45
Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức Công ty 2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc: Là đại diện pháp nhân của Công ty, điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty theo kế hoạch. Có trách nhiệm quản lý, lãnh đạo trực tiếp bộ máy quản lý của toàn Công ty.
- Phó giám đốc: Là những người giúp Giám đốc trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quản lý nhân sự,…Phó giám đốc sản xuất thì thường xuyên theo dõi tiến độ sản xuất của các phân xưởng và các công tác có liên quan đến sản xuất để xử lý. Phó giám đốc nhân sự phụ trách công tác tuyển dụng, đào tạo và các chế độ cho người lao động. Giám đốc Phó Giám đốc sản xuất Phó Giám đốc nhân sự Phòng Kế toán Phòng Kế
hoạch sản xuất Phòng Vật tư
Phòng Tổ chức lao động Tổ Cơ điện Phòng Mẫu Phòng Màu Phòng Sản xuất decal Phòng Kỹ thuật Tổ Lò nung Tổ Kiểm hàng Các Phân xưởng sản xuất
Phân xưởng tạo Khuôn hình sản
phẩm
Phân xưởng tạo Phôi sản phẩm
Phân xưởng Tô màu
46
- Phòng Kế toán: có chức năng thực hiện và tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán, huy động vốn, các chế độ chính sách về tài chính theo quy định của nhà nước cũng như quy định của Công ty.
- Phòng Kế hoạch sản xuất: Có chức năng tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch thực hiện, theo dõi tiến độ sản xuất của các bộ phận để đảm bảo thời gian giao hàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Phòng Tổ chức lao động: Có chức năng tuyển dụng, đào tạo nguồn lao động theo yêu cầu của sản xuất. Đồng thời chịu trách nhiệm về các chế độ phục lợi cho người lao động theo yêu cầu của nhà nước và Công ty.
- Phòng Vật tư: Có chức năng tiếp nhận đề nghị vật tư của các bộ phận, đáp ứng vật tư đầy đủ kịp thời cho các bộ phận sản xuất. Đồng thời quản lý việc sử dụng vật tư của các bộ phận.
- Phòng Mẫu: có chức năng sản xuất các sản phẩm làm mẫu theo yêu cầu của khách hàng, để giới thiệu với khách hàng, nếu khách hàng đồng ý chất lượng của những sản phẩm chào hàng này thì có khả năng sẽ đặt hàng với số lượng lớn.
- Phòng Màu: Có chức năng nghiên cứu về màu sắc của các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, từ đó chế biến ra màu để các phân xưởng tô màu phù hợp lên sản phẩm.
- Phòng Sản xuất decal: Có chức năng nghiên cứu các kiểu chữ trên sản phẩm theo yêu cầu của khách, từ đó sản xuất ra Decal để các phân xưởng dán lên sản phẩm cho phù hợp.
- Phòng Kỹ thuật: Có chức năng nghiên cứu các thành phần nguyên liệu để tạo nên sản phẩm, đưa ra các yêu cầu về kỹ thuật và hướng dẫn các bộ phận sản xuất thực hiện đúng các yêu cầu kỹ thuật. Giải quyết các phát sinh trong quá trình sản xuất liên quan đến kỹ thuật.
- Tổ Cơ điện: Có chức năng lắp đặt, quản lý hệ thống máy móc thiết bị, điện nước cho toàn Công ty.
- Bộ phận Lò nung: Có chức năng nung sản phẩm, tùy theo giai đoạn mà chọn nhiệt độ, thời gian nung hàng và kích cỡ lò nung cho phù hợp.
47
- Bộ phận Kiểm phẩm: Có chức năng kiểm các sản phẩm đã thực hiện xong so với sản phẩm mẫu mà khách hàng đã duyệt có đạt yêu cầu không. Đồng thời phân loại các sản phẩm không đạt yêu cầu, trả về các phân xưởng để khắc phục.
