Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ làm việc
Sau khi được phân cơng thực hiện kiểm tốn, các thành viên của nhĩm kiểm tốn (bao nhĩm trưởng, kiểm tốn viên và trợ lý kiểm tốn) phải thực hiện cơng việc kiểm tốn được giao và thể hiện cơng việc đã làm của mình bằng giấy tờ làm việc. Giấy tờ làm việc được xem như là bằng chứng kiểm tốn.
Cơng việc kiểm tốn và giấy tờ làm việc phải được thực hiện và tuân thủ theo chương trình kiểm tốn đã thiết kế và các Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam cĩ liên quan.
Giấy tờ làm việc phải thể hiện đầy đủ mục tiêu kiểm tốn, nội dung cơng việc thực hiện, kết quả kiểm tra, kết luận, và phải được đánh tham chiếu, ký duyệt đầy đủ.
Hàng ngày, vào đầu giờ làm việc, tất cả thành viên nhĩm kiểm tốn phải báo cáo tiến độ, tình trạng cơng việc và đính kèm file giấy làm việc.
Giấy tờ làm việc phải được hồn thành tại cơng ty khách hàng. Thành viên nhĩm kiểm tốn phải hồn thành đầy đủ giấy làm việc (bao gồm cả việc đánh tham chiếu) và lưu trữ vào hồ sơ kiểm tốn trong vịng ngày hơm sau kể từ ngày kết thúc kiểm tốn tại khách hàng. Trong trường hợp ngoại lệ, thành viên nhĩm kiểm tốn phải báo cáo lên nhĩm trưởng và phải được Chủ nhiệm kiểm tốn chấp thuận.
Bước 2: Sốt xét cấp 1
Nhĩm trưởng là người chịu trách nhiệm chính sốt xét về chất lượng của nội dung và hình thức của từng giấy tờ làm việc của các thành viên nhĩm kiểm tốn, bao gồm:
- Việc tuân thủ chương trình kiểm tốn và chuẩn mực kiểm tốn; - Kỹ thuật kiểm tốn thể hiện trên giấy làm việc;
- Các bút tốn đề nghị điều chỉnh; - Các kết luận rút ra;
- Việc đánh tham chiếu, ký tên trên giấy làm việc và trên chương trình kiểm tốn;
34
- Việc lưu trữ giấy làm việc; - Các nội dung khác cĩ liên quan;
Nhĩm trưởng phải sốt xét giấy làm việc của các thành viên kiểm tốn trong quá trình thực hiện kiểm tốn tại khách hàng cũng như sau khi giấy làm việc đã lưu vào hồ sơ kiểm tốn.
Tiến độ sốt xét hồ sơ kiểm tốn phải được cập nhật hàng ngày.
Sau khi hồn tất việc sốt xét, nhĩm trưởng phải thể hiện nội dung cơng việc đã sốt xét trên giấy làm việc A12. (xem phụ lục 01)
Nhĩm trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trao đổi với khách hàng để bổ sung bằng chứng kiểm tốn hay giải trình những nội dung chưa thuyết phục.
Bước 3: Phê duyệt cấp 1
Nếu giấy làm việc được sốt xét chưa đạt yêu cầu, nhĩm trưởng phải yêu cầu người thực hiện phải bổ sung, sửa chữa giấy làm việc và phải đưa ra thời hạn để hồn trả lại giấy làm việc tùy theo nội dung và tính chất của từng cơng việc.
Nếu tất cả giấy làm việc đã thực hiện đầy đủ và đạt yêu cầu, nhĩm trưởng phải phê duyệt bằng cách ký tên trên từng giấy làm việc và chuyển sang thực hiện các bước tiếp theo.
Bước 4: Tổng hợp bút tốn điều chỉnh
Sau khi sốt xét giấy làm việc, nhĩm trưởng phải lập bảng tổng hợp bút tốn điều chỉnh trên cơ sở các bút tốn đề nghị của thành viên nhĩm kiểm tốn.
Nhĩm trưởng sẽ lập bảng tổng hợp bút tốn điều chỉnh vào giấy làm việc.
Hàng ngày, bút tốn điều chỉnh phải được cập nhật.
Bước 5: Lập báo cáo tài chính dự thảo
Nhĩm trưởng phải hồn thành tất cả các giấy làm việc, hồ sơ trong phần A (bao gồm thư quản lý, nếu cĩ) và phần B của hồ sơ kiểm tốn trước khi lập báo cáo tài chính.
