4.2.2.1 Tiền kế hoạch
a) Tiếp nhận khách hàng
Tiếp nhận khách hàng là bước đầu tiên để thực hiện hợp đồng kiểm tốn. Cĩ hai hình thức để tiếp nhận khách hàng: hoặc là khách hàng liên hệ với Cơng ty đề nghị cung cấp dịch vụ hoặc là Cơng ty chủ động tìm kiếm khách hàng và đề nghị cung cấp dịch vụ. Ở giai đoạn cơ sở này, trách nhiệm lớn thuộc về Ban Giám đốc và kiểm tốn viên chuyên nghiệp với vai trị tư vấn, giới thiệu Cơng ty và đánh giá sơ bộ khách hàng.
Đối với khách hàng là khách hàng cũ thì cơng việc sẽ đơn giản hơn, chủ yếu xem xét lại hồ sơ và đánh giá cĩ nên duy trì khách hàng hay khơng.
Đối với khách hàng mới, kiểm tốn viên của VAAL sẽ tìm hiểu lý do mời kiểm tốn của khách hàng, tìm hiểu các thơng tin về các khía cạnh như
39
lĩnh vực kinh doanh, tình trạng tài chính,… Nếu khách hàng là cơng ty cổ phần cĩ niêm yết trên thị trường chứng khốn thì phải tăng lượng thơng tin cần thu thập vì báo cáo tài chính của khách hàng sẽ được sử dụng rộng rãi.
b) Phân cơng kiểm tốn viên
Cơng việc phân cơng kiểm tốn viên cũng ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc kiểm tốn. Kiểm tốn viên được phân cơng phải được đào tạo chuyên nghiệp, cĩ đầy đủ kỹ năng và năng lực chuyên mơn đáp ứng được yêu cầu thực tế. Tại VAAL, kiểm tốn viên hoạt động theo nhĩm nhất định, mỗi nhĩm được phân cơng nhĩm khách hàng cụ thể. Số lượng thành viên trong nhĩm thơng thường là bốn thành viên: nhĩm trưởng là kiểm tốn viên chuyên nghiệp, cĩ chứng chỉ kiểm tốn viên; một kiểm tốn viên cĩ kinh nghiệm và hai trợ lý kiểm tốn. Tuy hoạt động theo nhĩm nhưng vẫn cĩ sự phối hợp, bổ sung số lượng thành viên giữa các nhĩm với nhau khi cần thiết. Chẳng hạn, đối với khách hàng cĩ quy mơ lớn, Ban Giám đốc Cơng ty sẽ linh hoạt phân cơng thêm thành viên cho nhĩm kiểm tốn, nhằm đảm bảo tốc độ hồn thành cơng việc và tối ưu thời gian kiểm tốn.
Đối với khách hàng cũ, Cơng ty hạn chế việc thường xuyên thay đổi kiểm tốn viên, nhằm giúp cho họ nắm vững những đặc thù trong kinh doanh và duy trì mối quan hệ mật thiết giữa hai bên. Tuy nhiên, Ban Giám đốc của VAAL luơn thực hiện kiểm tra, giám sát và cĩ chính sách luân chuyển kiểm tốn viên khi cần thiết nhằm tránh việc quá quen thuộc với khách hàng dẫn đến kiểm tra theo lối mịn hay mất đi tính khách quan, độc lập,…
Đối với khách hàng mới, Cơng ty rất thận trọng trong phân cơng nhĩm kiểm tốn. Ban Giám đốc luơn cân nhắc lựa chọn sao cho hợp lý, đạt được chất lượng cho cuộc kiểm tốn năm nay và tạo được uy tín cho Cơng ty để duy trì khách hàng cho năm sau.
