sĩ Khoa QTKD - ĐHQGHN
3.2.2.1. Mục đích của biện pháp
Giúp các nhà quản lý có đƣợc quy trình tuyển sinh đào tạo liên kết tại Khoa Quản trị Kinh doanh - ĐHQGHN phù hợp, thuận tiện và hiệu quả. Quy trình tuyển sinh này sẽ là cơ sở để nâng cao chất lƣợng đầu vào. Muốn vậy công tác tuyển sinh cần đƣợc quan tâm một cách đúng mức. Việc tuyển sinh của Khoa trƣớc hết phải đảm bảo đúng yêu cầu văn bản về công tác tuyển
sinh, quy chế của Bộ Giáo dục và Đào tạo, ĐHQGHN quy định trong công tác tuyển sinh đối với chƣơng trình đào tạo liên kết.
3.2.2.2. Nội dung của biện pháp
Khi xây dựng quy trình tuyển sinh nhà quản lý cần xác định và phân nhiệm rõ trách nhiệm của mỗi bên liên kết trong quy trình này.
1. Đối với cơ sở giáo dục Đại học nước ngoài
a. Đối tác nƣớc ngoài phê duyệt số lƣợng tuyển sinh sớm và thống nhất nội dung thi đầu vào với HSB.
b. Chƣơng trình đào tạo phải đƣợc thiết kế cơ bản nhƣ chƣơng trình đào tạo tại đối tác nƣớc ngoài. Kế hoạch đào tạo đƣợc xây dựng phù hợp với việc tổ chức đào tạo theo hình thức đào tạo liên kết.
c. Sắp xếp giảng viên đủ số lƣợng theo các môn học mà đối tác nƣớc ngoài phụ trách. Đảm bảo đội ngũ giảng viên đạt chuẩn theo quy định (trình độ Tiến sĩ)
d. Chịu trách nhiệm tất cả các khâu trong quá trình đào tạo từ việc phối hợp tổ chức thi tuyển, xét và công nhận thí sinh trúng tuyển, đào tạo và cấp bằng tốt nghiệp cho ngƣời học.
2. Đối với Khoa QTKD - ĐHQGHN
a. Xây dựng kế hoạch tuyển sinh, chỉ đạo tuyển sinh từng đợt dựa trên kết quả khảo sát nhu cầu ngƣời học, nhu cầu của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
b. Lập kế hoạch và làm thủ tục đăng ký chỉ tiêu tuyển sinh với ĐHQGHN và đối tác nƣớc ngoài.
c. Gửi hồ sơ đăng ký chỉ tiêu tuyển sinh lên ĐHQGHN.
d. Thống nhất nội dung thông báo tuyển sinh và nội dung thi tuyển với đối tác nƣớc ngoài.
e. Tham gia tổ chức kỳ thi tuyển đầu vào. Tổ chức tuyển sinh theo quy chế của ĐHQGHN và đối tác nƣớc ngoài.
f. Tổ chức chấm thi, vào điểm, xét điểm trúng tuyển, lập danh sách trúng tuyển và gửi thông báo trúng tuyển cho sinh viên.
g. Thực hiện chức năng, nhiệm vụ về đào tạo liên kết theo quy định về tổ chức hoạt động của HSB.
h. Tiếp tục cải tiến, điều chỉnh các khâu tuyển sinh: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra văn bằng chứng chỉ và tƣ vấn cho ngƣời học chuyển đổi sang học ngành nghề phù hợp hơn nếu bằng cấp không đạt tiêu chuẩn theo nhƣ quy định. Theo quy định ngƣời dự thi phải có 1 bằng tốt nghiệp đại học hệ chính qui, tại chức, từ xa nhƣng vẫn xuất hiện một số trƣờng hợp có bằng tại chức hệ 2,5 cũ là không phù hợp.
