2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ phận kế toán
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ phận kế toán 2.1.5.2 Vai trò và chức năng
- Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) và tình hình sử dụng kinh phí (nếu có) của đơn vị.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương Kế toán ngân hàng Kế toán kho Kế toán vật tư
50
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm phát luật về tài chính, kế toán.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động SXKD, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụcông tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế.
2.1.5.3 Hệ thống kế toán quản trị tại Công ty
- Nếu như công tác kế toán tài chính rất được Công ty chú trọng, có nhiều nhân viên đảm nhiệm những lĩnh vực cụ thể đã đáp ứng được yêu cầu và quy định đới với Công ty cũng như các cơ quan chức năng, thì công tác kế toán quản trị tại Công ty chưa được phân định rõ ràng, chưa có nhân viên nào phụ trách chuyên về mảng kế toán quản trị.
- Chi phí sản xuất tại Công ty được phân loại theo mục đích, công dụng của chi phí chủ yếu phục vụ kế toán tài chính chưa sử dụng các cách phân loại phục vụ cho kế toán quản trị.
- Về chứng từ: Công ty chỉ sử dụng các chứng từ mang tính bắt buộc chứ chưa thiết kế các chứng từ phù hợp với kế toán quản trị.
- Về tài khoản: Công ty chỉ mở chi tiết tài khoản đến TK cấp 2, 3. Các tài khoản chi tiết này chưa phù hợp với việc phân tích chi phí theo định phí, biến phí từ đó phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và định mức.
- Về việc lập các báo cáo quản trị: các báo cáo được lập hầu hết là các báo cáo kế toán tài chính phục vụ cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp còn việc lập các báo cáo kế toán quản trị còn ít và sơ sài.
- Về việc phân tích chi phí phục vụ việc ra quyết định kinh doanh: việc phân tích chi phí chưa được quan tâm và chưa thực sự giúp các nhà quản lý trong việc ra các quyết định kinh doanh kịp thời và có hiệu quả.
51
2.2 THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH GỐM SỨ KIM TRÚC SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH GỐM SỨ KIM TRÚC
2.2.1 Đặc điểm các loại chi phí sản xuất tại Công ty
Chi phí sản xuất của Công ty được phân loại theo khoản mục, bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
2.2.1.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ.
Để tạo nên một sản phẩm hoàn chỉnh thì các thành phần nguyên vật liệu rất đa dạng và phức tạp. Trong đó nguyên vật liệu chính sẽ bao gồm: Cao lanh, đất sét, mảnh thủy tinh, nhũ vàng in, nhũ vàng vẽ, nhũ bạc in, nhũ bạc vẽ, màu vẽ, men, xà cừ…Nguyên vật liệu phụ bao gồm: Thạch cao, silicon, giấy in decal, keo phủ, màng trắng…
Việc định mức số lượng nguyên vật liệu và xác định các thành phần nguyên vật liệu cần thiết cho sản phẩm sẽ được Phòng kỹ thuật tính toán dựa trên yêu cầu của khách hàng theo từng loại sản phẩm. Sau khi định mức vật liệu cho từng loại sản phẩm, Phòng kỹ thuật sẽ tính toán số lượng và các thành phần nguyên liệu cần thiết theo các đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó đề nghị Phòng vật tư mua nguyên vật liệu kịp thời để sản xuất theo đúng kế hoạch.
2.2.1.2 Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công nhân trực tiếp bao gồm chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương theo quy định nhà nước của các bộ phận trực tiếp sản xuất.
