6. Giới thiệu bố cục của luận văn
3.2.2. Hoàn thiện cơ chế quản lý và sử dụng vốn lưu động
3.2.2.1 Cơ sở đề xuất giải phỏp.
Vốn lưu động chiếm một tỷ trọng lớn (gần 80%) trong tổng số vốn của Cụng ty. Việc nõng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động sẽ mang tớnh chất quyết định đến hiệu quả sử dụng vốn của Cụng ty.
Vũng quay vốn lưu động thấp, thời gian của 1 vũng luõn chuyển vốn lưu động quỏ dài, sức sinh lợi của vốn lưu động rất thấp, hệ số đảm nhiệm vốn lưu động cao. Tất cả cỏc chỉ tiờu đỏnh giỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động đều khụng đạt là do cỏc nguyờn nhõn sau:
Cơ cấu tài sản được phõn bổ và sử dụng chưa hợp lý, vốn lưu động chiếm tỷ trọng quỏ cao so với vốn cố định trong cơ cấu tài sản.
Tiền và cỏc khoản tương đương với tiền luụn ở mức cao so với vốn cố định như: tại thời điểm ngày 31/12/2005, vốn cố định là 51.351.998.900 đồng trong khi tiền và cỏc khoản tương đương với tiền là 39.725.388.000 đồng (bằng 77,36% vốn cố định),ngày 31/12/2006, vốn cố định là 52.453.072.500 đồng trong khi tiền và cỏc khoản tương đương với tiền cũn nhiều là 65.989.217.500 đồng (bằng 125,81% vốn cố định),ngày 31/12/2007, vốn cố định là 56.964.280.300 đồng trong khi tiền và cỏc khoản tương đương với tiền là 42.549.400.500 đồng (bằng 74,54% vốn cố định) làm vốn lưu động khụng lưu thụng, giảm hiệu quả sử dụng của một lượng lớn vốn lưu động.
Cỏc khoản phải thu ngắn hạn chiếm tỷ lệ rất cao trong tổng tài sản của Cụng ty như: tại thời diểm ngày 31/12/2004 cỏc khoản phải thu ngắn hạn chiếm 48,60% tổng tài sản, tại ngày 31/12/2005 là 51,20%, tại ngày 31/12/2006 là 48,31%, tại ngày 31/12/2007 là 50,73%, điều này chứng tỏ cụng tỏc thanh toỏn cụng nợ của Cụng ty rất kộm.
Hàng tồn kho cũng chiếm tỷ trọng khỏ lớn trong cơ cấu tài sản của Cụng ty (trờn 10% tổng tài sản), làm giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Vốn lưu động nằm trong cả ba giai đoạn của quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty đú là: dự trữ, sản xuất và thanh toỏn. Do vậy muốn tăng sự chu chuyển của vốn lưu động thỡ phải cú cỏc biện phỏp thớch hợp trong từng giai đoạn.
3.2.2.2. Nội dung của giải phỏp.
* Thứ nhất: Quản lý tốt tiền mặt và khả năng thanh toỏn của Cụng ty.
Quản lý tiền mặt là một trong những hoạt động quan trọng để đảm bảo hiệu quả sử dụng vốn lưu động và khả năng thanh toỏn của Cụng ty. Việc quản lý tiền phải đảm bảo việc sử dụng tiền mặt sao cho cú hiệu quả nhất, nú bao hàm cỏc biện phỏp làm tăng khả năng sẵn cú của tiền mặt, điều chỉnh luồng tiền mặt để tối thiểu hoỏ nhu cầu vay ngoài và cuối cựng là đầu tư vốn ngắn hạn theo cỏch cú lợi nhất.
