Về tổ chức, Tổng công ty hoạt động theo mô hình của công ty do Nhà nƣớc là
chủ sở hữu:
Hội đồng thành viên: gồm tất cả những ngƣời đại diện theo uỷ quyền. Có nhiệm vụ nhân danh Chủ sở hữu công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ; nhân danh Công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty; chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đƣợc giao theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2005 và pháp luật có liên quan.
Tổng Giám đốc: Đƣợc Chủ sở hữu là Bộ Nông nghiệp và PTNT bổ nhiệm căn cứ đề nghị của Hội đồng Thành viên với nhiệm kỳ không quá 05 năm để điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty.
Kiểm soát viên: Đƣợc Chủ sở hữu là Bộ Nông nghiệp và PTNT bổ nhiệm từ 01 đến 03 Kiểm soát viên với nhiệm kỳ không quá 03 năm. Kiểm soát viên chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật và Chủ sở hữu Tổng công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ của mình.
Đối với Văn phòng Tổng công ty, hiện Tổng công ty có các phòng chuyên môn, nghiệp vụ bao gồm: Văn phòng tổng hợp, phòng Kế toán tài chính, phòng Kế hoạch , phòng Đầu tƣ xây dựng, Phòng kinh doanh 1,2.
Đối với các đơn vị sản xuất, Tổng công ty có 03 Chi nhánh, 02 công ty có vốn chi phối, 08 công ty liên kết.
Về nhân sự, Tổng công ty hiện có 826 ngƣời, trong đó trình trên đại học là 12
39
động; cơ cấu nhân sự và trình độ nhân sự ở Khối văn phòng Tổng công ty và các công ty con, công ty liên kết là tƣơng đối hợp lý, cán bộ nhân viên đƣợc bố trí vào đúng các phòng chức năng theo đúng trình độ mỗi ngƣời.
Sơ đồ 3.1: Bộ máy quản lý của Tổng công ty
CÔNG TY MẸ
Khối Văn phòng Tổng công ty
HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
TỔNG GIÁM ĐỐC
KIỂM SOÁT VIÊN
CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Văn phòng tổng hợp Phòng Kế toán tài chính Phòng Kế hoạch Phòng Đầu tƣ xây dựng Phòng Kinh doanh 1 Phòng Kinh doanh 2
Khối hạch toán phục thuộc
Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh TP.HCM C.ty Vigecam Trading
Vốn chí phối
1. Công ty CP Vật tƣ Nông nghiệp I Hải Phòng. 2. Công ty CP ĐTXD và TM Tín Phát Liên kết 1. Công ty CP VTNN Sông Hồng. 2. Công ty CP Vật tƣ Nông sản. 3. Công ty CP Vật tƣ Nông nghiệp II. 4. Công ty CP XNK Vật tƣ Nông nghiệp III. 5. Công ty XNK Vật tƣ Nông nghiệp & Nông sản. 6. Công ty CP XNK Vật tƣ Nông sản và Vận tải.
40
Về chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc
1. Phòng Tổ chức - Hành chính:
* Chức năng:
- Tham mƣu, giúp việc cho Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc.
- Tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự ; Xây dựng quy hoạch cán bộ; các chế độ chính sách của nhà nƣớc đối với doanh nghiệp và đối với ngƣời lao động.
- Thanh tra - pháp chế; giải quyết đơn thƣ, khiếu nại tố cáo; thi đua khen thƣởng; dân quân tự vệ.
- Công tác hành chính quản trị; bảo vệ tài sản; phòng chống cháy nổ;
* Nhiệm vụ :
- Nghiên cứu các mô hình tổ chức quản lý tiên tiến để vận dụng vào thực tiễn của Tổng công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Xây dựng các phƣơng án quy hoạch đội ngũ cán bộ chủ chốt của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thành viên.
- Tổ chức đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ, công nhân đáp ứng yêu cầu phát triển của Tổng công ty.
- Tổ chức xây dựng chức danh tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật của cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty. Thực hiện việc thi chuyển ngạch, nâng lƣơng, nâng bậc.
- Thực hiện chế độ chính sách cho ngƣời lao động theo quy định của Nhà nƣớc, làm Sổ Bảo hiểm xã hội, theo dõi đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của cán bộ công nhân viên.
- Theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ, việc chấp hành Nội quy lao động, Quy chế làm việc và đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của cán bộ công nhân viên trong cơ quan Tổng công ty.
- Tổ chức xây dựng và quản lý định mức lao động, đơn giá tiền lƣơng gắn với kết quả sản xuất kinh doanh.
- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo theo quy định của pháp luật trong phạm vi của Tổng công ty.
41
- Theo dõi việc trả lƣơng và các chế độ khác cho cán bộ công nhân viên cơ quan Tổng công ty; theo dõi tình hình an toàn - vệ sinh lao động trong cơ quan Tổng công ty.
- Quản lý con dấu; Quản lý hồ sơ nhân sự của cán bộ công nhân viên cơ quan Tổng công ty và các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý.
- Soạn thảo hoặc thẩm định tính pháp lý của các nội quy, quy chế của Tổng công ty; chịu trách nhiệm về pháp lý và tƣ vấn đối với các hoạt động của Tổng công ty.
- Tổ chức phát động, hƣớng dẫn phong trào thi đua, theo dõi và tổng kết phong trào thi đua lao động sản xuất trong cơ quan Tổng công ty.
- Đảm bảo và đáp ứng đầy đủ, kịp thời các cơ sở vật chất mang tính chất văn phòng để Lãnh đạo và các phòng ban trong cơ quan Tổng công ty hoạt động tốt.
- Quản lý, bảo dƣỡng, sửa chữa toàn bộ nhà cửa, trang thiết bị và tài sản của cơ quan Văn phòng Tổng công ty.
- Đón tiếp và hƣớng dẫn khách đến làm việc tại Tổng công ty; đƣa thông tin, bảo mật và quản lý mạng LAN trong Tổng công ty; sửa chữa, bảo dƣỡng (cả phần cứng, phần mềm) các computer và thiết bị ngoại vi của văn phòng Tổng công ty;
- Thực hiện công tác văn thƣ lƣu trữ.
- Quản lý, bố trí phƣơng tiện đi lại và các trang thiết bị vật tƣ văn phòng cho lãnh đạo và cán bộ cơ quan Tổng Công ty làm việc và đi công tác.
- Quản lý hồ sơ pháp lý, hồ sơ đất đai và hồ sơ bất động sản thuộc cơ quan Tổng công ty.
- Xây dựng phƣơng án phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trƣờng tại trụ sở Tổng công ty.
2. Phòng Kế toán - Tài chính
* Chức năng:
Tham mƣu, giúp việc cho Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc trên các lĩnh vực: Tài chính; đầu tƣ tài chính; Hạch toán kế toán, phân tích hoạt động kinh tế đối với các hoạt động đầu tƣ, sản xuất - kinh doanh của Tổng Công ty. Theo dõi công nợ, tiền hàng, các chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh và chi phí khác của cơ quan Tổng công ty; kiểm tra giám sát các phƣơng án sản xuất kinh doanh.
42
* Nhiệm vụ:
- Trên cơ sở các kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất - kinh doanh hàng năm của các phòng, ban, chi nhánh, đơn vị trong Tổng công ty xây dựng kế hoạch tài chính toàn Tổng công ty. Tổ chức kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban, chi nhánh thực hiện đúng kế hoạch tài chính đã đề ra.
- Quản lý, kiểm tra và theo dõi hiệu quả sử dụng vốn tại: Cơ quan Tổng công ty, các công ty thành viên, công ty liên doanh, liên kết và trên các thị trƣờng tài chính mà Tổng công ty đầu tƣ.
- Thẩm định về mặt tài chính và hiệu quả kinh tế đối với các dự án đầu tƣ, hợp đồng kinh tế, mua bán, vay, cho vay theo sự phân cấp quản lý của Tổng công ty.
- Thực hiện nhiệm vụ hạch toán kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất - kinh doanh xuất nhập khẩu tại cơ quan Tổng công ty; tổng hợp theo dõi tình hình hoạt động tài chính của các công ty thành viên, công ty liên doanh, liên kết.
- Phân tích hoạt động kinh tế hàng năm của Tổng công ty.
