9. Bố cục của luận văn
2.2.3 Việc lập, tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức
Việc lập hồ sơ lần đầu đƣợc tiến hành ngay từ khi CB,CC làm hồ sơ đăng ký tuyển dụng. Việc lập hồ sơ lần đầu có ý nghĩa rất quan trọng đối với quá trình quản lý hồ sơ sau này. Vì đây đƣợc coi là những thông tin ban đầu để xây dựng hồ sơ gốc của CB,CC. Qua kết quả khảo sát cho thấy khi đăng ký tuyển dụng, ngƣời đăng ký tuyển dụng phải hoàn tất các tài liệu bao gồm:
- Phiếu đăng ký dự tuyển công chức (Phiếu này do ngƣời dự tuyển công chức tự kê khai theo mẫu quy định của Bộ Nội vụ).
- Sơ yếu lý lịch (Do ngƣời dự tuyển kê khai và có xác nhận của chính quyền, địa phƣơng)
- Giấy khai sinh (bản sao, có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền) - Giấy chứng nhận sức khỏe (do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp). - Văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, ngoại ngữ, tin học, lý luận chính trị, bồi dƣỡng nghiệp vụ (do cơ quan có thẩm quyền chứng nhận).
- Các giấy tờ về thân nhân nhƣ: xác nhận con thƣơng binh, gia đình chính sách...
Những tài liệu kể trên sẽ đƣợc đƣa vào hồ sơ để hình thành hồ sơ gốc của CB,CC khi ngƣời đó trúng tuyển. Theo quy định, trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết định tuyển dụng, Vụ TCCB của các bộ phải có trách nhiệm hƣớng dẫn công chức kê khai, tổ chức thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do công chức tự kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tƣ pháp nơi thƣờng trú cấp và báo cáo Bộ trƣởng xác nhận, đóng dấu và đƣa vào hồ sơ quản lý. Đồng thời, Vụ TCCB hƣớng dẫn công chức hoàn chỉnh các thành phần hồ sơ gốc bao gồm:
- Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức„ (mẫu 01a-BNV/2007) - Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức„ (mẫu 2C-BNV/2008) - Bản “Tiểu sử tóm tắt„ (mẫu 03a-BNV/2007)
- Các quyết định tuyển dụng hoặc xét tuyển, tiếp nhận công chức.
Sau khi đã hoàn tất việc lập hồ sơ lần đầu đối với ngƣời trúng tuyển (đây đƣợc coi là hồ sơ gốc của công chức), ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ bàn giao hồ sơ cho bộ phận trực tiếp quản lý hồ sơ.
Đối với công chức đang công tác, ngoài các thành phần hồ sơ gốc đƣợc lập đối với CB,CC trúng tuyển lần đầu, các thành phần hồ sơ khác gồm:
- “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức„ (mẫu 04a-BNV-2007). Phiếu này đƣợc bổ sung hàng năm hoặc theo định kỳ và phải đƣợc cơ quan xác minh, chứng nhận.
- Các quyết định về xét chuyển, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật của công chức
- Các bản nhận xét đánh giá hàng năm.
- Bản kê khai tài sản đối với công chức bắt buộc kê khai tài sản theo quy định.
- Đơn, thƣ kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận về những vấn đề liên quan đến công chức đƣợc phản ánh trong đơn thƣ (nếu có).
- Những văn bản khác liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của công chức.
Từ kết quả khảo sát tại một số cơ quan bộ chúng tôi nhận xét việc thực hiện lập hồ sơ nhƣ sau:
Thứ nhất, mặc dù các cơ quan bộ không có văn bản quy định cụ thể quy trình hƣớng dẫn công chức kê khai, bổ sung hồ sơ sau khi trúng tuyển nhƣng các cơ quan bộ đã thực hiện theo quy trình chung, thể hiện qua sơ đồ sau:
Trách nhiệm Trình tự công việc
Vụ TCCB
(chuyên viên đƣợc giao nhiệm vụ)
Công chức trúng tuyển
Vụ TCCB (lãnh đạo hoặc chuyên viên đƣợc giao
nhiệm vụ)
Bộ trƣởng hoặc lãnh đạo Vụ TCCB
Bộ phận Văn thƣ
Vụ TCCB
(chuyên viên đƣợc giao nhiệm vụ)
Vụ TCCB (chuyên viên trực tiếp quản lý hồ sơ
CB,CC của bộ)
Bảng 1:Quy trình kê khai Sơ yếu lý lịch hồ sơ CB,CC
Ký, xác nhận Kê khai thông tin Lƣu hồ sơ Hƣớng dẫn lập, kê khai hồ sơ CB,CC Thẩm tra, xác minh hồ sơ Đóng dấu
Bàn giao hồ sơ cho bộ phận bảo quản hồ sơ
Thứ hai, việc lập hồ sơ, xác minh hồ sơ, quản lý hồ sơ đối với công chức trúng tuyển lần đầu đều do Vụ TCCB thực hiện theo một quy trình. Quy trình này không do một công chức thực hiện mà đƣợc giao cho nhiều ngƣời. Việc lập hồ sơ lần đầu đối với công chức trúng tuyển do bộ phận tổ chức thi tuyển thực hiện. Sau khi quá trình thi tuyển đã hoàn tất, hồ sơ đƣợc bàn giao cho ngƣời có trách nhiệm quản lý hồ sơ lƣu trữ. Thực tế hiện nay hầu hết hồ sơ khi bàn giao đều không lập danh mục hồ sơ và không có biên bản bàn giao. Khi chúng tôi phỏng vấn về lý do không lập biên bản, chuyên viên tiếp nhận hồ sơ trả lời “Do việc bàn giao đƣợc thực hiện giữa hai công chức cùng làm việc trong Vụ nên tin tƣởng và xét thấy không cần thiết”. Nhƣ vậy, chuyên viên quản lý hồ sơ đã chƣa thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ. Đây là một nguyên nhân gây khó khăn cho việc theo dõi và quản lý hồ sơ sau này.
