6. Những đóng góp khoa học của đề tài
2.3.3.1.1. Kiểm toán tiền mặt:
Phỏng vấn:
KTV tiến hàng phỏng vấn nhằm tìm hiểu các quy trình về tiền, từ đó đưa ra đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục tiền của đơn vị. Đối tượng phỏng vấn chủ yếu là kế toán trưởng, tuy nhiên nếu có các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ tiền thì KTV có thể trực tiếp phỏng vấn kế toán tiền. Các thông tin thu được qua quá trình phỏng vấn phải được ghi chép lại trong giấy tờ làm việc và lưu vào hồ sơ.
45
Bảng 2.12. Kết quả phỏng vấn sơ bộ khoản mục tiền.
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) AUDITING AND CONSULTING CO.,LTD
Client: Cty CP ABC Prepared by: Huyền WP.ref: BAn Period ended: 31/12/2014 Reviewed: Hạnh Date: 26/02/2015 Subject: Kết quả phỏng vấn sơ bộ khoản mục tiền
Tại phòng kề toán công ty có 1 thủ quỹ và 1 kế toán tiền.
Việc thu, chi được thực hiện theo đúng quy trình, có phê duyệt và kiểm tra.
- Quy trình thu tiền: Khi thu tiền đơn vị chỉ lập phiếu thu, trên phiếu thu ghi nhận họ tên người nộp tiền, số tiền bằng chữ và bằng số. Trên phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký xét duyệt của người lập, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ và người nộp tiền.
- Quy trình chi tiền:
Các phiếu chi, thanh toán khác như chi lương, tiền điện, tiền nước ... tất cả được chi khi có đầy đủ các chứng từ, hóa đơn thanh toán, được ban lãnh đạo, kế toán trưởng duyệt chi đầy đủ mới được chi.
Sau khi chi tiền thủ quỹ, người nhận tiền ký xác nhận
Các yêu cầu chi này được phòng kế toán lập và chi là chủ yếu. - Quy trình thanh toán: Người đề nghị làm một bảng đề nghị thanh toán ghi rõ
tên bộ phận, lý do thanh toán và kèm hóa đơn chứng từ.Giám đốc và kế toán xem xét, ký duyệt chi thì thủ quỹ mới xuất thanh toán tiền.
- Quy trình chi tạm ứng:
1. Người đề nghị tạm ứng lập giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên, bộ phận, nội dung, số tiền tạm ứng, ghi rõ thời hạn thanh toán tiền tạm ứng
2. Đưa cho kế toán và giám đốc xem xét xem việc đề nghị chi đó có hợp lý không.
3. Giám đốc ký chấp nhận duyệt chi
4. Kế toán lập phiếu chi ký xác nhận trình lên kế toán trưởng, giám đốc kí duyệt
5. Sau đó thủ quỹ chi tiền, ký xác nhận, người nhận tiền ký xác nhận Hàng tháng công ty đều tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.
Công ty có giao dịch với các Ngân hàng:
Nhận xét: Qui trình kiểm soát tiền của đơn vị được thực hiện nghiêm ngặt, đúng qui trình, có sự xoát xét và phê duyệt theo cấp. Các chứng từ đầy đủ, đúng qui định. Kết luận: Quy trình kiểm soát thu, chi tiền là hữu hiệu.
(Nguồn: Trích BAn – Kiểm toán Khoản mục tiền, hồ sơ kiểm toán năm 2014 của Công ty CP ABC, Tài liệu lưu hành nội bộ)
46
Ngoài ra, KTV còn tiến hành phỏng vấn thông qua hệ thống các câu hỏi soạn sẵn, nhằm đánh giá trung thực hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục tiền của công ty. Bảng câu hỏi này được trình bày trong phần phụ lục 1 của luận văn.
Quan sát:
KTV sẽ tiến hành quan sát hoạt động thu, chi tiền thực tế tại công ty CP ABC, sau đó ghi nhận các kết quả quan sát được vào giấy tờ làm việc. Dựa vào các thực tế quan sát, KTV đưa ra kết luận về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục tiền của công ty ABC.
Bảng 2.13. Kết quả quan sát thực tế thu chi tiền tại Công ty CP ABC.
