9. Bố cục của luận văn
2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ
nhà nƣớc cấp bộ
2.2.1 Trách nhiệm của các cơ quan đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
2.2.1.1 Trách nhiệm của các cơ quan bộ đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Theo Luật Tổ chức chính phủ năm 2001, bộ và cơ quan ngang bộ là cơ quan của Chính phủ, có chức năng quản lý nhà nƣớc đối với ngành hoặc lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nƣớc; quản lý nhà nƣớc các dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nƣớc tại doanh nghiệp có vốn nhà nƣớc theo quy định của pháp luật [13].
Trên cơ sở Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 của Thủ tƣớng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ (thay thế Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007), Chính phủ đã ban hành Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các bộ. Mỗi bộ sẽ thực hiện chức năng, nhiệm vụ đặc thù tùy theo ngành, lĩnh vực do bộ mình quản lý. Ví dụ: Bộ Tài chính thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về tài chính, kế toán; Bộ Công thƣơng thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về công nghiệp và thƣơng mại; Bộ Lao động-Thƣơng binh và Xã hội thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về việc làm, dạy nghề, lao động, tiền lƣơng.. Nhƣ vậy để thực hiện đƣợc nhiệm vụ nêu trên, mỗi bộ đều thành lập các đơn vị thuộc và trực thuộc và quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cho các đơn vị đó.
Qua việc khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan bộ, chúng tôi xin khái quát trách nhiệm của các cơ quan này đối với công tác quản lý hồ sơ CB,CC nhƣ sau:
Một là, Bộ Nội vụ được Chính phủ giao quản lý thống nhất hồ sơ CB,CC trong toàn quốc. Để giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện công tác quản lý hồ sơ CB,CC, Bộ đã giao cho Vụ Công chức viên chức.
Điều này đƣợc quy định trong các văn bản của nhà nƣớc nhƣ:
- Theo quy định tại khoản 4 Điều 48 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức nhƣ sau: Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trƣớc Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về công chức, có nhiệm vụ “Quy định về lập hồ sơ, quản lý hồ sơ”[28].
- Tại Khoản 9, Điều 2 Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16/6/2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ (thay thế Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10/8/2012 của Chính phủ), Bộ Nội vụ thực hiện “công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức”[39].
- Để giúp Bộ trƣởng Bộ Nội vụ thực hiện công tác quản lý hồ sơ CBCC, Bộ đã giao cho Vụ Công chức-Viên chức thuộc Bộ Nội vụ. Căn cứ Quyết định số 902/QĐ-BNV ngày 06/8/2013 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Công chức- Viên chức, Vụ Công chức-Viên chức có nhiệm vụ: “Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành các Quy định về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức”, “Xây dựng hướng dẫn và quản lý dữ liệu hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và cán bộ thuộc thẩm quyền quyết định, phê chuẩn của Thủ tướng Chính phủ. Tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo phân cấp” [55].
Hai là, trong từng cơ quan bộ việc quản lý hồ sơ CB, CC hầu hết được giao cho Vụ Tổ chức cán bộ. Cá biệt có Bộ Quốc phòng hồ sơ CB,CC được giao cho Tổng Cục chính trị, Bộ Công an hồ sơ CB,CC giao cho Tổng Cục Xây dựng lực lượng công an nhân dân.
Vụ Tổ chức cán bộ là bộ phận không thể thiếu và có vị trí đặc biệt quan trọng trong tổ chức bộ máy của các cơ quan bộ; là nơi tham mƣu giúp Bộ trƣởng thực hiện các quy trình tuyển dụng, quản lý, sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nghỉ hƣu, kỷ luật, nâng ngạch, chuyển ngạch, thực hiện chế độ tiền lƣơng, chế độ bảo hiểm xã hội và các chế
độ, chính sách, quản lý hồ sơ đối với CB,CC thuộc phạm vi quản lý của bộ theo phân cấp quản lý và theo quy định của pháp luật.
Việc quản lý hồ sơ CB,CC đều đƣợc các cơ quan bộ quy định trong Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ. Ví dụ:
- Bộ Nội vụ quy định: “Thống nhất quản lý toàn diện hồ sơ công chức, viên chức và các tài liệu có liên quan đến quá trình công tác và học tập của công chức, viên chức thuộc đối tượng quản lí của các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ; hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ thực hiện quản lý, khai thác sử dụng, lưu trữ hồ sơ công chức, viên chức theo quy định của pháp luật”. (Quyết định số 578/QĐ-BNV ngày 17/5/2013 của Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ).
- Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn quy định: “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc diện Bộ quản lý; hướng dẫn việc quản lý, khai thác sử dụng, lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật” (Quyết định số 1189/QĐ-BNN-TCCB ngày 02/6/2011 của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ).
- Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng quy định: “Quản lý hồ sơ công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý các đơn vị thuộc Bộ thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Bộ trưởng và hồ sơ công chức, viên chức thuộc khối cơ quan Bộ; hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ thực hiện quản lý, khai thác sử dụng, lưu trữ hồ sơ công chức, viên chức theo quy định của pháp luật” (Quyết định số 1289/QDD- BTNMT ngày 01/8/2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ).
- Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội quy định: “Hướng dẫn, tổ chức thực hiện việc quản lý hồ sơ CC,VC, người lao động” (Quyết định số 845/QĐ-LĐTBXH ngày 05/6/2013 của Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ).
- Bộ Y tế quy định: “Quản lý hồ sơ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ Y tế theo phân cấp quản lý và theo quy định của pháp luật” (Quyết định số 3466/QĐ-BYT ngày 16/9/2013 của Bộ Y tế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vụ Tổ chức cán bộ).
Nhƣ vậy, trách nhiệm quản lý hồ sơ CB,CC ở các cấp rất rõ ràng. Cấp thứ nhất, quản lý thống nhất hồ sơ CB,CC trong toàn quốc thuộc trách nhiệm của Bộ Nội vụ. Cấp thứ hai, quản lý hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ thuộc trách nhiệm của Vụ Tổ chức cán bộ.
2.2.1.2 Trách nhiệm của cơ quan quản lý ngành lưu trữ đối với hồ sơ cán bộ, công chức
Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu trách nhiệm của cơ quan quản lý ngành lƣu trữ đối với hồ sơ CB,CC, chúng tôi xin khái quát nhƣ sau:
- Bộ Nội vụ vừa đƣợc Chính phủ giao quản lý thống nhất hồ sơ CB,CC trong toàn quốc, vừa đƣợc giao quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ
Điều này đƣợc quy định tại Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16/6/2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ (trƣớc đó là Nghị định số 61/2012/NĐ-CP ngày 10 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ).
- Cơ quan giúp Bộ Nội vụ thực hiện công tác quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ là Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc
Điều này đƣợc quy định tại Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc. Theo Quyết định này, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng tham mƣu, giúp Bộ trƣởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nƣớc về văn thƣ lƣu trữ trong phạm vi cả nƣớc; quản lý tài liệu lƣu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thƣ, lƣu trữ theo quy định của pháp luật.
Để giúp Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc quản lý tài liệu lƣu trữ quốc gia, Cục đã giao cho 4 tổ chức sự nghiệp đó là các Trung tâm Lƣu trữ quốc gia. Các Trung tâm này có chức năng sƣu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, tƣ liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ƣơng và cá nhân. Tuy nhiên, mỗi Trung tâm bảo quản tài liệu ở mỗi thời kỳ khác nhau:
Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I: Bảo quản tài liệu thời kỳ phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954 trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc (Quyết định số 118/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2014 của Cục Văn
thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I).
Trung tâm Lƣu trữ quốc gia II: Bảo quản tài liệu thời kỳ phong kiến, Pháp thuộc, Mỹ-Ngụy và của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Đồng Nai vào phía Nam (Quyết định số 119/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2014 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lƣu trữ quốc gia II).
Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III: Bảo quản tài liệu, tư liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa và nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra
(Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2014 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III)
Trung tâm Lƣu trữ quốc gia IV: Bảo quản tài liệu Mộc bản triều Nguyễn; tài liệu, tư liệu của các cơ quan, tổ chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc và của nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ Quảng Trị đến Bình Thuận và khu vực Tây Nguyên
(Quyết định số 121/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2014 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lƣu trữ quốc gia IV).
Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của các Trung tâm Lƣu trữ quốc gia và theo quy định tại Thông tƣ số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm 2006 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử các cấp thì các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ đƣợc xác định là nguồn nộp lƣu tài liệu vào Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia.
Nhƣ vậy có thể khẳng định rằng các cơ quan bộ phải nộp lƣu toàn bộ tài liệu có giá trị lịch sử vào lƣu trữ lịch sử. Hay nói cách khác, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc mà cụ thể là các Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia có trách nhiệm thu thập, tiếp nhận tài liệu (trong đó có hồ sơ CB,CC có giá trị lịch sử) của các cơ quan bộ vào lƣu trữ lịch sử theo quy định.