không thể tự lập kế hoạch mua của từng đợt ngay từ đầu năm được mà khi nào Tổng cục giao chỉ thị mua của từng đợt Cục mới bắt đầu tiến hành lập kế hoạch.
Tính ổn định của nhiệm vụ chung toàn ngành gây ảnh hưởng đến công tác kế hoạch của đơn vị: Chiến lược dự trữ quốc gia đến năm 2020 đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt. Tuy nhiên để thực hiện chiến lược này cần phải có nguồn ngân sách ổn định dành cho dự trữ quốc gia. Song trong điều kiện nền
kinh tế của nước ta còn chưa ổn định, nợ công không ngừng tăng lên, luôn bị tác động xấu của khủng hoảng kinh tế tài chính toàn cầu. Điều đó làm ảnh hưởng đến ngân sách dành cho dự trữ quốc gia, chiến lược dự trữ quốc gia vì thế mà cũng luôn bị thay đổi. Chính vì vậy kế hoạch dự trữ quốc gia từ Trung ương cho đến địa phương cũng luôn thay đổi theo làm cho việc tham mưu của Phòng Kế hoạch & Quản lý hàng dự trữ về xây dựng kế hoạch dự trữ quốc gia cấp Cục cũng bị động, phụ thuộc hoàn toàn vào chỉ tiêu phân bổ hàng năm, hàng quý của Tổng cục DTNN.
- Kế hoạch chung của Cục: Ngay từ đầu năm Tổng cục giao chỉ tiêu xuống cho Cục, nhưng Tổng cục lại không giao mua LTDT làm mấy đợt làm cho Cục lập kế hoạch một cách chung chung, không cụ thể. Có khi Cục lập kế hoạch mua LTDT làm 3 đợt nhưng Tổng cục chỉ giao mua làm 2 đợt (năm 2012).
4.2.2 Tổ chức thực hiện
Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh đã thực hiện nhiệm vụ mua theo đúng quy trình, quy phạm phù hợp với các quy định của pháp luật và các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Ngành.
Nhiệm vụ/ vai trò của các bên (Tổng cục, Cục, Chi cục) trong thực hiện:
Tổng cục: Xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện; phê duyệt phương
thức mua, giá mua do Cục DTNN khu vực trình.
Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh: Trình Tổng cục DTNN phương thức, giá
mua; triển khai theo quy trình; thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định hiện hành của Tổng cục; kiểm tra, giám sát, đánh giá công tác mua LTDT.
Các Chi cục DTNN trực thuộc: Thực hiện theo chỉ tiêu của Cục giao và
đúng quy định của pháp luật, Ngành.
Tùy theo tính chất của từng mặt hàng lương thực để tiến hành mua: mua gạo bằng phương thức đấu thầu rộng rãi; mua thóc bằng phương thức mua trực tiếp từ mọi đối tượng.
Theo Luật dự trữ quốc gia các phương thức mua LTDT quốc gia được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 4.9 Các phương thức mua LTDT quốc gia
Phương thức mua gạo Phương thức mua thóc Theo quy định
Thực tế thực hiện Theo quy định Thực tế thực hiện
1. Đấu thầu rộng rãi 2. Chỉ định thầu 3. Mua trực tiếp 4. Chào hàng cạnh
tranh
Đấu thầu rộng rãi 1.Chỉ định thầu 2.Chào hàng cạnh
tranh
3.Mua trực tiếp, rộng rãi của mọi đối tượng
Mua trực tiếp, rộng rãi của mọi đối tượng
(Nguồn: Phỏng vấn, 2015)
Qua bảng trên ta thấy, cả 2 phương thức mua LTDT đều có phương thức chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh, mua trực tiếp; phương thức mua gạo có thêm phương thức đấu thầu rộng rãi. Khi có chỉ tiêu giao mua LTDT Cục lựa chọn các phương thức mua sao cho hợp lý, tiết kiệm cho nâng sách Nhà nước.
Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh đã mua gạo bằng phương thức đấu thầu rộng rãi. Quy trình đấu thầu rộng rãi (Sơ đồ 4.2): Sau khi được Tổng cục phê duyệt phương thức mua gạo là đấu thầu rộng rãi Cục tiến hành lập kế hoạch đấu thầu; xây dựng hồ sơ mời thầu; đăng tin mời thầu trên phương tiện thông tin đại chúng; phát hành hồ sơ mời thầu; tổ chức đấu thầu tại văn phòng cục và cuối cùng là ký kết, thực hiện hợp đồng.
Tên gói thầu: Tên gói thầu thể hiện tính chất, nội dung và phạm vi công
việc của gói thầu, phù hợp với nội dung nêu trong dự án, dự toán mua sắm. Trường hợp gói thầu gồm nhiều phần riêng biệt, trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu cần nêu tên thể hiện nội dung cơ bản của từng phần.
Giá gói thầu: Giá gói thầu được xác định trên cơ sở tổng mức đầu tư
hoặc dự toán (nếu có) đối với dự án; dự toán mua sắm đối với mua sắm thường xuyên. Giá gói thầu được tính đúng, tính đủ toàn bộ chi phí để thực hiện gói thầu, kể cả chi phí dự phòng, phí, lệ phí và thuế. Giá gói thầu được cập nhật trong thời hạn 28 ngày trước ngày mở thầu nếu cần thiết. Trường hợp gói thầu gồm nhiều phần riêng biệt thì ghi rõ giá ước tính cho từng phần trong giá gói thầu.