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) AUDITING AND CONSULTING CO.,LTD
Client: Cty CP ABC Prepared by: Huyền WP.ref: BAn Period ended: 31/12/2014 Reviewed: Hạnh Date: 26/02/2015 Subject: Kết quả quan sát quá trình thu, chi tiền.
- Chi tiền:
Khi có nghiệp vụ phát sinh cần chi tiền, cần có giấy đề nghị thanh toán trình lên giám đốc, khi được phê duyệt thì kế toán mới tiến hành viết phiếu chi, thủ quỹ dựa vào phiếu chi để chi tiền.
Việc thanh toán tiền hàng chủ yếu được thực hiện thông qua tiền gửi ngân hàng. Trong trường hợp công ty thanh toán tiền hàng trực tiếp cho phía người bán thì phải có giấy giới thiệu có hiệu lực của phía người bán, và việc thanh toán phải có chứng từ ghi chép và chữ kí của phía người nhận tiền.
- Thu tiền: việc thu tiền bán hàng sẽ do một nhân viên thực hiện, tách biệt với người lập hóa đơn bán hàng. Cuối ngày, nhân viên thu tiền sẽ nộp tiền cho thủ quỹ cùng với sổ ghi chép. Các hóa đơn, phiếu thu được đánh số trước. Nhận xét: Qua quá trình quan sát, KTV nhận thấy quá trình thu và chi tiền được thực hiện theo đúng quy chế, quy định của công ty và có sự kiểm tra, giám sát thực hiện lẫn nhau giữa các nhân viên.
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ thu, chi tiền là có hiệu lực.
(Nguồn: Trích BAn – Kiểm toán Khoản mục tiền hồ sơ kiểm toán năm 2014 của Công ty CP ABC, Tài liệu lưu hành nội bộ)
47
Thủ tục phân tích:KTV sẽ tiến hành lập biểu tổng hợp để phân tích xu hướng biến động
của tài khoản tiền qua các năm.
Bảng 2.14. Phân tích khoản mục tiền.
(Nguồn: Trích BA1 – Kiểm toán Khoản mục tiền, hồ sơ kiểm toán năm 2014 của Công ty CP ABC, Tài liệu lưu hành nội bộ)
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) AUDITING AND CONSULTING CO.,LTD
Client: Cty CP ABC Prepared by: Huyền WP.ref: BA1
Period ended: 31/12/2014 Reviewed: Hạnh Date: 26/02/2015
Subject: Phân tích biến động khoản mục tiền .
Objective(Mục tiêu kiểm toán)
- Phân tích biến động của tiền và tương đương tiền kỳ này so với kỳ trước. - Phân tích biến động tỷ trọng tiền/TSNH và các hệ số về khả năngthanh toán - Xem xét và giải thích các biến động bất thường.
Work(Công việc thực hiện):
So sánh số dư cuối kì này với số dư cuối kì trước, tỉm hiểu nguyên nhân biến động.
Số cuối kì Số đầu năm Chênh lệch
Số tiền %
Tiền mặt 1.230.176.062 1.470.585.124 - 240.409.062 -16,35
Tiền gửi ngân hàng 75.318.035 118.250.363 -42.932.328 -36,31
Tiền đang chuyển 0 0 0 0
Cộng 1.305.494.097 1.588.835.487 - 283.341.390 -17,83 Tổng hàng tồn kho 79.712.283.884 72.480.330.166 7.231.953.718 9,98 Tổng nợ ngắn hạn 83.916.460.053 71.382.015.669 12.534.444.394 17,56 Tổng TS ngắn hạn 95.572.463.295 81.634.933.973 14.037.529.322 17,2 Tỷ suất Tiền / Tổng TS ngắn hạn 1,36% 1,95% 0 - 0,59
Hệ số thanh toán hiện hành 1,14 1,14 0 0
Hệ số thanh toán nhanh 0,087 0,037 0,05 0
Nhận xét: Số dư tiền mặt cuối kỳ tăng so với đầu kì do cuối năm công ty thu nợ khách hàng lẻ bằng tiền mặt nhưng chưa gửi ngân hàng
Số dư TGNH cuối năm tăng so với đầu năm do khách hàng thanh toán tiền hàng. Tài sản ngắn hạn của Công ty ABC phụ thuộc quá nhiều vào hàng tồn kho.
