9. Bố cục của luận văn
2.2.2 Thẩm quyền và phân công quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
2.2.2.1 Thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ
Thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC của các cơ quan nói chung và các cơ quan bộ nói riêng đều đƣợc quy định trong các văn bản của nhà nƣớc nhƣ:
- Điều 69 Luật cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 đƣợc Quốc hội nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XII thông qua ngày 13/11/2008 quy định về quản lý hồ sơ CB,CC nhƣ sau: “Cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ CB,CC thuộc quyền quản lý”[14].
- Điều 51 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức quy định nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan sử dụng công chức: “Thực hiện việc lập hồ sơ và lưu giữ hồ sơ cá nhân của công chức thuộc phạm vi quản lý theo quy định”[28].
- Khoản 2 Điều 18 Thông tƣ số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức quy định: “Người đứng đầu cơ quan quản lý công chức chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị mình”[63].
Cơ quan quản lý CB,CC đƣợc hiểu là “cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng ngạch, nâng lương, cho thôi việc, nghỉ hưu, giải quyết chế độ, chính sách và khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức” [14].
Nhƣ vậy, có thể khẳng định tất cả các cơ quan quản lý CB,CC đều phải thực hiện việc lập hồ sơ và lƣu trữ hồ sơ cá nhân của CB,CC thuộc quyền quản lý.
Hiện nay mỗi cơ quan bộ hiện đang quản lý các tổ chức, đơn vị thuộc và trực thuộc gồm:
Tên bộ Đơn vị thuộc
bộ
Đơn vị trực thuộc bộ
Bộ Công thƣơng 19 16
Bộ Giáo dục và Đào tạo 16 11
Bộ Giao thông vận tải 13 13
Tên bộ Đơn vị thuộc bộ
Đơn vị trực thuộc bộ
Bộ Khoa học và Công nghệ 13 15
Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội 9 15
Bộ Nội vụ 15 8
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 9 17
Bộ Tài chính 13 22
Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng 9 14
Bộ Thông tin và Truyền thông 12 31
Bộ Tƣ pháp 11 16
Bộ Văn hóa, Thể thao và du lịch 11 16
Bộ Xây dựng 11 14
Bộ Y tế 10 14
…
Ghi chú:
Đơn vị thuộc bộ bao gồm: các vụ, văn phòng, thanh tra bộ
Đơn vị trực thuộc bộ bao gồm: Cục, Tổng cục, Trường, Viện, Trung tâm, Tổng Công ty, Công ty…
Cùng với việc quản lý các tổ chức, đơn vị, là việc quản lý về con ngƣời làm việc trong các tổ chức, đơn vị của bộ. Để quản lý tốt đội ngũ CB,CC đông đảo đó, mỗi bộ đều ban hành quy định phân cấp quản lý cán bộ. Việc phân cấp quản lý cán bộ cũng đồng nghĩa với việc phân cấp quản lý hồ sơ CB,CC:
Thứ nhất, hồ sơ lý lịch của Bộ trƣởng, Thứ trƣởng do Ban Tổ chức Trung ƣơng trực tiếp quản lý. Điều này đƣợc quy định tại Quyết định số 44- QĐ/TW ngày 14/11/1992 của Bộ Chính trị về việc quản lý cán bộ.
Thứ hai, hồ sơ của những ngƣời làm việc trong các vụ, văn phòng, thanh tra bộ; ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời đứng đầu các tổ chức, đơn vị nhƣ tổng cục, cục, viện, học viện, trƣờng, trung tâm, tổng công ty, công ty… thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ trƣởng. Điều này đƣợc quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 của Thủ tƣớng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ.
Thứ ba, hồ sơ của công chức, viên chức còn lại (trừ các đối tƣợng nêu trên) làm việc trong các đơn vị trực thuộc bộ bao gồm tổng cục, cục, trƣờng, viện, tổng công ty, công ty… do ngƣời đứng đầu đơn vị quản lý. Ngƣời đứng đầu các đơn vị chịu trách nhiệm trƣớc Bộ trƣởng trong việc quản lý và sử dụng hồ sơ CB,CC của đơn vị mình.
Nhƣ vậy có thể thấy rằng, thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ tƣơng đối rõ ràng, cấp nào quản lý CB,CC sẽ chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ CB,CC của cấp đó. Việc phân cấp nhƣ vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị chủ động, linh hoạt trong việc quản lý hồ sơ, đồng thời cũng gắn trách nhiệm của từng cấp đối với công tác này.
