9. Bố cục của luận văn
1.2.2 nghĩa của hồ sơ cán bộ, công chức
Hồ sơ cán bộ, công chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ, công chức bởi vậy hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa rất quan trọng đó là:
Thứ nhất, hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa đối với cơ quan nơi ngƣời đó công tác. Mặc dù những tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức liên quan đến từng cá nhân cụ thể nhƣng không thuộc quyền sở hữu của cá nhân mà là tài sản của cơ quan nơi cán bộ đó công tác. Tài sản đó không ai có quyền đƣợc mua bán và trao đổi. Ngay cả khi cán bộ, công chức thôi việc hay nghỉ hƣu hồ sơ đó vẫn do cơ quan lƣu trữ theo quy định. Vì những tài liệu trong hồ sơ cán bộ, công chức ghi lại những đóng góp, công lao của ngƣời cán bộ, công chức đối với cơ quan sử dụng cán bộ, công chức đó. Quá trình hình thành và phát triển của cơ quan ít nhiều cũng đƣợc thể hiện trong tài liệu hồ sơ cán bộ, công chức. Những tài liệu trong hồ sơ là những thông tin tin cậy để viết lịch sử của cơ quan, của ngành, lĩnh vực mà ngƣời cán bộ, công chức đó cống hiến. Đặc biệt là hồ sơ của các nhà quản lý, nhà nghiên cứu, nhà khoa học nổi tiếng. Những hồ sơ của cán bộ, công chức tiêu biểu sẽ giúp cho việc lựa chọn nộp lƣu vào phông lƣu trữ của các cá nhân tiêu biểu.
Thứ hai, hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa đối với cá nhân, gia đình, dòng họ bởi vì: Hồ sơ cán bộ, công chức chứa đựng những thông tin quan trọng, chính xác về quá trình sống, làm việc, những cống hiến của cả một đời công tác của cán bộ, công chức. Nó là bằng chứng để giải quyết các chế độ chính sách, khen thƣởng... cho dù cán bộ, công chức đó đang công tác, đã nghỉ hƣu hay đã mất. Hồ sơ cán bộ, công chức là minh chứng để xác nhận quá trình công tác, quá trình tham gia hoạt động xã hội, công nhận liệt sĩ, con thƣơng binh, gia đình chính sách... Hồ sơ cán bộ, công chức không chỉ là những căn cứ pháp lý để bảo đảm quyền lợi của chính cán bộ, công chức mà còn liên quan đến cả thế hệ con, cháu sau này. Những thông tin trong hồ sơ đã trở thành niềm tự hào của rất nhiều gia đình, đặc biệt đối với cá nhân và gia
đình gắn bó với cuộc đấu tranh cho độc lập, tự do. Nhƣ vậy, có thể khẳng định rằng hồ sơ cán bộ, công chức là tài sản của cơ quan nhƣng đƣợc coi là kỷ vật vô giá của cá nhân, gia đình, dòng họ.
Thứ ba, hồ sơ cán bộ, công chức có ý nghĩa đối với quốc gia, dân tộc. Giá trị của hồ sơ cán bộ, công chức không chỉ có ý nghĩa đối với một ngƣời, một gia đình, dòng họ, cơ quan mà còn chứa đựng một ý nghĩa chính trị lớn lao đối với quốc gia, dân tộc. Không phải tất cả các hồ sơ cán bộ, công chức đều có ý nghĩa đối với quốc gia, dân tộc, mà trong số đó có những hồ sơ của các cán bộ cấp cao của Nhà nƣớc, những ngƣời có công với cách mạng, các anh hùng lao động… đã và đang công tác trong các cơ quan nhà nƣớc nói chung và cơ quan nhà nƣớc cấp bộ nói riêng. Sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc là do bao thế hệ xây đắp, những ngƣời đã đổ xƣơng, máu để dành độc lập dân tộc, những ngƣời có công lao, đóng góp rất to lớn đối với ngành, lĩnh vực công tác. Tất cả những dấu ấn, sự đóng góp ấy đều đƣợc ghi nhận trong các giấy tờ, tài liệu của cán bộ, công chức. Nhƣ vậy có thể khẳng định rằng hồ sơ lƣu trữ mà trong đó có hồ sơ CB,CC mang một ý nghĩa giáo dục truyền thống sâu sắc, vì vậy nó không thể thiếu để lƣu truyền mãi mãi cho những thế hệ sau này. Do vậy việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức không chỉ phục vụ cho hoạt động hiện tại của cá nhân, của cơ quan, của ngành mà phục vụ cho cả quốc gia, dân tộc.
