3.4.1.1. Nội dung giải pháp
Nhân tố quan trọng tạo nên tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức chính là con người. Một tổ chức mà sở hữu cho mình một đội ngũ lao động tài giỏi thì ắt hẳn tổ chức đó sẽ dễ dàng đạt được thành công. Chính vì thế, khi một tổ chức làm tốt công tác tuyển dụng thì tổ chức đó sẽ tìm kiếm được những người lao động có trình độ phù hợp với yêu cầu công việc. Điều này cũng có nghĩa là tổ chức đó sẽ đạt được những thành công hết sức to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Với tầm quan trọng to lớn và ảnh hưởng xuyên suốt đến các hoạt động nhân sự khác nhau của công tác tuyển dụng thì việc hoàn thiện công tác tuyển dụng nên được chú trọng. Nó là sự cần thiết tất yếu đối với các doanh nghiệp, đặc biệt trong thời đại ngày nay. Nội dung của nhóm giải pháp bao gồm các bước như sau:
1. Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng a. Các nguồn nhân sự tuyển dụng
Các doanh nghiệp thường tuyển dụng nhân lực từ 2 nguồn, ở bên trong doanh nghiệp và ở thị trường lao động bên ngoài doanh nghiệp. Nguồn nhân lực bên trong thường được ưu tiên hơn nhưng nguồn nhân lực bên ngoài lại có quy mô rộng lớn hơn, nên được tuyển dụng nhiều hơn.
b. Các hình thức tuyển dụng nhân sự
- Tuyển dụng thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông (báo chí, vô tuyến, mạng Internet…);
- Thông qua sự giới thiệu;
- Thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm;
- Thông qua các hội chợ việc làm;
- Tuyển dụng trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng.
2. Xác định địa điểm và thời gian tuyển dụng
Doanh nghiệp cần xác định được những địa điểm cung cấp nguồn lao động thích hợp cho mình. Chẳng hạn, lao động phổ thông tập trung ở các vùng nông thôn, còn lao động đòi hỏi tay nghề, chuyên môn sẽ tập trung trong các trường đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề,… Doanh nghiệp cũng phải lên được thời gian dài hạn, ngắn hạn phù hợp với nhu cầu của mình. Kế hoạch thời gian tuyển dụng phải căn cứ vào mục tiêu của tổ chức đã xây dựng tương ứng (quy mô kinh doanh, tốc độ tăng trưởng, tính chất công nghệ).
3. Thông báo tuyển dụng
Quá trình thông báo tuyển dụng có vị trí quan trọng, nó được quyết định bởi các phương pháp thu hút người xin việc. Trong chiến lược thu hút nguồn nhân lực của mình, các tổ chức cần cân nhắc các hình thức kích thích để đưa ra khi công bố trên các phương tiện quảng cáo.
4. Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Ở bước này thì cán bộ nhân sự thường đánh giá ứng cử viên thông qua cách ăn mặc, lời ăn tiếng nói…qua đó tìm hiểu động cơ làm việc của ứng cử viên. Phỏng vấn sơ bộ là để loại bớt các ứng viên không đủ yêu cầu. Trong quá trình phỏng vấn sơ bộ nếu phát hiện ra các ứng viên không có khả năng phù hợp với công việc cần tuyển chọn thì cần loại bỏ ngay, tuy nhiên để ra được quyết định này thì các tiêu chuẩn cần được xây dựng một cách kỹ lưỡng.
5. Xem xét đơn xin việc và sơ yếu lý lịch
Xét hồ sơ xin việc hay sàng lọc hồ sơ là thực hiện bước đánh giá đầu tiên trong quá trình tuyển chọn nhằm nhanh chóng loại bớt những ứng cử viên không phù hợp. Với mục đích này, việc nghiên cứu hồ sơ chỉ dừng lại ở mức kiểm tra xem ứng cử viên có đáp ứng được yêu cầu cơ bản hay không. Vì vậy, cán bộ nhân sự cần thận trọng khi quyết định loại bỏ một ứng cử viên rất tốt nhưng chuẩn bị hồ sơ không chu đáo. Hồ sơ xin việc của ứng viên có thể theo mẫu chung hay mẫu do công ty tự thiết kế. Tuỳ từng công ty mà có thể họ có hoặc không có mẫu riêng.
