3.2.1 Chức năng
Khách sạn Cửu Long hoạt động với chức năng là kinh doanh mang tính chất phục vụ. Khách sạn có 3 loại hình kinh doanh:
Dịch vụ lƣu trú
Lĩnh vực kinh doanh chính là kinh doanh lƣu trú, cho thuê phòng (với quy mô 100 phòng lƣu trú), dịch vụ này là hoạt động chính và truyền thống của khách sạn, đã tạo ra giá trị thƣơng hiệu hàng đầu của khách sạn.
Hoạt động kinh doanh nhà hàng tổ chức thực hiện nhƣ: buffet, alacat, tiệc hội nghị, liên hoan, tiệc gia đình, tiệc cƣới… với sức chứa 3.300 khách, 3 hội trƣờng sức chứa từ 60 – 450 chỗ ngồi. Hiện nay, hoạt động kinh doanh nhà hàng chủ yếu tập trung vào lĩnh vực tổ chức tiệc cƣới, hoạt đồng này chiếm tỷ trọng rất cao trên 95% doanh thu trong hoạt động kinh doanh nhà hàng.
Dịch vụ giải trí
Dịch vụ giải trí bao gồm: spa, masage, karaoke, các tour du lịch tham quan thành phố. Đây là dịch vụ kinh doanh bổ trợ của khách sạn. Tuy nhiên, hoạt động này cũng góp phần nâng cao thƣơng hiệu, uy tín của khách sạn đối với khách hàng.
3.2.2 Nhiệm vụ
- Đảm bảo chất lƣợng phục vụ, tạo mọi điều kiện tốt nhất cho khách hàng, gây ấn tƣợng tốt đẹp cho khách hàng khi đã đến khách sạn.
- Khai thác tố đa về đối tƣợng phục vụ nhƣ: du khách trong nƣớc và ngoài nƣớc, đặc biệt là các du khách nƣớc ngoài và Việt Kiều và đây là những đối tƣợng mang lại nguồn thu nhập cao cho khách sạn.
- Khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn do Công ty Cataco cấp, bên cạnh đó phải tự tạo đƣợc nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh của khách sạn.
- Tuyệt đối tuân thủ các cơ chế quản lý của Nhà Nƣớc, hoàn thành tốt trách nhiệm đƣợc giao.
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC
3.3.1 Cơ cấu của bộ máy quán lý ở Khách Sạn Cửu Long
Cơ cấu tổ chức của Khách Sạn đƣợc thực hiện theo mô hình chức năng, gồm có:
Ban điều hành: Giám đốc, Phó Giám đốc, trợ lý Giám đốc.
Phòng ban chức năng: Phòng Kế Toán, phòng Hành chính - Nhân sự và bộ phận kinh doanh trực tiếp: quản lý khách sạn, quản lý nhà hàng, quản lý dịch vụ.
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban chính
Giám đốc Khách Sạn:
- Trực tiếp lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Khách Sạn, hoạch định và quyết định chiến lƣợc kinh doanh của Khách Sạn.
- Lãnh đạo trực tiếp ở bộ phận ăn uống và dịch vụ, hỗ trợ Giám Đốc trong quá trình điều hành, quản lý Khách Sạn.
Phòng Kế Toán:
- Tổ chức và hạch toán toàn bộ tình hình tài chính của Khách Sạn, lập quyết toán kinh doanh của Khách Sạn định kỳ theo tháng, quý, năm và gửi về Công ty Cataco, quản lý toàn bộ hợp đồng kinh doanh của Khách Sạn.
Phòng kinh doanh:
- Thực hiện chức năng trao đổi thông tin, tiếp xúc và làm việc với khách hàng trong và ngoài nƣớc, ký kết hợp đồng với khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới, lập kế hoạch kinh doanh, thực hiện việc mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để đáp ứng yêu cầu cho các bộ phận khác.