- Việc xác định chi phí lương của công nhân trực tiếp sản xuất có hai hình thức, tùy vào bộ phận với tính chất công việc khác nhau sẽ có cách tính lương khác nhau. Trên thực tế tùy theo tính chất công việc, trình độ tay nghề, thâm niên công tác của công nhân hoặc đơn giá của các sản phẩm khác nhau nên việc tính lương cho các công nhân rất phức tạp, nhưng nhìn chung có thể khái quát lương thực tế của công nhân như sau:
52
Đối với những bộ phận có công việc không đánh giá theo số lượng thì Công ty áp dụng tính lương theo thời gian. (Công nhân kiểm phẩm, tạo màu, trộn nguyên liệu…)
Tiền lương thực tế = Mức lương ngày * số ngày công
Hình thức 2: tính lương theo sản phẩm
Tiền lương thực tế = Đơn giá tiền lương sản phẩm * Số lượng sản phẩm
- Đối với trường hợp hàng sản xuất quá nhiều cần yêu cầu công nhân sản xuất tăng ca thì tiền lương tăng ca sẽ được tính theo đúng yêu cầu của nhà nước, tức là:
Hình thức 1: tính lương theo thời gian
Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả x 150% hoặc 200% hoặc 300% x Số giờ làm thêm
Hình thức 2: tính lương theo sản phẩm
Tiền lương làm thêm giờ = Đơn giá tiền lương sản phẩm x Số lượng làm thêm x 150% hoặc 200% hoặc 300%
Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%
Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%
Vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300% - Việc xác định các khoản trích bảo hiểm của công nhân trực tiếp sản xuất được áp dụng theo quy định của nhà nước, cụ thể như sau:
Bảng 2.2: Tỷ lệ các khoản bảo hiểm trích theo lương Các khoản trích theo
lương
Đối với Công ty ( tính vào chi phí %)
Đối với người lao động (trừ vào lương %)
Bảo hiểm xã hội 18 8
Bảo hiểm y tế 3 1.5
Bảo hiểm thất nghiệp 1 1
Kinh phí công đoàn 2
53
Tùy vào bậc tay nghề hay môi trường làm việc có độc hại hay không mà Công ty sẽ có thang bảng lương để trích các khoản bảo hiểm vào chi phí sản xuất cũng như trừ vào lương của người lao động phù hợp.
Cuối mỗi tháng, bộ phận kế toán sẽ tổng hợp chi phí lương và các khoản trích theo lương để đưa vào chi phí nhân công trực tiếp.
2.2.1.3 Chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là chi phí phát sinh cho các bộ phận sản xuất ngoại trừ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Nó bao gồm các khoản chi phí của nhân viên quản lý phân xưởng, nhân viên các bộ phận phục vụ sản xuất, chi phí công cụ dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngoài khác….
- Đối với chi phí của nhân viên quản lý phân xưởng và các bộ phận phục vụ sản xuất khác sẽ bao gồm chi phí lương và các khoản trích theo lương, được tính toán như đã trình bày ở mục Chi phí nhân công trực tiếp.
- Đối với công cụ dụng cụ sản xuất được xuất dùng chung cho phân xưởng và phân bổ vào chi phí sản xuất chung theo quy định.
- Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định cũng sẽ được kế toán trích lập hàng tháng theo quy định của nhà nước. Hiện tại Công ty đang sử dụng phương pháp đường thẳng để trích khấu hao tài sản cố định.
- Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho sản xuất bao gồm các khoản mục như: chi phí phân tích thành phần hóa học, chi phí kiểm định an toàn thực phẩm, chi phí gia công in decal ngoài…
- Chi phí vật liệu phụ: Một số vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất như phụ gia hóa chất, keo…
- Chi phí sản xuất chung khác: là những chi phí phát sinh phục vụ sản xuất nhưng không phải là chi phí vật liệu , nhân công, công cụ dụng cụ, khấu hao máy móc thiết bị thiết sẽ được tập hợp vào khoản mục chi phí sản xuất chung ( tiền điện, nước, phí vệ sinh).
54
2.2.2 Thực trạng chi phí sản xuất tại Công ty
Biểu đồ 2.1 : Cơ cấu chi phí sản xuất 2012 - 2014
Biểu đồ 2.1 trên đã cho thấy rất rõ tỷ lệ của các khoản mục chi phí sản xuất tại Công ty, chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ lệ cao nhất (70-80%). Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ lệ thấp trong tổng chi phí sản xuất (7-9,5%), chi phí sản xuất chung (13-23%). Nguyên nhân của việc phân bố tỷ lệ chi phí các khoản mục như vậy là do sản phẩm của công ty là mặt hàng sản xuất thủ công, các công đoạn xử lý cần nguồn nhân lực lớn, điều này đã làm cho chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ lệ cao nhất.