c)Thỏa thuận sơ bộ với khách hàng
Thỏa thuận với khách hàng chỉ thực hiện khi Ban Giám đốc nhận thấy cĩ thể nhận lời kiểm tốn. Qua trao đổi với Cơng ty TNHH XYZ, được biết cơng ty đề nghị cung cấp dịch vụ kiểm tốn để tăng độ tin cậy cho báo cáo tài chính của họ, đồng thời điều chỉnh các sai phạm (nếu cĩ), do đĩ Ban Giám đốc của VAAL nhận lời kiểm tốn. Kiểm tốn viên được Ban Giám đốc phân cơng hẹn và trao đổi với khách hàng một số thơng tin như: các dịch vụ cĩ thể phục vụ khách hàng, vấn đề khách hàng cần cung cấp, việc phối hợp làm việc của nhân viên khách hàng, phí kiểm tốn,…Nếu việc thỏa thuận được thực hiện thuận lợi, Cơng ty và khách hàng sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng kiểm tốn.
40
Cơng việc cuối cùng trong giai đoạn tiền kế hoạch chính là lập và ký kết hợp đồng kiểm tốn với cơng ty khách hàng. Hợp đồng kiểm tốn được VAAL lập hợp đồng theo đúng mẫu của VACPA ban hành năm 2013. Ngồi các điều khoản được VACPA quy định giữa hai cơng ty cĩ thể thỏa thuận thêm các điều khoản kèm theo, sao cho khơng vi phạm phạm luật và phù hợp với chuẩn mực kiểm tốn cũng như đạo đức nghề nghiệp.
Hợp đồng kiểm tốn mới giữa VAAL và Cơng ty Cổ phần ABC được ký vào ngày 18/03/2014 (Xem phụ lục 05). Quy trình ký kết hợp đồng và các loại giấy tờ sử dụng đối với Cơng ty Cổ phần ABC là hồn tồn giống với những hợp đồng thơng thường sử dụng tại VAAL. Trong hợp đồng này, đại diện bên VAAL là anh Phạm Quốc Hải cịn bên Cơng ty Cổ phần ABC là anh Hồng Mầng (Tổng Giám đốc).
Đối với Cơng ty TNHH XYZ, hợp đồng được kí ngày 25/09/2014 với các điều khoản tương tự như hợp đồng được ký với Cơng ty Cổ phần ABC. Đại diện bên Cơng ty VAAL là anh Phạm Quốc Hải và bên cơng ty khách hàng là anh Trác Đạt.
4.2.2.2 Tìm hiểu khách hàng
Thu thập các thơng tin liên quan đến khách hàng là cơng việc của bước tìm hiểu khách hàng. Đây là cơ sở để Cơng ty xác định cĩ nên chấp nhận hợp đồng (đối với khách hàng mới) hay tiếp tục duy trì hợp đồng (nếu là khách hàng cũ). Kiểm tốn viên của VAAL luơn quan tâm, xem xét những lĩnh vực hoạt động kinh doanh đặc thù của cơng ty khách hàng, hệ thống kế tốn hiện hành mà khách hàng đang áp dụng, những vấn đề liên quan đến pháp luật của khách hàng,…Bởi vì khi xác định mức độ rủi ro khi chấp nhận hợp đồng là quá cao thì Cơng ty sẽ từ chối, ngược lại nếu rủi ro ở mức chấp nhận được thì kiểm tốn viên sẽ tiến hành đánh giá khối lượng cơng việc thực hiện và lập kế hoạch kiểm tốn. Từ đĩ tính ra mức phí kiểm tốn, phân cơng cơng việc, sắp xếp lịch kiểm tốn, soạn thảo hợp đồng kiểm tốn và tiến hành ký hợp đồng với khách hàng.
Sẽ cĩ sự khác biệt khi tìm hiểu khách hàng đối với khách hàng mới và khách hàng cũ. Tại VAAL, thủ tục tìm hiểu khách hàng được phân biệt rõ ràng, cụ thể người viết xin minh họa bằng hai khách hàng sau.
Đối với khách hàng mới (Cơng ty TNHH XYZ)
Sau khi tiếp nhận khách hàng, Ban Giám đốc sẽ trực tiếp hoặc phân cơng kiểm tốn viên tiếp cận khách hàng, trao đổi, thu thập thơng tin của khách hàng. Bằng kỹ năng giao tiếp, kiểm tốn viên thu thập càng nhiều thơng tin của khách hàng càng tốt. Khi đã cĩ đầy đủ thơng tin cần thiết, kiểm tốn viên lập báo cáo trình Ban Giám đốc xem xét và xét duyệt.
