1.3.3.1 Chi phí định mức (Standard costing)
Chi phí định mức là một phương pháp tính toán chi phí mà đo lường hiệu suất hoặc một hoạt động bằng cách so sánh chi phí thực tế với chi phí định mức, phân tích phương sai (độ lệch) và báo cáo phương sai để điều tra và có hành động thích hợp. Theo CIMA chi phí định mức là "'chi phí đơn vị theo kế hoạch của sản phẩm, thành phần hoặc dịch vụ sản xuất trong kỳ. Các chi phí định mức có thể được
41
xác định trên một số cơ sở. Tác dụng chính của chi phí giữa các ý kiến trong hoạt động đo lường, điều khiển, định giá cổ phiếu trong việc thiết lập giá bán. ". CIMA – (Chartered Institute of Management Accountants) – Hiệp hội kế toán quản trị công chứng Anh Quốc
Phương pháp chi phí định mức nhằm mục đích cung cấp thông tin chi phí liên quan đến việc kiểm soát chi phí, cung cấp tiện lợi và nhanh gọn để tính chi phí sản xuất, chuẩn bị ngân sách kinh doanh, giá cả sả phẩm, và đo lường hiệu quả hoạt động của bộ phận quản lý.
Tuy nhiên một số học giả cho rằng phương pháp chi phí định mức không còn phù hợp trong ngày nay, việc sử dụng nó, có khả năng gây ra các hành vi không phù hợp với mục tiêu chiến lược sản xuất mà các công ty cần phải đạt được để tồn tại và phát triển thịnh vượng trong môi trường kinh tế cạnh tranh khốc liệt, và họ đã gợi ý rằng các doanh nghiệp nên từ bỏ phương pháp này. Drury (2008) nói rằng tính hữu ích của chi phí định mức trong một môi trường kinh doanh hiện đại đã được đặt câu hỏi vì cấu trúc chi phí thay đổi, không thống nhất với phương pháp tiếp cận quản lý hiện đại, nó quá nhấn mạnh tầm quan trọng của lao động trực tiếp, và sự chậm trễ trong việc báo cáo phản hồi.
1.3.3.2 So sánh Kaizen Costing với Chi phí định mức
Đã có một số tác giả so sánh Chi phí định mức với Kaizen Costing để giảm chi phí. Các nghiên cứu cho thấy nhiều sự khác biệt giữa hệ thống Kaizen Costing và hệ thống Chi phí định mức. Monden (1995) giải thích sự khác biệt giữa một hệ thống Chi phí định mức và Kaizen Costing được trình bày trong bảng sau.
Bảng 1.2 : So sánh Kaizen Costing và Chi phí định mức
Tiêu chí Kaizen Costing Chi phí định mức
Khái niệm - Hệ thống giảm chi phí. - Hệ thống kiểm soát chi phí.
Mục tiêu
- Mục tiêu của nó là cải tiến liên tục trong sản xuất hoặc để giảm chi phí thấp hơn so với chi phí định mức.
- Mục tiêu của nó là để ổn định điều kiện sản xuất không thay đổi.
42
Yêu cầu thực
hiện
- Phân tích chi phí liên quan đến việc không đúng mục tiêu Kaizen Costing và chi phí thực tế.
- Phân tích chi phí liên quan đến các khoản chi phí không đúng định mức và chi phí thực tế.
- Điều tra và đáp ứng khi các khoản chi phí mục tiêu không đạt được.
- Kiểm tra độ lệch chi phí khi các tiêu chuẩn không đạt được.
Thời gian thực hiện
- Đặt ra mục tiêu giảm chi phí mỗi tháng thông qua hoạt động liên tục để đạt được mục tiêu lợi nhuận hoặc giảm bớt khoảng cách giữa chi phí mục tiêu và chi phí thực tế.
- Các thủ tục của hệ thống chi phí định mức này được thiết lập một hoặc hai lần mỗi năm.
Mức độ hoạt động
- Tiến hành các hoạt động kaizen trong cả năm hoạt động
- Không có hoạt động đặc biệt nào được thực hiện để hoàn thành chi phí.
Người thực hiện
- Người lao động là gần nhất để xử lý và biết rõ nhất.
- Các nhà quản lý và kỹ sư xây dựng tiêu chuẩn vì họ có chuyên môn kỹ thuật.