Phòng Hành Chính – Nhân Sự:
- Tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân sự theo nhu cầu của Khách Sạn, thực hiện các quy định, chế độ, quy trình đánh giá công việc của nhân viên hàng năm, phối hợp với ban lãnh đạo đề ra nội quy, quy chế của Khách Sạn, thực hiện các chính sách về lao động nhƣ: tiền lƣơng, phúc lợi, bảo hiểm, bảo hộ lao động,… quản lý hồ sơ, công văn.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Nguồn: Phòng kế toán Khách Sạn Cửu Long.
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Khách Sạn Cửu Long – Cần Thơ
Giám đốc Phó Giám đốc Tài chánh Phòng Kế toán Phó giám đốc HC - NS Phòng Kinh doanh Phòng HC - NS Bộ phận KD Nhà hàng Bộ phận KD Dịch vụ Bộ phận KD Lƣu trú
3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
3.4.1.1 Kế toán trưởng
Tổ chức toàn bộ công tác kế toán của Khách Sạn, đồng thời chỉ đạo, giám sát và hƣớng dẫn cho các kế toán viên khác hoàn thành công việc đƣợc giao, cuối tháng lập các báo cáo để gửi về cho Công ty Cataco.
3.4.1.2 Kế toán tổng hợp
Giúp kế toán trƣởng trong việc điều hành và chịu sự chỉ đạo của kế toán trƣởng về công việc thuộc phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của mình. Đồng thời là ngƣời có nhiệm vụ tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong khách sạn trên cơ sở số liệu đƣợc cung cấp từ các phần hành kế toán cụ thể để lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán, Sổ cái…phục vụ yêu cầu quản lý. Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn quản lý toàn bộ các chứng từ có liên quan đến công tác hạch toán tổng hợp và phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu báo cáo, thời gian hoàn thành báo cáo theo quy định và tính bảo mật về thông tin kinh tế của khách sạn.
3.4.1.3 Kế toán thanh toán kiêm ngân hàng
Thanh toán đối chiếu với các khoản thu chi tiền mặt phát sinh trong ngày, cập nhật sổ chi tiết đối chiếu với bộ phận tổng hợp.
Theo dõi và quản lý chứng từ đối với toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngân hàng, theo dõi các khoản nợ phải thu khác và lập các thủ tục, các chứng từ bảo lãnh trong việc thực hiện hợp đồng có liên quan đến thanh toán qua ngân hàng.
3.4.1.4 Kế toán kho – nguyên vật liệu
- Giám sát tình hình biến động nhập- xuất- tồn kho vật tƣ, hàng hóa, công cụ dụng cụ, ghi chép, phản ánh vào sơ đồ chi tiết vật tƣ.
- Thƣờng xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán kho theo quy định.
- Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất). Chịu trách nhiệm biên bản kiểm kê.
3.4.1.5 Thủ quỹ
Phụ trách các khoản thu – chi tiền mặt trong Khách Sạn, quản lý tiền mặt hiện có, ghi chép vào sổ quỹ và chịu trách nhiệm báo cáo tình hình tồn quỹ tiền mặt trong Khách Sạn.
3.4.1.6 Thủ kho
- Nhập hàng hoá vào kho, sắp xếp đúng nơi qui định, cập nhật thẻ kho, lập hồ sơ, lƣu hồ sơ và bảo quản.
- Lập báo cáo hàng nhập, xuất, tồn cho Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch. - Xuất nguyên liệu theo phiếu xuất kho.
- Kiểm tra số lƣợng chủng loại hàng hoá nhập kho theo chứng từ.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: Phòng kế toán Khách Sạn Cửu Long – Cần Thơ
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Khách Sạn Cửu Long – Cần Thơ
3.4.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán
3.4.2.1 Chế độ kế toán áp dụng
Khách sạn áp dụng Chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài chính, các Chuẩn mực kế toán Việt Nam, các văn bản sửa đổi, bổ sung, hƣớng dẫn thực hiện kèm theo.
Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm.
Kế toán trƣởng kiêm tài sản cố định
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh
toán và ngân hàng Thủ quỹ Kế toán kho -
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam (VND).
3.4.2.2 Hình thức kế toán
Hình thức kế toán áp dụng theo hình thức “Chứng từ ghi sổ”.
3.4.3 Phƣơng pháp kế toán
Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho
- Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên.
- Phƣơng pháp tính trị giá xuất kho theo phƣơng pháp bình quân gia quyền tháng.
Phƣơng pháp tính thuế GTGT đang áp dụng tại đơn vị:
Khách sạn áp dụng tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ. Cách này thƣờng đƣợc áp dụng cho các tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp thành lập theo tổ chức Nhà nƣớc và các tổ chức kinh doanh khác. Xác định thuế GTGT phải nộp: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra -
Thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ
Các hoạt động của nhà hàng, cho thuê phòng và các dịch vụ kèm theo có tính thuế GTGT thống nhất là 10%, riêng loại hình massage phải chịu thuế TTĐB là 30%.
Phƣơng pháp kế toán TSCĐ
- Phƣơng pháp trích khấu hao TSCĐ theo phƣơng pháp đƣờng thẳng.
3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA KHÁCH SẠN CỬU LONG CỦA KHÁCH SẠN CỬU LONG
3.5.1 Sơ lƣợt kết quả hoạt động kinh doanh năm 2011, 2012, 2013
Trong 3 năm qua mặc dù có cả những thuận lợi và khó khăn, tuy nhiên với sự nổ lực của toàn thể cán bộ, nhân viên, hoạt động kinh doanh của Khách Sạn Cửu Long đã đạt đƣợc một số kết quả khả quan thông qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh sau đây (trang sau).
Qua bảng tóm tắt kết quả hoạt động kinh doanh của Khách Sạn Cửu Long trong giai đoạn 2011 – 2013, ta thấy quy mô hoạt động của Khách Sạn Cửu Long là tƣơng đối lớn, tình hình kinh doanh của Khách Sạn tƣơng đối ổn định và không ngừng tăng thêm. Cụ thể nhƣ sau, doanh thu thuần BH &
nghìn đồng tăng lên 4.178.098 nghìn đồng tƣơng ứng 8,44%, đến năm 2013 doanh thu thuần BH & CCDV là 55.645.024 nghìn đồng, tăng 1.974.484 nghìn đồng, tƣơng ứng 3,68% so với doanh thu năm 2012. Nhìn chung doanh thu liên tục tăng qua các năm nhƣng tốc độ tăng ngày càng giảm.
Cũng thông qua báo cáo trên cho thấy các khoản giảm trừ doanh thu trong giai đoạn này rất thấp so với tổng doanh thu đạt đƣợc, cụ thể năm 2012 các khoản giảm trừ doanh thu giảm 23.916 nghìn đồng tƣơng ứng 22,35% so với năm 2011, đến năm 2013 các khoản giảm trừ doanh thu giảm 1.775 nghìn đồng tƣơng ứng 2,14% so với năm 2012, điều này chứng tỏ các dịch vụ của Khách Sạn rất ít bị giảm giá và trả lại. Đạt đƣợc kết quả trên là do chính sách của Khách Sạn mang đến cho khách hàng những dịch vụ tiêu chuẩn, chất lƣợng cao, thỏa mãn tốt yêu cầu của khách hàng.
