3.1.1.1 Giới thiệu chung về Chi nhánh
Là một trong số 90 chi nhánh cấp 1 của Vietcombank, Ngân hàng TMCP Ngoại thƣơng Việt Nam- Chi nhánh Hải Dƣơng (Vietcombank Hải Dƣơng - VCBHD) đƣợc thành lập và đi vào hoạt động tháng 3.2003. Sau 12 năm hoạt động, từ lúc chỉ có 27 cán bộ, 6 phòng trung tâm và 1 phòng giao dịch đến nay Vietcombank Hải Dƣơng đã có 197 cán bộ, 26 phòng, ban, nâng cấp đƣợc 1 chi nhánh cấp II ở tỉnh Hƣng Yên thành chi nhánh cấp I trực thuộc Ngân hàng TMCP Ngoại thƣơng Việt Nam. Bên cạnh trụ sở chính đƣợc coi là điểm nhấn về cảnh quan tại trung tâm Thành phố Hải Dƣơng, Vietcombank Hải Dƣơng đã trang bị cơ sở vật chất khang trang, hiện đại, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và đối tác đến làm việc. Những năm qua, chi nhánh phát triển cả về quy mô và chất lƣợng, tạo dựng uy tín và luôn là một trong 3 ngân hàng dẫn đầu ngành Ngân hàng trên địa bàn và giữ vững là cơ quan đơn vị văn hoá. Là một ngân hàng thƣơng mại trên địa bàn tỉnh Hải Dƣơng, nơi đƣợc coi là trung tâm thƣơng mại lớn nằm trong vùng tam giác kinh tế trọng điểm khu vực phía Bắc Hải Dƣơng – Hải Phòng – Quảng Ninh, nơi có mật độ dày đặc các ngân hàng thƣơng mại với 70 tổ chức tín dụng hoạt động với nhiều loại hình khác nhau, VCB HD đã kế thừa và phát huy có hiệu quả truyền thống hoạt động VCB và dần vƣơn lên khẳng định vị trí và uy tín của mình trên địa bàn, đóng góp vào tốc độ phát triển của kinh tế xã hội địa phƣơng, đƣợc suy tôn là đơn vị dẫn đầu ngành ngân hàng trên địa bàn.
Quá trình hội nhập kinh tế khu vực và quốc tế đang diễn ra hết sức sôi động và đặt trƣớc mỗi ngân hàng trong nƣớc cả thời cơ và thách thức. Để sẵn sàng cho quá trình hội nhập khu vực và quốc tế Vietcombank đã triển khai đề án cơ cấu lại hoạt
38
động của mình nhằm lành mạnh hóa tình hình tài chính, đổi mới mô hình tổ chức gắn với chuẩn mực quốc tế, đa dạng hóa và hiện đại hóa các dịch vụ ngân hàng, mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, từng bƣớc áp dụng các chuẩn mực ngân hàng hiện đại vào các lĩnh vực hoạt động. Đặc biệt, Ngân hàng Ngoại thƣơng luôn tiên phong trong việc ứng dụng công nghệ hiện đại, tin học hóa các hoạt động ngân hàng nhằm cung cấp các dịch vụ tài chính ngân hàng có chất lƣợng cao, giữ vững niềm tin với đông đảo bạn hàng trong và ngoài nƣớc.
Nhờ nỗ lực đổi mới và phát triển theo định hƣớng của VCB, của tỉnh Hải Dƣơng, VCB HD đã đạt đƣợc một số kết quả quan trọng, tạo lợi thế cạnh tranh và uy tín trên địa bàn.
3.1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh
Trụ sở chính 10 tầng khang trang hiện đại tại trung tâm Thành phố Hải Dƣơng, có 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc. 26 phòng: 11 phòng nghiệp vụ tại trung tâm và 15 phòng giao dịch phủ rộng tất cả các huyện, thị xã, thành phố trong tỉnh.
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của Chi nhánh
Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phòng tổng hợp Phòng khách hàng Phòng kiểm tra, giám sát tuân thủ Phòng thanh toán quốc tế Phòng kinh doanh dịch vụ thẻ Phòng kế toán Hành chính nhân sự Phòng ngân quỹ Bộ phận tin học Các phòng giao dịch Phòng thanh toán thẻ Giám đốc
39
- Chức năng, nhiệm vụ của các phòng:
+ Phòng Khách hàng: Có chức năng tham mƣu, giúp ban giám đốc xây dựng các biện pháp thực hiện chính sách, chủ trƣơng của VCB HD về tiền tệ, tín dụng..., thực hiện cho vay đối với các thành phần kinh tế theo Luật Ngân hàng, mở tài khoản cho vay, theo dõi hợp đồng tín dụng, tính lãi theo định kì, thẩm định và xem xét bảo lãnh những dự án có mức kí quỹ dƣới 100%, điều hoà vốn ngoại tệ và VND, thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao.