48
Kiểm tra vật chất:
KTV không trực tiếp kiểm kê quỹ tiền mặt mà chỉ chứng kiến kiểm kê tại đơn vị vào ngày 31/12/2014.
Nếu chưa kiểm kê quỹ ngày 31/12/2014 thì KTV yêu cầu KTT cho kiểm tra quỹ ngay lúc thực hiện kiểm toán và xin sổ ghi chép nghiệp vụ từ ngày kết thúc niên độ đến thời điểm hiện tại và cũng thực hiện việc tính toán lại theo hình thức cộng trừ lùi để xem tiền mặt tại thời điểm 31/12 là hiện hữu và chính xác hay không.
Đối với Cty CP ABC, KTV không chứng kiến kiểm kê vào ngày 31/12/2014 nên KTV tiến hành thủ tục cộng trừ lùi để xác định tính chính xác của số dư tại ngày 31/12/2014.
Bảng 2.15. Biên bản kiểm kê quỹ tại ngày kiểm toán
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) AUDITING AND CONSULTING CO.,LTD
Client: Cty CP ABC Prepared by: Huyền WP.ref: BA2.2.1
Period ended: 31/12/2014 Reviewed: Hạnh Date: 26/02/2015
Subject: Kiểm kê quỹ tiền mặt
Địa điểm kiểm kê: Phòng kế toán Công ty ABC Thời điểm kiểm kê: 14h, ngày 26 tháng 02 năm 2015.
STT Loại tiền Số lượng VNĐ USD
I Tiền mặt 500 250.000.000 1 500.000 VNĐ 275 55.000.000 2 200.000 VNĐ 90 18.000.000 3 100.000 VNĐ 120 12.000.000 4 50.000 VNĐ 80 4.000.000 5 20.000 VNĐ 25 500.000 6 10.000 VNĐ 7 5.000 VNĐ 1 5.000 8 1.000 VNĐ 1 1.000 9 500 VNĐ Cộng (1) 339.506.000
Số liệu theo sổ quỹ (2) 339.505.161
Đến phiếu thu số 05/02 Ngày 13/02/2015 Và phiếu chi số 15/02 Ngày 16/02/2015 Chênh lệch (1)-(2) 839 Lý do chênh lệch: Chênh lệch do số lẻ
Xác nhận của đơn vị: Tôi xác nhận toàn bộ tiền và các tài sản giao cho tôi giữ gìn đã được kiểm kê và đối chiếu với sự hiện diện của các kiểm toán viên A&C với kết quả như trên. Toàn bộ tiền và các tài sản kiểm kê đã được cất giữ nguyên vẹn trở lại.
(Nguồn: Trích BA2.2.1– Kiểm toán Khoản mục tiền, hồ sơ kiểm toán năm 2014 của Công ty CP ABC, Tài liệu lưu hành nội bộ)
49
Ngoài ra, KTV phải thu thập sổ quỹ tính từ ngày 1/1/2015 đến ngày KTV chứng kiến kiểm kê quỹ tại Công ty ABC ( ngày 16/02/2015) cùng với phiếu thu và phiếu chi cuối cùng tính tới thời điểm đó trong sổ quỹ, tất cả được lưu trong hồ sơ kiểm toán.
Sau khi đã thu thập đầy đủ các Bằng chứng, KTV tiến hành cộng trừ lùi để xác định số dư của tài khoản tiền vào ngày 31/12/2014.
Bảng 2.16. Bảng đối chiếu số dư tiền mặt với biên bản kiểm kê.
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) AUDITING AND CONSULTING CO.,LTD
Client: Cty CP ABC Prepared by: Huyền WP.ref: BA2.2 Period ended: 31/12/2014 Reviewed: Hạnh Date: 26/02/2015 Subject: Đối chiếu số dư tiền mặt với biên bản kiểm kê.