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Khách Sạn Cửu Long trong giai đoạn 2011- 2013
Nguồn: Phòng Phó Giám đốc Khách Sạn Cửu Long – Cần Thơ
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Chênh lệch 2012 so với 2011
Chênh lệch 2013 so với 2012
Số tiền % Số tiền %
Doanh thu BH & CCDV 49.599.460 53.753.642 55.726.351 4.154.182 8,38 1.972.709 3,67 Các khoản giảm trừ doanh
thu 107.018 83.102 81.327 (23.916) (22,35) (1.775) (2,14)
Doanh thu thuần BH &
CCDV 49.492.442 53.670.540 55.645.024 4.178.098 8,44 1.974.484 3,68
Giá vốn hàng bán 36.603.162 39.741.671 40.693.718 3.138.509 8,57 952.047 2,40 Doanh thu hoạt động tài
chính - - - - - - -
Chi phí hoạt động tài chính 2.960.402 3.080.902 2.975.227 120.500 4,07 (105.675) (3,43) Chi phí bán hàng 8.448.937 9.187.344 9.939.355 738.407 8,74 752.011 8,19
Chi phí QLDN - - - -
Thu nhập khác 654.545 1.036.363 1.100.000 381.818 58,33 63.637 6,14
Chi phí khác - - - -
Tổng lợi nhuận kế toán
trƣớc thuế 2.134.486 2.696.986 3.136.724 562.500 26,35 439.738 16,31
Chi phí thuế TNDN 533.621,5 674.246,5 784.181 140.625 26.35 109.934,5 16,31
Lợi nhuận ròng 1.600.864,5 2.022.739,5 2.352.543 421.875 26.35 329.803,5 16,31 ĐVT: 1000 đồng
Bên cạnh biến động doanh thu thì chi phí cũng có biến động, năm 2011 giá vốn hàng bán là 36.603.162 nghìn đồng đến năm 2012 là 39.741.671 nghìn đồng tăng 3.138.509 nghìn đồng tƣơng ứng 8,57%. Đến năm 2013 thì giá vốn hàng bán là 40.693.718 nghìn đồng tăng 952.047 nghìn đồng tƣơng ứng 2,40% so với năm 2012. Giá vốn hàng bán tăng theo doanh thu, tỷ lệ tăng xấp xỉ tỷ lệ tăng của doanh thu.
Ngoài chi phí giá vốn thì chi phí bán hàng cũng có sự biến động nhƣng không đáng kể. Chi phí bán hàng năm 2012 là 9.187.344 nghìn đồng tăng 738.407 nghìn đồng tƣơng ứng 8,74% so với năm 2011 là 8.448.937 nghìn đồng và trong năm 2013 chi phí này đạt mức 9.939.355 nghìn đồng, tăng 752.011 nghìn đồng tƣơng ứng 8,19% so với năm 2012. Tuy nhiên, trong trong tổng chi phí của Khách Sạn Cửu Long lại không sử dụng tài khoản TK642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” vì Khách Sạn Cửu Long là đơn vị trực thuộc Công ty Cataco nên Khách Sạn công tác hạch toán kế toán phải tuân thủ theo quy định của Công ty.
Tình hình lợi nhuận của Khách Sạn qua 3 năm kinh doanh đều có lãi. Cụ thể nhƣ sau, lợi nhuận ròng năm 2011 là 1.600.864,5 nghìn đồng đến năm 2012 là 2.022.739,5 nghìn đồng tăng lên 421.875 nghìn đồng tƣơng ứng 26.35%, đến năm 2013 lợi nhuận ròng là 2.352.543 nghìn đồng tăng 329.803,5 nghìn đồng tƣơng ứng 16,31% so với lợi nhuận ròng năm 2012. Nhìn chung lợi nhuận ròng đều tăng qua các năm nhƣng tốc độ tăng ngày càng giảm. Đây cũng là tình hình chung mà nhiều doanh nghiệp gặp phải trong nền kinh tế có nhiều bất ổn nhƣ những năm vừa qua.
Qua những phân tích trên, có thể rút ra kết luận rằng, mặc dù doanh thu của Khách Sạn liên tục tăng qua 3 năm nhƣng do sức ép lớn về việc chi phí tăng cao đã làm cho tốc độ tăng của lợi nhuận có khuynh hƣớng giảm. Để khắc phục tình trạng này Khách Sạn tiếp tục kế hoạch nâng cao doanh thu hiện có, cần xây dựng kế hoạch chi phí, định mức chi phí; khoán các khoản chi phí đến từng bộ phận để dễ dàng hơn trong việc kiểm soát chi phí, tăng lợi nhuận.
