9. Bố cục của luận văn
2.3.1 Đối tượng khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức
Theo quy định tại Thông tƣ số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ thì đối tƣợng đƣợc nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ CB, CC gồm: cơ quan quản lý công chức, cơ quan sử dụng công chức, cơ quan quản lý hồ sơ công chức và cá nhân công chức đƣợc nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức để phục vụ yêu cầu công tác.
Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp công chức quản lý hồ sơ CB,CC và khảo sát thông qua phiếu hỏi về mức độ khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ. Kết quả cho thấy bình quân lƣợt ngƣời đến khai thác hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ khoảng 300 lƣợt ngƣời/năm, riêng Bộ Y tế có số lƣợt ngƣời đến khai thác khoảng 520 lƣợt, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ có số lƣợng ngƣời đến khai thác ít hơn khoảng từ 50 đến 80 lƣợt ngƣời/năm. Điều này có thể chứng minh rằng: Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ đang quản lý khối lƣợng hồ sơ CB,CC không nhiều, hồ sơ CB,CC nghỉ hƣu ít vì vậy dẫn đến số lƣợt ngƣời đến khai thác ít hơn. Bộ Y tế có số lƣợt ngƣời đến khai thác nhiều vì số lƣợng hồ sơ cán bộ hƣu, đã mất tƣơng đối lớn (1000 hồ sơ), gồm rất nhiều hồ sơ của cán bộ lão thành cách mạng, cán bộ tiền khởi nghĩa có năm sinh từ 1900 do vậy nhu cầu khai thác lớn hơn. Một thông tin thú vị mà trong quá trình phỏng vấn công chức quản lý hồ sơ tại Bộ Y tế cung cấp cho chúng tôi là “cứ sau khi có văn bản mới của nhà nƣớc đƣợc ban hành để đƣợc hƣởng về chế độ chính sách nào đó thì mức độ khai thác hồ sơ CB,CC đƣợc tăng hơn nhiều so với các thời gian khác”.
Nhƣ vậy với số lƣợt ngƣời đến khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ hiện nay tƣơng đối lớn. Đối tƣợng khai thác rất phong phú và đa dạng, bao gồm lãnh đạo Vụ, công chức trong các phòng ban chuyên môn của Vụ, bản thân công chức, gia đình công chức đã nghỉ hƣu, thôi việc, thân nhân của CB,CC đã mất. Về mức độ khai thác, sử dụng hồ sơ của các đối tƣợng này cũng khác nhau đó là:
- Nhóm xếp ở vị trí thứ nhất, đối tƣợng có tần suất sử dụng hồ sơ CB,CC tƣơng đối lớn là công chức làm việc trong Vụ Tổ chức cán bộ. Những ngƣời này đƣợc giao nhiệm vụ thực hiện về chính sách tiền lƣơng, chế độ bảo hiểm xã hội, nâng lƣơng, đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, điều động, biệt phái, thực hiện chính sách ƣu đãi ngƣời có công với cách mạng… vì vậy bắt buộc phải nghiên cứu hồ sơ CB,CC để làm cơ sở thực hiện, giải quyết công việc.
- Nhóm xếp ở vị trí thứ hai là đối tƣợng công chức đã nghỉ hƣu. Nhóm đối tƣợng này khai thác hồ sơ của chính mình, chủ yếu để xác nhận quá trình công tác, quá trình tham gia đóng bảo hiểm xã hội, xác nhận đã đƣợc tặng thƣởng huân, huy chƣơng, bằng khen, xác nhận để hƣởng các chế độ chính sách… phục vụ nhu cầu của chính cán bộ, công chức đó.
- Nhóm xếp ở vị trí thứ ba là lãnh đạo Vụ Tổ chức cán bộ. Lãnh đạo Vụ Tổ chức cán bộ khai thác hồ sơ chủ yếu để nghiên cứu, kiểm tra thông tin
phục vụ cho công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dƣỡng, phân công, phân cấp quản lý đối với công chức.
- Nhóm xếp ở vị trí thứ tƣ là đối tƣợng làm việc trong bộ phận Thanh tra của bộ khi cần giải quyết công việc có liên quan đến cán bộ, công chức phải nghiên cứu hồ sơ CB,CC. Ví dụ để xác minh tìm hiểu đơn thƣ tố cáo một CB,CC có dấu hiệu sử dụng văn bằng giả thì công chức đƣợc giao nhiệm vụ bắt buộc phải nghiên cứu lý lịch, quá trình học tập, công tác đƣợc lƣu trong hồ sơ CB,CC đó và gửi văn bản đến cơ quan để xác minh văn bằng.
- Cuối cùng là đối tƣợng thân nhân của công chức đến khai thác hồ sơ công chức đã nghỉ hƣu, đã mất. Mục đích khai thác hồ sơ để xác nhận quá trình công tác, thực hiện chế độ chính sách, làm hồ sơ đề nghị khen thƣởng, lấy thông tin để viết điếu văn đối với công chức từ trần.
Theo kết quả khảo sát của chúng tôi (tính đến thời điểm tháng 8/2014) tại Bộ Y tế có đối tƣợng là công an đến xác minh hồ sơ của một cán bộ lão thành cách mạng, còn lại các cơ quan bộ khác hầu nhƣ không có đối tƣợng ngƣời ngoài cơ quan (trừ đối tƣợng thân nhân CB,CC) đến khai thác hồ sơ CB,CC. Đây chính là điểm mang tính đặc thù của hồ sơ CB,CC.