6. Kiểm tra trình độ của ứng cử viên
Có thể sử dụng các phương pháp sau để kiểm tra trình độ của các ứng cử viên nộp hồ sơ tuyển dụng như:
- Thi viết; - Trắc nghiệm;
- Phương pháp mô phỏng tình huống; - Phỏng vấn ứng cử viên;
7. Quyết định tuyển chọn và kiểm tra sức khoẻ
Khi đã xác định được một danh sách chọn lọc bao gồm một số ít những ứng cử viên phù hợp nhất, vấn đề của doanh nghiệp lúc này là chọn ai lại phụ thuộc vào sự phù hợp của doanh nghiệp với ứng cử viên trên nhiều phương diện như : sự kỳ vọng của ứng cử viên, khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh
nghiệp, mục tiêu nghề nghiệp của ứng cử viên và xu hướng phát triển của doanh nghiệp.
Khi đã được tuyển chọn thì bước cuối cùng kiểm tra sức khoẻ có để bảo đảm công việc hay không. Công việc này thường do bác sĩ tại doanh nghiệp kiểm tra trực tiếp.
8. Tuyển dụng và bổ nhiệm
Khi ứng cử viên đã qua tất cả các bước trên thì được công ty ra quyết định bổ nhiệm và bắt đầu vào giai đoạn định hướng.
3.4.1.2. Nguồn lực để thực hiện giải pháp
Thứ nhất: Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chú trọng hơn nữa đến
chính sách tuyển dụng nhân sự, thu hút nhân tài. Phải coi đây là vấn đề sống còn của Công ty. Nếu quy mô Công ty có lớn đến bao nhiêu đi chăng nữa nhưng nếu không tổ chức tuyển dụng tốt thì sẽ không tìm được người phù hợp với công việc đồng thời có chất lượng tốt được.
Thứ hai: Phòng Tổ chức – Hành chính là bộ phận chuyên trách trong
khâu tuyển dụng từ khi đăng thông báo, thu hồ sơ, xem xét đánh giá hồ sơ, phỏng vấn, tiếp nhận. Nếu bộ phận này làm tốt phần việc của mình thì hiệu quả công tác tuyển dụng sẽ được nâng cao hơn rất nhiều.
Thứ ba: Các phòng chức năng, đặc biệt là trưởng phòng có nhiệm vụ
tham mưu về số lượng nhân sự cần tuyển dụng, đồng thời cùng với phòng Tổ chức – Hành chính trong công tác xem xét đánh giá hồ sơ và phỏng vấn các ứng cử viên.
3.4.1.3. Hiệu quả giải pháp mang lại
Tổ chức tốt khâu tuyển dụng sẽ là bước đệm để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Nếu tuyển được những ứng cử viên có chất lượng thì họ sẽ nhanh chóng hòa nhập, tiếp thu công việc do đó rút ngắn thời gian và chi phí đào tạo lại.
Bên cạnh đó nếu khâu tuyển dụng tốt sẽ đỡ tốn chi phí, thời gian cho công tác tuyển dụng. Đồng thời nguồn nhân lực trong Công ty sẽ đi vào ổn định đem lại tâm lý yên tâm cho toàn bộ nhân viên và hiệu quả công việc sẽ tốt hơn.
3.4.2. Nhóm giải pháp đào tạo và phát triển
3.4.2.1. Nội dung của giải pháp
Việc phát triển nguồn nhân lực có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp thường bố trí một phòng phát triển nguồn nhân lực, tồn tại độc lập với các phòng khác. Ở các doanh nghiệp lớn nơi mà chức năng đào tạo chính sách tầm quan trọng bộ phận này thường liên hệ trực tiếp với phó giám đốc quản trị. Vì vậy, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực được tách ra từ chức năng quản trị nguồn nhân lực nhưng chuyên về phát triển nguồn nhân lực được gọi là: những người quản lý nguồn nhân lực, người quản lý phát triển sức lao động, người đào tạo, chuyên gia đào tạo họ phải có những người có kiến thức, sáng tạo, suy nghĩ rộng biết phối hợp hành động, ham hiểu biết và thông minh. Họ là những người giỏi về quan hệ với con người, có tính thần tập thể, có đầy đủ khả năng về quản lý, về kỹ thuật, về tâm lý học.
