e) Nội dung của KHƢCKC
3.3.2.1. Các nội dung triển kha
Mục 1: Tổ chức họp khởi động dự án (Kick off Meeting)
74
- Thống nhất kế hoạch làm việc và trách nhiệm triển khai dựa án.
- Thống nhất thành phần Ban chỉ đạo triển khai dự án; các quyền hạn và trách nhiệm của Ban chỉ đạo và các Bên/Đơn vị có liên quan.
Mục 2: Đào tạo nhận thức về HTQL Môi trƣờng theo tiêu chuẩn ISO 14001
Mục đích Khóa học sẽ trang bị cho các thành viên ban dự án và các cá nhân quan
tâm các kiến thức tổng quan về HTQL Môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001, từ đó có khả năng xây dựng và vận hành hệ thống về sau Chương trình đào tạo này gồm các bài giảng, giới thiệu bày về:
- Tiến trình hình thành, những lợi ích khi áp dụng về HTQL Môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001
- Các nguyên tắc của HTQL Môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001
- Phân tích các yêu cầu chính của tiêu chuẩn ISO 14001.
Trách nhiệm & Nội dung thực hiện
Đơn vị tƣ vấn Tổng Công ty
- Cung cấp giảng viên có kinh nghiệm và cung cấp một bộ tài liệu gốc để TCT photo theo số lượng học viên thực tế
- Chuẩn bị các tiện ích cần thiết cho khóa học như
* Máy chiếu LCD * Bảng, bút, viết
* Photo tài liệu cho học viên
Mục 3: Đào tạo phƣơng pháp và Huấn luyện (thực hành) thiết lập hệ thống tài liệu theo yêu cầu của HTQL Môi trƣờng theo tiêu chuẩn ISO 14001- theo từng nhóm chuyên đề
Mục đích Đào tạo phương pháp và thực hành (theo chủ đề) thiết lập các tài liệu, hồ
sơ, quy trình theo yêu cầu của HTQL Môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001
Trách nhiệm
Đơn vị tƣ vấn Tổng Công ty
- Đơn vị tư vấn chịu trách nhiệm huấn luyện các nhóm chuyên đề cách thức biên soạn các tài liệu, hồ sơ, quy trình, sơ đồ khối (flowchart) cần thiết theo yêu cầu của HTQL Môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001 và sửa các bài tập nhóm.
- Phân nhóm dự án thành những nhóm nhỏ hơn theo chủ đề
- Tham dự các buổi học lý thuyết và thực hành để rèn luyện kỹ năng biên soạn các loại tài liệu theo từng nhóm chủ đề.
- Tham dự đầy đủ các buổi huấn luyện và thực hành.
- Hoàn thành bài tập theo chủ đề được giao trên cơ sở điều
75
kiện/hoạt động thực tế.
Mục 4: Xem xét – phê duyệt tài liệu
Mục đích - Đảm bảo tài liệu thỏa đáng về nội dung và theo đúng định hướng quản
lý của Tổng Công ty.
- Đảm bảo tài liệu phù hợp theo yêu cầu của các tài liệu, hồ sơ, quy trình cần thiết theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001.
- Các tài liệu nhất quán (không mâu thuẫn, chồng chéo) cũng như khả thi khi ban hành áp dụng.
Điểm lƣu ý - Một số vấn đề thường gặp ở giai đoạn này là:
Tài liệu được ký duyệt nhưng thực chất chưa được xem xét một cách đầy đủ do số lượng tài liệu cần xem xét quá nhiều và được chuyển đến người xem xét quá sát thời hạn ban hành (theo kế hoạch).
Nếu tổ chức họp xem xét, góp ý tài liệu, những thành viên tham gia thường chú trọng góp ý (thậm chí chỉ trích) về các vấn đề câu chữ hay hình thức trình bày nhưng lại bỏ qua vấn đề cơ bản là nội dung có đáp ứng được mục đích chính của tài liệu hay không
Không xem xét đến tính liên đới của các bộ phận khác nhau nên gặp nhiều phát sinh khi áp dụng thực tế.
Mục 5: Ban hành và áp dụng tài liệu – soát xét và hiệu chỉnh
Mục đích - Tài liệu được ban hành và phổ biến trong toàn bộ Hệ thống.
- Tất cả các bộ phận/phòng ban sẵn có tài liệu cho tra cứu, tham khảo và nắm bắt yêu cầu thực hiện nhằm đáp ứng yêu cầu HTQL Môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001.
- Vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo định hướng quản lý của công ty thông qua hệ thống tài liệu được ban hành.
- Soát xét, điều chỉnh và xác nhận tính thỏa đáng và khả thi của tài liệu so với thực tế và yêu cầu của HTQL Môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001.
76
Điểm lƣu ý - Trong thực tế, khi tiến hành ban hành tài liệu, do có quá nhiều tài liệu
được in ấn, sao chép nên việc ban hành tài liệu không tuân thủ đúng với quy trình kiểm soát tài liệu
- Tài liệu được phân phối đến các bộ phận quá nhiều (các quy trình thủ tục không cần thiết, hoặc không liên quan đến trách nhiệm của các bộ phận)
- Việc áp dụng không đồng bộ và nhất quán, có bộ phận áp dụng, có bộ phận chưa áp dụng, kéo dài thời gian điều chỉnh và xác nhận tính khả thi của Tài liệu.
Mục 6: Đào tạo đánh giá nội bộ
Mục đích Khóa đào tạo này nhằm cung cấp những kiến thức & kỹ năng cần thiết để
thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ.
Chương trình đào tạo gồm 2 phần – lý thuyết & thực hành Phần lý thuyết gồm các nội dung chính:
- Định nghĩa về đánh giá và quy trình đánh giá nội bộ
- Các yêu cầu đối với chuyên gia đánh giá
- Phân tích các yêu cầu của tiêu chuẩn (ở góc độ của đánh giá viên)
- Kỹ năng lập chương trình đánh giá và checklist
- Các thức lập báo cáo đánh giá- báo các các điểm không phù hợp Thực hành đánh giá để rèn luyện kỹ năng
Kỹ năng phỏng vấn
Kỹ năng lắng nghe và ghi chép Kỹ năng quan sát
Kỹ năng lập báo cáo đánh giá.
Trách nhiệm
Đơn vị tƣ vấn Tổng Công ty
- Sắp xếp giảng viên có kinh nghiệm và cung cấp một bộ tài liệu gốc để Tổ chức/Doanh nghiệp photo theo số lượng học viên thực tế
- Sắp xếp giảng viên đi theo các nhóm thực hành đánh giá nội bộ để hướng dẫn, huấn luyện kỹ năng, và góp ý cải tiến.
- Chuẩn bị các tiện ích cần thiết cho khóa học như
Máy chiếu LCD Bảng, bút, viết
Photo tài liệu cho học viên
- Bố trí các điều kiện cần thiết để các nhóm thực hành đánh giá.
- Hoàn tất báo cáo đánh giá thực hành và nộp cho giảng
77
viên theo đúng thời hạn.
Điểm lƣu ý - Để đảm bảo hiệu quả của khóa học, lớp học sẽ chỉ có tối đa có 25 học
viên tham dự khóa học này.
- Các học viên được chọn phải là những thành viên tham gia đánh giá nội bộ trong suốt thời gian công ty duy trì hệ thống quản lý chất lượng, do đó việc lựa chọn học viên cần chú ý đến:
Tính đa dạng của thành phần (để thuận tiện cho việc bố trí đánh giá chéo sau này)
Kỹ năng mềm của học viên như kỹ năng trình bày, kỹ năng xử lý mâu thuẫn.
Hiểu biết về hoạt động của công ty và khả năng đánh giá các công việc khác chuyên môn với công việc đang đảm nhiệm.
Khả năng sắp xếp thời gian (để có thể tham gia các đợt đánh giá sau này)
Đây là lần đầu tiên tham gia đánh giá, nên các đánh giá viên thực tập sẽ gặp nhiều khó khăn. Vì vậy cần chuẩn bị chu đáo trước khi tiến hành đánh giá, bao gồm :
Hoàn chỉnh checklist (theo hướng dẫn trong các buổi học lý thuyết) cho hoạt động sẽ thực tập đánh giá.
Xem trước các tài liệu của bộ phận được đánh giá.
Mục 7: Đào tạo thực hành đánh giá nội bộ lần 2
Mục đích: - Nâng cao kỹ năng đánh giá, phát hiện điểm không phù hợp cho nhóm
đánh giá viên của công ty (trên cơ sở rút kinh nghiệm từ lần thực hành trước) và thực hành đánh giá các nhóm hoạt động chưa thực hiện ở lần thực hành 1. Trách nhiệm & Nội dung thực hiện: Đơn vị tƣ vấn Tổng Công ty
- Sắp xếp giảng viên đi theo các nhóm thực hành đánh giá nội bộ để quan sát hoạt động đánh giá, góp ý ngay tại chỗ (nếu cần) và tổng kết, góp ý lần 2 về các điểm còn tồn đọng (về kỹ năng, phương pháp đánh giá) mà chuyên gia đánh giá của Công ty cần chú ý, tiếp tục cải tiến trong lần đánh giá tiếp theo.
- Lập chương trình & cung cấp các điều kiện cần thiết để các nhóm thực hành đánh giá lần 2.
- Hoàn tất báo cáo đánh giá thực hành và nộp cho giảng viên theo đúng thời hạn.
78
do đó đánh giá viên thường “lặp lại chính mình” và tiếp tục kiểm tra các điểm không phù hợp đã phát hiện lần trước mà không tuân theo checklist hoặc cách thức tiếp cận theo quá trình
- Ghi chép của đánh giá viên trong quá trình đánh giá còn sơ sài nên không đủ thông tin khi làm báo cáo chính thức.
- Đánh giá viên sợ mất lòng bên được đánh giá hoặc chưa tự tin để đưa ra đưa ra điểm Không phù hợp trong báo cáo chính thức.
Mục 8: Đánh giá thử Hệ thống
Mục đích Đánh giá tính sẵn sàng của HTQL Môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001,
chuẩn bị cho cuộc đánh giá chính thức.
Trách nhiệm & Nội dung thực hiện
- Đơn vị tư vấn sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc tiến hành đánh giá thử
- Kế hoạch đánh giá thử sẽ được xây dựng trên cơ sở xem xét: Báo cáo khảo sát thực trạng
Kết quả đánh giá nội bộ và các vấn đề còn tồn đọng trong quá trình chuyển giao kiến thức-kinh nghiệm kỹ thuật.
Tầm quan trọng của các hoạt động
- Sau khi thống nhất kế hoạch, đội đánh giá sẽ tiến hành đánh giá thử khi việc chuẩn bị của các phòng ban trong phạm vi áp dụng đã sẵn sàng:
Các Tài liệu đã hoàn chỉnh (đã ban hành toàn bộ các bản tài liệu, kể cả các tài liệu cần điều chỉnh theo kết quả đánh giá nội bộ)
Hồ sơ đầy đủ theo các quy trình, tài liệu đã ban hành.
- Sau khi đánh giá thử, Đội đánh giá sẽ lập báo cáo kết quả và gửi đến Ban lãnh đạo Tổng Công ty để làm cơ sở cho hành động khắc phục của các Đơn vị/Phòng Ban liên quan.