43
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 của luận văn, tác giả đã trình bày một số quan điểm của các nhà nghiên cứu trên thế giời về Hệ thống Kaizen Costing, thông qua việc trình bày chi tiết các cách thực hiện để áp dụng hệ thống Kaizen Costing vào thực tế và các quan điểm so sánh hệ thống Kaizen Costing với các hệ thống chi phí khác như: Chi phí mục tiêu, Chi phí định mức. Với rất nhiều ưu điểm, thực tế cho thấy hệ thống Kaizen Costing đã được vận dụng thành công ở rất nhiều quốc gia và được xem là hệ thống rất phù hợp với các Công ty có quy mô vốn nhỏ.
Từ những lý thuyết này, tác giả sẽ có cơ sở lý luận vững chắc về hệ thống Kaizen Costing làm nền tảng cho việc vận dụng hệ thống chi phí này vào thực tế Công ty, sẽ được tác giả trình bày trong Chương 3.
44
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH GỐM SỨ KIM TRÚC
2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH GỐM SỨ KIM TRÚC
Tên đầy đủ: Công ty TNHH Khoa Học Kỹ Thuật Và Sản Xuất Gốm Sứ Kim Trúc
Tên giao dịch: KIMTRUC CERAMICS CO.,LTD
Trụ sở Công ty: Lô IV, đường CN3, Khu Công Nghiệp Tân Bình, Phường Tây Thạnh, Quận Tân Phú, TP. Hồ Chí Minh.
Số điện thoại: 08 381 52218 Fax: 08 381 52220
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty
Công ty TNHH Khoa Học Kỹ Thuật Và Sản Xuất Gốm Sứ Kim Trúc là công ty TNHH hai thành viên. Công ty được thành lập theo giấy phép số 307/GP/TLDN do UBND TP. Hồ Chí Minh cấp ngày 03/02/1999.
Với tổng vốn điều lệ: 10.000.000.000 VNĐ ( Mười tỷ đồng). Công ty được sáng lập bởi bà Nguyễn Kim Trúc, hiện là giám đốc Công ty. Xuất thân là Một giảng viên ngành công nghệ hóa của Trường Đại Học Bách Khoa TP. Hồ Chí Minh, khi sang pháp công tác Bà đã thấy được cơ hội phát triển mặt hàng sản xuất gốm sứ từ thị trường này. Với trình độ chuyên môn cao cùng với tiềm năng từ lĩnh vực này, Bà đã thành lập nên Công ty, trải qua hơn mười lăm năm xây dựng và phát triển. Công ty đã trở thành một trong những nhà cung cấp lớn và quan trọng với các khách hàng tại thị trường Pháp, không những thế còn phát triển sang thị trường các nước khác như : Anh, Nhật, Hà Lan, Tây Ban Nha.
Năm 2008 Công ty đã vinh dự nhận được chứng chỉ bằng sáng chế “Bi thuỷ tinh có tượng sứ bên trong” do Bộ Khoa Học – Công Nghệ cấp.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
45
Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức Công ty 2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
- Giám đốc: Là đại diện pháp nhân của Công ty, điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty theo kế hoạch. Có trách nhiệm quản lý, lãnh đạo trực tiếp bộ máy quản lý của toàn Công ty.
- Phó giám đốc: Là những người giúp Giám đốc trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quản lý nhân sự,…Phó giám đốc sản xuất thì thường xuyên theo dõi tiến độ sản xuất của các phân xưởng và các công tác có liên quan đến sản xuất để xử lý. Phó giám đốc nhân sự phụ trách công tác tuyển dụng, đào tạo và các chế độ cho người lao động. Giám đốc Phó Giám đốc sản xuất Phó Giám đốc nhân sự Phòng Kế toán Phòng Kế
hoạch sản xuất Phòng Vật tư
Phòng Tổ chức lao động Tổ Cơ điện Phòng Mẫu Phòng Màu Phòng Sản xuất decal Phòng Kỹ thuật Tổ Lò nung Tổ Kiểm hàng Các Phân xưởng sản xuất
Phân xưởng tạo Khuôn hình sản
phẩm
Phân xưởng tạo Phôi sản phẩm
Phân xưởng Tô màu
46
- Phòng Kế toán: có chức năng thực hiện và tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán, huy động vốn, các chế độ chính sách về tài chính theo quy định của nhà nước cũng như quy định của Công ty.
