9. Bố cục của luận văn
2.2.4 Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ cán bộ, công chức
Nhƣ đã nêu ở chƣơng 1 hồ sơ CB,CC có quá trình hình thành tƣơng đối lâu dài kể từ khi CB,CC bắt đầu làm việc cho đến khi thôi việc, nghỉ hƣu. Trong suốt quá trình công tác có rất nhiều những biến động xảy ra đối với CB,CC đó là những thay đổi về chức danh, chức vụ, đơn vị công tác; thay đổi về trình độ đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; thay đổi về địa chỉ nơi ở, hộ khẩu, những phát sinh mới về khen thƣởng, kỷ luật, đi công tác nƣớc ngoài, về kinh tế bản thân, về mối quan hệ gia đình; đánh giá, phân loại CB,CC hàng năm... Nếu nhƣ những thông tin này không đƣợc thu thập, bổ sung vào hồ sơ CB,CC thì khi tra cứu sẽ không đáp ứng đƣợc tính cập nhật của thông tin, không đáp ứng đƣợc yêu cầu giải quyết công việc. Vì vậy đặt ra cần phải bổ sung những thay đổi vào hồ sơ của mỗi CB,CC. Đây đƣợc coi là yêu cầu bắt buộc trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC.
Theo quy định tại Thông tƣ số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ, quy định chế độ bổ sung hồ sơ công chức nhƣ sau: “Định kỳ hàng năm chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau hoặc theo yêu cầu quản lý đội ngũ công chức, cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ, công chức hƣớng dẫn cán bộ, công chức kê khai những thông tin phát sinh trong kỳ có liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình và xã hội của năm trƣớc để bổ sung vào hồ sơ cán bộ, công chức”[63].
Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác này ở hầu hết các cơ quan bộ chƣa đƣợc thực hiện một cách thƣờng xuyên. Vì không cập nhật, bổ sung những thông tin phát sinh của CB,CC nên khi cần khai thác, nghiên cứu chỉ đƣa ra những thông tin cũ, không kịp thời. Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn và gửi phiếu khảo sát đối với ngƣời đến khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại một số cơ quan bộ. Câu hỏi đƣợc đặt ra là “Ông, bà có hài lòng sau khi khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC tại cơ quan ông, bà?”, “Trong quá trình khai thác hồ sơ CB, CC ông (bà) gặp những khó khăn gì?”. Tại Bộ Thông tin và Truyền thông chúng tôi nhận đƣợc câu trả lời: “chƣa hài lòng, không đƣợc cung cấp nhiều thông tin, cán bộ cung cấp thông tin thiếu nhiệt tình”. Tại Bộ Nội vụ, chuyên viên Vụ TCCB đƣợc giao phụ trách về chính sách tiền lƣơng, đánh giá, phân loại công chức trả lời: “thông tin chƣa đƣợc cập nhật thƣờng xuyên”. Tại Bộ Khoa học và Công nghệ, chuyên viên thực hiện chế độ, chính sách trả lời “đôi khi thiếu giấy tờ gốc của các năm về trƣớc”. Tại Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Trƣởng phòng Đào tạo và Tổng hợp, Vụ TCCB cũng thẳng thắn nhận xét “việc cập nhật thông tin chƣa kịp thời”. Tại Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn, chuyên viên Vụ TCCB thực hiện nghiên cứu, chính sách ƣu đãi ngƣời có công với cách mạng nêu ý kiến “Do quá trình chuyển đổi tổ chức nhiều lần, hồ sơ cán bộ lƣu trữ tại bộ không còn đầy đủ, gây khó khăn trong quá trình nghiên cứu”... Nhƣ vậy các cơ quan bộ đã để hồ sơ CB,CC trong tình trạng “ổn định” mặc dù đã có những thay đổi của CB,CC. Vậy, câu hỏi đặt ra là trách nhiệm bổ sung những thay đổi, phát sinh đối với hồ sơ CB,CC thuộc về trách nhiệm của chính CB,CC hay thuộc về công chức chuyên môn hay thuộc về trách nhiệm của công chức trực tiếp quản lý hồ sơ?