41
Cơng ty TNHH XYZ là khách hàng mới mà Cơng ty ký hợp đồng kiểm tốn báo cáo tài chính năm 2013. Quy trình tìm hiểu khách hàng được thực hiện như sau:
Kiểm tốn viên được phân cơng gặp khách hàng để trao đổi, thu thập thơng tin sơ bộ như: tên người đại diện, ngành nghề kinh doanh, loại hình doanh nghiệp,…Đây là những thơng tin giúp kiểm tốn viên xác định chính xác đối tượng khách hàng, từ đĩ cĩ thể tìm hiểu thêm thơng tin trên các phương tiện thơng tin đại chúng.
Kết quả trao đổi ban đầu với lãnh đạo Cơng ty TNHH XYZ, kiểm tốn viên thu thập được:
THƠNG TIN VỀ KHÁCH HÀNG 1. Tên khách hàng: Cơng ty TNHH XYZ 2. Địa chỉ liên lạc của khách hàng:
- Địa chỉ: Số 02 Bis Đinh Tiên Hồng, P. Đaokao, Quận 1, Tp.HCM - Điện thoại: (083) 764 475
- Fax: (083) 764 475
3. Mã số thuế: 0309529092
4. Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0309529092 ngày 22/10/2009 5. Vốn điều lệ: 6.000.000.000đ
6. Hoạt động kinh doanh: sản xuất và gia cơng các loại đồ trang sức kim hồn.
7. Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty TNHH 8. Năm tài chính: từ ngày 01/07 đến ngày 30/06. 9. Ngân hàng giao dịch:
- Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam - Ngân hàng Nơng nghiệp và Phát triển nơng thơn 10. Thành viên Ban Giám đốc:
- Ơng Trác Đạt - Giám Đốc
- Ơng Trần Thanh Phương - Phĩ Giám Đốc - Bà Nguyễn Thị Kim Loan - Kế tốn trưởng
Tiếp theo kiểm tốn viên sẽ thu thập các thơng tin khác như: các vấn đề về ngành nghề mà khách hàng kinh doanh, xu hướng phát triển của ngành; hệ
42
thống pháp luật liên quan đến ngành nghề kinh doanh cuả khách hàng; hệ thống kế tốn đang áp dụng; các thơng tin về liên doanh, cơng ty liên kết; các giai đoạn, quy trình sản xuất…
Thêm vào đĩ là tìm hiểu cơ cấu tổ chức của cơng ty khách hàng, từ đĩ đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ. Nếu cơng ty khách hàng cĩ hệ thống kiểm sốt nội bộ chặt chẽ thì rủi ro xảy ra sai phạm thấp và ngược lại. Đây là điều kiện để kiểm tốn viên quyết định thực hiện nhiều hay ít các thử nghiệm kiểm tốn để thu thập bằng chứng.
Qua tìm hiểu, kiểm tốn viên nhận thấy rằng:
- Cơng ty TNHH XYZ khơng thuộc cơng ty niêm yết, khơng cĩ ảnh hưởng lớn đến xã hội nên kiểm tốn viên đánh giá hợp đồng kiểm tốn ở mức trung bình.
- Cơng ty khơng gặp các vấn đề liên quan pháp luật, tình hình tài chính ổn định.
- Cơng ty cĩ quy mơ nhỏ và cĩ một hệ thống kiểm sốt nội bộ khá chặt chẽ với đội ngũ nhân viên kế tốn cĩ kinh nghiệm, quản lý sổ sách, chứng từ theo trình tự thời gian, lưu trữ cẩn thận. Tuy nhiên, cĩ số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều, kiểm tốn viên cần mở rộng thời gian kiểm tốn.