Với ý nghĩa đó việc xây dựng và quản lý hồ sơ CB,CC là một nhiệm vụ quan trọng trong các cơ quan. Nhiệm vụ này cần phải đƣợc các cơ quan thực hiện thống nhất, khoa học và phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, liên tục. Chỉ khi nào hồ sơ CB,CC đƣợc xây dựng kịp thời thì khi đó các thông tin cơ bản về quá trình trƣởng thành, quá trình công tác, phẩm chất, năng lực công tác, các hoạt động và mối quan hệ gia đình-xã hội của CB,CC mới đƣợc quản lý đầy đủ. Vì hồ sơ là tài liệu tập hợp thông tin chính xác, tin cậy và có tính pháp lý về quá trình trƣởng thành và quá trình công tác của CB,CC. Việc quản lý tốt hồ sơ CB,CC tại các cơ quan sẽ giúp các cơ quan có đánh giá toàn diện về CB,CC làm cơ sở để bồi dƣỡng, bố trí công tác vào những vị trí, công việc phù hợp, thực hiện chế độ chính sách đƣợc đầy đủ, chính xác và đƣa ra quyết định khen thƣởng, kỷ luật. Quản lý tốt hồ sơ CB,CC cũng sẽ góp phần đắc lực cho công tác thống kê, tổng hợp phục vụ nghiên cứu, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ CB,CC về phƣơng diện số lƣợng, cơ cấu, trình độ trong từng
giai đoạn cách mạng, qua đó đánh giá hiệu quả các chủ trƣơng, đƣờng lối công tác cán bộ của Đảng. Việc quản lý đầy đủ, chặt chẽ hồ sơ CB,CC cùng với công tác thống kê, tổng hợp về CB,CC sẽ góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dƣỡng CB,CC.
Tóm lại, với vai trò và ý nghĩa quan trọng nêu trên, chúng ta thấy giá trị tra cứu hiện hành của hồ sơ cán bộ, công chức là rất dài do nhu cầu hoạt động của cơ quan, của quốc gia, dân tộc và lợi ích của chính cán bộ, công chức đó. Giá trị ấy không chỉ phục vụ cho nhu cầu hiện tại mà còn phục vụ cho cả quá khứ và tƣơng lai. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng này, trong những năm gần đây Bộ Nội vụ đã ban hành các văn bản quy định về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức: Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 của Bộ Nội vụ ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Quyết định số 06/2007/QĐ-BNV ngày 18/6/2007 về việc ban hành thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Quyết định số 02/2008/QĐ-BNV ngày 06/10/2008 về việc ban hành mẫu biểu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; Thông tƣ số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức. Mặc dù đã có văn bản quy định nhƣng thực tế cho thấy trách nhiệm của các cơ quan bộ trong công tác quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức chƣa tốt. Việc lập hồ sơ, bổ sung hồ sơ, chuyển giao, tiếp nhận, lƣu trữ, bảo quản, khai thác còn chƣa thống nhất; chƣa sử dụng các mẫu biểu trong công tác quản lý hồ sơ; việc bố trí, sử dụng đối với ngƣời trực tiếp quản lý hồ sơ chƣa hợp lý; phƣơng tiện bảo quản chƣa đầy đủ, đồng bộ. Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức phần lớn chƣa đƣợc thực hiện. Từ đó đặt ra một yêu cầu phải tổ chức quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức nhƣ thế nào để phục vụ tốt hơn nữa cho công tác quản lý nhân sự theo yêu cầu cải cách hành chính hiện nay. Đó chính là những nội dung mà chúng tôi tiếp tục trình bày trong phần nghiên cứu ở chƣơng 2 và chƣơng 3 của luận văn.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƢỚC CẤP BỘ