1. Công tác xây dựng và các bước của chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Để đạt được hiệu quả, đạt được mục đích của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ta cần phải nghiên cứu một cách kỹ lưỡng, một cách khoa học.
Cách thức tổ chức đào tạ và phát triển thế nào cho phù hợp với đối tượng học viên. Kiến thức phù hợp, tiết kiệm được thời gian và chi phí cho đào tạo, xây dựng mộ quy trình hợp lý, tránh lãng phí.
Bước 1: Xác định rõ nhu cầu, mục tiêu của công tác đào tạo và phát
Xác định rõ nhu cầu của việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nó tuỳ thuộc vào chiến lược, mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ nó phục thuộc vào các nguồn sau:
- Nguồn 1: Dựa vào nhu cầu về quản lý dự kiến nguồn nhân lực, mỗi một doanh nghiệp khi đề ra chiến lược sản xuất kinh doanh thì họ có chiến lược về nhân lực, từ đó ta tiến hành điều chỉnh từ bên trong hoặc ngoài cho phù hợp.
- Nguồn 2: là dựa vào mong muốn của cán bộ công nhân viên do sự thay đổi của khoa học công nghệ, sự thăng tiến của cán bộ công nhân viên có nhu cầu đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ hay mở mang tri thức.
- Nguồn 3: là dựa vào phân tích công việc và khả năng của nhân viên khi mà doanh nghiệp tiến hành phân tích công việc và kiểm tra trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên thì nhu cầu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được phát sinh.
- Nguồn 4: người ta dựa vào công thức tính toán về lao động như sau: Nhu cầu bổ sung = Nhu cầu cần có năm kế hoạch - Số đã có năm báo cáo Trên cơ sở nhu cầu bổ sung người ta thực hiện chương trình này một cách có hiệu quả. Mục tiêu của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực phụ thuộc vào mục đích của người được đào tạo hay là sự chỉ định của cấp trên.
Bước 2: Xác định đối tượng đào tạo và phát triển.
Trên cơ sở xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của đào tạo và phát triển, doanh nghiệp lập ra chương trình đào tạo cho phù hợp. Sau đó doanh nghiệp tiến hành lựa chọn đối tượng để đào tạo, đây là một bước rất quan trọng, nó xác định hiệu quả của chương trình đào tạo, doanh nghiệp cần phải lựa chọn đúng đối tượng cần được đào tạo trên cơ sở phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ và khả năng của họ, nếu chúng ta tiến hành lựa chọn không kỹ thì hiệu quả của hoạt động này không cao nó sẽ gây ra sự lãng phí thời gian và tiền của, công sức của người tham gia đào tạo.
Trong một doanh nghiệp thì đối tượng của hoạt động đào tạo và phát triển gồm có cán bộ quản lý, chuyên viên, công nhân sản xuất. Nguồn nhân lực của một doanh nghiệp không thể nói là hoạt động có hiệu quả nếu như một trong hai đối tượng này hoạt động không tốt.
Bước 3: Xác định phương pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Sau khi xác định được nhu cầu, mục tiêu và đối tượng cần được đào tạo, thì những người phụ trách về công việc này cần phải lựa chọn ra một chương trình đào tạo cho phù hợp. Chương trình này phải đảm bảo được mục tiêu đặt ra, về nội dung phải phù hợp, về thời gian phải hợp lý. Về phương pháp sư phạm phải phù hợp với đặc điểm kinh tế kỹ thuật của ngành nghề, của đối tượng được đào tạo. Sự lựa chọn đúng phương pháp đào tạo có một vai trò rất quan trọng đối với hiệu quả của công tác này và đối với hiệu quả của công việc của người được đào tạo, sau khi đào tạo.
Trên thế giới hiện nay thì người ta đã sử dụng nhiều phương pháp đào tạo và phát cho phù hợp với từng đối tượng trong phạm vi đề tài em xin nêu một số phương pháp sau tuỳ thuộc vào từng đối tượng.
