4.2.3.1 Phân cơng cơng việc
Khi thực hiện kiểm tốn tại cơng ty khách hàng, việc phân cơng được thực hiện theo kế hoạch hoạch kiểm tốn đã đặt ra. Ngoại trừ trường hợp đặc
71
biệt, sự phân cơng cĩ sự thay đổi thì nhĩm trưởng phải trình bày với Ban Giám đốc. Điều đáng nĩi là kiểm tốn viên của VAAL luơn thực hiện đúng cơng việc được giao, ít cĩ sự thay đổi ngồi ý muốn. Lí do là mỗi nhân viên của VAAL đều phải lập Báo cáo tuần vào thứ hai hàng tuần và nộp cho Ban Giám đốc, từ đĩ Ban Giám đốc nắm được tình hình nhân sự Cơng ty mà phân cơng cơng việc thích hợp. Đây là một chính sách quản lý nguồn nhân lực đáng phát huy của Cơng ty, gĩp phần thúc đẩy Cơng ty hoạt động trơi chảy và đạt được chất lượng cho dịch vụ cung cấp.
4.2.3.2 Thực hiện kiểm tốn
Song song với quy trình thực hiện kiểm tốn tại cơng ty khách hàng là quy trình kiểm sốt chất lượng hoạt động kiểm tốn được thực hiện cùng lúc. Qua từng bước kiểm tốn, chất lượng kiểm tốn luơn được kiểm tra và giám sát bởi ba cấp độ: nhĩm trưởng, Chủ nhiệm kiểm tốn và Ban Giám đốc.
a) Kiểm sốt chất lượng bởi nhĩm trưởng
Nhĩm trưởng là người trực tiếp hướng dẫn, quan sát và kiểm tra các thành viên trong nhĩm thực hiện kiểm tốn tại cơng ty khách hàng. Đồng thời, giữ vai trị thường xuyên liên lạc với Chủ nhiệm kiểm tốn và Ban Giám đốc để cĩ hướng giải quyết kịp thời khi cĩ vấn đề xảy ra.
Tùy theo quy mơ của cơng ty khách hàng và khối lượng cơng việc mà cuộc kiểm tốn cĩ thể diễn ra từ hai trở lên, đối với Cơng ty Cổ phần ABC thời gian thực hiện là ba ngày và Cơng ty TNHH XYZ là hai ngày. Trước khi tiến hành kiểm tốn, nhĩm trưởng sẽ kiểm tra và phải đảm bảo rằng đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết cho cuộc kiểm tốn (Hợp đồng kiểm tốn, kế hoạch kiểm tốn, giấy tờ làm việc,...). Trước khi tiếp xúc khách hàng, nhĩm trưởng khơng quên nhắc nhở các thành viên về tác phong nghề nghiệp, hình thức bên ngồi, sự tế nhị trong giao tiếp, đều này tuy khơng ảnh hưởng đến chất lượng cuộc kiểm tốn nhưng chính là yếu tố quan trọng thể hiện hình ảnh chuyên nghiệp của Cơng ty trong mắt khách hàng.
Dưới đây là quy trình thực hiện của nhĩm kiểm tốn:
Tại Cơng ty TNHH XYZ
Như đánh giá ban đầu, khoản mục đáng chú ý là hàng tồn kho do hàng tồn kho tăng mạnh trong năm tài chính này. Vì vậy, người viết xin minh họa kiểm tốn hàng tồn kho của nhĩm kiểm tốn tại đơn vị. Để cĩ thể tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ đối với hàng tồn kho và giá vốn hàng bán kiểm tốn viên sử dụng bảng câu hỏi.
72
Bảng 4.13 Bảng câu hỏi về kiểm sốt nội bộ đối với hàng tồn kho của Cơng ty TNHH XYZ Câu hỏi Trả lời Cĩ Khơng Yếu kém Ghi chú Quan trọng Thứ yếu 1. Các chức năng đặt hàng, nhận
hàng, bảo quản, kế tốn kho cĩ được bố trí cho những cá nhân độc lập phụ trách khơng?
