9. Bố cục của luận văn
2.3.2 Hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nói chung rất đa dạng và phong phú. Chúng đƣợc tổ chức dựa theo đặc điểm của tài liệu lƣu trữ và theo mục đích sử dụng.
Hiện nay việc khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ không tổ chức nhiều các hình thức sử dụng nhƣ đối với tài liệu lƣu trữ vì tài liệu trong hồ sơ CB,CC mang tính chất cơ mật, có đặc điểm và mục đích sử dụng riêng. Theo quy định chỉ có một số đối tƣợng mới đƣợc tiếp cận và khai thác sử dụng. Khi nghiên cứu hồ sơ CB,CC cũng có những quy định riêng: chỉ đƣợc nghiên cứu tại nơi lƣu giữ hồ sơ, đƣợc xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc đƣợc giao; không đƣợc làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ CB,CC nhƣ: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ và đƣợc sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ khi đƣợc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ công chức đồng ý. Theo Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ quy định 02 mẫu phiếu khi
nghiên cứu hồ sơ: Mẫu phiếu thứ nhất (mẫu 04b-BNV/2007) dùng để thực hiện một quy trình nghiên cứu, khai thác hồ sơ. Ngƣời có nhu cầu nghiên cứu hồ sơ đề nghị, ngƣời có thẩm quyền quản lý hồ sơ xem xét, phê duyệt và chuyển đến ngƣời trực tiếp giao hồ sơ thực hiện. Mẫu phiếu thứ hai (mẫu 05b- BNV/2007) dùng cho công chức trực tiếp quản lý hồ sơ theo dõi hồ sơ của CB,CC đó đã đƣợc ai nghiên cứu, khai thác vào thời điểm nào? với những nội dung và mục đích gì. Mặc dù Bộ Nội vụ đã ban hành các văn bản nêu trên nhƣng thực tế hiện nay ở hầu hết các cơ quan bộ đều không áp dụng các mẫu phiếu này.
Chúng tôi đã tiến hành khảo sát thông qua phiếu hỏi và phỏng vấn trực tiếp đối với ngƣời đến khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại 12 cơ quan bộ. Câu hỏi đƣợc đặt ra là “Ông, bà muốn khai thác thông tin về CB,CC thì thƣờng tìm kiếm, khai thác ở đâu?” 100% ý kiến đƣợc phỏng vấn đều trả lời “muốn khai thác thông tin về CB,CC thì thƣờng tìm kiếm tại bộ phận quản lý hồ sơ CB,CC của cơ quan”. Nhƣ vậy, có thể khẳng định rằng bộ phận quản lý hồ sơ CB,CC là nơi duy nhất cung cấp, phục vụ tra cứu, khai thác thông tin về CB,CC. Do tính chất cơ mật của hồ sơ CB,CC, do mục đích sử dụng hồ sơ CB,CC chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự nên hình thức và thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC đƣợc áp dụng tại các cơ quan bộ hiện nay là:
- Hình thức thứ nhất, nghiên cứu, khai thác hồ sơ CB,CC tại nơi bảo quản. Hình thức này đƣợc áp dụng ở tất cả các cơ quan bộ mà chúng tôi đến khảo sát. Ngƣời đến khai thác nghiên cứu hồ sơ, đọc, ghi chép lại thông tin phục vụ công việc rồi trả lại công chức quản lý hồ sơ. Đây là hình thức đƣợc sử dụng nhiều nhất, phổ biến và có mức độ an toàn nhất. Yêu cầu đối với ngƣời đến khai thác phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý công chức ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Tuy nhiên, yêu cầu này chỉ áp dụng đối với đối tƣợng là thân nhân CB,CC hoặc ngƣời ngoài cơ quan, còn đối tƣợng đang công tác cùng cơ quan đến khai thác hồ sơ hầu hết không làm giấy giới thiệu. Mặt khác, nhiều cơ quan bộ chƣa ban hành quy định thủ tục khai thác, chƣa sử dụng các mẫu phiếu nghiên cứu hồ sơ theo mẫu 04b-BNV/2007 của Bộ Nội vụ.
Ví dụ: Tại Bộ Y tế sử dụng mẫu phiếu nhƣ sau
GIẤY ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Họ và tên:... Đơn vị công tác:... Sử dụng văn bản số:...ngày...tháng...năm... Hình thức sử dụng văn bản:... Nội dung văn bản:... ...
Ngƣời đề nghị sử dụng văn bản
(Ký, ghi rõ họ tên)
Riêng có Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn đã ban hành quy định thủ tục khai thác, nội quy ra, vào kho và đƣợc công khai trƣớc cửa kho lƣu trữ hồ sơ CB,CC. Đối với việc khai thác hồ sơ CB,CC đang công tác thì hầu hết không có việc theo dõi, không có quy định thủ tục khai thác.