Quản lý và kiểm soỏt tốt nhất hoạt động thu chi, sẽ cho phộp Cụng ty sử dụng tiết kiệm tiền mặt và đảm bảo khả năng chi trả cho cỏc khoản mua sắm. Cỏc khoản thu phải được đẩy nhanh như chuẩn bị tốt thủ tục thanh toỏn trung gian và thanh toỏn cuối kỳ, thu hồi cỏc khoản đặt cọc, giữ lại sớm nhất khi cú thể và cỏc biện phỏp hữu hiệu trong việc thu hồi cụng nợ. Cỏc khoản chi cần được kiểm soỏt chặt chẽ đảm bảo chi đỳng và chỉ thanh toỏn khi hết hạn.
Một số dư tiền mặt thớch hợp phải luụn được duy trỡ để đảm bảo khả năng thanh toỏn cho cỏc khoản phỏt sinh trong quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty. Cụng ty cần xõy dựng mức dư tiền mặt thớch hợp, khụng để dư tiền mặt quỏ nhiều như hiện nay và việc bự đắp thõm hụt thường được đảm bảo bằng hợp đồng tớn dụng với ngõn hàng và cỏc khoản thặng dư được đầu tư ngắn hạn nhằm khai thỏc tối đa khả năng sinh lời của đồng tiền.
* Thứ hai: Tăng cường cụng tỏc quản lý, thanh toỏn thu hồi cụng nợ.
Cụng ty cũng như cỏc doanh nhiệp xõy lắp điện núi chung đều ở trong tỡnh trạng dày cụng nợ. Do thiếu vốn nờn phỏt sinh việc chiếm dụng vốn lẫn nhau, thanh toỏn chậm và nhỏ giọt của chủ đầu tư. Tỡnh trạng phổ biến này đó làm xấu tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp và đặc biệt làm giảm hiệu quả sử dụng vốn núi chung. Do vậy, thỳc đẩy cụng tỏc thanh toỏn thu hồi cụng nợ là một trong những biện phỏp thỏo
gỡ khú khăn, thu hồi vốn và quay vũng nhanh để nõng cao hiệu quả kinh doanh và lập lại kỷ luật trong thanh toỏn.
Nợ phải thu, là một khoản tài sản luõn chuyển ngắn hạn và thường khụng cú khả năng sinh lời mà cũn cú nguy cơ bị giảm giỏ trị hoặc mất trắng. Nếu để tài sản này lớn và kộo dài, Cụng ty sẽ thiếu vốn kinh doanh và khụng phản ỏnh đỳng chi phớ sản xuất kinh doanh thực tế trong kỳ. Cỏc khoản nợ phải thu kộo dài là một hiện tượng khụng tốt đối với hoạt động sản xuất kinh doanh làm cho Cụng ty lõm vào tỡnh trạng khú khăn về tài chớnh.
Đẩy nhanh tốc độ thanh toỏn, cú thu hồi được vốn nhanh mới tạo điều kiện để đưa vốn vào vũng chu chuyển tiếp theo. Trước khi bàn giao cụng trỡnh Cụng ty cần phải làm đầy đủ và đồng thời cỏc thủ tục thanh toỏn như: cỏc biờn bản nghiệm thu, biờn bản thay đổi thiết kế, khối lượng phỏt sinh, cỏc phiếu thanh toỏn khối lượng… cú xỏc nhận của cỏc bờn liờn quan.
Đối với Cụng ty TNHH một thành viờn xõy lắp điện 4, nợ phải thu thường chiếm một tỷ trọng khỏ lớn trong tổng tài sản lưu động. Cỏc khoản nợ phải thu của Cụng ty chủ yếu bao gồm: phải thu từ chủ đầu tư hoặc nhà thầu chớnh, phải thu nội bộ (từ Tổng cụng ty do thực hiện khối lượng tổng cụng ty giao, cỏc đội thi cụng, cỏc đơn vị thành viờn).