Hiện nay hồ sơ CB,CC đang làm việc tại các đơn vị thuộc và trực thuộc bộ đƣợc quản lý nhƣ sau:
Đối tƣợng Thẩm quyền quản lý hồ sơ Hồ sơ gốc Bản sao
Bộ trƣởng, Thứ trƣởng Ban Tổ chức trung
ƣơng Cơ quan bộ
Vụ trƣởng, Phó Vụ trƣởng và công chức làm việc trong văn phòng, vụ, thanh tra bộ
Cơ quan bộ Ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời
đứng đầu các đơn vị trực thuộc nhƣ: Cục, Tổng cục, Trƣờng, Viện, Trung tâm, Tổng Công ty, Công ty…
Cơ quan bộ Tại các đơn vị trực thuộc bộ Công chức, viên chức làm việc trong
các đơn vị trực thuộc nhƣ: Cục, Tổng cục, Viện, Học viện, Trƣờng, Trung tâm, Tổng Công ty, Công ty…(trừ ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời đứng đầu)
Tại các đơn vị trực thuộc bộ
Tuy nhiên, tại Bộ Công an và Bộ Quốc phòng thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC có những quy định khác. Tại Bộ Quốc phòng ngoài việc quản lý hồ sơ theo quy định nhƣ trên còn quản lý hồ sơ của đối tƣợng từ cấp Thƣợng tá trở lên. Tại Bộ Công an ngoài việc quản lý hồ sơ theo quy định còn quản lý hồ sơ của đối tƣợng là Giám đốc, Phó Giám đốc Công an của các tỉnh trên cả nƣớc.
Nhƣ đã trình bày trong phần mở đầu, phạm vi nghiên cứu của luận văn tập trung nghiên cứu công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC đang công tác, đã nghỉ hƣu, đã mất thuộc thẩm quyền quản lý của các cơ quan bộ gồm:
- Bộ trƣởng, Thứ trƣởng (bản sao);
- Vụ trƣởng và tƣơng đƣơng, Phó Vụ trƣởng và tƣơng đƣơng và công chức làm việc trong văn phòng, vụ, thanh tra bộ;
- Ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời đứng đầu các đơn vị trực thuộc bộ nhƣ: Cục, Tổng cục, Trƣờng, Viện, Trung tâm, Tổng Công ty, Công ty…
Theo quy định, các hồ sơ này phải đƣợc quản lý tại các cơ quan bộ. Từ thực tiễn khảo sát tại các cơ quan bộ, chúng tôi xin nhận xét về thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC của một số cơ quan bộ nhƣ sau:
Thứ nhất, lƣu trữ bản sao hồ sơ của Bộ trƣởng, Thứ trƣởng. Đối với Bộ trƣởng, Thứ trƣởng trƣớc khi đƣợc bổ nhiệm nếu hồ sơ gốc đang thuộc thẩm quyền quản lý của bộ thì sao lại một bộ để quản lý, chuyển hồ sơ gốc đến Ban Tổ chức trung ƣơng quản lý. Đối với Bộ trƣởng, Thứ trƣởng đƣợc luân chuyển, bổ nhiệm từ cơ quan khác về thì làm thủ tục sao từ hồ sơ gốc do Ban Tổ chức trung ƣơng quản lý, cũng có một số trƣờng hợp khi đƣợc điều động về bộ không làm thủ tục sao, chỉ lƣu giữ hồ sơ của Bộ trƣởng, Thứ trƣởng từ khi Bộ trƣởng, Thứ trƣởng đó công tác tại bộ.
Thứ hai, lƣu trữ hồ sơ gốc của các công chức làm việc trong các đơn vị thuộc bộ (bao gồm các vụ, thanh tra, văn phòng bộ). Đây là hồ sơ chiếm khối lƣợng lớn nhất, chiếm tới hơn 90% so với các hồ sơ đƣợc quản lý tại bộ. Số hồ sơ này tƣơng đối phức tạp, thƣờng xuyên có nhiều biến động, chuyển đổi từ đơn vị này đến đơn vị khác, chuyển đổi từ cơ quan này đến cơ quan khác.
Thứ ba, lƣu trữ hồ sơ gốc của ngƣời đứng đầu và cấp phó của ngƣời đứng đầu các đơn vị trực thuộc. Bản sao hồ sơ của ngƣời đứng đầu và cấp phó của ngƣời đứng đầu đƣợc lƣu trữ tại nơi cơ quan mà ngƣời đó đang công tác.
Ảnh 1: Hồ sơ gốc của ngƣời đứng đầu và cấp phó của ngƣời đứng đầu tại Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng.