- Hình thức thứ hai, cho mƣợn tài liệu để sử dụng trong một thời gian nhất định. Đây là hình thức đƣợc áp dụng tƣơng đối nhiều trong các cơ quan bộ, sau hình thức cho mƣợn tài liệu. Đối với công chức làm việc trong Vụ Tổ chức cán bộ thƣờng không làm phiếu mƣợn, cũng không ký nhận vào sổ mƣợn hồ sơ. Đối với ngƣời đến khai thác là cán bộ hƣu, thân nhân của CB,CC đôi khi cũng không sử dụng mẫu phiếu mƣợn hồ sơ mà đơn giản là ký nhận vào sổ theo dõi. Khi chúng tôi phỏng vấn công chức quản lý hồ sơ: “cho mƣợn tài liệu nhƣ vậy có sợ thất lạc, mất mát tài liệu không?„ Hầu hết công chức quản lý hồ sơ trả lời “ngƣời đến khai thác hồ sơ đều là ngƣời quen nên rất tin tƣởng„. Ở một số bộ nhƣ Bộ Tài nguyên và môi trƣờng, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Bộ Nội vụ có sử dụng sổ theo dõi mƣợn hồ sơ, các thông tin rất đơn giản, chủ yếu là ngày mƣợn, tên ngƣời mƣợn, nội dung mƣợn tài liệu, chữ ký của ngƣời mƣợn.
Ảnh 13: Sổ theo dõi khai thác, Ảnh 14: Sổ theo dõi mƣợn sử dụng hồ sơ CB,CC của hồ sơ của Bộ Nội vụ Bộ Khoa học và Công nghệ
Người chụp: Phạm Thị Nga Người chụp: Phạm Thị Nga Ngày chụp: 8/8/2014 Ngày chụp: 19/2/2014
Ảnh 15: Sổ theo dõi khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Người chụp: Phạm Thị Nga Ngày chụp: 13/3/2014
Đối với việc khai thác hồ sơ CB,CC đã nghỉ hƣu tại Bộ Nội vụ hiện nay sử dụng mẫu phiếu nhƣ sau:
PHIẾU MƢỢN TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ CÔNG CHỨC Hồ sơ đồng chí:...
Stt
Tên cơ quan ban hành tài liệu có trong hồ
sơ
Số, ký hiệu Ngày, tháng Trích yếu Ghi chú
NGƢỜI MƢỢN (Ký, ghi rõ họ tên)
NGƢỜI GIAO (Ký, ghi rõ họ tên)
Mặc dù đã có quy định mẫu phiếu khai thác, sử dụng nhƣng hầu hết các cơ quan bộ đều không sử dụng. Các mẫu phiếu nêu trên đều do các bộ tự quy định và thực hiện. Đây là những hạn chế mà các cơ quan bộ cần khắc phục trong thời gian tới.
- Hình thức thứ ba, sao chụp lại các tài liệu liên quan. Hình thức này áp dụng nhiều hơn đối với ngƣời đến khai thác là CB,CC nghỉ hƣu, thân nhân của CB,CC đến lấy thông tin chứng minh quá trình công tác, quá trình tham gia đóng BHXH, xác nhận đƣợc tặng thƣởng các huân, huy chƣơng, bằng khen, xác nhận để hƣởng chế độ chính sách chất độc da cam... Với một số trƣờng hợp khi cần giải quyết công việc yêu cầu phải kèm minh chứng thì bắt buộc phải sử dụng hình thức sao chụp các tài liệu liên quan. Tại Bộ Y tế hình thức này đƣợc sử dụng nhiều nhất vì hồ sơ của cán bộ hƣu, đã mất tƣơng đối lớn, trong đó gồm rất nhiều hồ sơ của cán bộ lão thành cách mạng. Số ngƣời đến khai thác hầu hết đều đề nghị sao chụp lại tài liệu, trong đó có yêu cầu từ phía cơ quan công an, thân nhân CB,CC. Đối với ngƣời đến khai thác là công chức đang làm việc trong bộ thì công chức quản lý hồ sơ trực tiếp cho phô tô; đối với cán bộ hƣu, thân nhân của cán bộ hƣu đến khai thác thì yêu cầu có ý kiến của lãnh đạo Vụ tổ chức cán bộ mới tiến hành sao y.
Với ba hình thức khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC nêu trên thì hình thức thứ nhất và thứ ba bảo đảm tính an toàn và đúng quy định của nhà nƣớc. Tuy nhiên đối với các bộ bố trí nơi bảo quản hồ sơ cùng với phòng làm việc thì việc nghiên cứu hồ sơ tại nơi bảo quản dễ xảy ra việc phát tán thông tin trong hồ sơ, dễ xảy ra mất mát tài liệu trong hồ sơ, không bảo đảm đƣợc tính bảo mật đối với hồ sơ. Đối với hình thức thứ hai, cho mƣợn tài liệu để sử dụng trong một thời gian mà hiện nay các bộ vẫn đang thực hiện là không đúng quy định. Bởi những tài liệu trong hồ sơ CB,CC đều là bản chính, đôi khi là bản gốc và chỉ lƣu một bản duy nhất vì vậy khi cho mƣợn tài liệu nhƣ vậy dễ xảy ra việc thất lạc tài liệu, không bảo đảm đƣợc nguyên tắc bí mật và an toàn cho tài liệu. Đây cũng là một trong những hạn chế trong việc tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại các cơ quan cấp bộ hiện nay.