Nguồn vốn: Ngân sách Nhà nước
Hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu: Đối với mỗi gói thầu phải
nêu rõ hình thức và phương thức lựa chọn nhà thầu; lựa chọn nhà thầu trong nước hay quốc tế.
Thời gian bắt đầu tổ chức lựa chọn nhà thầu: Thời gian bắt đầu tổ chức
lựa chọn nhà thầu được tính từ khi phát hành hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, được ghi rõ theo tháng hoặc quý trong năm.
Loại hợp đồng: Hợp đồng trọn gói.
Thời gian thực hiện hợp đồng: Thời gian thực hiện hợp đồng là số ngày
tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực đến ngày các bên hoàn thành nghĩa vụ theo quy định trong hợp đồng.
Tính đến thời điểm mua gạo nhập kho năm 2015, hồ sơ mời thầu vẫn được thiết lập theo Thông tư số 05/2010/TT-BKH ngày 10/02/2010 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết lập Hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa, Điều 12 Nghị
định số 63/2014/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
Thời gian trong quá trình lựa chọn nhà thầu được lập theo điều 12 Luật số 43/2013/QH13 của Quốc Hội được thể hiện ở bảng dưới đây:
Bảng 4.10 Thời gian lựa chọn nhà thầu
Công việc trong lựa chọn nhà thầu Thời gian thực hiện theo quy định
(ngày)
Thời gian thực tế thực hiện
(ngày)
Phê duyệt kế hoạch chọn nhà thầu 5 3
Chuẩn bị hồ sơ dự thầu 20 15
Đánh giá hồ sơ dự thầu 45 12
Thẩm định hồ sơ dự thầu 20 7
Phê duyệt hồ sơ dự thầu 10 3
Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu cho các nhà thầu tham gia dự thầu theo đường bưu điện, fax
5 3
(Nguồn: Phỏng vấn, 2015)
Qua bảng trên ta thấy, quá trình lựa chọn nhà thầu trải qua nhiều giai đoạn và Cục hoàn thành quá trình lựa chọn nhà thầu trong thời gian quy định (Thời gian thực hiện các giai đoạn đó đều tính trong ngày làm việc). Theo quy định thời gian lựa chọn nhà thầu dài nhưng trên thực tế Cục phải tiến hành lựa chọn nhà thầu trong thời gian ngắn (theo quy định thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu 45 ngày nhưng trên thực tế Cục thực hiện trong 12 ngày; thẩm định hồ sơ dự thầu 20 ngày thực tế Cục làm trong 7 ngày...). Thời gian lựa chọn nhà thầu Cục tiến hành trong thời gian ngắn như vậy là do Cục mua gạo của Nam Bộ vụ đông xuân nếu mà Cục lựa chọn nhà thầu trong thời gian dài thì gạo nhập đợt III kéo dài đến cuối tháng 7- thời điểm này lúa hè thu đang thu hoạch, Cục có thể nhập gạo không đúng chủng loại, gạo kém chất lượng (gạo vụ hè thu trộn lẫn vào gạo vụ đông xuân) từ đó ảnh hưởng đến kết quả mua.
Đăng tin mời thầu trên trang thông tin của Tổng cục DTNN, mạng đấu thầu quốc gia hoặc Báo đấu thầu của Bộ Kế hoạch và đầu tư trong 3 số liên tiếp.
Phát hành hồ sơ mời thầu tại văn phòng Cục, nhận hồ sơ dự thầu tại bộ phận văn thư Cục. Giá của hồ sơ dự thầu là 500.000 đồng/bộ.
Tổ chức đấu thầu thực hiện theo quy trình: Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; tổ chức lựa chọn nhà thầu; đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng; trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; hoàn thiện, ký kết hợp đồng. Nguồn kinh phí bảo đảm để sử dụng cho quá trình đấu thầu của bên mời thầu được lấy từ nguồn tiền bán hồ sơ mời thầu.
Giá đấu thầu của từng năm, từng đợt đều được Cục DTNN khu vực trình Tổng cục DTNN và Tổng cục phê duyệt giá tối đa trước những đợt đấu thầu.
Đồ thị 4.2 Giá đấu thầu mua gạo đợt I của các năm 2012- 2014
(Nguồn: Phòng KH& QLHDT- Cục DTNN khu vực Hà Nam Ninh, 2014)
Tùy từng năm, Tổng cục giao nhiệm vụ mua gạo theo đợt: Năm 2012 có 2 đợt mua gạo, năm 2013 có 1 đợt mua gạo, năm 2014 có 3 đợt mua gạo. Giá đấu thầu mua gạo của các đợt đa số đều mua thấp hơn hoặc bằng với giá kế hoạch đấu thầu (Giá kế hoạch và giá đấu thầu của đợt II năm 2012, năm 2013 đều không thay đổi: 7000 đồng/kg, 8400 đồng/kg; đợt III năm 2014 giá đấu thầu