9. Bố cục của luận văn
2.4.3 Nguyên nhân của những hạn chế
Thứ nhất, trách nhiệm của các cấp lãnh đạo trong công tác quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC chưa cao
Trong thời gian qua không thể phủ nhận vai trò, trách nhiệm của các cấp lãnh đạo trong việc quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC. Có đƣợc những kết quả nêu trên là nhờ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo bộ, lãnh đạo Vụ TCCB, lãnh đạo phòng về công tác này. Tuy nhiên việc chỉ đạo điều hành, đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở còn chƣa thƣờng xuyên và kịp thời. Nhiều cơ quan bộ chƣa ban hành Quy chế quản lý hồ sơ, chƣa ban hành các
văn bản quản lý, nhắc nhở CB,CC thực hiện việc nộp bổ sung hồ sơ CB,CC, chƣa có chế tài xử lý CB,CC không tuân thủ các quy trình quản lý hồ sơ. Đặc biệt có cơ quan bộ đã khoán trắng cho công chức quản lý hồ sơ, thiếu sự quan tâm theo dõi và thực hiện công tác kiểm tra. Cho đến nay tại các bộ đang quản lý tƣơng đối lớn các đơn vị trực thuộc nhƣng hầu nhƣ chƣa có văn bản nào triển khai, hƣớng dẫn, thanh tra, kiểm tra các đơn vị cấp dƣới thực hiện công tác quản lý hồ sơ. Ở nhiều cơ quan bộ, lãnh đạo chƣa thực sự chú trọng đúng mức công tác quản lý hồ sơ, chƣa quan tâm đầu tƣ kinh phí bổ sung trang thiết bị, bố trí phòng bảo quản hồ sơ vì vậy đã dẫn đến tài liệu trong hồ sơ bị hƣ hỏng do ẩm mốc, cũ nát ảnh hƣởng không nhỏ đến chất lƣợng hồ sơ CB,CC.
Thứ hai, chưa ban hành cụ thể các quy trình, nghiệp vụ của công tác quản lý hồ sơ CB,CC
Hiện nay trong các văn bản về công tác quản lý hồ sơ CB,CC mới chỉ dừng ở việc quy định một cách khái quát mà chƣa có quy định cụ thể. Với việc ban hành các văn bản nhƣ vậy vẫn chƣa bao quát hết đƣợc các quy trình, nghiệp vụ của công tác hồ sơ CB,CC. Nhiều quy trình nghiệp vụ chƣa đƣợc quy định nhƣ quy trình lập mới hồ sơ, quy trình bổ sung tài liệu vào hồ sơ, quy trình khai thác, sử dụng... đặc biệt chƣa có sự thống nhất trong cách thức quản lý, lƣu trữ, bảo quản hồ sơ CB,CC, chƣa quy định về định biên làm công tác quản lý hồ sơ, chƣa xây dựng tiêu chuẩn chức danh cụ thể đối với ngƣời làm công tác quản lý hồ sơ CB,CC... điều đó dẫn đến mỗi cơ quan thực hiện một kiểu, không có sự thống nhất.
Thứ ba, do bố trí công chức quản lý hồ sơ CB,CC làm việc theo hình thức kiêm nhiệm, không đúng chuyên môn, nghiệp vụ và chưa được bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hồ sơ.
Nhƣ kết quả khảo sát nêu trên, ở hầu hết các cơ quan bộ bố trí công chức quản lý hồ sơ CB,CC làm việc theo hình thức kiêm nhiệm. Căn cứ vào văn bản phân công nhiệm vụ đối với công chức quản lý hồ sơ cho thấy nhiệm vụ quản lý hồ sơ CB,CC là công việc rất nhỏ so với các nhiệm vụ đƣợc giao. Do kiêm nhiệm nên công chức quản lý hồ sơ không có đủ thời gian thực hiện các quy trình nghiệp vụ công tác lƣu trữ nhƣ phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị; lập mục lục hồ sơ; sắp xếp, bổ sung hồ sơ… hoặc có thực hiện cũng không thƣờng xuyên dẫn đến tài liệu hồ sơ không đầy đủ, gây thất lạc tài liệu trong hồ sơ. Hơn nữa do kiêm nhiệm nên công chức đƣợc giao nhiê ̣m vu ̣ quản lý hồ sơ chƣa dành thời gian nghiên cƣ́u đầy đủ các văn bản , biểu mẫu quản lý hồ sơ để tổ chức và triển khai thực hiệ n theo quy đi ̣nh . Ở một số cơ quan bộ
thƣờng xuyên thay đổi nhân sƣ̣ làm công tác quản lý hồ sơ và khi thay đổi không đƣợc bàn giao cụ thể nên đã gây rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý hồ sơ CB,CC.
Hạn chế nữa là việc nhiều cơ quan bộ bố trí ngƣời làm công tác quản lý hồ sơ tốt nghiệp các chuyên ngành khác nhau. Những ngƣời này chƣa đƣợc qua các lớp bồi dƣỡng về nghiệp vụ quản lý hồ sơ nên đã ảnh hƣởng rất nhiều đến chất lƣợng và hiệu quả của công tác này. Bởi vì khi thực hiện các quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ đòi hỏi phải có kiến thức về công tác lƣu trữ, tức là thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu… vì vậy nếu không có kiến thức nhất định về công tác lƣu trữ sẽ khó có thể làm tốt đƣợc công tác quản lý hồ sơ CB,CC.
Thứ tư, do chính bản thân CB,CC chưa ý thức được đầy đủ về tầm quan trọng của hồ sơ CB,CC
Do chƣa đƣợc tập huấn, cung cấp kiến thức về vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ CB,CC nên nhiều CB,CC coi đây là trách nhiệm của cơ quan, phó mặc cho ngƣời quản lý hồ sơ. Nhiều CB,CC không tự giác bổ sung những thông tin thay đổi của mình vào hồ sơ mặc dù đã có văn bản nhắc nhở của cơ quan. Việc kê khai lý lịch còn sơ sài, thiếu trung thực. Đã có trƣờng hợp CB,CC sử dụng văn bằng, chứng chỉ giả. Do vậy định kỳ các cơ quan bộ cần tiến hành rà soát để xử lý nghiêm đối với CB,CC vi phạm các quy định về công tác hồ sơ CB,CC.
Thứ năm, chưa có sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan quản lý nhà nước trong việc xây dựng và triển khai phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC
Thực tế hiện nay nhiều cơ quan bộ chƣa sử dụng phần mềm hoặc một số cơ quan bộ đã sử dụng nhƣng tính năng hiệu quả không cao nên không sử dụng nữa. Việc sử dụng phần mềm tại các cơ quan bộ hầu hết do các bộ tự xây dựng, việc xây dựng trên nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau theo nhiều mô hình khác nhau. Nguyên nhân này là do không có sự thống nhất về cấu trúc dữ liệu, không thống nhất về các chuẩn thông tin đầu vào, đầu ra. Việc triển khai xây dựng các phần mềm không đƣợc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin theo yêu cầu nghiệp vụ của công tác quản lý CB,CC vì vậy đã không mang lại hiệu quả cao.
Từ những hạn chế và nguyên nhân nêu trên trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan cấp bộ là cơ sở để chúng tôi đƣa ra các giải pháp ở phần nghiên cứu sau đây (chƣơng 3).
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG
QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ
Xuất phát từ những hạn chế trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan cấp bộ nêu trên, để tìm ra các giải pháp nâng cao chất lƣợng, hiệu quả của công tác này chúng tôi xin trình bày các giải pháp tổng thể và giải pháp cụ thể nhƣ sau: