Quy trình sản xuất để hoàn thành sản phẩm trải qua rất nhiều giai đoạn khác nhau, mỗi giai đoạn của sản phẩm lại cần những loại nguyên vật liệu khác nhau. Do đó nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng và phức tạp.
Vấn đề quản lý chi phí nguyên vật liệu tại Công ty luôn là vấn đề được quan tâm của ban lãnh đạo. Việc quản lý này được bắt đầu từ khi khách hàng đặt đơn hàng cho tới khi sản phẩm được giao.
Khi hợp đồng được ký kết với khách hàng, Phòng kế hoạch sản xuất sẽ lập bảng kế hoạch gửi tới các bộ phận sản xuất với đầy đủ thông tin: số lượng sản phẩm, ngày giao, các yêu cầu kỹ thuật, sản phẩm mẫu khách hàng đã duyệt…. Phòng kỹ thuật sẽ dựa vào các thông tin trên đơn hàng và yêu cầu của khách hàng
- 5.00 10.00 15.00 20.00 25.00 30.00 Khấu hao CCDC sản xuất Nhân viên
phân xưởng mua ngoàiDịch vụ
Vật tư sản xuất Chi phí khác 29.13 13.20 24.16 15.39 10.74 7.38 18.45 15.57 28.38 17.26 12.15 8.19 16.62 16.21 29.72 18.34 10.49 8.62 2012 2013 2014
59
về chất lượng sản phẩm để xác định thành phần nguyên vât liệu và tính toán định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm. (Phụ lục 5: Bảng tính định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn hàng).
Dựa vào thông tin đã tính toán, Phòng kỹ thuật sẽ lập “Phiếu đề nghị vật tư” bao gồm thông tin: tên nguyên vật liệu, số lượng, ký hiệu đơn hàng ( nguyên vật liệu dùng cho đơn hàng nào), “ Phiếu đề nghị vật tư ” này phải được Phó giám đốc sản xuất ký duyệt mới hợp lệ, sau đó Phòng vật tư sẽ tiếp nhận “Phiếu đề nghị vật tư”, đối chiếu với bảng kế hoạch đã được Phòng kế hoạch sản xuất chuyển tới, để xác định lại thông tin mã đơn hàng, thông tin chính xác thì tiến hành liên hệ với nhà cung cấp để đặt mua.
Nguyên vật liệu khi được nhà cung cấp chuyển tới, thủ kho sẽ đối chiếu số lượng thực tế với số lượng trên hóa đơn và “Phiếu đề nghị vật tư” của Phòng vật tư chuyển tới để lập “Phiếu nhập kho”, liên 2 của “Phiếu nhập kho” sẽ gửi về Phòng kế toán để làm cơ sở ghi vào sổ sách.
Sau khi nguyên vật liệu về nhập kho, các bộ phận làm giấy đề nghị xuất vật tư trình lên Phó giám đốc sản xuất ký duyệt để lấy nguyên vật liệu sử dụng. Thủ kho lập phiếu xuất và nhập vào hệ thống quản lý tồn kho để theo dõi theo từng đơn hàng (đơn hàng đã được Phòng kế hoạch nhập vào hệ thống), đồng thời chuyển giấy đề nghị xuất vật tư và phiếu xuất kho về Phòng kế toán để theo dõi.
Phòng kế toán sẽ kiểm tra lại các chứng từ và phản ánh vào sổ sách kế toán. Cuối mỗi tháng, kế toán kho tiến hành tổng hợp từng loại nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. So sánh với bảng tính định mức nguyên vật liệu cho các đơn hàng của Phòng kỹ thuật theo từng tháng. Nếu phát sinh chênh lệch sẽ kịp thời tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra hướng giải quyết. Tuy nhiên do thời gian thực hiện của các đơn hàng rất khác nhau và các đơn hàng thực hiên đan xen với nhau, có những đơn hàng khách hàng yêu cầu trong thời gian ngắn phải giao hàng, nhưng cũng có đơn hàng thời gian thực hiên rất dài, do đó việc theo dõi chi phí nguyên vật liệu theo đơn hàng này rất phức tạp.
60
Trong quá trình sản xuất, các bộ phận sử dụng nguyên vật liệu phải tuân thủ theo đúng quy định để đảm bảo việc sử dụng nguyên liệu hiệu quả nhất. Không được phép dùng nguyên vật liệu sai mục đích hoặc tự ý sử dụng mà chưa được phê duyệt.
Cuối năm, Công ty sẽ tiến hành kiểm kê toàn bộ nguyên vật liệu cũng như các vật tư, tài sản… để xác định tồn kho cuối kỳ.