Đối với cỏc khoản nợ phải thu bờn ngoài, để giải quyết vấn đề này, Cụng ty cần tiến hành nghiờn cứu về cỏc chủ đầu tư, cỏc nguồn vốn đầu tư cũng như cỏc nhà thầu xõy lắp liờn quan đến khả năng đảm bảo vốn, tỡnh hỡnh thanh toỏn của cỏc đơn vị mà Cụng ty tham gia ký kết hợp đồng thi cụng xõy lắp. Đồng thời trong giai đoạn đàm phỏn và ký kết hợp đồng cần đặc biệt quan tõm đến điều khoản thanh toỏn, phạt do thanh toỏn chậm, thanh toỏn giữa kỳ… để cú cơ sở và điều kiện nhanh chúng thu tiền, Cụng ty cũng cần mở sổ theo dừi, phõn loại cỏc khoản nợ quỏ hạn, tỡm nguyờn nhõn của từng khoản nợ để cú biện phỏp xử lý thớch hợp như gia hạn nợ, thoả ước xử lý nợ, xoỏ một phần nợ hoặc đưa ra toà ỏn kinh tế để xử lý. Cụng ty cũng cần phải chủ động mời cỏc bờn hữu quan (chủ đầu tư, cơ quan tài chớnh…) tiến hành cụng tỏc nghiệm thu, bàn giao và hoàn thành cỏc biờn bản, thủ tục thanh quyết toỏn cụng trỡnh. Đồng thời Cụng ty cũng cần phải cú cỏc biện phỏp tớch cực đụn đốc việc thanh toỏn đỳng hạn và giải quyết nợ đọng của cỏc chủ đầu tư.
Đối với cỏc khoản nợ phải thu, tạm ứng nội bộ, Cụng ty cần cú quy chế rừ ràng và quản lý chặt cho việc cấp phỏt tạm ứng và thanh toỏn với cỏc đội, cỏc đơn vị thành viờn, thực hiện chế độ vay nội bộ cú tớnh lói suất để buộc cỏc đơn vị sử dụng tiết kiệm vốn, đẩy nhanh việc thanh toỏn với chủ đầu tư.
Nợ phải trả, là nguồn vốn ngắn hạn tạm thời với chi phớ thấp để đỏp ứng cho nhu cầu sử dụng vốn lưu động của Cụng ty. Do vậy, Cụng ty cần khai thỏc hợp lý nguồn vốn này.
Cụng ty cú thể ỏp dụng một số biện phỏp như: tận dụng cỏc khoản tạm ứng từ chủ đầu tư, quản lý tốt cỏc khoản giữ lại từ nhà thầu phụ, xõy dựng cỏc quan hệ bạn hàng lớn, cung cấp lõu dài để cú thể sử dụng chế độ chậm thanh toỏn, chỉ trả tiền khi cỏc khoản thanh toỏn đến hạn… Tuy nhiờn, Cụng ty cũng cần cú chớnh sỏch rừ ràng, hợp lý trong việc quản lý cỏc khoản phải trả để đảm bảo uy tớn đối với cỏc đối tỏc kinh doanh lõu dài.
Cụng ty cũng cần thường xuyờn kiểm tra, đối chiếu cỏc khoản phải thanh toỏn với khả năng thanh toỏn của doanh nghiệp để chủ động đỏp ứng cỏc nhu cầu thanh toỏn khi đến hạn, lựa chọn hỡnh thức thanh toỏn thớch hợp an toàn và cú hiệu quả với mỡnh.
* Thứ ba: Kế hoạch hoỏ quản lý vật tư.
Kế hoạch hoỏ quản lý vật tư là một cụng cụ hữu hiệu trong việc quản lý, kiểm soỏt việc sử dụng vốn lưu động một cỏch tiết kiệm và đỏp ứng tốt nhất cho quỏ trỡnh sản xuất thi cụng xõy lắp của Cụng ty.
Kế hoạch hoỏ trong quản lý vật tư liờn quan đến cỏc nội dung cơ bản như lập kế hoạch nhu cầu vật tư: mua sắm, bảo quản, kiểm tra, kiểm soỏt chất lượng và kiểm soỏt dự trữ.
