9. Bố cục của luận văn
2.2.7Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Theo quy định, các cơ quan quản lý công chức phải từng bƣớc nghiên cứu hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ công chức gồm: các trang thiết bị máy vi tính, mạng máy tính, phần mềm quản lý hồ sơ công chức, máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, video để đƣa các hình ảnh, văn bản tài liệu về hồ sơ công chức vào các phƣơng tiện, thiết bị lƣu trữ, bảo quản và ứng dụng công nghệ thông tin để nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức, hạn chế tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ giấy truyền thống khi chƣa hoàn thiện hệ thống quản lý hồ sơ điện tử công chức.
Để tìm hiểu về vấn đề này, chúng tôi đã trực tiếp đến khảo sát và tiến hành phiếu hỏi tới các bộ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC. Trong số 11 bộ đƣợc hỏi, kết quả 28% các bộ đang sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC, còn lại 72% các bộ hiện nay không sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC. Ở một số bộ khi chúng tôi đến khảo sát đang triển khai sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC, ví dụ nhƣ Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng. Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo Vụ Tổ chức cán bộ về vấn đề này. Theo ông Phạm Tân Tuyến, Phó Vụ trƣởng Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng cho rằng “Hiện nay Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng đang triển khai phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC. Đây là sự quan tâm rất lớn của lãnh đạo bộ. Trong thời gian này, bộ đã cử công chức có chuyên môn nhập dữ liệu hồ sơ CB,CC. Theo kế hoạch cuối năm 2014 hoặc quý I/2015 chính thức sử dụng phần mềm. Hy vọng trong thời gian tới sẽ giúp cho công tác quản lý hồ sơ CB, CC của bộ có hiệu quả, giảm thời gian, công sức, thuận tiện cho việc tra cứu thông tin trong hồ sơ CB,CC”.
Ngoài ra một số cơ quan bộ đã sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC nhƣng do tính năng hiệu quả không cao nên hiện nay không sử dụng nữa, ví dụ Bộ Nội vụ, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Bộ Khoa học và Công nghệ. Tuy nhiên các phần mềm này đều do các bộ tự nghiên cứu, xây dựng và áp dụng nên chƣa bảo đảm đƣợc nhu cầu tra cứu, chƣa có tính đồng bộ và thống nhất. Theo tìm hiểu của chúng tôi, Trung tâm Thông tin Bộ Nội vụ đã xây dựng chƣơng trình phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC hƣớng dẫn áp
dụng cho nhiều Sở Nội vụ các tỉnh nhƣng tại cơ quan Bộ Nội vụ hiện nay không áp dụng, cũng không triển khai tới các bộ ngành khác. Hiện nay việc quản lý thông tin hồ sơ CB,CC ở nhiều cơ quan bộ đƣợc sử dụng rất đơn giản, việc quản lý đƣợc lập trên chƣơng trình Excel, danh sách gồm các thông tin nhƣ số thứ tự, họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quê quán, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, quản lý nhà nƣớc. Những thông tin đó là những thông tin chung chung, cơ bản, khái quát nên khi có nhu cầu khai thác các thông tin cụ thể về hoàn cảnh gia đình, chuyên ngành đào tạo, quá trình công tác, nâng lƣơng, đề bạt, bổ nhiệm, năng lực sở trƣờng công tác... thì thông tin đó chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc mà bắt buộc phải nghiên cứu, xem xét từng hồ sơ cụ thể. Có thể nói việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ CB,CC tại các bộ hiện nay còn rất hạn chế, hầu nhƣ chƣa thực hiện. Nguyên nhân chính là do các cấp lãnh đạo chƣa thực sự quan tâm và đầu tƣ kinh phí cho công tác này.