59
Định kỳ hàng năm, Ban chỉ đạo ISO 14000 phối hợp với Ban TCNS&ĐT lập kế hoạch giáo dục đào tạo cả về chuyên môn và vấn đề môi trường, báo cáo Ban TGĐ phê duyệt.
Ban TCNS&ĐT căn cứ vào kế hoạch giáo dục và đào tạo của Tổng Công ty đã được Ban Tổng Giám đốc phê duyệt, thông báo cho các cán bộ liên quan và các Ban/Đơn vị để triển khai thực hiện.
Ban TCNS&ĐT lập và lưu trữ hồ sơ về công tác giáo dục đào tạo đã thực hiện.
Thực hiện các phương pháp tuyên truyền về ý thức bảo vệ môi trường đến toàn thể CBCNV dưới nhiều hình thức: khẩu hiệu, thông báo, thảo luận... Tổng Công ty cần soạn thảo, ban hành, áp dụng tài liệu:
“Thủ tục Tuyển dụng và đào tạo”
3.2.4.3. Trao đổi thông tin
Hệ thống quản lý môi trường của Tổng Công ty luôn có sự trao đổi thông tin để đảm bảo đưa ra những giải pháp quản lý và các hành động kịp thời nhằm đạt được hiệu quản cao nhất. Thông tin của hệ thống được chia làm 2 loại là thông tin nội bộ và thông tin bên ngoài.
- Liên lạc giữa các cấp trong nội bộ Tổng Công ty.
Các quá trình trao đổi thông tin nội bộ được thực hiện thông qua các cuộc họp giao ban, các cuộc họp xem xét, các hội nghị nội bộ khác và các thông báo nội bộ.
- Liên lạc ngoài Tổng Công ty:
Liên lạc ngoài Tổng Công ty bao gồm liên lạc với các cơ quan hữu quan có liên quan, nhà thầu, đối tác, cơ quan thông tấn báo chí…
60
Hình 3.2: Sơ đồ trao đổi thông tin
Ban Môi trường và các Ban/Đơn vị liên quan tiếp nhận các thông tin về môi trường từ bên ngoài Tổng Công ty và báo cáo cho Đại diện Lãnh đạo quản lý môi trường. Nếu thông tin đó không phải là khiếu nại về môi trường thì Ban Môi trường lưu trữ thông tin và phổ biến đến các bộ phận trong công ty.
Nếu thông tin là khiếu nại về vấn đề môi trường thì:
Đại diện Lãnh đạo quản lý môi trường chỉ thị cho các trưởng Ban/Đơn vị có liên quan để yêu cầu điều tra và đưa ra biện pháp khắc phục phòng ngừa thích hợp.
Trưởng Ban/Đơn vị sau khi đã nhận được bản điều tra liên quan đến “Thông tin khiếu nại về môi trường” sẽ cùng với Ban Môi trường tiến hành điều tra và đưa ra biện pháp giải quyết, báo cáo kết quả cho Đại diện Lãnh đạo quản lý môi trường.
Đại diện Lãnh đạo quản lý môi trường sau khi xác nhận lại báo cáo về biện pháp kết quả cải tiến thích hợp do các Ban/Đơn vị gửi lên sẽ liên lạc với người khiếu nại thông qua Ban Môi trường.
Ban môi trường lập và lưu giữ hồ sơ về nội dung đã thực hiện. - Thông tin, liên lạc về các tác động đáng kể tới môi trường
Nhà nƣớc
(Luật pháp nước sở tại/ Công ước quốc tế)
PVN/PVEP/đối tác
Đơn vị / Nhà điều hành
Nhà thầu
Chỉ đạo Báo cáo
61
- Việc thông tin liên lạc với bên ngoài về các tác động đáng kể tới môi trường do hoạt động của Đơn vị/Dự án gây ra được thực hiện tương tự các mục phát sinh sự cố trong tình huống khẩn cấp. Đối tượng thông tin liên lạc từ cấp tỉnh trở xuống- nơi Đơn vị/Dự án hoạt động thì tùy thuộc mức độ, Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc đơn vị/Dự án quyết định việc công bố thông tin này.
- Ban môi trường lập và lưu giữ hồ sơ về nội dung trao đổi thông tin cùng các quyết định của Công ty.
- Tổng Công ty cần xem xét soạn thảo, ban hành và áp dụng thủ tục:
“Thủ tục trao đổi thông tin”
3.2.4.4. Tài liệu và kiểm soát tài liệu a) Mục đích: a) Mục đích:
Nhằm thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý môi trường một cách hiệu quả, việc kiểm soát tài liệu luôn đảm bảo rằng:
Thiết lập hệ thống tài liệu rõ ràng, dễ hiểu và phù hợp thực tế hoạt động về môi trường.
Thống nhất về mẫu và cấu trúc của toàn bộ các quy trình/quy định/hướng dẫn trong toàn hệ thống.
Thống nhất việc ban hành (soạn thảo/sửa đổi - xem xét - phê duyệt) tài liệu. Tài liệu được phân phối và luôn sẵn có ở nơi sử dụng.
Kiểm soát các phiên bản tài liệu nội bộ nhằm tránh việc sử dụng nhầm tài liệu lỗi thời.
Chỉ rõ thẩm quyền phê duyệt trong TCT với từng loại tài liệu. Thống nhất việc mã hóa các tài liệu.
Thống nhất việc cập nhật và kiểm soát các tài liệu từ bên ngoài.