- Tổng hợp, xử lý và lƣu giữ các tài liệu, số liệu tài chính, kế toán theo đúng các chuẩn mực kế toán, Luật Kế toán và các quy định quản lý tài chính của Nhà nƣớc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thực hiện các tác nghiệp về nghiệp vụ kế toán trong cơ quan Tổng công ty. - Chủ trì kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu chi tài chính, thanh toán, giao nộp. Tình hình quản lý, sử dụng các loại tài sản vật tƣ, tiền vốn của Tổng công ty kể cả vốn đƣa vào liên doanh, liên kết, hợp tác.
- Tổng hợp toàn bộ hoạt động tài chính của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị có vốn góp của Tổng công ty; Lập báo cáo, quyết toán hợp nhất sản xuất kinh doanh hàng quý, 6 tháng, cả năm của Tổng công ty.
- Chủ trì thẩm tra quyết toán dự án hoàn thành, trình Tổng giám đốc.
- Tƣ vấn, chỉ đạo về mặt nghiệp vụ kế toán - tài chính cho các phòng, ban, chi nhánh trong Tổng công ty.
- Phối hợp với các phòng, ban, chi nhánh, đơn vị của Tổng Công ty xây dựng kế hoạch giá mua, giá bán, giá tồn kho các loại hàng hoá, vật tƣ và tài sản của Tổng công ty.
43
- Quyết toán các dự án mà Tổng công ty đầu tƣ hoặc tham gia góp vốn. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc giao.
3. Phòng Kế hoạch
* Chức năng:
Tham mƣu, giúp việc cho Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc trên các lĩnh vực: kế hoạch và các chiến lƣợc trong sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, đầu tƣ, hợp tác liên doanh, liên kết; kiểm tra các phƣơng án kinh doanh xuất nhập khẩu của các phòng xây dựng trình Tổng giám đốc duyệt quản lý các dự án xây dựng cơ bản; tƣ vấn đấu thầu xây dựng; quản lý các định mức kinh tế kỹ thuật, tiến độ và và an toàn lao động trong xây dựng.
* Nhiệm vụ:
Trên cơ sở kế hoạch sản xuất - kinh doanh của các phòng, ban, chi nhánh trong Tổng công ty xây dựng chiến lƣợc sản xuất - kinh doanh hàng năm, ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Tổng công ty.
- Lập các phƣơng án liên doanh, liên kết với các đơn vị trong và ngoài nƣớc; lập dự án xây dựng kho, nhà máy sản xuất phân bón và các dự án mà Tổng công ty đầu tƣ 100% vốn. Kiểm tra, thẩm định các phƣơng án kinh doanh xuất nhập khẩu; Đánh giá và phân tích kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của các đơn vị có vốn góp của Tổng công ty. Tổng hợp cân đối kế hoạch sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu của cơ quan Tổng công ty và toàn Tổng công ty. Điều phối việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong cơ quan Tổng công ty.
- Dự báo thƣờng xuyên về cung cầu, giá cả hàng hóa trên thị trƣờng trong nƣớc và ngoài nƣớc đối với các mặt hàng mà Tổng công ty kinh doanh.
- Chủ trì cùng các phòng ban liên quan lập các dự án đầu tƣ, dự án hợp tác, liên doanh, liên kết với các tổ chức cá nhân trong và ngoài nƣớc.
- Chủ trì giám sát việc triển khai các dự án đầu tƣ của Tổng công ty theo phê duyệt của Hội đồng thành viên. Kết thúc dự án chủ trì tổng hợp khối lƣợng hoàn công chuyển phòng Tài chính - Kế toán thẩm tra trình Tổng giám đốc.
- Thống kê, tổng hợp các thông tin liên quan đến sản xuất kinh doanh của Tổng công ty.
44
- Lập báo cáo tổng hợp và báo cáo thống kê theo định kỳ để báo cáo Tổng giám đốc và các cơ quan hữu quan.
- Phối hợp với các phòng của Tổng Công ty xây dựng kế hoạch giá mua, giá bán, giá tồn kho các loại vật tƣ, hàng hoá và tài sản của cơ quan Tổng công ty.
- Giám sát tiến độ kỹ thuật, mỹ thuật và an toàn lao động trong xây dựng; - Phối hợp với các phòng ban chức năng quản lý chi phí đầu tƣ, tổ chức nghiệm thu công trình, quản lý tài sản và đất đai của Tổng công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc giao.