- Điểm cần lưu ý khi kiểm tốn báo cáo tài chính năm 2013 là hiệu lực của Thơng tư 45/2013 hướng dẫn về chế độ quản lí, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Tuy nhiên, tài sản cố định chiếm tỉ trọng khơng lớn trong tổng tài sản của cơng ty nên giảm được áp lực cho kiểm tốn viên, kiểm tốn viên chỉ cần lưu ý hơn khi kiểm tốn khoản mục này.
Nhìn chung, VAAL thực hiện thu thập thơng tin khách hàng khá đầy đủ. Các thơng tin trên sẽ được kiểm tốn viên trình bày vào A110 theo chương trình kiểm tốn mẫu mà VACPA quy định (xem phụ lục 06).
Đối với khách hàng cũ (Cơng ty Cổ phần ABC)
Đối với những khách hàng cũ của VAAL, việc tái chấp nhận hợp đồng cĩ phần đơn giản hơn việc chấp nhận hợp đồng mới. Bởi vì trong quá khứ VAAL đã từng tìm hiểu và đánh giá chi tiết tình hình cơng ty khách hàng, phân tích các rủi ro và đặc biệt với kinh nghiệm từng kiểm tốn tại các cơng ty khách hàng cũ là một thuận lợi trong việc đánh giá lại và tái chấp nhận hợp đồng. Xem xét lại hồ sơ kiểm tốn năm trước, kiểm tốn viên cĩ được các thơng tin sau đây:
THƠNG TIN VỀ KHÁCH HÀNG
1. Tên khách hàng: Cơng ty Cổ phần ABC 2. Địa chỉ liên lạc của khách hàng:
43
- Địa chỉ: 186 – 188 Lê Thánh Tơn, P. Bến Thành, Quận 1, Tp.HCM - Điện thoại: (083) 925 667
- Fax: (083) 925 666
3. Mã số thuế: 0305623107
4. Giấy phép đăng ký kinh doanh số: 0305623107 ngày 18/04/2006 5. Vốn điều lệ: 120.000.000.000đ
6. Hoạt động kinh doanh: Sản xuất và gia cơng hàng may mặc xuất khẩu, giặt tẩy sản phẩm may mặc xuất khẩu, thêu vi tính trên hàng may mặc.
7. Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty Cổ phần 8. Năm tài chính: 31/12/2013
9. Ngân hàng giao dịch:
- Ngân hàng Cơng Thương Việt Nam 10. Thành viên Ban Giám đốc:
- Ơng Lê Minh Trí - Chủ tịch Hội đồng quản trị - Bà Ngơ Thị Hậu - Phĩ chủ tịch Hội đồng quản trị - Ơng Hồng Mầng - Tổng Giám Đốc
- Bà Trần Ngọc Lan Trang - Ủy viên Hội đồng quản trị kiêm Phĩ Tổng Giám Đốc
- Ơng Lê Xuân Kiên - Ủy viên Hội đồng quản trị kiêm Giám đốc tài chính
- Bà Nguyễn Thị Trang - Ủy viên Hội đồng quản trị
Thơng thường, Ban Giám đốc sẽ phân kiểm tốn viên đã kiểm tốn cho khách hàng năm trước tiếp tục thực hiện kiểm tốn năm nay. Ở VAAL, mỗi nhĩm kiểm tốn sẽ phân cơng nhĩm khách hàng cụ thể và đảm nhận thực hiện kiểm tốn qua các năm, trừ trường hợp cĩ vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến hoạt động kiểm tốn thì Ban Giám đốc sẽ cĩ hướng giải quyết khác. Với Cơng ty Cổ phần ABC, Ban Giám đốc VAAL phân cơng nhĩm kiểm tốn năm trước tiếp tục theo hợp đồng này.
