Như ta đã biết, hệ thống Kaizen Costing nhằm giảm chi phí gián tiếp đạt được mục tiêu bằng cách giảm sự phức tạp của các chức năng hỗ trợ sản xuất. Nếu công ty có thể đơn giản hóa đối với các sản phẩm, thì các chi phí gián tiếp của sản xuất sẽ giảm.
Với tình hình thực tế tại Công ty, để đơn giản hóa đối với các sản phẩm, nếu công ty vận dụng các chương trình Kaizen để giảm chi phí gián tiếp thông qua việc giảm số lượng các bộ phận tạo nên sản phẩm thì sẽ không khả quan, bởi vì đặc điểm của Công ty là sản xuất các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng nên Công ty không thể tự ý thay đổi các bộ phận của sản phẩm. Tuy nhiên Công ty có thể áp dụng các biện pháp sau để giảm chi phí gián tiếp:
- Đơn giản hóa các dòng sản phẩm. Bởi vì đặc điểm của Công ty là sản xuất các sản phẩm theo mẫu mã yêu cầu của khách hàng. Do đó, quá trình làm sản phẩm mẫu ở Công ty, bộ phận làm mẫu ( Phòng Mẫu) phải nghiên cứu cách thức sản xuất sản phẩm sao cho đơn giản và hiệu quả nhất để khi sản xuất hàng loạt sẽ không phải tốn quá nhiều chi phí nguyên liệu và nhân công.
Ví dụ: việc nghiên cứu kết hợp màu nào vẽ lên sản phẩm với nền nhiệt độ nung là bao nhiều, sử dụng loại giấy decal nào trên nền màu gì của sản phẩm thì sản phẩm sẽ đẹp và đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà giảm được chi phí. Vì thực tế hiện nay, Phòng Mẫu khi làm sản phẩm mẫu chào khách hàng, chỉ mới quan tâm sao cho sản phẩm đẹp nhất, đáp ứng yêu cầu của khách tốt nhất, mà chưa quan tâm tới cách sản xuất đó tốn nhiều chi phí nhân công và nguyên liệu như thế nào. Việc chưa quan tâm tới khi sản xuất sản phẩm hàng loạt với số lượng lớn sẽ gặp những khó khăn, dẫn tới tốn nhiều chi phí đã làm cho chi phí sản xuất của nhiều dòng sản phẩm bị đẩy quá cao.
- Sử dụng các công cụ dùng chung: Sử dụng các công cụ dùng chung cho nhiều sản phẩm và nhiều công đoạn sản xuất. Việc sử dụng chung như vậy sẽ giảm
82
được chi phí phải mua sắm hoặc thiết kế thêm các công cụ khi có dòng sản phẩm mới.
Ở Công ty, việc sản xuất các dòng sản phẩm phần lớn chỉ khác nhau về kích thước mẫu mã, còn các công đoạn sản xuất tương tự nhau, các thành phần tạo nên sản phẩm cũng tương tự nhau, do đó việc sử dụng các công cụ dùng chung cho nhiều sản phẩm sẽ rất hiệu quả. Hiện tại Công ty cũng có rất nhiều các công cụ dùng chung, Công ty cần phải phát huy và tiếp tục cải tiến để tận dụng được lợi thế này, nhằm làm giảm chi phí.
- Tận dụng thiết bị và mặt bằng: Sử dụng thiết bị và mặt bằng sản xuất hiệu quả hơn bằng cách loại bỏ các trường hợp ùn tắc và gia tăng tối đa hiệu suất sản xuất trên các thiết bị hiện có, đồng thời giảm thiểu thời gian dừng máy.
Ví dụ: Công ty phải luôn có phương án dự phòng cho việc nung sản phẩm, nếu Lò nung sản phẩm bị ngắt điện đột ngột mà không có nguồn điện thay thế sẽ làm sản phẩm bị hư hỏng, gây tổn thất cho Công ty. Bên cạnh đó, do Lò nung hoạt động liên tục, nên luôn cần có các sản phẩm dự trữ cho việc nung hàng, nếu phải để Lò trống sẽ dẫn tới tốn điện và lãng phí, còn nếu tắt Lò thì khi bật Lò lại rất mất thời gian để có thể hoạt động bình thường. Vì vậy, Công ty phải đảm bảo dây chuyền sản xuất liên tục nếu không sẽ gây lãng phí rất lớn.
- Giảm chu kỳ sản xuất: Giảm thời gian quy trình sản xuất bằng cách giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các công đoạn, cũng như thời gian chuẩn bị cho quy trình và thời gian chuyển đổi mẫu mã hay quy cách sản phẩm.
Để thực hiện tốt điều này Công ty nên tạo ra mối liên lạc giữa các công nhân ở các công đoạn sản xuất khác nhau. Phải làm cho các công nhân xem công nhân ở các công đoạn kế tiếp là khách hàng của mình, và luôn quan tâm xây dựng mối liên kết trong suốt các giai đoạn của công việc. Bởi vì theo Imai (1986), Chúng ta thường nhận thấy chủ nghĩa cục bộ mạnh mẽ và sự kình địch giữa các công nhân sản xuất, đặc biệt là những người làm việc ở các công đoạn kế tiếp nhau. Do đó, việc xem công nhân ở các công đoạn kế tiếp là khách hàng sẽ làm thay đổi thái độ của các công nhân và tạo kết quả tốt.
83
- Giảm mức tồn kho: Giảm thiểu mức hàng tồn kho ở tất cả công đoạn sản xuất, nhất là sản phẩm dở dang giữa các công đoạn. Mức tồn kho thấp hơn đồng nghĩa với yêu cầu vốn lưu động ít hơn. Công ty có thể áp dụng chính sách là không bao giờ chuyển sản phẩm khiếm khuyết cho giai đoạn sau và nếu cần có thể dừng hẳn dây chuyền sản xuất để duy trì chất lượng.