Đồng thời Cụng ty cần thiết lập cỏc thủ tục, chớnh sỏch khoa học để giảm thời gian ở khõu mua vật tư, vận chuyển, xếp dỡ và lưu kho, cú biện phỏp quản lý vật tư trong kho cú hiệu quả để giảm thất thoỏt, giảm thiểu cỏc tỏc nhõn gõy giảm chất lượng vật tư lưu kho, việc đưa vật tư vào kho, ra khỏi kho thuận tiện. Chủ động khai thỏc vật liệu tại chỗ để giảm chi phớ vận chuyển và dữ trữ.
Lập kế hoạch nhu cầu vật tư xỏc định rừ nhu cầu về số lượng, chủng loại, thời gian cung cấp, mức dự trữ của tất cả cỏc loại vật tư đỏp ứng theo kế hoạch thi cụng xõy lắp cỏc cụng trỡnh của toàn Cụng ty. Kế hoạch nhu cầu vật tư cần được chia làm 2 nhúm vật tư là vật tư chớnh được Cụng ty cung cấp và quản lý tập trung và vật tư phụ do cỏc đội thi cụng, cỏc đơn vị thành viờn tự đảm bảo. Vừa đảm bảo nhu cầu vật tư của toàn Cụng ty mà mức tồn kho lại thấp nhất.
Mua sắm vật tư, liờn quan đến việc xỏc định và phỏt triển nguồn cung cấp, nghiờn cứu thị trường cung cấp vật tư, tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phỏn, ký kết hợp đồng, quản lý việc cung cấp và việc xõy dựng cỏc thủ tục, tiờu chuẩn đối với vật tư và nhà cung cấp vật tư.
Bảo quản vật tư bao gồm việc tiếp nhận, kiểm tra, sắp xếp, giữ gỡn vật tư khụng bị suy giảm chất lượng, cấp phỏt, thanh lý vật tư và với chi phớ bảo quản vật tư thấp nhất.
Kiểm tra, kiểm soỏt chất lượng vật tư liờn quan đến việc xỏc định chất lượng của vật tư theo cỏc yờu cầu kỹ thuật phục vụ cho sản xuất thi cụng xõy lắp.
Kiểm soỏt dự trữ vật tư đảm bảo cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của Cụng ty hoạt động liờn tục và trụi chảy với chi phớ cuối cựng của vật tư là thấp nhất. Nú liờn quan đến việc: quản lý cỏc kho chứa cú hiệu quả, đảm bảo sự cú sẵn cỏc vật tư theo tiến độ sản xuất mà khụng làm tăng cao lượng vật tư dữ trữ, đảm bảo chất lượng vật tư, bảo vệ vật tư khỏi thất thoỏt, xỏc định chi phớ vật tư, thiết lập cỏc thủ tục, chớnh sỏch, chương trỡnh và cỏc tiờu chuẩn cần thiết để đạt được cỏc mục tiờu kiểm soỏt vật tư. Cụng ty cần phải cú kế hoạch dự trữ vật tư hợp lý về số lượng, chủng loại và quy cỏch, được xõy dựng trờn cơ sở tiến độ thi cụng xõy lắp của cỏc đội, cỏc đơn vị thành viờn nhưng khụng quỏ lớn dẫn đến ứ đọng vốn lưu động ở khõu dự trữ.
Kiểm soỏt việc sử dụng vật tư đảm bảo việc sử dụng vật tư cho quỏ trỡnh thi cụng đỳng theo thiết kế và tiết kiệm nhất. Cụng tỏc này bao gồm một số nội dung như: xõy dựng và ỏp dụng hệ thống tiờu chuẩn, định mức sử dụng vật tư: thủ tục cấp phỏt, sử dụng và thu hồi vật tư.
* Thứ tư: Đẩy nhanh tốc độ thi cụng xõy lắp hoàn thành cụng trỡnh trước đỳng thời hạn.