Người chụp: Phạm Thị Nga Ngày chụp: 24/4/2014
Ảnh 2: Hồ sơ gốc của ngƣời đứng đầu và cấp phó của ngƣời đứng đầu tại Bộ Y tế.
Người chụp: Phạm Thị Nga Ngày chụp: 13/8/2014
Hầu hết các cơ quan bộ thực hiện việc quản lý hồ sơ CB,CC theo đúng thẩm quyền. Ví dụ: Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Bộ Y tế, Bộ Lao động thƣơng binh và Xã hội, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch. Tuy nhiên còn một số bộ chƣa thực hiện đầy đủ việc quản lý hồ sơ gốc của ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời đứng đầu các đơn vị trực thuộc và đơn vị sự nghiệp thuộc bộ. Ví dụ: Bộ Nội vụ, Bộ Khoa học và Công nghệ. Chúng tôi xin đƣa ra cụ thể việc quản lý hồ sơ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và Bộ Nội vụ để so sánh việc quản lý hồ sơ CB,CC của hai cơ quan này nhƣ sau:
- Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đang quản lý đầy đủ hồ sơ CB,CC của: Bộ trƣởng và các Thứ trƣởng (bản sao); hồ sơ gốc của Vụ trƣởng, Phó Vụ trƣởng và công chức làm việc trong Văn phòng bộ, Thanh tra bộ và 7 vụ, bao gồm: Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính, Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trƣờng, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Pháp chế, Vụ Tổ chức cán bộ, Vụ Quản lý doanh nghiệp, Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ; hồ sơ gốc của ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời đứng đầu 17 đơn vị bao gồm: Cục Trồng trọt, Cục Bảo vệ thực vật, Cục Chăn nuôi, Cục Thú y, Cục Chế biến nông lâm thuỷ sản và nghề muối, Cục Quản lý xây dựng công trình, Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn, Cục Quản lý Chất lƣợng nông lâm sản và thuỷ sản, Tổng cục Lâm nghiệp, Tổng cục Thuỷ sản, Tổng cục Thuỷ lợi, Viện Chính sách và Chiến lƣợc phát triển nông nghiệp nông thôn, Trƣờng Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn I, II, Trung tâm Tin học và Thống kê, Báo Nông nghiệp Việt Nam, Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
- Bộ Nội vụ mới chỉ quản lý hồ sơ bản sao của Bộ trƣởng và các Thứ trƣởng; hồ sơ gốc của Vụ trƣởng, Phó Vụ trƣởng và công chức làm việc trong Văn phòng bộ, Thanh tra bộ và 13 vụ, bao gồm: Vụ Tổ chức-Biên chế, Vụ Chính quyền địa phƣơng, Vụ Công chức-Viên chức, Vụ Đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, Vụ Tiền lƣơng, Vụ Tổ chức phi chính phủ, Vụ Cải cách hành chính, Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Pháp chế, Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Tổng hợp, Vụ Công tác thanh niên, Vụ Tổ chức cán bộ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ (bao gồm cả đại diện của Văn phòng Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh và thành phố Đà Nẵng). Còn đối với việc quản lý hồ sơ gốc của ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời đứng đầu tại Bộ Nội vụ hiện nay chƣa quản lý đầy đủ. Tại bộ đang bảo quản hồ sơ gốc của Hiệu trƣởng Trƣờng Đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức nhƣng không bảo quản hồ sơ gốc của các Phó Hiệu trƣởng; bảo quản hồ sơ gốc của 01 Phó Hiệu trƣởng Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội mà chƣa bảo quản hồ sơ gốc của Hiệu trƣởng và các Phó Hiệu trƣởng còn lại. Đối với hồ sơ gốc của Cục trƣởng, Phó Cục trƣởng Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc Bộ Nội vụ hiện không quản lý.
Nhƣ vậy Bộ Nội vụ chƣa thực hiện tốt việc quản lý đầy đủ số lƣợng hồ sơ công chức đối với ngƣời đứng đầu, cấp phó của ngƣời đứng đầu các đơn vị sự nghiệp. Đây cũng là một hạn chế trong việc quản lý hồ sơ CB,CC tại Bộ Nội vụ.
