Đánh giá ngoài là một trong ba khâu quan trọng trong quy trình đánh giá chất lượng chương trình giáo dục, do đó cần chuẩn bị thật tốt. Điều quan trọng khi chuẩn bị đánh giá ngoài là nhà trường cần xem xét nguồn lực và chuẩn bị nhân lực khi tiến hành đánh giá. Công tác chuẩn bị bao gồm: truyền thông, báo cáo TĐG và các tư liệu khác, đơn vị đăng cai, nhóm phỏng vấn, đoàn đánh giá, hậu cần và một số thiết bị quản trị khác.
Trước khi đăng ký kiểm định chất lượng, điều quan trọng là cán bộ điều phối cần truyền thông về mục đích cho các bên liên quan để đảm bảo rằng các bên liên quan đều hiểu được lý do và mục đích của hoạt động đánh giá đồng thời nhận các ý kiến phản hồi và hỗ trợ. Cần chuẩn bị đủ thời gian để tiến hành tự đánh giá theo các tiêu chuẩn và chuẩn bị các tư liệu khác.
Mục đích của đánh giá không phải là để xếp loại mà đúng hơn là để tiếp tục cải tiến và nâng cao chất lượng, và để hoàn thiện hệ thống đảm bảo chất lượng. Việc đánh giá chủ yếu dựa vào minh chứng; do đó, điều quan trọng là trường cần chuẩn bị báo cáo TĐG và các tư liệu cần thiết thật tốt để chuẩn bị cho đánh giá ngoài. Thông tin về trường và chương trình đào tạo cần được chuẩn bị và trì nh bày trước đoàn đánh giá ngoài. Điều này sẽ giúp họ có cái nhìn tổng quan về lịch sử phát triển, tầm nhìn, chính sách, sứ mạng và các chương trình đào tạo của trường. Báo cáo TĐG và các tư liệu kèm theo nên dịch qua tiếng Anh. Cũng nên chuẩn bị sẵn một phiên dịch cho đoàn đánh giá ngoài khi cần. Bản dịch báo cáo TĐG nên gửi trước cho đoàn đánh giá ngoài tối thiểu 1,5 – 2 tháng.
Nhà trường nên tập hợp đại diện các nhà quản lý, nhóm viết báo cáo TĐG và cán bộ hỗ trợ, phiên dịch cho đoàn ĐGN để tham gia tối đa trong việc tổ chức hoạt động ĐGN. Đại diện lãnh đạo trường có thể đưa ra những phân tích, nhận xét và hỗ trợ tổ chức và trình bày về trường, chương trình trước Đoàn ĐGN. Nhóm viết Báo cáo TĐG nên trình bày chi tiết về Bbáo cáo TĐG và phục vụ như bộ phận liên lạc cho hoạt động này. Các văn bản hướng dẫn cũng như các tài liệu và hồ sơ kèm theo cần chuẩn bị sẵn cho các đánh giá viên ; đó được xem như sự kết nối giữa đánh giá viên và cán bộ của khoa, trường, Các phiên dịch viên có thể phải hỗ trợ Đoàn trong việc dịch tài liệu, câu hỏi phỏng vấn hoặc trả lời của người
được phỏng vấn.
Hãy chuẩn bị và thông báo về việc phỏng vấn sớm cho những người trong danh sách tham dự . Điều quan trọng là trao đổi với họ về mục đích và ý nghĩa về phỏng vấn. Nên mời các lãnh đạo các phòng/ban, đại diện giảng viên, sinh viên đến tham dự. Các đối tượng liên quan bên ngoài trường như cựu sinh viên, nhà tuyển dụng cũng nên mời tham dự.
Đối với tự đánh giá, nên mời các chuyên gia, các các cán bộ có liên quan. Tuy nhiên, cần lưu ý đến một vài điều kiện như:
Họ hoạt động một cách độc lập
Họ không có những xung đột về quyền lợi; không có tư lợi gì khi đưa ra những nhận định
Họ cần có sự đồng ý của cơ sở được đánh giá. Cũng có thể mời các cán bộ thuộc lĩnh vực chuyên môn nhưng đã nghỉ hưu, vì họ độc lập hơn (và có nhiều thời gian hơn). Tuy nhiên, cũng quan trọng khi có các hội viên đang hoạt động trong lĩnh vực này và hiểu biết của họ được cập nhật.