Đẩy nhanh tốc độ thi cụng xõy lắp, do đặc thự của ngành xõy lắp điện, thời gian tạo sản phẩm dài nờn vốn lưu động thường bị ứ đọng lớn trong khõu sản xuất dưới dạng cỏc hạng mục cụng trỡnh dở dang. Do vậy, Cụng ty cần khụng ngừng cải tiến và ỏp dụng tiến bộ kỹ thuật như cơ giới hoỏ, sử dụng cấu kiện lắp ghộp, ỏp dụng cỏc cụng nghệ thi cụng tiờn tiến... vào trong sản xuất thi cụng xõy lắp để đẩy nhanh tốc độ xõy lắp. Giảm khối lượng dở dang trong từng thời kỳ, tập trung thi cụng dứt điểm từng cụng trỡnh, tập trung ưu tiờn hoàn thành cho cỏc cụng trỡnh cú sẵn vốn và thanh toỏn nhanh chúng.
Việc hợp lý hoỏ kế hoạch sản xuất cỏc cụng trỡnh nhằm kết hợp cú hiệu quả cỏc giai đoạn thi cụng khỏc nhau nhằm điều hoà nhu cầu sử dụng cỏc nguồn lực nhằm khai thỏc tốt nhất năng lực thi cụng, giảm thời gian ngừng việc để giảm chi phớ sản xuất xuống mức thấp nhất.
3.2.2.3. Tớnh khả thi của giải phỏp. * Về tài chớnh:
Tỡnh hỡnh tài chớnh hiện tại của Cụng ty đảm bảo cho tớnh khả thi thực hiện giải phỏp này, tiền và cỏc khoản tương đương với tiền luụn ở mức cao so với tổng tài sản nờn khả năng thanh toỏn chi trả cho cỏc khoản để thực hiện giải phỏp này luụn được đảm bảo. Và vỡ giải phỏp này chủ yếu đi sõu vào quản lý, chuyờn mụn hoỏ để giải quyết tốt cỏc nghiệp vụ về tài chớnh, kế toỏn…
* Về nhõn lực:
Cụng ty cú đội ngũ lónh đạo, chỉ đạo cú trỡnh độ quản lý và trỡnh độ chuyờn mụn nghiệp vụ tốt. Nhõn sự của phũng tài chớnh, kế toỏn, kế hoạch sản xuất đều cú trỡnh độ đại học, cao đẳng và cú kinh nghiệm đảm bảo cho tớnh khả thi của giải phỏp.
* Về cụng nghệ và mỏy múc thiết bị:
Vỡ giải phỏp này chủ yếu đi sõu vào quản lý và chuyờn mụn hoỏ cỏc nghiệp vụ về tài chớnh, kế toỏn, quản lý nguyờn vật liệu… cụng nghệ và mỏy múc thiết bị phục vụ để thực hiện giải phỏp này chủ yếu là thiết bị văn phũng và cỏc phần mềm kế toỏn, phần mềm quản lý… Hiện tại, cụng nghệ và thiết bị mỏy múc của Cụng ty đảm bảo khả thi để thực hiện giải phỏp.
3.2.2.4. Kết quả kỳ vọng của giải phỏp.
Thực hiện tốt giải phỏp này, sẽ làm tăng sự chu chuyển của vốn lưu động, lượng dự trữ tiền mặt hợp lý đảm bảo cho khả năng thanh toỏn được duy trỡ giỳp doanh nghiệp tăng thờm uy tớn với cỏc chủ nợ ngắn hạn, cụng nợ của Cụng ty luụn được quản lý tốt và đảm bảo cỏc khoản nợ luụn được thu hồi hết và đỳng hạn, lượng nguyờn vật liệu luụn đảm bảo kịp thời cho sản xuất kinh doanh đạt đỳng tiến độ mà khụng bị tồn kho nhiều… tất cả đều dẫn đến tăng vũng quay vốn lưu động, giảm thời gian 1 vũng luõn chuyển vốn lưu động, giảm hệ số đảm nhiệm vốn lưu động, tăng sức sinh lời vốn lưu động tức tăng chỉ tiờu sử dụng hiệu quả vốn lưu động.