2.2.2.1 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Biểu đồ 2.2: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (2012 - 2014)
0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00% 70.00% 80.00%
Chi phí NVLTT Chi phí NCTT Chi phí SXC
7.40% 69.36% 23.24% 7.97% 76.77% 15.26% 9.53% 77.03% 13.44% 2012 2013 2014 - 1,000,000,000 2,000,000,000 3,000,000,000 4,000,000,000 5,000,000,000 6,000,000,000 7,000,000,000 2012 2013 2014 Nguyên vật liệu chính Nguyên vật liệu phụ
55
Qua Biểu đồ 2.2 ở trên có thể thấy chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty liên tục tăng qua các năm, năm 2013 tăng gần 4% so với năm 2012, đặc biệt năm 2014 tăng hơn 22% so với năm 2013, nhất là chi phí nguyên vật liệu chính. Trong khi đó, theo Bảng 2.1 về tính hình sản xuất kinh doanh của Công ty ở trên thì số lượng giao hàng đang giảm qua các năm.
Để thấy rõ nguyên nhân biến động chi phí nguyên vật liệu qua các năm gần đây, tiến hành phân tích biến động về lượng sự dụng nguyên vật liệu và đơn giá của nguyên vật liệu cụ thể cho kết quả như sau:
Bảng 2.3 : Phân tích chênh lệch số lượng sử dụng của một số NVL chính 2013-2014
Tên vật tư ĐVT SỐ LƯỢNG TỶ LỆ
2014/2013 (%) 2013 2014 Cao lanh tấn 122.4 153 125 Tràng thạch tấn 84 101 120 Đất sét tấn 13 30 231 Mảnh thuỷ tinh kg 25,017 90,094 360 Nátri silicat tấn 3.75 2.02 54 Đá vôi kg 2,500 4,000 160 Cát tấn 40 42 105 Vàng bạc kg 8.45 10.5 124 Màu vẽ kg 3,830.5 2,947.5 77
Nguồn: Phòng Kế toán cung cấp
Bảng 2.4 : Phân tích chênh lệch đơn giá bình quân của một số NVL chính 2013-2014
Tên vật tư ĐVT ĐƠN GIÁ BÌNH QUÂN TỶ LỆ
2014/2013 (%) 2013 2014 Cao lanh Đồng/tấn 2,500,000 2,500,000 100 Tràng thạch Đồng/tấn 3,500,000 3,500,000 100 Đất sét Đồng/tấn 1,200,000 1,200,000 100 Mảnh thuỷ tinh Đồng/kg 1,577 2,255 143 Nátri silicat Đồng/tấn 3,600,000 3,600,000 100 Đá vôi Đồng/kg 1,400 1,100 79
56
Cát Đồng/tấn 560,000 620,000 111
Vàng bạc Đồng/kg 190,188,432 195,105,313 103
Màu vẽ Đồng/kg 481,917 540,172 112
Nguồn: Bộ phận vật tư cung cấp
Qua bảng phân tích chênh lệch số lượng đã sử dụng và Bảng phân tích chênh lệch đơn giá bình quân của một số nguyên vật liệu chính trong hai năm năm 2013- 2014 cho thấy, phần lớn chi phí phí nguyên vật liệu chính năm 2014 đều tăng so với năm 2013 là do số lượng sử dụng nguyên vật liệu năm 2014 tăng so với năm 2013, đặc biệt là chi phí mảnh thủy tinh tăng gấp 3,6 lần, chi phí đất sét tăng gấp 2,3 lần….
2.2.2.2 Phân tích biến động của chi phí nhân công trực tiếp
Biểu đồ 2.3: Số lượng lao động bình quân (2012 - 2014)
0 200 400 600 800 1000 1200 1400 1600 1800 2000 T01 T02 T03 T04 T05 T06 T07 T08 T09 T10 T11 T12 2012 2013 2014
57
Biểu đồ 2.4: Chi phí lương bình quân một tháng (2012 - 2014)
Do số lượng đặt hàng giảm nên nhu cầu lao động trực tiếp của Công ty cũng giảm như Biểu đồ 2.3. Tuy nhiên, qua Biểu đồ 2.4, chi phí lương bình quân tháng từ 2012 -2014, có thể thấy hằng năm chi phí lương của Công ty vẫn tăng bình quân 10%.