- Phòng Kế hoạch sản xuất: Có chức năng tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch thực hiện, theo dõi tiến độ sản xuất của các bộ phận để đảm bảo thời gian giao hàng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
- Phòng Tổ chức lao động: Có chức năng tuyển dụng, đào tạo nguồn lao động theo yêu cầu của sản xuất. Đồng thời chịu trách nhiệm về các chế độ phục lợi cho người lao động theo yêu cầu của nhà nước và Công ty.
- Phòng Vật tư: Có chức năng tiếp nhận đề nghị vật tư của các bộ phận, đáp ứng vật tư đầy đủ kịp thời cho các bộ phận sản xuất. Đồng thời quản lý việc sử dụng vật tư của các bộ phận.
- Phòng Mẫu: có chức năng sản xuất các sản phẩm làm mẫu theo yêu cầu của khách hàng, để giới thiệu với khách hàng, nếu khách hàng đồng ý chất lượng của những sản phẩm chào hàng này thì có khả năng sẽ đặt hàng với số lượng lớn.
- Phòng Màu: Có chức năng nghiên cứu về màu sắc của các sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, từ đó chế biến ra màu để các phân xưởng tô màu phù hợp lên sản phẩm.
- Phòng Sản xuất decal: Có chức năng nghiên cứu các kiểu chữ trên sản phẩm theo yêu cầu của khách, từ đó sản xuất ra Decal để các phân xưởng dán lên sản phẩm cho phù hợp.
- Phòng Kỹ thuật: Có chức năng nghiên cứu các thành phần nguyên liệu để tạo nên sản phẩm, đưa ra các yêu cầu về kỹ thuật và hướng dẫn các bộ phận sản xuất thực hiện đúng các yêu cầu kỹ thuật. Giải quyết các phát sinh trong quá trình sản xuất liên quan đến kỹ thuật.
- Tổ Cơ điện: Có chức năng lắp đặt, quản lý hệ thống máy móc thiết bị, điện nước cho toàn Công ty.
- Bộ phận Lò nung: Có chức năng nung sản phẩm, tùy theo giai đoạn mà chọn nhiệt độ, thời gian nung hàng và kích cỡ lò nung cho phù hợp.
47
- Bộ phận Kiểm phẩm: Có chức năng kiểm các sản phẩm đã thực hiện xong so với sản phẩm mẫu mà khách hàng đã duyệt có đạt yêu cầu không. Đồng thời phân loại các sản phẩm không đạt yêu cầu, trả về các phân xưởng để khắc phục.
- Các phân xưởng sản xuất: Có chức năng thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh theo từng giai đoạn sản phẩm đã được giao. (phân xưởng tạo phôi, phân xưởng tô màu)
2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty
Thống kê số lượng đặt hàng và doanh thu theo thị trường khách hàng qua hai năm 2013 và 2014 theo Bảng 2.1 cho thấy, năm 2014 doanh thu và số lượng giảm so với năm 2013. Thị trường Hà Lan đang tăng mạnh về số lượng đặt hàng, tuy nhiên doanh thu thu được từ thị trường này không cao. Nhưng đang có sự sụt giảm nghiêm trọng cả về số lượng đặt hàng và doanh thu từ hai thị trường khách hàng quan trọng là thị trường Pháp và Anh.
Bảng 2.1 : Số lượng đặt hàng và doanh thu theo thị trường (2013-2014) KHÁCH
HÀNG
2013 2014
SỐ LƯỢNG DOANH THU SỐ LƯỢNG DOANH THU
PHÁP 28,667,884 92,907,883,448 22,217,221 80,340,140,496 HÀ LAN 995,400 1,198,648,000 5,358,534 9,920,196,762 ANH 3,341,131 9,543,920,940 1,152,180 3,358,530,000 VIỆT NAM 153,000 933,300,000 193,000 1,177,300,000 NHẬT BẢN 8,640 91,584,000 3,060 20,185,200 TỔNG 33,166,055 104,675,336,388 28,923,995 94,816,352,458
Nguồn: Phòng kế toán Công ty
2.1.4 Quy trình sản xuất của Công ty
Các mặt hàng của Công ty do rất đa dạng về hình thức, kiểu dáng, màu sắc… nên quy trình chi tiết của từng mặt hàng rất phức tạp. Nhưng nhìn chung, các sản phẩm tuân theo quy trình với các công đoạn sản xuất như sau:
48
Sau khi khách hàng gửi tranh ảnh và những yêu cầu kỹ thuật về sản phẩm, bộ phận định hình sản phẩm sẽ phân tích và thiết kế Khuôn theo đúng yêu cầu của khách hàng ( hình dáng, kích thước..)