X
2. Mọi nghiệp vụ mua hàng cĩ bắt buộc phải lập đơn đặt hàng hay khơng?
X
3. Đơn đặt hàng cĩ được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và bảo quản theo hệ thống khơng?
X
4. Đơn đặt hàng cĩ được lập dựa trên phiếu đề nghị mua hàng được xét duyệt khơng?
X
5. Cĩ quy định chặt chẽ về người cĩ thẩm quyền phê duyệt phiếu đề nghị mua hàng và các quy định về điều kiện xét duyệt khơng?
X
6. Đơn vị cĩ thiết lập các thủ tục đặt hàng và áp dụng một cách nhất quán khơng?
X
7. Đơn vị cĩ tìm hiểu và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất khơng?
X
8. Trước khi nhập kho hàng hĩa cĩ được kiểm nhận đầy đủ số lượng, chất lượng, quy cách khơng?
X
9. Bộ phận kho cĩ lập phiếu nhập kho (hoặc báo cáo nhận hàng) khơng?
X
10. Đơn vị cĩ chính sách xét duyệt rõ ràng hàng bán bị trả lại hay khơng?
X
11. Đơn vị cĩ sử dụng hệ thống sổ chi tiết hàng tồn kho hay khơng?
X
12. Đơn vị cĩ lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho hay khơng?
X
13. Định kỳ, đơn vị cĩ kiểm tra đối chiếu số liệu ghi nhận trên sổ cái với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết hay khơng?
73
14. Đơn vị cĩ tổ chức kho bãi bảo quản hàng hĩa an tồn hay khơng?
X
15. Đơn vị cĩ thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá chất lượng hệ thống kho hàng, bến bãi, nhà xưởng, hệ thống hàng rào bảo vệ của đơn vị hay khơng?
X
16. Đơn vị cĩ tổ chức kiểm kê định kỳ hàng tồn kho hay khơng?
X
17. Đơn vị cĩ kế hoạch định mức dự trữ hàng tồn kho hay khơng?
X
18. Đơn vị cĩ áp dụng định mức bán chịu hay khơng?
X
19. Hàng tồn kho hư hỏng, kém phẩm chất, lỗi thời,… cĩ được nhận dạng kịp thời hay khơng?
X
20. Đơn vị cĩ lập kế hoạch sản xuất cho từng thời kỳ để phù hợp với nhu cầu của thị trường hay khơng?
X
21. Nguyên vật liệu xuất cho sản xuất cĩ dựa trên phiếu yêu cầu vật liệu đã được yêu cầu hay khơng?
X
22. Đơn vị cĩ tổ chức bộ phận giám sát theo dõi chặt chẽ chi phí sản xuất ở phân xưỡng và lập thẻ theo dõi chi phí sản xuất hay khơng?
X
23. Thành phẩm nhập kho cĩ được tổ chức kiểm nhận về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách hay khơng? X 24. Đơn vị cĩ tổ chức một bộ phận kiểm sốt độc lập về chất lượng thành phẩm khơng ? X 25. Bộ phận kiểm sốt chất lượng X
74
thành phẩm cĩ được tổ chức độc lập với bộ phận sản xuất hay khơng? 26. Cĩ sự độc lập giữa bộ phận kế tốn và bộ phận kho hay khơng?
X
27. Hàng hĩa xuất bán cĩ dựa trên phiếu xuất kho và hĩa đơn bán hàng hay khơng?
X
28. Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho cĩ được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng hay khơng?
X
29. Phương pháp xuất kho nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ, thành phẩm cĩ được áp dụng nhất quán trong kỳ hay khơng?
X
(Nguồn: Hồ sơ kiểm tốn 2013 của Cơng ty TNHH XYZ tại VAAL)
Qua tìm hiểu về hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị qua bảng câu hỏi cho khoản mục Hàng tồn kho cho thấy hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị là khá tốt. Kiểm tốn viên đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị về khoản mục này là khá hồn thiện.