Mặc dù Cơng ty Cổ phần ABC là khách hàng cũ nhưng VAAL vẫn thực hiện một số cơng tác kiểm sốt cần thiết trước khi tái chấp nhận hợp đồng kiểm tốn. Bởi vì một năm tài chính cũng là một khoảng thời gian đủ để cĩ những sự thay đổi làm tăng rủi ro cho việc tái chấp nhận hợp đồng. Trong cơng tác này đầu tiên Ban Giám đốc sẽ chỉ đạo cho kiểm tốn viên tiến hành
44
đánh giá lại tình hình hiện tại của khách hàng cùng với việc xem xét các thay đổi trong năm tài chính.
Cơng việc đánh giá tình thay đổi hoạt động kinh doanh trong năm tài chính được thực hiện dưới dạng một bảng câu hỏi, với mục đích kiểm tra tình hình thay đổi của cơng ty khách hàng trong năm tài chính trên các phương diện: Tổ chức; Kinh doanh; Kết quả tài chính; Hệ thống kế tốn; Ban lãnh đạo; Vốn chủ sở hữu. Các câu hỏi được xây dựng một cách nhất quán với nhau, thường các câu trả lời Cĩ thể hiện sự cĩ thay đổi trong năm tài chính và ngược lại với câu trả lời Khơng. Đây được xem là một trong những cơng tác quan trọng đảm bảo chất lượng cuộc kiểm tốn và đã được VAAL khá chú trọng. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của sự thay đổi trong năm tài chính (nếu cĩ) sẽ tạo cơ sở cho quyết định của Ban Giám đốc trong việc tái chấp nhận hợp đồng. Bên cạnh đĩ giúp kiểm tốn viên cĩ thể định hướng đúng đắn trong việc lập kế hoạch kiểm tốn về sau, tránh được được sự ngỡ ngàng trước những thay đổi của cơng ty khách hàng. Nếu cĩ sự thay đổi về tình hình cổ đơng, vốn gĩp, mua bán hay sáp nhập,… thì kiểm tốn viên cần khách hàng cung cấp các chứng từ hợp lệ. Kết quả mà kiểm tốn viên thu thập được:
Bảng 4.2 Bảng câu hỏi kiểm tra tình hình thay đổi kinh doanh trong năm tài chính của Cơng ty Cổ phần ABC
Câu hỏi Y/N Tham
chiếu 1 TỔ CHỨC
Cơ cấu tổ chức khách hàng cĩ sự thay đổi nào khơng? - Các cơng ty con mới
- Các liên kết mới - Các bộ phận mới - Các địa điểm mới
- Các hoạt động mới chấm dứt
N
2 KINH DOANH 2.1 Hoạt động
Khách hàng cĩ bất kỳ thay đổi nào trong các vấn đề? - Sản phẩm - Giấy phép - Thỏa thuận - Hợp đồng N 2.2 Sản xuất
Khách hàng cĩ bất kỳ thay đổi đáng kể nào trong hoạt động?
45
- Chi phí mua sắm xây dựng tài sản cố định mới - Các quá trình sản xuất mới
2.3 Nhà cung cấp
Khách hàng cĩ bất kỳ thay đổi đáng kể nào về Nhà cung cấp trong việc mua hàng?
- Nguyên vật liệu - Hàng hĩa
N
2.4 Bán hàng, phân phối, khách hàng và đối thủ cạnh tranh Khách hàng cĩ bất kỳ thay đổi đáng kể nào trên thị trường mà khách hàng cung cấp hàng hĩa hay dịch vụ? - Các đối thủ cạnh tranh mới
- Các sản phẩm cạnh tranh - Sức ép phải kinh doanh cĩ lãi
- Các phân khúc thị trường hay khách hàng mới
Khách hàng đáp ứng như thế nào đối với những thay đổi trên
- Chính sách giá cả
- Những thay đổi về tổ chức - Đa dạng hĩa
N
2.5 Nghiên cứu và triển khai
Khách hàng cĩ phát sinh bất kỳ khoản chi phí đáng kể nào để phát triển sản phẩm hoặc quy trình sản xuất mới? Các khoản chi phí cĩ được lập kế hoạch khơng?
N
3 KẾT QUẢ TÀI CHÍNH HIỆN HÀNH
Khách hàng đã cơng bố kết quả niên độ? (ví dụ trong 3