Để tìm hiểu về vấn đề này, chúng tôi tiếp tục khảo sát đến các quy định, văn bản nhắc nhở về việc bổ sung hồ sơ CB,CC. Kết quả cho thấy còn nhiều cơ quan bộ chƣa ban hành các văn bản nhắc nhở CB,CC bổ sung tài liệu. Một số bộ đã ban hành nhƣ Bộ Nội vụ ban hành công văn số 188/TCCB ngày 08/4/2014 đề nghị CB,CC bổ sung văn bằng, chứng chỉ đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ, lý luận chính trị, quản lý nhà nƣớc, tin học, ngoại ngữ để lƣu hồ sơ gốc và cập nhật dữ liệu chung. Tại Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng ban hành công văn số 4436/BTNMT-TCCB ngày 25/11/2011, công văn số 949/BTNMT-TCCB ngày 19/3/2013 về việc tăng cƣờng công tác quản lý hồ sơ công chức, viên chức. Tại Bộ Khoa học và công nghệ ban hành công văn số 389/BKHCN-TCCB ngày 11/02/2014 về việc khai bổ sung lý lịch công chức... Tuy một số bộ đã ban hành văn bản nhắc nhở công chức bổ sung tài liệu trong hồ sơ nhƣng việc ban hành không thƣờng xuyên, nội dung đề cập còn chung chung, chƣa đƣa ra cụ thể bổ sung từng loại tài liệu nào và đặc biệt chƣa có chế tài xử lý đối với CB,CC chƣa bổ sung tài liệu vào hồ sơ. Ngoài việc bổ sung các tài liệu do CB,CC cung cấp nhƣ phiếu bổ sung lý lịch hàng năm, văn bằng, chứng chỉ… thì công chức quản lý hồ sơ thƣờng xuyên phải bổ sung các thông tin khác về CB,CC nhƣ các tài liệu về nâng lƣơng, nâng ngạch, đề bạt, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thƣởng, kỷ luật… hình thành trong năm. Các quyết định này lại do công chức chuyên môn thực hiện. Do vậy nếu công chức chuyên môn không bàn giao các tài liệu về nâng lƣơng, nâng ngạch, đề bạt, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thƣởng, kỷ luật... thì công chức trực tiếp quản lý hồ sơ cũng không thể có tài liệu bổ sung vào hồ sơ. Chúng tôi xin khái quát quy trình bổ sung tài liệu vào hồ sơ nhƣ sau:
Bảng 2: Quy trình bổ sung tài liệu vào hồ sơ CB,CC
Thực tế cho thấy quy trình thu thập, bổ sung tài liệu vào hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ đang đƣợc đánh giá là yếu nhất hiện nay vì các bộ chƣa nghiêm túc thực hiện hoặc có thực hiện cũng không thƣờng xuyên. Một nguyên nhân dẫn đến tình trạng nêu trên là do công chức quản lý hồ sơ kiêm nhiệm nhiều việc, việc quản lý hồ sơ là công việc nhỏ trong nhiệm vụ đƣợc phân công vì vậy chƣa có sự nhắc nhở đối với công chức chuyên môn. Tất cả những nguyên nhân này đã dẫn tới nhiều tài liệu không đƣợc bổ sung kịp thời, đầy đủ vào hồ sơ CB,CC. Nhƣ vậy quy trình bổ sung tài liệu vào hồ sơ cần phải đƣợc quy định cụ thể, phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa công chức chuyên môn, công chức quản lý hồ sơ và ý thức trách nhiệm của chính CB,CC có nhƣ vậy công tác bổ sung tài liệu vào hồ sơ mới đầy đủ, kịp thời, đáp ứng tốt các yêu cầu khai thác thông tin trong hồ sơ CB,CC.