Để tránh sai sót, phòng Tuyển sinh cần đƣợc bổ sung kiến thức và hiểu biết về quy chế đào tạo, về nhu cầu đào tạo của cơ quan, đơn vị; có kinh nghiệm làm công tác tuyển sinh, có khả năng hƣớng dẫn, tƣ vấn để ngƣời có nhu cầu đào tạo lựa chọn chƣơng trình đào tạo phù hợp với điều kiện của mình. Nhƣ vậy công tác tuyển sinh có tính chuyên nghiệp và hiệu quả tốt.
i. Áp dụng chiến lƣợc internet - marketing đối với việc quảng bá thƣơng hiệu và tuyển sinh thay vì tốn chi phí quảng cáo trên một số báo, hoặc tờ rơi. Trên Internet có rất nhiều công cụ mạnh, PR thƣơng hiệu cực tốt. Khi áp dụng tổng thể hoạt động đó trên Internet, Blog, Mạng xã hội kết nối Google, Yahoo, Facebook, Bring, từ khóa… mỗi lần tìm kiếm đến những hoạt động của trƣờng mình, thông tin sẽ hiện lên ngay trang đầu tìm kiếm. Điển hình nhƣ tuyển sinh dễ nhất là qua Facebook. Mỗi nhân viên của trƣờng có 1 - 2 Facebook. Các facebook này tìm kiếm và kết bạn với khoảng 5.000 học sinh, sinh viên. Nhƣ vậy, mỗi ngƣời đã tự tìm cho mình 5 - 10 ngàn sinh viên tiềm năng. Chỉ cần 10 - 20 ngƣời trong trƣờng học áp dụng kiểu này, sẽ làm quen đƣợc với 50.000 - 2.000.000 học sinh, phụ huynh, sinh viên. Khi tuyển sinh, chỉ cần đƣa thông tin lên Facebook thì hàng triệu ngƣời biết đến trƣờng mình. Đồng thời, còn có website, nick chat, blog… Nếu kết hợp nhiều yếu tố này thành một hệ thống chỉnh thể, nó sẽ vô cùng hữu hiệu. Minh họa bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ Marketing-online: có hàng trăm công cụ kết nối tuyển sinh hiệu quả
3.2.2.3. Cách thức tiến hành
Nhà quản lý phải có đầy đủ thủ tục hành chính đặc biệt là các văn bản, giấy tờ pháp lý (văn bản của ĐHQGHN cho phép tuyển sinh, thông báo chỉ tiêu tuyển sinh và đào tạo của đối tác nƣớc ngoài).
Phối hợp với phòng Tuyển sinh để làm công tác tuyển sinh nhƣ phát hành hồ sơ, duyệt hồ sơ, tổ chức ôn thi, chuẩn bị thời gian, địa điểm và các điều kiện phục vụ thi tuyển đầu vào.
Ký kết hợp đồng đào tạo: Hợp đồng đào tạo đƣợc ký kết trƣớc kỳ thi tuyển sinh. Sau kỳ thi tuyển sinh, đơn vị đào tạo sẽ thông báo số lƣợng học viên trúng tuyển cho đơn vị liên kết để làm văn bản thành lập lớp. Hợp đồng đào tạo mang tính pháp lý quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ của mỗi bên để hai bên cùng chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về hoạt đô ̣ng liên kết đào tạo của mình.
Thanh lý hợp đồng đào tạo sau khi hoàn tất khóa học, trƣớc khi học viên đƣợc công nhận tốt nghiệp.
3.2.2.4. Điều kiện thực hiện biện pháp
Nhà quản lý và các cán bộ quản lý đào tạo trực tiếp cần nắm đƣợc các bƣớc, các khâu, quy trình tuyển sinh và phải nắm đƣợc các văn bản pháp quy về công tác tuyển sinh chƣơng trình đào tạo liên kết.
3.2.2.5. Kết quả cần đạt được
Công tác tuyển sinh đƣợc thực hiện một cách có hiệu quả thể hiện ở số lƣợng thí sinh đăng ký dự tuyển tăng, chất lƣợng đầu vào tăng, Khoa luôn tuyển sinh đủ lƣợng thí sinh trong chỉ tiêu cho phép tuyển sinh và đào tạo đƣợc ĐHQGHN và đối tác nƣớc ngoài giao.
Điểm chuẩn đầu vào đƣợc nâng cao.
Tất cả các khâu trong quy trình tuyển sinh phải thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.
Cán bộ quản lý và hai bên liên kết đào tạo phải phối hợp nhịp nhàng trong công tác tuyển sinh, tôn trọng và đảm bảo quyền lợi hai bên tham gia trong hợp đồng đã ký kết.