- Các phân xưởng sản xuất: Có chức năng thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo từng giai đoạn sản phẩm đã được giao. (phân xưởng tạo phôi, phân xưởng tô màu)
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty
Thống kê số lượng đặt hàng và doanh thu theo thị trường khách hàng qua hai năm 2013 và 2014 theo Bảng 2.1 cho thấy, năm 2014 doanh thu và số lượng giảm so với năm 2013. Thị trường Hà Lan đang tăng mạnh về số lượng đặt hàng, tuy nhiên doanh thu thu được từ thị trường này không cao. Nhưng đang có sự sụt giảm nghiêm trọng cả về số lượng đặt hàng và doanh thu từ hai thị trường khách hàng quan trọng là thị trường Pháp và Anh.
Bảng 2.1 : Số lượng đặt hàng và doanh thu theo thị trường (2013-2014) KHÁCH
HÀNG
2013 2014
SỐ LƯỢNG DOANH THU SỐ LƯỢNG DOANH THU
PHÁP 28,667,884 92,907,883,448 22,217,221 80,340,140,496 HÀ LAN 995,400 1,198,648,000 5,358,534 9,920,196,762 ANH 3,341,131 9,543,920,940 1,152,180 3,358,530,000 VIỆT NAM 153,000 933,300,000 193,000 1,177,300,000 NHẬT BẢN 8,640 91,584,000 3,060 20,185,200 TỔNG 33,166,055 104,675,336,388 28,923,995 94,816,352,458
Nguồn: Phòng kế toán Công ty
2.1.4 Quy trình sản xuất của Công ty
Các mặt hàng của Công ty do rất đa dạng về hình thức, kiểu dáng, màu sắc… nên quy trình chi tiết của từng mặt hàng rất phức tạp. Nhưng nhìn chung, các sản phẩm tuân theo quy trình với các công đoạn sản xuất như sau:
48
Sau khi khách hàng gửi tranh ảnh và những yêu cầu kỹ thuật về sản phẩm, bộ phận định hình sản phẩm sẽ phân tích và thiết kế Khuôn theo đúng yêu cầu của khách hàng ( hình dáng, kích thước..)
Công đoạn 2: Tạo phôi sản phẩm
Khuôn sau khi hoàn thành sẽ được kiểm tra, những Khuôn đạt yêu cầu được chuyển tới bộ phận tạo phôi. Bộ phận tạo phôi rót dung dịch nguyên liệu ( cao lanh, đất sét…) đã được xử lý theo công thức vào Khuôn để tạo ra Phôi của sản phẩm. Đợi dung dịch đã đông lại, Khuôn sẽ được tháo ra để lấy Phôi. Phôi này sẽ được đưa tới Lò sấy và nung lần đầu ( thời gian tùy theo từng mẫu). Sau khi nung, Phôi
sẽ được bộ phận Kiểm phôi kiểm tra xem đã đạt yêu cầu chưa, Phôi đạt sẽ được phát tới cho công nhân tô màu để hoàn thiện tiếp sản phẩm.
Công đoạn 3: Tô màu cho sản phẩm
Tùy vào yêu cầu mẫu mã của khách hàng về màu sắc, Phòng Màu sẽ nghiên cứu những loại màu phù hợp dùng cho sản phẩm.
Công nhân sẽ lấy Phôi từ Kho phôi theo cùng mặt hàng với số lượng được quy định và sẽ tô màu theo đúng hướng dẫn của tổ trưởng và các nhân viên kỹ thuật.
Nhân viên kỹ thuật cùng tổ trưởng sẽ hướng dẫn công nhân tô màu thích hợp lên Phôi.
Công đoạn 4: Nung phôi hàng
Sau khi công nhân tô màu hoàn thành, hàng sẽ được tập trung về khu vực Lò để nung lần 2, tùy theo từng sản phẩm sẽ có cách nung hàng với nhiệt độ khác nhau. Kết thúc quá trình nung, sản phẩm sẽ được chuyển tới khu vực Kiểm hàng để kiểm tra xem sản phẩm đã đạt yêu cầu chưa.
Công đoạn 5: Kiểm hàng và đóng gói
Sản phẩm sau khi chuyển về khu vực kiểm hàng, các công nhân ở đây sẽ dựa vào sản phẩm mẫu mà khách hàng đã duyệt trước đó (do Phòng Mẫu gửi trước) để kiểm tra xem sản phẩm đó đã đạt yêu cầu chưa, sản phẩm đạt yêu cầu sẽ được đóng gói và xuất giao cho khách hàng.
