7. Kết luận ( Cần ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và
3.2.3. Nhiệm vụ các phòng ban
3.2.3.1. Giám đốc
Thực hiện công việc theo chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của giám đốc chi nhánh, theo quy định tại quyết định của điều lệ Saigonbank, đảm nhận công việc do tổng giám đốc ủy quyền.
Chịu trách nhiệm đảm nhận hoạt động hằng ngày của chi nhánh. Điều động nhân sự, tổ chức quản lý, điều hành chi nhánh.
21
3.2.3.2. Phó giám đốc
Thực hiện công việc theo chức năng quyền hạn, nhiệm vụ của phó giám đốc chi nhánh theo quy định tại điều lệ của Saigonbank, đảm nhận công việc do giám đốc chi nhánh ủy quyền.
Chịu trách nhiệm điều hành, quản lý, các hoạt động hằng ngày của chi nhánh. Điều hành hoạt động chi nhánh khi giám đốc vắng mặt.
3.2.3.3. Phòng khách hàng cá nhân
Hoạt động chính của phòng KHCN là chịu trách nhiệm bộ phận tín dụng.
Cung cấp các sản phẩm dịch vụ cho KHCN bao gồm các sản phẩm huy động vốn, tín dụng, các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng, dịch vụ thẻ, chuyển tiền, dịch vụ thẻ, nhận tiền gửi,… khi khách hàng yêu cầu.
Chăm sóc khách hàng cá nhân, giải đáp thắc mắc, tƣ vấn, hƣớng dẫn, cung cấp dịch vụ mà khách hàng yêu cầu, ghi nhận, giải đáp và phản hồi đến các phòng ban chức năng, ban giám đốc để giải quyết sự việc.
Hỗ trợ, tham mƣu cho ban giám đốc các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh sản phẩm dịch vụ của phòng. Mỡ rộng, phát triển khách hàng tiềm năng.
3.2.3.4. Phòng khách hàng doanh nghiệp
Cung cấp các sản phẩm dịch vụ cho KHDN bao gồm các sản phẩm tín dụng doanh nghiệp, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, bao thanh toán, quản lý thu chi tiền gửi KHDN, thanh toán quốc tế,…
Chịu trách nhiệm tiếp nhận và giải đáp ý kiến, thắc mắc đối với KHDN, tƣ vấn, chăm sóc khách hàng.
Phối hợp với phòng ban chức năng đảm bảo thong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của chi nhánh.
Đảm bảo hoạt động của phòng để hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả trong hoạt động của phòng.
Tổ chức và triển khai các sản phẩm dịch vụ, quản lý lƣu trữ các hồ sơ chúng từ để báo cáo ban giám đốc và làm căn cứ hạch toán.
Tham mƣu, hỗ trợ ban giám đốc các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh sản phẩm dịch vụ của phòng. Tình hình phát triển và mỡ rộng quan hệ khách hàng.
22
3.2.3.5. Phòng kinh doanh
Chịu trách nhiệm lên kế hoạch, thực hiện các chiến lƣợc mà ban giám đốc giao về tình hình hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
Có chức năng phối hợp với phòng khách hàng kiểm tra tổ chức hoạt động và triển khai thực hiện các hoạt động.
Hỗ trợ, tham mƣu cho ban giám đốc về các hoạt động kinh doanh thƣờng trực của đơn vị.
3.2.3.6. Phòng ngân quỹ
Phòng ngân quỹ có nhiệm vụ quản lý và theo dõi toàn bộ tiền mặt bằng VND, ngoại tệ, vàng, giấy tờ có giá và các chứng từ tại chi nhánh.
Thực hiện dịch vụ thu chi hộ, kiểm soát và quản lý hộ tài sản, kiểm điếm hộ tiền mặt tại chi nhánh và nơi khác theo yêu cầu của khách hàng.
Hỗ trợ và tham mƣu cho giám đốc, phó giám đốc chi nhánh trong điều hành quản lý.
Phối hợp với các phòng ban chức năng để thực hiện nhiệm vụ thu chi tiền mặt, vàng, giấy tờ có giá tại đơn vị.
Thực hiện công tác quản lý và kiểm soát tài sản cầm cố của khách hàng, quản lý, lƣu trực chứng từ sổ sách về hoạt động ngân quỹ tại đơn vị.
3.2.3.7. Phòng kế toán
Phòng kế toán là một trong những bộ phận thực hiện công tác quản lý, ghi chép chứng từ kế toán, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp số liệu kế toán tại đơn vị.
Hạch toán kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản tạm thu, tạm trích, các khoản phải trả, thu nhập, chi phí, các nghiệp vụ phát sinh về nhập xuất tài sản, vật liệu, thiết bị làm việc, trích khấu hao tài sản hàng tháng.
Theo dõi hạch toán các khoản đầu tƣ của ngân hàng, tính toán tổng hợp số liệu kế toán, báo cáo định kỳ, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh tại đơn vị.
Tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu các phát sinh trong nghiệp vụ kế toán hàng ngày giữa các đơn vị trong cùng hệ thống.
Phối hợp với các phòng ban chức năng khác tại đơn vị, phối hợp với phòng ngân quỹ đối chiếu tồn kho cuối ngày, kiểm tra, hạch toán kịp thời đúng quy trình nghiệp vụ phát sinh.
23
Lƣu trữ và quản lý các chứng từ, hồ sơ, sổ sách tại bộ phận, đảm nhận công tác tham mƣu, hỗ trợ với ban giám đốc chi nhánh về công tác điều hành quản lý tại đơn vị.
3.2.3.8. Phòng hành chính nhân sự
Phòng hành chính nhân sự có chức năng, phụ trách các vấn đề hành chính, văn thƣ, quản lý nhân sự tại đơn vị.
Đảm nhận công tác tổ chức các sự kiện, cuộc họp, đồng thời tham gia công tác chăm lo đời sống của nhân viên, công đoàn, đoàn thanh niên.
Hỗ trợ, tham mƣu cho ban giám đốc chi nhánh về hoạt động hành chính, công tác nhân sự tại đơn vị.
3.2.3.9. Phòng công nghệ thông tin
Phòng công nghệ thông tin có chức năng quản lý, điều hành, bảo mật thông tin điện tử tại ngân hàng, kiểm tra vận hành và đảm bảo an toàn cho hệ thống rút tiền tự động – ATM tại đơn vị.
Hỗ trợ, tham mƣu về hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin cho ban giám đốc chi nhánh và giám đốc trung tâm điện toán.
Phòng công nghệ thông tin còn có nhiệm vụ phối hợp với hội sở, trung tâm điện toán, các chi nhánh để quản lý điều hành việc lắp đặt, vận hành và đƣa vào hoạt động dịch vụ rút tiền tự động và thanh toán điện tử của ngân hàng.
3.2.3.10. Bộ phận kiểm soát nội bộ (trực thuộc Hội Sở)
Bộ phận kiểm soát nội bộ có chức năng, kiểm soát việc chấp hành, tuân thủ đúng các quy định, kiểm tra quá trình hạch toán, kế toán, thanh toán ngân quỹ và toàn bộ mọi hoạt động của các phòng ban chức năng.
Giám sát hoạt động của các phòng ban chức năng, tìm ra những nguyên nhân của các vi phạm phát sinh.
Ghi nhận, tổng hợp, phân tích các vi phạm phát sinh, báo cáo về hội sở, ban tổng giám đốc về tình hình thực hiện của chi nhánh, từ đó đề xuất biện pháp giải quyết và khắc phục kịp thời cho chi nhánh.