Objective(Mục tiêu kiểm toán)
Đảm bảo số dư tồn quỹ là có thực và được ghi chép chính xác
Work(Công việc thực hiện):
Đối chiếu số dư tiền mặt tồn quỹ trên sổ sách với số liệu kiểm kê có chứng kiến của KTV, làm rõ các chênh lệch (nếu có)
Số dư thực tế kiểm kê tại ngày 26/02/2015 Chi từ ngày 01/01/2015 đến 26/02/2015 Thu từ ngày 01/01/2015 đến 26/02/2015 Số dư thực tế tại ngày 31/12/2014 Số dư theo sổ sách Chênh lệch VNĐ 339.506.000 1.345.043.062 454.373.000 1.230.176.062 1.230.176.062 839 USD Cộng 339.506.000 849.393.839 854.373.000 334.526.839 334.526.000 839 BA2.2.1
Nguyên nhân chênh lệch: Chênh lệch do số lẻ
Kết luận: Số dư tài khoản tại ngày 31/12/2014 là trung thực va hợp lý
(Nguồn: Trích BA2.2 – Kiểm toán Khoản mục tiền, hồ sơ kiểm toán năm 2014 của Công ty CP ABC, Tài liệu lưu hành nội bộ)
Tính toán:
KTV sẽ kiểm tra tính chính xác của các số dư trên sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản tiền mặt.
Dư cuối kỳ = Dư nợ đầu kỳ + Phát sinh nợ - Phát sinh có trên sổ chi tiết tài khoản 111 và so sánh kết quả đó với bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, biên bản kiểm kê quỹ.
50
Bảng 2.17. Bảng đối chiếu số dư đầu kì trên sổ sách, chứng từ.
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) AUDITING AND CONSULTING CO.,LTD
Client: Cty CP ABC Prepared by: Huyền WP.ref: BA1.1 Period ended: 31/12/2014 Reviewed: Hạnh Date: 26/02/2015 Subject:Số dư Tài khoản tiền.
Work(Công việc thực hiện):
Dư đầu kì Phát sinh nợ Phát sinh có Dư cuối kì Tiền mặt 1.470.585.124 12.783.941.500 13.024.350.562 1.230.176.062 Tiền gửi ngân hàng 118.250.363 173.580.660.399 173.623.592.727 75.318.035 Tiền đang chuyển 0 0 0 0 Cộng 1.588.835.487 186.364.601.899 186.647.943.289 1.305.494.097 Khớp BCĐSPS, Sổ cái, Sổ chi tiết
Khớp
BCĐSPS, Sổ cái, Sổ chi tiết
(Nguồn: Trích BA1.1 – Kiểm toán Khoản mục tiền, hồ sơ kiểm toán năm 2014 của Công ty CP ABC, Tài liệu lưu hành nội bộ)
Kiểm tra tài liệu:
Đối với TK tiền mặt, Kiểm toán viên lựa chọn những một số nghiệp vụ trên sổ chi tiết tiền để thực hiện kiểm ta chi tiết bằng các thu thập các Phiếu thu, Phiếu chi tương ứng. Sau đó, KTV kiểm tra:
Hình thức của phiếu thu, phiếu chi: có phù hợp với quy định hiện hành hay không, có chữ ký, số tiền, nội dung rõ ràng không…để khẳng định các mục tiêu phê chuẩn, tính toán, hạch toán, cộng dồn được thoản mãn.
Tính liên tục của việc đánh số thứ tự các phiếu thu, phiếu chi.
Chứng từ gốc như hợp đồng, đề nghị mua hàng, đề nghị thanh toán, hóa đơn tài chính gốc…để khẳng định nghiệp vụ phát sinh là có căn cứ hợp lý được thỏa mãn.
51
Bảng 2.19: Kiểm tra chi tiết Tiền mặt.
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN (A&C) AUDITING AND CONSULTING CO.,LTD
Client: Cty CP ABC Prepared by: Huyền WP.ref: BA2.3 Period ended: 31/12/2014 Reviewed: Hạnh Date: 26/02/2015 Subject: Kiểm tra chi tiết tiền mặt.