Thứ ba, đối với quy trình tiếp nhận hồ sơ CB,CC từ cơ quan khác về: Quy trình này đƣợc thực hiện khi CB,CC đƣợc điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, biệt phái từ các cơ quan khác về công tác tại bộ. Để tìm hiểu về vấn đề này chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn công chức tiếp nhận hồ sơ tại một số bộ và có kết quả đánh giá nhƣ sau: hầu hết việc tiếp nhận hồ sơ giữa hai cơ quan đều đƣợc công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra bì ngoài của hồ sơ, kiểm tra dấu niêm phong của cơ quan gửi đến, sau đó đối chiếu từng tài liệu trong hồ sơ với mục lục thành phần tài liệu trong hồ sơ, xác nhận tình trạng tài liệu, lập phiếu giao nhận hồ sơ, phiếu chuyển hồ sơ. Phiếu giao nhận và phiếu chuyển hồ sơ đều đƣợc 2 bên ký xác nhận, đóng dấu và lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Nhƣ vậy với quy trình này hầu hết các cơ quan bộ đã thực hiện tƣơng đối tốt, đúng quy định của nhà nƣớc. Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan bộ chƣa tuân thủ việc chuyển giao hồ sơ. Một số hồ sơ khi đƣợc chuyển giao không có mục lục tài liệu trong hồ sơ do vậy gây khó khăn cho công chức tiếp nhận. Mặc dù chƣa có hậu quả đáng tiếc xảy ra nhƣng việc không tuân thủ các quy định về chuyển giao hồ sơ luôn tiềm ẩn những nguy cơ hồ sơ bị hƣ hỏng, mất mát, gây khó khăn cho công tác quản lý hồ sơ.
Cho đến nay chƣa có văn bản nào của nhà nƣớc quy định về việc tiến hành thẩm tra, xác minh lý lịch, văn bằng của công chức khi đƣợc tiếp nhận từ cơ quan khác về. Việc xác minh lý lịch, văn bằng mới chỉ tiến hành đối với công chức trúng tuyển bắt đầu vào làm việc (qua thi hoặc xét tuyển), tức là lập hồ sơ lần đầu mà chƣa thực hiện việc xác minh đối với CB,CC từ cơ quan khác đƣợc chuyển công tác về bộ. Hiện nay việc sử dụng văn bằng, chứng chỉ
bất hợp pháp đang trở thành vấn đề nhức nhối của xã hội. Ví dụ: trong thời gian qua có nhiều cán bộ ở các tỉnh Thanh Hóa, Phú Yên, Lâm Đồng, Nam Định, Nghệ An, cán bộ của Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đăk Nông, một Tiến sĩ ở Thanh Hóa, một ngƣời cấp Vụ trƣởng... đã sử dụng văn bằng, chứng chỉ giả. Gần đây nhất, trên website http://vnexpress.net có đăng tin phát biểu của Bộ trƣởng Bộ Giáo dục và Đào tạo Phạm Vũ Luận trong một phiên họp Hội đồng Quốc gia về giáo dục đó là “ngƣời học giả, sử dụng bằng giả chỉ có thể "chui" vào hệ thống công chức nhà nƣớc, chứ không thể vào đƣợc các doanh nghiệp tƣ nhân”. Nhƣ vậy, rõ ràng việc quản lý hồ sơ CB,CC mà trong đó có việc xác minh văn bằng, chứng chỉ của hệ thống các cơ quan nhà nƣớc đang bị xem nhẹ. Đối với các cơ quan bộ, nguồn tiếp nhận công chức từ nhiều cơ quan khác nhau, trong đó có việc điều động công chức từ trung ƣơng hoặc điều động từ các tỉnh, thành phố hoặc các đơn vị, tổ chức khác trong cả nƣớc vì vậy nếu không tiến hành thẩm tra, xác minh rất dễ xảy ra trƣờng hợp CB,CC sử dụng bằng giả, lý lịch sai mà không phát hiện đƣợc. Vì vậy trong quy trình tiếp nhận hồ sơ CB,CC cần phải tiến hành xác minh lý lịch, văn bằng, chứng chỉ của CB,CC.
Thứ tư, đối với công chức nghỉ hƣu, thôi việc, buộc thôi việc và từ trần thì việc chuyển giao và lƣu trữ hồ sơ đƣợc thực hiện: Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày công chức có quyết định nghỉ hƣu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc đƣợc nhận một bản sao Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức và các quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do bộ lƣu giữ, bảo quản và đƣa vào nhóm công chức thôi việc. Đối với công chức từ trần gia đình công chức đƣợc nhận một bản sao Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức. Hồ sơ gốc vẫn do bộ lƣu giữ, bảo quản. Đối với công chức chuyển công tác hoặc chuyển ra khỏi cơ quan bộ đƣợc nhận một bản sao Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do bộ lƣu giữ, bảo quản và chỉ đƣợc chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó yêu cầu bằng văn bản. Tại các cơ quan bộ chúng tôi đến khảo sát tuy đã thực hiện đúng quy định, hồ sơ gốc vẫn đƣợc lƣu giữ tại bộ nhƣng việc chuyển bản sao Sơ yếu lý lịch cho công chức hay gia đình công chức chƣa thực hiện thƣờng xuyên.
Nhƣ vậy công tác lập, tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ CB,CC tại một số cơ quan bộ còn chƣa thực hiện đúng quy trình về tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ. Đây là những nguyên nhân gây khó khăn cho công tác quản lý hồ sơ sau này.