Nhĩm trưởng phải sử dụng file báo cáo tài chính mẫu để lập báo cáo tài chính.
Trong vịng 5 ngày kể từ khi kết thúc cơng việc tại cơng ty khách hàng, nhĩm trưởng phải trình hồ sơ kiểm tốn hồn thiện cùng với bản dự thảo báo cáo tài chính cho Chủ nhiệm kiểm tốn để sốt xét. Trong trường hợp ngoại lệ, nhĩm trưởng phải nêu rõ lý do và báo cáo trực tiếp lên Chủ nhiệm kiểm tốn để xem xét giải quyết và phải được Giám đốc kiểm tốn chấp thuận.
Sau khi hồn thành báo cáo tài chính dự thảo, nhĩm trưởng phải cho ý kiến trên Bảng tổng hợp kiểm tra và phê chuẩn báo cáo kiểm tốn. (xem phụ lục 02)
35
Bước 6: Sốt xét cấp 2
Hồ sơ kiểm tốn được trình lên Chủ nhiệm kiểm tốn phải được hồn tất đầy đủ các nội dung của giấy làm việc từ phần A đến phần Q.
Chủ nhiệm kiểm tốn phải sốt xét:
- Nội dung và hình thức giấy làm việc của các thành viên nhĩm kiểm tốn và nhĩm trưởng như bước 2;
- Tổng hợp bút tốn điều chỉnh;
- Nội dung của giấy làm việc trong phần A và B của hồ sơ kiểm tốn; - Báo cáo tài chính dự thảo;
- Thư quản lý (nếu cĩ); - Thư giải trình;
- Các nội dung khác cĩ liên quan.
Sau khi hồn tất việc sốt xét, Chủ nhiệm kiểm tốn phải thể hiện nội dung đã sốt xét trên giấy làm việc A13. (xem phụ lục 03)
Sau khi hồn thành sốt xét Chủ nhiệm kiểm tốn phải cho ý kiến trên Bảng tổng hợp kiểm tra và phê chuẩn báo cáo kiểm tốn.
Bước 7: Phê duyệt cấp 2
Trong vịng 2 ngày (48 tiếng đồng hồ) kể từ ngày nhận hồ sơ kiểm tốn, Chủ nhiệm kiểm tốn phải chuyển trả hồ sơ kiểm tốn và kết quả sốt xét cho nhĩm trưởng để sửa chữa, bổ sung hồ sơ. Trong trường hợp các hồ sơ cần phải được sốt xét và hồn trả lại cho nhĩm trưởng lâu hơn, Chủ nhiệm phải nêu rõ lý do và báo cáo trực tiếp lên Giám đốc kiểm tốn để xem xét giải quyết.
Trong vịng 1 ngày (24 tiếng đồng hồ) kể từ ngày Chủ nhiệm kiểm tốn chuyển trả hồ sơ kiểm tốn và kết quả sốt xét, nhĩm trưởng phải làm rõ các vấn đề tồn tại theo yêu cầu của Chủ nhiệm kiểm tốn. Trong trường hợp khơng thể hồn thành trong thời gian quy định do lỗi của khách hàng, nhĩm trưởng phải báo cáo cho Chủ nhiệm kiểm tốn. Chủ nhiệm kiểm tốn phải trao đổi với Giám đốc kiểm tốn về những nội dung chưa thể hồn thành do ảnh hưởng từ phía khách hàng, và nếu cần thiết thì phải tổ chức cuộc họp với khách hàng để giải quyết.
Sau khi sốt xét và nhĩm trưởng đã làm rõ các vấn đề đã sốt xét, Chủ nhiệm kiểm tốn phải trình hồ sơ lên Giám đốc kiểm tốn.
Bước 8: Sốt xét cấp 3
Trong vịng 2 ngày (48 tiếng đồng hồ) kể từ ngày nhận hồ sơ kiểm tốn, Giám đốc kiểm tốn phải chuyển trả hồ sơ kiểm tốn và kết quả sốt xét cho Chủ nhiệm kiểm tốn để sửa chữa, bổ sung hồ sơ (nếu cĩ). Trong trường hợp các hồ sơ cần phải được sốt xét lâu hơn, Giám đốc kiểm tốn sẽ quyết định và thơng báo lý do cho nhĩm kiểm tốn biết.