49
Công đoạn 6: Dán chữ lên sản phẩm (nếu có)
Đối với những sản phẩm ngoài màu sắc còn có chữ trên sản phẩm thì sau khi hàng được bộ phận Kiểm hàng kiểm tra màu sắc đạt yêu cầu, sẽ đưa tới công nhân dán decal lên trên bề mặt của sản phẩm (chữ decal này được cung cấp bởi bộ phận Sản xuất decal trong công ty nghiên cứu theo yêu cầu của khách hàng). Sau khi công nhân hoàn thiện việc dán decal, hàng sẽ được đưa lại khu vực Lò để nung lần ba. Hàng nung xong sẽ đưa trở về khu vực Kiểm hàng để kiểm tra xem decal đạt yêu cầu chưa và tổ chức đóng gói sản phẩm và xuất hàng giao cho khách hàng.
2.1.5 Hệ thống kế toán của Công ty 2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ phận kế toán 2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ phận kế toán
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ phận kế toán 2.1.5.2 Vai trò và chức năng
- Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) và tình hình sử dụng kinh phí (nếu có) của đơn vị.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương Kế toán ngân hàng Kế toán kho Kế toán vật tư
50
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm phát luật về tài chính, kế toán.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động SXKD, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụcông tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế.
2.1.5.3 Hệ thống kế toán quản trị tại Công ty
- Nếu như công tác kế toán tài chính rất được Công ty chú trọng, có nhiều nhân viên đảm nhiệm những lĩnh vực cụ thể đã đáp ứng được yêu cầu và quy định đới với Công ty cũng như các cơ quan chức năng, thì công tác kế toán quản trị tại Công ty chưa được phân định rõ ràng, chưa có nhân viên nào phụ trách chuyên về mảng kế toán quản trị.
- Chi phí sản xuất tại Công ty được phân loại theo mục đích, công dụng của chi phí chủ yếu phục vụ kế toán tài chính chưa sử dụng các cách phân loại phục vụ cho kế toán quản trị.
- Về chứng từ: Công ty chỉ sử dụng các chứng từ mang tính bắt buộc chứ chưa thiết kế các chứng từ phù hợp với kế toán quản trị.
- Về tài khoản: Công ty chỉ mở chi tiết tài khoản đến TK cấp 2, 3. Các tài khoản chi tiết này chưa phù hợp với việc phân tích chi phí theo định phí, biến phí từ đó phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và định mức.
- Về việc lập các báo cáo quản trị: các báo cáo được lập hầu hết là các báo cáo kế toán tài chính phục vụ cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp còn việc lập các báo cáo kế toán quản trị còn ít và sơ sài.
- Về việc phân tích chi phí phục vụ việc ra quyết định kinh doanh: việc phân tích chi phí chưa được quan tâm và chưa thực sự giúp các nhà quản lý trong việc ra các quyết định kinh doanh kịp thời và có hiệu quả.
51
2.2 THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH GỐM SỨ KIM TRÚC SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH GỐM SỨ KIM TRÚC
2.2.1 Đặc điểm các loại chi phí sản xuất tại Công ty
Chi phí sản xuất của Công ty được phân loại theo khoản mục, bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
2.2.1.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ.
Để tạo nên một sản phẩm hoàn chỉnh thì các thành phần nguyên vật liệu rất đa dạng và phức tạp. Trong đó nguyên vật liệu chính sẽ bao gồm: Cao lanh, đất sét, mảnh thủy tinh, nhũ vàng in, nhũ vàng vẽ, nhũ bạc in, nhũ bạc vẽ, màu vẽ, men, xà cừ…Nguyên vật liệu phụ bao gồm: Thạch cao, silicon, giấy in decal, keo phủ, màng trắng…
Việc định mức số lượng nguyên vật liệu và xác định các thành phần nguyên vật liệu cần thiết cho sản phẩm sẽ được Phòng kỹ thuật tính toán dựa trên yêu cầu của khách hàng theo từng loại sản phẩm. Sau khi định mức vật liệu cho từng loại sản phẩm, Phòng kỹ thuật sẽ tính toán số lượng và các thành phần nguyên liệu cần thiết theo các đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó đề nghị Phòng vật tư mua nguyên vật liệu kịp thời để sản xuất theo đúng kế hoạch.