Tiếp theo, dựa vào những hiểu biết về kiểm sốt nội bộ, kiểm tốn viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm sốt cho các cơ sở dẫn liệu chủ yếu của hàng tồn kho. Sự đánh giá này cần được nghiên cứu với các thủ tục kiểm sốt trong chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền. Đồng thời, sự đánh giá này là cơ sở để kiểm tốn viên chọn lựa các thử nghiệm cơ bản cần thiết để kiểm tốn.
Bảng 4.14 Đánh giá tính hoạt động hữu hiệu của các thủ tục kiểm sốt nội bộ của chu trình mua hàng, phải trả và trả tiền
Mục tiêu kiểm sốt
Thủ tục kiểm tra kiểm
sốt nội bộ Kết quả Ý kiến của nhĩm trưởng “Tính cĩ thật”: Các khoản mua hàng hĩa, dịch vụ, phải trả nhà cung cấp là cĩ thật
1.Chọn mẫu ngẫu nhiên 50 giao dịch mua hàng hĩa, dịch vụ trong kỳ. Kiểm tra xem cĩ Đề nghị mua hàng được phê duyệt trước khi thực hiện hay khơng.
Phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt Thực hiện thử nghiệm cơ bản ở mức độ trung bình 2.Từ danh sách các nhà cung cấp, chọn 5 đối tượng
Cĩ đầy đủ hồ sơ
Thực hiện thử nghiệm cơ bản ở
75
để xem xét đơn vị cĩ thực hiện đánh giá năng lực, uy tín… của nhà cung cấp khơng và hồ sơ lưu lại là gì. đánh giá năng lực nhà cung cấp mức độ trung bình
3.Mượn các tài liệu tổng hợp kết quả kiểm kê của đơn vị, phỏng vấn những người tham gia quá trình này. Xem xét việc xử lý kết quả sau kiểm kê.
Cĩ biên bảng kiểm kê hàng tồn kho Thực hiện thử nghiệm cơ bản ở mức độ trung bình “Tính đầy đủ”: Các khoản mua hàng hĩa, dịch vụ và phải trả nhà cung cấp được ghi nhận đầy đủ.
Kiểm tra, đối chiếu ngày trên hĩa đơn, Phiếu nhập kho với ngày hạch tốn trên Sổ kế tốn. Các chứng từ cĩ trùng khớp với nhau Thực hiện thử nghiệm cơ bản ở mức độ trung bình “Tính chính xác”: Các khoản mua hàng hĩa, dịch vụ và phải trả nhà cung cấp được ghi nhận chính xác, đúng đối tượng
1.Kiểm tra, đối chiếu các thơng tin về loại hàng hĩa, dịch vụ, số lượng, đơn giá…giữa hĩa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho. Các chứng từ cĩ nội dung trùng khớp với nhau Thực hiện thử nghiệm cơ bản ở mức độ trung bình 2.Chọn mẫu 20 nghiệp vụ thanh tốn tiền hành để kiểm tra đến đề nghị thanh tốn và đối chiếu hĩa đơn.