36
Giám đốc kiểm tốn chịu trách nhiệm sốt xét chung về hồ sơ kiểm tốn bao gồm:
- Tổng hợp bút tốn điều chỉnh;
- Nội dung và hình thức của báo cáo tài chính; - Ý kiến kiểm tốn;
- Một số giấy làm việc được đánh giá là quan trọng và cĩ rủi ro sai sĩt cao;
- Tuân thủ các quy định về tổ chức hồ sơ kiểm tốn; - Thư quản lý (nếu cĩ);
- Thư giải trình.
Sau khi sốt xét, Giám đốc kiểm tốn phải thể hiện nội dung cơng việc đã sốt xét trên giấy làm việc A14. (xem phụ lục 04)
Đối với khách hàng nhạy cảm, sau khi hồ sơ kiểm tốn đã được hồn chỉnh theo chỉ đạo của Giám đốc kiểm tốn, hồ sơ kiểm tốn sẽ được chuyển qua Giám đốc để xem xét nhằm giảm thiểu rủi ro cho Cơng ty.
Bước 9: Phê duyệt cấp 3
Sau khi sốt xét, nếu cịn các vấn đề cần làm rõ, Giám đốc kiểm tốn chuyển lại hồ sơ cho Chủ nhiệm kiểm tốn. Chủ nhiệm kiểm tốn phải yêu cầu nhĩm trưởng làm rõ. Sau khi được làm rõ, nhĩm trưởng trả lại hồ sơ cho Chủ nhiệm kiểm tốn và Chủ nhiệm kiểm tốn trình lại hồ sơ cho Giám đốc kiểm tốn để kiểm tra và phê duyệt.
Nếu hồ sơ đạt yêu cầu, Giám đốc kiểm tốn phải phê duyệt vào các giấy làm việc cĩ liên quan và cho ý kiến trên Bảng tổng hợp kiểm tra và phê chuẩn báo cáo kiểm tốn, chuyển hồ sơ cho Chủ nhiệm kiểm tốn để chuẩn bị gửi bút tốn điều chỉnh và dự thảo báo cáo tài chính cho khách hàng.
Bước 10: Gửi bút tốn điều chỉnh và dự thảo báo cáo tài chính
Sau khi được Giám đốc kiểm tốn đồng ý, nhĩm trưởng phải cĩ trách nhiệm gửi bút tốn điều chỉnh và dự thảo báo cáo tài chính cho khách hàng bằng email hoặc fax. Khi email cho khách hàng, nhĩm trưởng đồng thời gởi cho Giám đốc trong cùng một email đĩ nhằm tăng độ tin cậy cho cơng việc của nhĩm trưởng.
Đồng thời gửi đính kèm theo thư chấp nhận dự thảo báo cáo tài chính để yêu cầu khách hàng cho ý kiến phản hồi.
Bước 11: Ý kiến của khách hàng
Nếu khách hàng đồng ý bằng cách ký tên vào thư chấp nhận dự thảo báo cáo tài chính, thì chuyển sang bước phát hành.
Nếu khách hàng khơng đồng ý, nhĩm trưởng phản ánh lên Chủ nhiệm kiểm tốn. Chủ nhiệm kiểm tốn cĩ trách nhiệm đưa ra hướng giải quyết và báo cáo lên Giám đốc kiểm tốn để phê duyệt.
37
Bước 12: Phát hành
Sau khi Giám đốc kiểm tốn đồng ý, bộ phận hành chính cĩ trách nhiệm kiểm tra lỗi chính tả, sự tương thích giữa bản gốc và bản dịch và phát hành theo quy định.
Khi trình báo cáo tài chính đã được kiểm tốn cho Giám đốc kiểm tốn, Giám đốc điều hành ký, nhĩm trưởng phải cĩ trách nhiệm trình đồng thời Bảng tổng hợp kiểm tra và phê chuẩn báo cáo kiểm tốn.
Giám đốc điều hành chỉ ký báo cáo kiểm tốn khi cĩ đầy đủ chữ ký của nhĩm trưởng, Chủ nhiệm kiểm tốn và Giám đốc kiểm tốn trên Bảng tổng hợp kiểm tra và phê chuẩn báo cáo kiểm tốn.
Báo cáo tài chính đã được kiểm tốn phải được đĩng dấu giáp lai đầy đủ. Báo cáo kiểm tốn phải cĩ con dấu của Cơng ty. Trong trường hợp, sau khi phát hành nếu phát hiện sai sĩt cần phải sửa chữa lại, nhĩm trưởng phải báo cáo trực tiếp cho Giám đốc kiểm tốn. Bộ phận hành chính chỉ được đĩng dấu giáp lai lại khi cĩ ý kiến của Giám đốc kiểm tốn.