Phân tích công việc và chức danh
Phân tích công việc là tiến trình xác định nội dụng công việc, cách thức thực hiện công việc, các đặc tính của công việc và những điều kiện mà công việc phải hoàn thành. Phân tích công việc là công cụ rất hiệu quả đối với công tác quản lý nguồn nhân lực. Nó có ý nghĩa rất lớn đối với việc hoạch định, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực, đánh giá thành tích, trả lƣơng thƣởng và các đãi ngộ khác đối với lao động trong doanh nghiệp.
Việc phân tích công việc tại Tổng công ty mới chỉ dừng lại nêu tên đƣợc một số bộ phân, tên công việc. Bộ phận kế toán làm công việc liên quan đến kế toán, bộ
56
phận kinh doanh làm nhiệm vụ kinh doanh, bộ phận thu mua làm công việc liên quan đến công tác thu mua nguyên liệu đầu vào của Tổng công ty, phòng tổ chức hành chính làm những công việc liên quan đến việc quản lý hồ sơ nhân viên theo dõi tình hình nghỉ việc, tuyển dụng.
Công việc thực hiện mỗi ngày do tổ trƣởng phân phối hƣớng dẫn tùy theo công việc của mỗi phòng ban, nhân viên tiến hành làm việc nhờ khả năng quan sát của mình với những ngƣời có kinh nghiệm từ đó các công việc tự ngầm hiểu và quy định với nhau về mỗi loại công việc bằng phƣơng pháp quan sát, phân tích tại nơi làm việc mà không hình thành một văn bản nào liệt kê, mô tả nội dung công việc, tiêu chuẩn công việc, chức danh cụ thể của từng công việc thực hiện.
Phỏng vấn một tổ trƣởng sản xuất bao bì cho biết: Sau khi lao động đƣợc bổ sung về các tổ, các tổ trƣởng có nhiệm vụ hƣớng dẫn và phân công công việc theo kinh nghiệm, không biết nhiệm vụ mình sẽ làm gì, làm bao nhiêu công việc, có việc là làm, sau một thời gian là ngầm hiểu nhiệm vụ và trách nhiệm, tiêu chuẩn công việc của mình.
Đối với nhân viên quản lý, nhân viên lao động gián tiếp khác Tổng công ty giao về từng phòng xây dựng bảng phân công nhiệm vụ. Tuy nhiên, khi phỏng vấn một nhân viên thuộc phòng Kế hoạch về việc xây dựng bảng phân công nhiệm vụ thì nhân viên trả lời: “Phòng có xây dựng bảng phân công nhiệm vụ cho mỗi nhân viên trong phòng nhƣng rất chung chung, chƣa có phân công cụ thể từng nhiệm vụ”. Đối với tiêu chuẩn chức danh: Trong các văn bản của Tổng công ty không tìm thấy các quy định cụ thể những điều kiện, kỹ năng, kinh nghiệm công tác, độ tuổi, sức khỏe, trình độ, chuyên ngành, các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc nhƣ tính trung thực, sở thích, nguyện vọng cá nhân nào có thể đảm nhiệm đƣợc công việc đó. Chính vì vậy mà nhân viên Tổng công ty chỉ làm những công việc chính và cần thiết xảy ra thƣờng xuyên, thƣờng xử lý những nhiệm vụ mang tính trƣớc mắt, ngắn hạn một số công việc không phân định trách nhiệm không biết bộ phận nào thực hiện nên xuất hiện tình trạng không biết mình đã làm hết công việc chƣa, hoàn thành trách nhiệm chƣa. Đó là nguyên nhân mà Tổng công ty
57
không có cơ sở để đánh giá, để tổng kết mức độ hoàn thành công việc của cán bộ nhân viên, không làm cho nhân viên thấy hết những công việc lẫn trách nhiệm mà mình phải làm, không tạo ra sự công bằng trong công việc bộ phận, từng nhân viên.
Phân công và bố trí công việc
Tại Tổng công ty, hiện nay công việc của các Giám đốc công ty thành viên, giám đốc chi nhánh, trƣởng phòng/ban đƣợc Tổng giám đốc trực tiếp phân công nhiệm vụ. Còn cấp phó và cán bộ nhân viên do trƣởng các phòng/ban phân công công việc cụ thể. Vai trò công việc cũng nhƣ chuyên môn trong công việc đều đƣợc tham khảo, xét duyệt dựa vào bảng phân tích, mô tả công việc và trình độ chuyên môn của từng cá nhân để bố trí phân công công việc cụ thể. Tuy nhiên, việc ngƣời lao động có quan tâm và yêu thích công việc của mình hay không, phân công, bố trí công việc có hợp lý hay không chƣa đƣợc công ty quan tâm đúng mức, do đó hoàn toàn không có số liệu nào về chức năng này tại phòng Tổ chức - Hành chính. Vì vậy, tác giả sẽ đánh giá chức năng này trong quá trình nghiên cứu thông qua khảo sát nhóm tiêu chí “Phân công và bố trí công việc” tại Tổng công ty.
Ở nhóm tiêu chí này, tác giả khảo sát ở 3 câu hỏi, sau khi sử lý số liệu cho ra kết quả nhƣ sau:
Bảng 3.6: Thống kê mô tả phân công và bố trí công việc tại Tổng công ty STT Mức độ Kích thƣớc mẫu Tỷ lệ (%) Công việc anh/ chị đang làm có đúng với
chuyên môn đƣợc đào tạo không? 129 100
- Hoàn toàn phù hợp 7.0
- Phù hợp một phần 33.3
- Phù hợp 1 ít 24.0
- Không phù hợp 35.7
Đánh giá của anh (chị) về sự phân công của
58
- Phù hợp chuyên môn đào tạo anh chị 5.4
- Phù hợp kiến thức, kỹ năng anh chị 32.6
- Không phù hợp vì công việc lộn xộn, thiếu
nguyên tắc 9.3
- Không phù hợp, vì đòi hỏi quá cao 13.2
- Không phù hợp, vì đòi hỏi quá thấp 31.8
- Không phù hợp, vì nhiều công việc không
đƣợc tính công, khen thƣởng 7.8
Anh/ chị thấy sự phân công công việc của
cơ quan nhƣ thế nào? 129 100
- Rất hợp lý 14.7
- Hợp lý 28.7
- Chƣa hợp lý 49.6
- Không hợp lý 7.0
(Nguồn: Số liệu điều tra)
Qua bảng kết quả trên ta thấy, tỷ lệ cán bộ công nhân viên làm đúng chuyên môn nghiệp vụ chiếm rất thấp (7,0%), trong khi đó tỷ lệ cán bộ công nhân viên làm không đúng chiếm tỷ lệ khá cao (35,7%); đại đa số cán bộ công nhân viên cho rằng sự phân công công việc của lãnh đạo cơ quan trong công việc là không phù hợp chiếm 62,1%, chƣa hợp lý (49,6%); cho thấy việc bố trí, phân bổ công việc phù hợp giữa trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên và công việc đƣợc phân công là chƣa hợp lý.