2.2.1.2 Chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công nhân trực tiếp bao gồm chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương theo quy định nhà nước của các bộ phận trực tiếp sản xuất.
- Việc xác định chi phí lương của công nhân trực tiếp sản xuất có hai hình thức, tùy vào bộ phận với tính chất công việc khác nhau sẽ có cách tính lương khác nhau. Trên thực tế tùy theo tính chất công việc, trình độ tay nghề, thâm niên công tác của công nhân hoặc đơn giá của các sản phẩm khác nhau nên việc tính lương cho các công nhân rất phức tạp, nhưng nhìn chung có thể khái quát lương thực tế của công nhân như sau:
52
Đối với những bộ phận có công việc không đánh giá theo số lượng thì Công ty áp dụng tính lương theo thời gian. (Công nhân kiểm phẩm, tạo màu, trộn nguyên liệu…)
Tiền lương thực tế = Mức lương ngày * số ngày công
Hình thức 2: tính lương theo sản phẩm
Tiền lương thực tế = Đơn giá tiền lương sản phẩm * Số lượng sản phẩm
- Đối với trường hợp hàng sản xuất quá nhiều cần yêu cầu công nhân sản xuất tăng ca thì tiền lương tăng ca sẽ được tính theo đúng yêu cầu của nhà nước, tức là:
Hình thức 1: tính lương theo thời gian
Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả x 150% hoặc 200% hoặc 300% x Số giờ làm thêm
Hình thức 2: tính lương theo sản phẩm
Tiền lương làm thêm giờ = Đơn giá tiền lương sản phẩm x Số lượng làm thêm x 150% hoặc 200% hoặc 300%
Vào ngày thường, ít nhất bằng 150%
Vào ngày nghỉ hằng tuần, ít nhất bằng 200%
Vào ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có hưởng lương, ít nhất bằng 300% - Việc xác định các khoản trích bảo hiểm của công nhân trực tiếp sản xuất được áp dụng theo quy định của nhà nước, cụ thể như sau:
Bảng 2.2: Tỷ lệ các khoản bảo hiểm trích theo lương Các khoản trích theo
lương
Đối với Công ty ( tính vào chi phí %)
Đối với người lao động (trừ vào lương %)
Bảo hiểm xã hội 18 8
Bảo hiểm y tế 3 1.5
Bảo hiểm thất nghiệp 1 1
Kinh phí công đoàn 2
53
Tùy vào bậc tay nghề hay môi trường làm việc có độc hại hay không mà Công ty sẽ có thang bảng lương để trích các khoản bảo hiểm vào chi phí sản xuất cũng như trừ vào lương của người lao động phù hợp.
Cuối mỗi tháng, bộ phận kế toán sẽ tổng hợp chi phí lương và các khoản trích theo lương để đưa vào chi phí nhân công trực tiếp.
2.2.1.3 Chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là chi phí phát sinh cho các bộ phận sản xuất ngoại trừ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Nó bao gồm các khoản chi phí của nhân viên quản lý phân xưởng, nhân viên các bộ phận phục vụ sản xuất, chi phí công cụ dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định của bộ phận sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngoài khác….
- Đối với chi phí của nhân viên quản lý phân xưởng và các bộ phận phục vụ sản xuất khác sẽ bao gồm chi phí lương và các khoản trích theo lương, được tính toán như đã trình bày ở mục Chi phí nhân công trực tiếp.
- Đối với công cụ dụng cụ sản xuất được xuất dùng chung cho phân xưởng và phân bổ vào chi phí sản xuất chung theo quy định.
- Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định cũng sẽ được kế toán trích lập hàng tháng theo quy định của nhà nước. Hiện tại Công ty đang sử dụng phương