* Đối với cán bộ quản lý và chuyên viên:
Trong doanh nghiệp thì đội ngũ cán bộ quản lý và chuyên viên có một vai trò rất quan trọng, nó là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Trình độ và khả năng của đội ngũ này có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Bởi vì họ chính là người đưa ra những quyết định về quản trị, đó là những sản phẩm của họ, một Công ty mà không có đội ngũ lãnh đạo giỏi thì khó mà tồn tại được. Vì vậy mà chúng ta phải thường xuyên đào tạo đội ngũ này để nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ giúp họ ra những quyết định quản trị có hàm lượng chất xám cao. Sau đây là một số phương pháp mà nước ta và trên thế giới đang áp dụng đối với đội ngũ này.
- Phương pháp dạy kèm: Đây là một phương pháp đào tạo tại chỗ để phát triển cấp quản trị, theo phương pháp này người học viên được giáo viên là các cán bộ chuyên môn giỏi kèm cặp. Ngoài cơ hội quan sát, học viên còn phảithực hành ngay và còn được chỉ định một số công việc quan trọng đòi hỏi kỹ năng ra quyết định.
- Trò chơi kinh doanh: Các trò chơi kinh doanh hay còn được gọi là các trò chơi quản trị là sự mô phỏng các tình huống yếu tố được lựa chọn theo một mô hình, một tình huống nào đó trong thực tế. Các mô phỏng này cố gắng lặp lại các yếu tố được lựa chọn theo một mô hình, một tình huống nào đó, phương pháp này đòi hỏi các học viên phải suy nghĩ, cân nhắc và ra quyết định cụ thể đối với các tình huống. Cuối cùng các nhóm sẽ tranh luận và giáo viên chấm.
- Phương pháp hội nghị hội thảo: Đây la phương pháp được sử dụng rộng rãi, trong đó các học viên tham gia vào một cuộc thảo luận để giải quyết một vấn đề xác định. Thông thường có một người chủ trì, thương là một cán bộ quản lý, người này sẽ chủ trì và điều khiển cho cuộc thảo luận diễn ra sôi nổi trôi chảy và không bị lạc đề.
- Phương pháp luân phiên công việc: Mục đích của luân phiên công việc là mở rộng công việc cho người đào tạo, người học sẽ tìm kiếm về các chức năng khác nhau của doanh nghiệp. Lý thuyết hỗ trợ cho công tác luân chuyển công tác là rất hay, nhưng còn có những khó khan trong một vài chương trình luân chuyển công việc do những người tham gia không thật sự có quyền quản lý, họ quan sát hoặc trợ giúp người quản lý trực tuyến, tuy nhiên họ không phải chịu trách nhiệm đáng lẽ ra phải chịu nếu họ thực sự làm công tác quản lý. Ngay cả trong việc luân chuyển tới các cương vị quản lý, người tham dự các chương trình chứng tỏ tính hoạt động có kết quả trong tương lai của họ với tư cách là người quản lý. Hơn nữa khi chương trình luân chuyển này hoàn thành họ vẫn không có được những cương vị thích hợp.
- Mô hình ứng xử: Phương pháp mô hình ứng xử sử dụng băng video ghi lạicác tình huống điển hình đã được cấp quản trị giải quyết một cách cụ thể. Các học viên theo dõi và liên hệ với thái ứng xử đối với công việc của mình. Đây là phương pháp nhằm phát triển kỹ năng ứng xử và giao tiếp của các học viên. Phương pháp này tuy mới được áp dụng những hiện nay rất phát triển.
- Phương pháp thực tập: Theo phương pháp này các học viên sau khi đã được nghiên cứu các lý thuyết phải đi thực tập tại một cơ sở hoặc một doanh nghiệp nào đó để quan sát và học hỏi cách làm việc. Cách giải quyết vấn đề cụ thể của các cán bộ giỏi và nhân viên có trình độ lành nghề cũng như tiến hành thực tập các lý thuyết đã học được.
- Đề bạt tạm thời: Mọi người thường được giao nhiệm vụ là người có ''quyền'' quản lý. Ví dụ như khi người quản lý đương chức nghỉ phép bị ốm, hay đi công tác dài ngày, thậm chí cả khi vị trí bị khuyết. Như vậy việc đề bạt tạm thời là một biện pháp phát triển cũng như là một cách làm quen thuộc với