Công đoạn 2: Tạo phôi sản phẩm
Khuôn sau khi hoàn thành sẽ được kiểm tra, những Khuôn đạt yêu cầu được chuyển tới bộ phận tạo phôi. Bộ phận tạo phôi rót dung dịch nguyên liệu ( cao lanh, đất sét…) đã được xử lý theo công thức vào Khuôn để tạo ra Phôi của sản phẩm. Đợi dung dịch đã đông lại, Khuôn sẽ được tháo ra để lấy Phôi. Phôi này sẽ được đưa tới Lò sấy và nung lần đầu ( thời gian tùy theo từng mẫu). Sau khi nung, Phôi
sẽ được bộ phận Kiểm phôi kiểm tra xem đã đạt yêu cầu chưa, Phôi đạt sẽ được phát tới cho công nhân tô màu để hoàn thiện tiếp sản phẩm.
Công đoạn 3: Tô màu cho sản phẩm
Tùy vào yêu cầu mẫu mã của khách hàng về màu sắc, Phòng Màu sẽ nghiên cứu những loại màu phù hợp dùng cho sản phẩm.
Công nhân sẽ lấy Phôi từ Kho phôi theo cùng mặt hàng với số lượng được quy định và sẽ tô màu theo đúng hướng dẫn của tổ trưởng và các nhân viên kỹ thuật.
Nhân viên kỹ thuật cùng tổ trưởng sẽ hướng dẫn công nhân tô màu thích hợp lên Phôi.
Công đoạn 4: Nung phôi hàng
Sau khi công nhân tô màu hoàn thành, hàng sẽ được tập trung về khu vực Lò để nung lần 2, tùy theo từng sản phẩm sẽ có cách nung hàng với nhiệt độ khác nhau. Kết thúc quá trình nung, sản phẩm sẽ được chuyển tới khu vực Kiểm hàng để kiểm tra xem sản phẩm đã đạt yêu cầu chưa.
Công đoạn 5: Kiểm hàng và đóng gói
Sản phẩm sau khi chuyển về khu vực kiểm hàng, các công nhân ở đây sẽ dựa vào sản phẩm mẫu mà khách hàng đã duyệt trước đó (do Phòng Mẫu gửi trước) để kiểm tra xem sản phẩm đó đã đạt yêu cầu chưa, sản phẩm đạt yêu cầu sẽ được đóng gói và xuất giao cho khách hàng.
49
Công đoạn 6: Dán chữ lên sản phẩm (nếu có)
Đối với những sản phẩm ngoài màu sắc còn có chữ trên sản phẩm thì sau khi hàng được bộ phận Kiểm hàng kiểm tra màu sắc đạt yêu cầu, sẽ đưa tới công nhân dán decal lên trên bề mặt của sản phẩm (chữ decal này được cung cấp bởi bộ phận Sản xuất decal trong công ty nghiên cứu theo yêu cầu của khách hàng). Sau khi công nhân hoàn thiện việc dán decal, hàng sẽ được đưa lại khu vực Lò để nung lần ba. Hàng nung xong sẽ đưa trở về khu vực Kiểm hàng để kiểm tra xem decal đạt yêu cầu chưa và tổ chức đóng gói sản phẩm và xuất hàng giao cho khách hàng.
2.1.5 Hệ thống kế toán của Công ty 2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ phận kế toán 2.1.5.1 Sơ đồ tổ chức bộ phận kế toán
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ phận kế toán 2.1.5.2 Vai trò và chức năng
- Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) và tình hình sử dụng kinh phí (nếu có) của đơn vị.
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương Kế toán ngân hàng Kế toán kho Kế toán vật tư
50
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tài chính, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm phát luật về tài chính, kế toán.
- Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động SXKD, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụcông tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế.
2.1.5.3 Hệ thống kế toán quản trị tại Công ty
- Nếu như công tác kế toán tài chính rất được Công ty chú trọng, có nhiều nhân viên đảm nhiệm những lĩnh vực cụ thể đã đáp ứng được yêu cầu và quy định đới với Công ty cũng như các cơ quan chức năng, thì công tác kế toán quản trị tại