3.5.2 Kết quả hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2013, 2014
Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Khách Sạn Cửu Long trong 6 tháng đầu năm 2013, 2014.
Nguồn: Phòng Phó Giám đốc Khách Sạn Cửu Long – Cần Thơ.
Qua bảng 3.2 ta thấy tình hình kinh doanh của Khách Sạn Cửu Long trong 6 tháng đầu năm 2014 có tăng hơn so với cùng kỳ năm 2013. Trong 6 tháng đầu năm 2014, doanh thu thuần BH & CCDV là 34.234.597 nghìn đồng tăng 14.790 nghìn đồng tƣơng ứng 0,04% so với cùng kỳ năm 2013 là 34.219.807 nghìn đồng.
Bên cạnh đó chi phí cũng không ngừng biến động. Giá vốn hàng bán 6 tháng đầu năm 2014 là 27.599.465 nghìn đồng tăng 361.678 nghìn đồng tƣơng ứng 1,33% so với cùng kỳ năm 2013. Giá vốn hàng bán vẫn tăng với tỷ lệ xấp xỉ doanh thu nhƣng không nhiều. Chi phí bán hàng 6 tháng đầu năm 2014 là 3.588.082 nghìn đồng giảm 204.408 nghìn đồng tƣơng ứng 5,39% so với cùng kỳ năm 2013. Đồng thời chi phí hoạt động tài chính của 6 tháng đầu năm 2014 cũng giảm đáng kể so với cùng kỳ năm 2013, cụ thể giảm 183.865 nghìn đồng tƣơng ứng 8,93%.
Lợi nhuận ròng của Khách Sạn trong 6 tháng đầu năm 2014 là 1.516.682,7 nghìn đồng tăng 89.372,7 nghìn đồng tƣơng ứng 6,26% so với cùng kỳ năm 2013 đạt 1.427.310 nghìn đồng.
Qua phân tích trên, có thể rút ra kết luận rằng, mặc dù doanh thu của Chỉ tiêu 6 tháng đầu năm Chênh lệch
2013 2014 Số tiền %
Doanh thu BH & CCDV 34.246.916 34.234.597 11.676 0,03 Các khoản giảm trừ doanh thu 27.109 (27.109) (100) Doanh thu thuần BH & CCDV 34.219.807 34.234.597 14.790 0,04 Giá vốn hàng bán 27.237.787 27.599.465 361.678 1,33
Doanh thu hoạt động tài chính - - - -
Chi phí hoạt động tài chính 1.286.450 1.102.585 (183.865) (14,29) Chi phí bán hàng 3.792.490 3.588.082 (204.408) (5,39)
Chi phí QLDN - - - -
Thu nhập khác - - - -
Chi phí khác - - - -
Tổng lợi nhuận kế toán trƣớc
thuế 1.903.080 1.944.465 41.385 2,18
Chi phí thuế TNDN 475.770 427.782,3 (47.987,7) (10,09) Lợi nhuận ròng 1.427.310 1.516.682,7 89.372,7 6,26 ĐVT: 1000 đồng
thấy, sỡ dĩ lợi nhuận tăng là do tất cả các khoản chi phí đều giảm đáng kể mặc dù doanh thu không tăng mạnh. Điều này chứng tỏ Khách Sạn đã có chính sách kinh doanh phù hợp và kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn.
3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ PHƢƠNG HƢỚNG HOẠT ĐỘNG 3.6.1 Thuận lợi 3.6.1 Thuận lợi
Khách sạn Cửu Long tọa lạc ngay cửa ngõ của Thành Phố Cần Thơ vị trí