+ Phòng Thanh toán quốc tế: Thực hiện các nhiệm vụ thanh toán xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ và các nghiệp vụ chuyển tiền đi nƣớc ngoài của khách hàng, quản lý và kiểm tra các mẫu chữ kí của Ngân hàng nƣớc ngoài và một số nhiệm vụ khác.
+ Phòng Kế toán:
Bộ phận "Xử lý nghiệp vụ chuyển tiền": nhận yêu cầu chuyển tiền từ các giao dịch viên tại FRONT_END, bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý và xử lý các yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ chuyển tiền của khách hàng.
Bộ phận "Quản lý tài khoản": quản lý các bộ phận tài khoản của khách hàng và các tài khoản nội bộ.
Bộ phận "Quản lý chi tiêu nội bộ": Thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới chi tiêu nội bộ và một số nhiệm vụ khác do ban giám đốc đề ra.
Bộ phận tin học: Nghiên cứu phát triển công nghệ ngân hàng, cải tiến bổ xung các phần mềm hiện có. Có nhiệm vụ quản trị và quản lý toàn bộ hệ thống mạng, máy, cập nhật ứng dụng công nghệ thông tin cho ngân hàng.
+ Phòng Ngân quỹ: Quản lý thu chi bằng VND, các loại ngoại tệ, kho tiền, tài sản thế chấp, chứng từ có giá. Thực hiện chế độ báo cáo về hoạt động thu - chi tiền mặt VND, ngoại tệ, séc. Xử lý các loại tiền không đủ tiêu chuẩn lƣu thông.
+ Phòng Thanh toán thẻ: Xây dựng kế hoạch, tổ chức kinh doanh kế hoạch mảng thẻ, tƣ vấn chào bán khách hàng, quản lý quan hệ khách hàng và chăm sóc khách hàng.
+ Phòng Kinh Doanh Dịch vụ và Thẻ:
Tiếp nhận và mở hồ sơ về các khách hàng mới. Tiếp nhận, quản lý và giải quyết các nhu cầu của khách hàng nhƣ: thay đổi tên, địa chỉ, mẫu dấu, chữ kí của
40
chủ tài khoản. Giải đáp thắc mắc và hƣớng dẫn quy trình nghiệp vụ cho khách hàng. Tiếp nhận và phát hành, thanh toán thẻ các loại. Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi, thanh toán séc và phát hành séc. Chi trả kiều hối, chuyển tiền nhanh... và một số nhiệm vụ do ban giám đốc đề ra.
+ Phòng Hành chính nhân sự: Tham mƣu giúp việc cho ban giám đốc trong việc bố trí, điều động, bổ nhiệm, kỷ luật, tiếp nhận cán bộ. Thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ nhân viên trong ngân hàng. Quản lý bảo quản tài sản của chi nhánh nhƣ ôtô, kho vật liệu dự trữ của cơ quan theo đúng chế độ. Thực hiện công tác lễ tân, bảo vệ và một số nhiệm vụ khác.
+ Phòng Kiểm tra Giám sát Tuân thủ: Lập kế hoạch định kì hoặc đột xuất về kiểm tra, kiểm toán nội bộ, trình giám đốc duyệt và tiến hành kiểm tra giám sát việc chấp hành các quy trình thực hiện nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh và quy chế an toàn trong kinh doanh theo đúng quy định của Pháp luật về Ngân hàng ngoại thƣơng Việt Nam. Làm đầu mối phối hợp với các đoàn thanh tra, kiểm toán đối với các hoạt động của chi nhánh.
+ Phòng Tổng hợp: Phân tích, nghiên cứu kinh tế địa phƣơng, lên kế hoạch kinh doanh của chi nhánh; xây dựng kế hoạch vốn, sử dụng vốn, điều hòa vốn; Lập, công bố và lƣu giữ các loại giá mua bán sản phẩm, kinh doanh ngoại tệ, thực hiện các chế độ thông tin báo cáo, công tác tuyên truyền, quảng cáo, quản lý trang Website.
+ 15 Phòng giao dịch: Thực hiện các nghiệp vụ huy động vốn, cho vay cá nhân và hộ gia đình, các giao dịch tài khoản, chuyển tiền trong nƣớc, phát hành các chứng chỉ, giấy tờ có giá của Vietcombank, thu đổi ngoại tệ, séc lữ hành, chi trả kiều hối, thu chi tiền mặt theo yêu cầu của khách hàng. Tiếp nhận phát hành thẻ rút tiền tự động, cho vay khách hàng cá nhân và thực hiện các nghiệp vụ khác theo sự phân công của Ban Giám đốc.