4. Phòng Kinh doanh 1, 2
* Chức năng:
- Tham mƣu giúp việc cho Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc trong các lĩnh vực: quan hệ đối ngoại, chính sách xuất - nhập khẩu, pháp luật của Việt Nam và Quốc tế về hoạt động kinh doanh này.
- Tìm kiếm mở rộng thị trƣờng, nguồn hàng đảm bảo kinh doanh có hiệu quả;
* Nhiệm vụ:
- Điều tra, nghiên cứu thị trƣờng trong và ngoài nƣớc. Phân tích và tổng hợp các thông tin thƣơng mại. Nắm bắt cơ hội kinh doanh, thực hiện công tác Marketing, tìm kiếm khách hàng.
- Phát triển thị trƣờng hiện có của Tổng công ty. Mở rộng địa bàn tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty và các đơn vị thành viên nhằm tham gia tăng sản lƣợng phân bón tiêu thụ và kinh doanh có hiệu quả.
- Xây dựng và soạn thảo các phƣơng án kinh doanh xuất nhập khẩu trình Tổng Giám đốc uỷ quyền phê duyệt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Soạn thảo các hợp đồng kinh tế với khách hàng trong và ngoài nƣớc phù hợp với pháp luật Việt Nam, luật pháp và thông lệ quốc tế để Tổng Giám đốc hoặc ngƣời đƣợc Tổng Giám đốc uỷ quyền ký.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng nông sản, thực phẩm, thiết bị, phƣơng tiện vận tải, hàng tiêu dùng…
- Tổ chức triển khai thực hiện các hợp đồng kinh tế trên cơ sở phƣơng án kinh doanh đã đƣợc duyệt.
45
5. Các công ty con, công ty liên kết
* Chức năng:
Thực hiện các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển, bảo quản, tiêu thụ phân bón, lƣơng thực, nông sản và các loại vật tƣ nông nghiệp khác theo kế hoạch và nhiệm vụ của Tổng công ty giao.
* Nhiệm vụ:
- Xây dựng, trình Tổng công ty kế hoạch giao nhận, vận chuyển, bảo quản và tiêu thụ nguồn phân bón của Tổng công ty; kế hoạch tự khai thác kinh doanh phân bón, lƣơng thực, nông sản và các vật tƣ nông sản khác.
- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển, bảo quản, tiêu thụ phân bón hóa học, lƣơng thực, nông sản và các vật tƣ nông nghiệp khác theo kế hoạch, nhiệm vụ của Tổng công ty giao.
- Thực hiện kinh doanh phân bón hóa học, lƣơng thực, nông sản và các loại vật tƣ nông nghiệp khác trên cơ sở nhiệm vụ Tổng công ty giao và nhu cầu của thị trƣờng.
Đánh giá về mô hình và hiệu quả hoạt động của bộ máy hiện tại:
1. Về tổ chức
Hiện nay bộ máy tổ chức của Tổng công ty có rất nhiều đầu mối, quy mô các phòng quá nhỏ lẻ, chức năng nhiệm vụ còn chồng chéo, phân công công việc khó, dễ dẫn đến đùn đẩy nhau về trách nhiệm trong công việc.
2. Về nhân sự và kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao
* Về nhân sự:
Công tác sắp xếp, bố trí nhân sự tại các phòng ban trong bộ máy quản lý của Tổng công ty hiện nay là chƣa hợp lý, có nhiều ngƣời nhiệm vụ đƣợc giao không đúng với ngành nghề đƣợc đào tạo hay có những phòng/ban có rất ít chức năng nhiệm vụ, song lại có nhiều nhân viên và có ngƣời không có việc để làm.
* Về kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao:
- Đối với lực lƣợng cán bộ chủ chốt tại các phòng/ban, đơn vị trực thuộc: Đa phần đều là những ngƣời gƣơng mẫu, có trách nhiệm trong công việc, luôn thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao. Tuy nhiên cũng còn một số ít ngƣời chƣa
46
thực sự cố gắng, chƣa phát huy hết năng lực của mình, chƣa chủ động trong công việc đƣợc giao.
- Đối với lực lƣợng lao động làm việc tại các phòng/ban nghiệp vụ: trình độ năng lực công tác không đồng đều, đa phần là lao động trẻ, mới ra trƣờng chƣa có kinh nghiệm thực tế, chƣa độc lập đảm đƣơng đƣợc phần việc đƣợc giao, nên nhiệm