2.2.2.3 Phân tích biến động của chi phí sản xuất chung
Như thể hiện ở Biểu đồ 2.1 có thể thấy chi phí sản xuất chung từ 2012-2014 đang có xu hướng giảm. Tuy nhiên, nguyên nhân thực tế không phải là Công ty đã quản lý tốt, làm chi phí sản xuất chung giảm mà do chi phí khấu hao giảm vì một loạt máy móc thiết bị Công ty mua sắm trước đây đã tới thời điểm khâu hao hết, trong khi các khoản mục chi phí sản xuất chung khác thì không có biến động lớn.
0 1,000,000 2,000,000 3,000,000 4,000,000 5,000,000 6,000,000 T01 T02 T03 T04 T05 T06 T07 T08 T09 T10 T11 T12 2012 2013 2014
58
Biểu đồ 2.5: Cơ cấu chi phí sản xuất chung 2012-2014
Từ Biểu đồ 2.5 có thể thấy, để hiểu rõ vấn đề chi phí sản xuất chung hai năm 2013 và 2014 giảm so với năm 2012 là do đâu, Công ty cần phải phân tích cụ thể từng yếu tố chi phí để thấy được nguyên nhân thực sự của vấn đề, để từ đó đưa ra các quyết định phù hợp và chính xác.
2.2.3 Thực trạng quản lý chi phí sản xuất và tình hình lãng phí chi phí sản xuất tại Công ty xuất tại Công ty
2.2.3.1 Thực trạng quản lý chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Quy trình sản xuất để hoàn thành sản phẩm trải qua rất nhiều giai đoạn khác nhau, mỗi giai đoạn của sản phẩm lại cần những loại nguyên vật liệu khác nhau. Do đó nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng và phức tạp.
Vấn đề quản lý chi phí nguyên vật liệu tại Công ty luôn là vấn đề được quan tâm của ban lãnh đạo. Việc quản lý này được bắt đầu từ khi khách hàng đặt đơn hàng cho tới khi sản phẩm được giao.
Khi hợp đồng được ký kết với khách hàng, Phòng kế hoạch sản xuất sẽ lập bảng kế hoạch gửi tới các bộ phận sản xuất với đầy đủ thông tin: số lượng sản phẩm, ngày giao, các yêu cầu kỹ thuật, sản phẩm mẫu khách hàng đã duyệt…. Phòng kỹ thuật sẽ dựa vào các thông tin trên đơn hàng và yêu cầu của khách hàng
- 5.00 10.00 15.00 20.00 25.00 30.00 Khấu hao CCDC sản xuất Nhân viên
phân xưởng mua ngoàiDịch vụ
Vật tư sản xuất Chi phí khác 29.13 13.20 24.16 15.39 10.74 7.38 18.45 15.57 28.38 17.26 12.15 8.19 16.62 16.21 29.72 18.34 10.49 8.62 2012 2013 2014
59
về chất lượng sản phẩm để xác định thành phần nguyên vât liệu và tính toán định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm. (Phụ lục 5: Bảng tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn hàng).
Dựa vào thông tin đã tính toán, Phòng kỹ thuật sẽ lập “Phiếu đề nghị vật tư” bao gồm thông tin: tên nguyên vật liệu, số lượng, ký hiệu đơn hàng ( nguyên vật liệu dùng cho đơn hàng nào), “ Phiếu đề nghị vật tư ” này phải được Phó giám đốc sản xuất ký duyệt mới hợp lệ, sau đó Phòng vật tư sẽ tiếp nhận “Phiếu đề nghị vật tư”, đối chiếu với bảng kế hoạch đã được Phòng kế hoạch sản xuất chuyển tới, để xác định lại thông tin mã đơn hàng, thông tin chính xác thì tiến hành liên hệ với nhà cung cấp để đặt mua.
Nguyên vật liệu khi được nhà cung cấp chuyển tới, thủ kho sẽ đối chiếu số lượng thực tế với số lượng trên hóa đơn và “Phiếu đề nghị vật tư” của Phòng vật tư