Các chứng từ cĩ số tiền trùng khớp với nhau Thực hiện thử nghiệm cơ bản ở mức độ trung bình
(Nguồn: Hồ sơ kiểm tốn 2013 của Cơng ty TNHH XYZ tại VAAL)
Sau khi thực hiện đánh giá, nhĩm trưởng nhận định rủi ro kiểm sốt ở mức thấp nên quyết định khơng tăng số lượng thử nghiệm cơ bản và do cơng ty là khách hàng mới nên cũng khơng giảm đi thử nghiệm cơ bản mà thực hiện như kế hoạch ban đầu. Ngay sau đĩ, nhĩm trưởng yêu cầu các thành viên tiến hành thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết đối với từng phần hành được giao. Trong quá trình này vai trị kiểm sốt của nhĩm trưởng được thể hiện rõ nét nhất bằng các cơng việc:
76
- Giám sát liên tục quá trình làm việc cũng như năng suất và thái độ làm việc của từng thành viên trong nhĩm;
- Đối với các nghiệp vụ phức tạp ngồi khả năng của các thành viên, nhĩm trưởng kịp thời hướng dẫn. Riêng đối với những nghiệp vụ khơng thể giải đáp, nhĩm trưởng sẽ tổng hợp lại rồi gặp trực tiếp các cấp quản lý của khách hàng yêu cầu giải trình hoặc liên hệ về Cơng ty xin ý kiến Ban Giám đốc;
- Ngồi ra nhĩm trưởng cĩ một nhiệm vụ quan trọng là sốt xét lại các sai xĩt hoặc gian lận mà thành viên trong nhĩm phát hiện. Lúc này nhĩm trưởng sẽ cĩ hai cách giải quyết:
+ Nếu sai xĩt dưới mức trọng yếu, nhĩm trưởng sẽ yêu cầu phía khách hàng điều chỉnh và ghi nhận vào Bảng tổng hợp lỗi;
+ Nếu sai xĩt vượt mức trọng yếu và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của báo cáo tài chính, nhĩm trưởng sẽ ghi nhận ngay vào Bảng tổng hợp lỗi và thực hiện các thủ tục thay thế hoặc thủ tục kiểm tra khác.
+ Cuối cùng, nhĩm trưởng chịu trách nhiệm tổng hợp giấy tờ làm việc, rà sốt lại một lần nữa các thủ tục đã được thực hiện đầy đủ theo đúng kế hoạch hay chưa? Phải đảm bảo rằng các bằng chứng thu thập là đủ cơ sở để đưa ra ý kiến trên Báo cáo kiểm tốn về vấn đề sai phạm mà đơn vị mắc phải.
Qua quá trình kiểm tốn tại Cơng ty TNHH XYZ, nhĩm trưởng đã tổng hợp các sai sĩt và kiểm tra bút tốn điều chỉnh của thành viên trong nhĩm, sau đĩ lập ra Bảng tổng hợp các bút tốn điều chỉnh sau:
77
Bảng 4.15 Bảng tổng hợp các bút tốn điều chỉnh cho báo cáo tài chính năm 2013 của Cơng ty TNHH XYZ Đơn vị: đồng
STT Diễn giải Định khoản
Bảng cân đối kế tốn
Báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh Ghi chú
Nợ Cĩ Nợ Cĩ Nợ Cĩ
A. Điều chỉnh số dư đầu kỳ
1 Điều chỉnh trình bày tiền gửi ngân hàng cĩ kỳ hạn dưới 3 tháng
76.166.000
76.166.000
Điều chỉnh trình bày, khơng điều chỉnh sổ kế tốn B. Điều chỉnh số dư cuối kỳ
1
Điều chỉnh số dư tiền gởi ngân hàng - Tăng Tiền gởi ngân hàng
- Tăng Doanh thu khác
1121 711 12.207.600 12.207.600 Theo số liệu báo cĩ số dư của ngân hàng 2
Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá cuối kỳ - Tăng Tiền gởi ngân hàng
- Tăng Doanh thu tài chính
1122
515 41.774.014 41.774.014
Đánh giá chênh lệch thanh tốn của tiền đơ la Úc
3
Xử lý thuế GTGT khơng được khấu trừ
- Tăng Chi phí quản lý DN - Giảm Phải thu khác
6428
138 61.260.723
61.260.723
4
Điều chỉnh Phân loại chi phí khấu hao của TSCĐ đã thanh lý
- Tăng Chi phí khác
- Giảm Chi phí quản lý khấu hao
811 6424 13.939.394 13.939.394 Thanh lý xe Foverest từ T04/2013, nhưng vẫn trích khấu hao cho 2 T05 &06/2013.
