Thứ nhất, để quản lý chi phí sản xuất hiệu quả, điều bắt buộc các nhà quản lý của Công ty phải hiểu rõ bản chất của các khoản chi phí này, để từ đó ý thức được trách nhiệm của các bộ phận trong quá trình sản xuất cũng như đánh giá hiệu quả
86
các khoản mục chi phí. Đặc biệt có ý thức xây dựng hệ thống kế toán quản trị chi phí kịp thời, vì hiện tại Công ty chỉ mới chú trọng tới hệ thống kế toán tài chính.
Thứ hai, những người quản lý cấp cao nhất phải có sự cam kết vững chắc. Vì việc áp dụng hệ thống Kaizen Costing đòi hỏi phải xem xét những phương thức đang áp dụng, có thể có sự chống đối của một vài người trong ban lãnh đạo, vốn đã quen với cách làm việc cũ. Nếu không có sự cam kết vững chắc và không có sự ủng hộ của những người quản lý cao nhất, thì việc thực hiện Hệ thống Kaizen Costing chắc chắn sẽ thất bại ngay sau khi áp dụng. Do đó, phải có sự đồng tâm của các nhà quản lý ở các cấp của Công ty. Các nhà quản lý thuộc các cấp bậc khác nhau phải hiểu rõ các điểm kiểm soát đã được ấn định để thực hiện các chỉ tiêu.
Thứ ba, để việc vận dụng hệ thống Kaizen Costing hiệu quả, điều bắt buộc đối với ban lãnh đạo là phải hiểu rõ bản chất của hệ thống chi phí này. Đồng thời, áp dụng linh hoạt vào điều kiện thực tế của Công ty. Phải kiên trì áp dụng vì hệ thống chi phí này không đem lại hiệu quả tức thì mà phải trải qua một quá trình liên tục cải tiến với các lợi ích nhỏ nhưng tích lũy qua thời gian thì đem lại hiệu quả rất lớn.
Thứ tư, người quản lý Công ty phải tạo môi trường cho mọi người cùng tham gia vào hệ thống, để lôi cuốn mọi người cùng tham gia, người lãnh đạo phải tạo một nếp văn hóa thích hợp. Bởi vì, sự hợp tác của chủ - thợ không thể diển ra nếu có sự đối đầu. Theo Imai (1986), tất cả những chương trình Kaizen áp dụng ở Nhật đều có một điều kiện tiên quyết chung rất quan trọng: đó là tranh thủ được sự chấp thuận của công nhân và khắc phục được thói quen chống đối những thay đổi của Công ty. Để đạt được điều đó cần phải:
- Cố gắng không ngừng nhằm cải thiện mối quan hệ. - Nhấn mạnh đến đào tạo và giáo dục công nhân.
- Phát triển đội ngủ các nhà lãnh đạo không chính thức từ công nhân. - Thành lập các nhóm nhỏ, thí dụ như nhóm kiểm tra chất lượng.
- Ủng hộ và công nhận những cố gắng của công nhân đóng góp vào hệ thống Kaizen.
87
- Cố gắng biến nơi làm việc thành nơi để công nhân theo đuổi các mục tiêu. - Đào tạo các giám sát viên để họ có thể liên lạc được với công nhân tốt hơn và có thể tạo được mối quan hệ với công nhân tích cực hơn.
- Đưa kỷ luật vào phân xưởng.
Thứ năm, bởi vì hệ thống Kaizen Costing tập trung vào con người. Để thực hiện thành công, một yếu tố quan trọng nữa là hệ thống khuyến khích. Nếu không có hệ thống khuyến khích thích hợp và các yếu tố tạo động lực, các nhân viên sẽ không cống hiến hết mình cho công việc.