Objective(Mục tiêu kiểm toán)
- Chọn mẫu kiểm tra chi tiết tiền mặt
- Đối chiếu từ chứng từ vào sổ sách để đảm bảo ghi nhận chính xác và đầy đủ
Work(Công việc thực hiện):
Ngày Mã
CT Số CT Diễn giải TKĐƯ Nợ Có
09/01/2014 PT 12/01
Thu tiền bán dè cá tra Fillet nội địa ngày 14, 29 tháng 12/2013 1311 45.500.000 0 PT, BK, PXK 21/01/2014 PT 20/01 Thu hoàn ứng ( PC số 12/01) 141 700.000.000 0 PT 29/01/2014 PT 26/01 Rút TGNH về
nhập quỹ tiền mặt 1121A 1.900.000.000 0 PT
07/02/2014 UNC 03/02 Rút TGNH về
nhập quỹ tiền mặt 1121A 3.710.000.000 0 UNC
19/02/2014 PT 04/02 Rút TGNH về
nhập quỹ tiền mặt 1121A 340.000.000 0 PT
27/02/2014 PC 42/02
Tạm ứng tiền mua cá giống thả ao 05
Chợ Mới
52 28/02/2014 PC 47/02
Thanh toán tiền ăn ca cho CNV Cty tháng 02/2013 6222 0 186.398.131 PC, GDN, BK, Phiếu báo ăn 28/02/2014 PC 48/02
Thanh toán tiền lương cho CNTTSX tháng
01/2014
33411 0 376.600.000 PC, BK
04/03/2014 PT 01/03 Rút TGNH về
nhập quỹ tiền mặt 1121A 1.000.000.000 0 PT
11/03/2014 PC 31/03 Tạm ứng tiền mua cá giống thả ao 04 Chợ Mới 141 0 750.000.000 PC, GDN 22/03/2014 PC 95/03 Chi tạm ứng chi phí đầu tư nuôi cá
tra theo HĐ số 13/13NTSF
3311 0 10.468.500.000 PC, GDN
04/04/2014 PT 02/04 Rút TGNH về
nhập quỹ tiền mặt 1121A 470.000.000 0 PT
05/04/2014 PC 25/04
Thanh toán tiền mua cá giống thả ao 02 VN Tân Lộc (PN số 03NL/02TVB) 3311 0 653.948.720 PC, GDN, PNM 09/04/2014 PC 77/04
Thanh toán tiền mua cá tra giống thả ao 03 VN Tân
Lộc (PN số
3311 0 744.764.450 PC, GDN,
53 12NL/03NVT) 09/05/2014 PC 35/05 Thanh toán TL cho CN TTSX tháng 04/2014 33411 0 1.711.539.000 PC, BK 13/05/2014 PT 11/05 Rút TGNH về
nhập quỹ tiền mặt 1121A 20.936.000.000 0 Ko có PT
14/05/2014 PC 55/05
Chi tạm ứng tiền chi phí đầu tư nuôi cá tra theo HĐ 27/13NTSF
3311 0 20.936.000.000 PC, GDN
18/05/2014 PC 103/05
Thanh toán tiền mua cá tra giống
thả ao 02 VN số 07 (PN số 01NL/04BCV) 3311 0 271.640.740 PC, GDN, PNM 14/06/2014 PT 11/06 Rút TGNH về
nhập quỹ tiền mặt 1121A 470.000.000 0 PT
14/06/2014 PC 53/06 Tạm ứng tiền mua cá giống thả ao 07 VN Chợ Mới 141 0 400.000.000 PC, GDN 21/06/2014 PC 98/06 Chi tạm ứng TL cho CN TTSX tháng 06/2014 33411 0 296.400.000 PC, BK 29/06/2014 PT 24/06 Thu hoàn ứng (PC số 22/06) 141 850.000.000 0 PT 11/07/2014 PT 09/07 Rút TGNH về
54 11/07/2014 PC 55/07 Thanh toán TL cho CN TTSX tháng 06/2014 33411 0 2.070.869.228 PC, BK Lương 22/07/2014 PT 15/07 Rút TGNH về
nhập quỹ tiền mặt 1121A 870.000.000 0 PT
31/07/2014 PC 135/07
Thanh toán tiền ăn ca cho CNV tháng 7/2014
6222 0 509.857.646 PC, GDN,
BK 09/08/2014 PT 03/08 Rút TGNH về
nhập quỹ tiền mặt 1121A 3.010.000.000 0 PT
22/08/2014 PC 83/08
Thanh toán tiền mua cá tra giống thả ao 08 VN Tân