2.2.2.2 Phân công quản lý hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ
Nhƣ chúng tôi đã phân tích ở trên, nhiệm vụ quản lý hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ đƣợc giao cho Vụ Tổ chức cán bộ. Để tham mƣu giúp việc cho Vụ trƣởng Vụ Tổ chức cán bộ trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC mỗi vụ đều ban hành văn bản phân công trách nhiệm quản lý hồ sơ CB,CC. Qua khảo sát tại một số cơ quan bộ, chúng tôi xin tổng hợp nhƣ sau:
Cách thứ nhất: Công tác quản lý hồ sơ CB,CC đƣợc giao cho 01 lãnh đạo Vụ Tổ chức cán bộ phụ trách và 01 chuyên viên của Vụ thực hiện.
Quy định này áp dụng đối với Vụ làm việc theo chế độ chuyên viên kết hợp với chế độ thủ trƣởng. Ví dụ: Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Nội vụ, Vụ Tổ chức cán bộ Văn phòng Chính phủ, Vụ tổ chức cán bộ Bộ Y tế không thành lập các phòng vì vậy trách nhiệm quản lý hồ sơ CB,CC do 01 lãnh đạo Vụ phụ trách và 01 chuyên viên đảm nhiệm.
Cách thứ hai: Công tác quản lý hồ sơ CB,CC đƣợc giao cho 01 phòng thuộc Vụ Tổ chức cán bộ và 01 chuyên viên trực tiếp quản lý.
Quy định này áp dụng đối với Vụ làm việc theo tổ chức phòng kết hợp với chế độ chuyên viên. Trƣởng phòng chịu trách nhiệm trƣớc Vụ trƣởng Vụ Tổ chức cán bộ về công tác quản lý hồ sơ CB,CC. Điều này đƣợc áp dụng đối với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Lao động thƣơng binh và Xã hội, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ Khoa học và Công nghệ...
Công tác quản lý hồ sơ CB,CC tại Vụ Tổ chức cán bộ của các bộ đƣợc giao cụ thể cho các phòng nhƣ sau:
Tại Vụ TCCB, Bộ NN&PTNN giao cho Phòng Tổng hợp
Tại Vụ TCCB, Bộ LĐTB&XH giao cho Phòng Công chức, viên chức Tại Vụ TCCB, Bộ VHTT&DL, Bộ Tƣ pháp đƣợc giao cho Phòng Công tác cán bộ
Tại Vụ TCCB, Bộ TN&MT giao cho Phòng Tổng hợp, Đào tạo và bồi dƣỡng Tại Vụ TCCB, Bộ KH&CN giao cho phòng Chính sách cán bộ
Riêng Bộ Quốc phòng và Bộ Công an do cơ cấu tổ chức không thành lập Vụ Tổ chức cán bộ nhƣ các cơ quan bộ khác nên tại Bộ Quốc phòng hồ sơ CB,CC đƣợc giao cho Cục cán bộ thuộc Tổng Cục chính trị. Tại Bộ Công an giao cho Phòng Tổng hợp của Cục Tổ chức cán bộ thuộc Tổng Cục Xây dựng lực lƣợng công an nhân dân.
Nhƣ vậy, có thể thấy mỗi cơ quan bộ (cụ thể là Vụ Tổ chức cán bộ) đều có những phân cấp, quy định riêng. Hiện nay chƣa có một văn bản nào của nhà nƣớc quy định cụ thể về vấn đề này vì vậy đây là điều bất cập trong việc giao quản lý hồ sơ CB,CC ở các cơ quan cấp bộ.
Từ việc phân công trách nhiệm cho đơn vị và lãnh đạo phụ trách, các bộ đều bố trí công chức trực tiếp quản lý hồ sơ CB,CC. Qua việc khảo sát tại các cơ quan bộ, chúng tôi tổng hợp thông tin và đƣa ra kết quả sau:
Stt Tên bộ Số lƣợng ngƣời trực tiếp quản lý hồ sơ Trình độ Chuyên ngành đào tạo Thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ Kiêm nhiệm Chuyên trách 1. Bộ Lao động-Thƣơng binh và Xã hội 01 Trên đại học Quản lý nhà nƣớc x 2. Bộ Khoa học và
Công nghệ 01 Đại học Lƣu trữ x
3. Bộ Nội vụ 01 Đại học Hành chính
học x
4. Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn 01 Đại học
Hành chính
học x
5. Bộ Tài chính 01 Đại học Kế toán x
6. Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng 01 Đại học Lƣu trữ- Lịch sử x 7. Bộ Thông tin và Truyền thông 01 Trên đại học Quốc tế học/Công tác tổ chức x 8. Bộ Tƣ pháp 01 Trên đại học Luật x 9. Bộ Văn hóa-Thể thao và Du lịch 01 Đại học Thông tin- Thƣ viện x 10. Bộ Y tế 01 Đại học Kế toán-Tài