78 Tại Cơng ty Cổ phần ABC
Tương tự như kiểm tốn tại Cơng ty TNHH XYZ, nhĩm kiểm tốn tại Cơng ty cổ phần ABC cũng thực hiện quy trình tương tự. Tuy nhiên, cơng việc của nhĩm trưởng cĩ phần nhẹ nhàng hơn vì đã am hiểu khách hàng và báo cáo tài chính năm nay lại khơng cĩ vấn đề bất thường. Điểm khác biệt ở đây, do khách hàng cĩ quy mơ lớn nên khối lượng cơng việc nhiều. Vào cuối mỗi ngày làm việc, nhĩm trưởng sẽ tổng hợp ý kiển, thắc mắc của thành viên trong nhĩm và trao đổi với Ban lãnh đạo của khách hàng để xin ý kiến giải trình, điều này gĩp phần giải quyết kịp thời các vấn đề, tránh trường hợp ứ đọng gây lãng phí thời gian kiểm tốn. Sau ngày đầu làm việc, nhĩm kiểm tốn tiến hành trao đổi với Ban lãnh đạo đơn vị những vấn đề sau:
Bảng 4.16 Vấn đề cần trao đổi và làm rõ với Ban lãnh đạo Cơng ty Cổ phần ABC
Client: Cơng ty Cổ Phần ABC Date: 23/01/2014
STT Nội dung Xác nhận
giải quyết 1 TK 138
- Xin chi tiết cơng nợ khoản mục Trả trước người bán; - Chưa treo khoản thuế đề nghị hồn vào 138 để quản
lý. 2 TK133
- Số thuế đầu năm trên tờ khai và sổ sách cĩ chênh lệch.
3 TK153
- Điều chỉnh phân bổ cơng cụ dụng cụ theo 2 năm. 4 TK 211
- Nâng cấp nhà ăn cơng nhân hay sửa chửa mà chưa tính vào giá trị tài sản;
- Cần chứng từ minh chứng thanh lý tài sản. 5 TK 242
- Tính lại phân bổ.
(Nguồn: Hồ sơ kiểm tốn năm 2013 của Cơng ty Cổ phần ABC)
Tất cả các vấn đề trên được Ban lãnh đạo đơn vị giải trình cụ thể. Tùy mức độ phù hợp của câu trả lời và khả năng ảnh hưởng đến báo cáo tài chính nếu Ban lãnh đạo khơng thể giải thích mà nhĩm trưởng ghi nhận để lập bút tốn điều chỉnh và đưa ra ý kiến cho Báo cáo kiểm tốn. Sau ba ngày làm việc, nhĩm trưởng tổng hợp Bảng tổng hợp bút tốn điều chỉnh như sau:
79
Bảng 4.17 Bảng tổng hợp các bút tốn điều chỉnh cho báo cáo tài chính năm 2013 của Cơng ty Cổ phần ABC Đơn vị: đồng
(Nguồn: Hồ sơ kiểm tốn năm 2013 của Cơng ty Cổ phần ABC tại VAAL)
ST
T Diễn giải
Định khoản Bảng cân đối
kế tốn
Báo cáo kết quả
hoạt động kinh doanh Ghi chú
Nợ Cĩ Nợ Cĩ Nợ Cĩ
A. Điều chỉnh số dư đầu kỳ B. Điều chỉnh số dư cuối kỳ
1
Điều chỉnh chi phí xử lý xĩa nợ từ chi phí khác sang chi phí quản lý doanh nghiệp
- Tăng Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Giảm chi phí khác
642
811 280.275.000 280.275.000
2
Điều chỉnh Chi phí quản lý doanh nghiệp thành Chi phí trả trước dài hạn
- Tăng Chi phí trả trước dài hạn - Giảm Chi phí quản lý doanh
nghiệp 242 6429 151.851.815 151.851.815 Đưa tồn bộ cơng cụ dụng cụ (chuyển sang từ TSCĐ) vào chi phí (khơng hợp lý hợp lệ do ko cĩ chứng từ chứng minh tài sản)
80
Trong suốt quá trình kiểm tốn tại cơng ty khách hàng nhĩm trưởng khá chú trọng cơng tác kiểm tra, việc kiểm tra được thực hiện một cách liên tục. Đây được xem là một mặt tích cực trong vai trị kiểm sốt chất lượng của nhĩm trưởng của Cơng ty VAAL, chính sự chú trọng đĩ sẽ đảm bảo các sai