Trong thời gian qua Tổng công ty chỉ mới phân tích công việc bằng cách nêu tên đƣợc một số bộ phận, tên công việc, tên chức danh. Công việc thực hiện mỗi ngày do trƣờng các bộ phận phân phối, hƣớng dẫn tùy theo công việc của mỗi phòng, ban nhân viên tiến hành làm việc nhờ vào phƣơng pháp khả năng quan sát của mình với những ngƣời có kinh nghiệm từ đó các công việc tự ngầm hiểu và quy định với nhau về các công việc phải làm. Căn cứ tính khoa học và kinh nghiệm thực tiễn hoạt động quản lý nguồn nhân lực, giải pháp cho Tổng công ty là cần phải thực hiện phân tích công việc và tiêu chuẩn chức danh cụ thể cho từng công việc, cho từng bộ phận của công ty bằng cách văn bản hóa nội dung công việc, tiêu chuẩn công việc, chức danh cụ thể các đầu công việc sau: công việc của bộ phận kế toán, công việc bộ phận kinh doanh, công việc bộ phận thu mua, công việc phòng tổ chức hành chính, công việc của phòng Kế hoạch đầu tƣ, công việc của ban lãnh đạo và cho tất cả các vị trí khác trong Tổng công ty để tiến hành phân tích công việc.
90
Đối với các công việc trực tiếp sản xuất, Tổng công ty cần duy trì phƣơng pháp phân tích trực quan tại nơi làm việc đồng thời sử dụng thêm phƣơng pháp phỏng vấn và bản câu hỏi cho một số công việc để phân tích chính xác hơn.
Đối với công việc gián tiếp, công việc quản lý: Phải tiến hành phân tích chi tiết, có sự phối hợp trƣởng bộ phận và cả chính nhân viên đang đảm nhiệm vị trí đó. Trƣớc hết, các nhân viên phòng Tổ chức - hành chính sẽ lấy thông tin về các vị trí chức danh bằng phƣơng pháp phỏng vấn và điền vào bảng câu hỏi, bảng phân tích công việc. Các thông tin cần thu thập đó là kiến thức nội dụng công việc, trách nhiệm, khả năng giám sát, thực hiện các chính sách của Tổng công ty. Sau đó tiến hành phỏng vấn và quan sát nhân viên đang đảm nhận chức vụ đó để lấy thêm thông tin thực tế mà các giám đốc, trƣởng bộ phận chƣa cung cấp. Yêu cầu đặt ra trong quá trình này là sự hợp tác chặt chẽ, thẳng thắn, trung thực, trên sự hiểu biết và tin cậy lẫn nhau.
Xây dựng bản mô tả công việc: Phải xây dựng bản mô tả công việc cho các vị trí và phải thƣờng xuyên cập nhật kịp thời thông tin cho các bản mô tả công việc này. Thƣờng xuyên cập nhật thông tin cho phép biết đƣợc sự thay đổi nhiệm vụ chức năng của công việc. Những thông tin cần thu nhập nhƣ: thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc, thông tin về hoạt động thực tế của nhân viên,thông tin về phẩm chất mà nhân viên thực hiện cần có, thông tin về máy móc thiết bị kỹ thuật, thông tin về các tiêu chuẩn trong thực hiện công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc: Tổng công ty phải tiến hành xây dựng các bản tiêu chuẩn công việc đi kèm với từng bản mô tả công việc. Trong bản tiêu chuẩn công việc phải nêu lên đƣợc các yếu tố: bản chất của công việc, điều khoản đào tạo, huấn luyện và các tiêu chuẩn của nhân viên nhƣ trình độ văn hóa, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm, tuổi tác, thể lực, đặc điểm cá nhân.
Yêu cầu quan trọng trong việc xây dựng bản tiêu chuẩn công việc là phải tách rời công việc ra khỏi cá nhân ngƣời đang làm công việc đó.
Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản lý đầu não đến quản lý bộ phận cho đến từng cán bộ, nhân viên phải xác định rõ ràng, cụ thể và chính xác.
91
Cách thức thực hiện để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn chức danh Tổng công ty (xem phụ lục số 3).
Hƣớng dẫn viết bản mô tả công việc Tổng công ty (xem phụ lục số 4 ). Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn chức danh mẫu (xem phụ lục số 5).