6. Những đóng góp khoa học của đề tài
1.2.4.Điều tra (Phỏng vấn):
Điều tra là việc thu thập các thông tin phù hợp từ những người am hiểu ở trong và ngoài đơn vị được kiểm toán. Việc điều tra có thể tiến hành theo cách gửi văn bản, phỏng vấn hoặc trao đổi kết quả điều tra. 20Thủ tục này nhằm cung cấp cho KTV những thông tin chưa có, những thông tin bổ sung để củng cố các BCKT đã có. Kỹ thuật điều tra được sử dụng phổ biến là phỏng vấn.
Phỏng vấn là quá trình KTV thu thập thông tin bằng văn bản hay bằng lời nói qua việc phỏng vấn những người hiểu biết về những vấn đề KTV quan tâm. Ví dụ: KTV phỏng vấn khách hàng về những quy định kiểm soát nội bộ, phỏng vấn về hệ thống kế toán…Việc phỏng vấn có thể được thực hiện theo một trong các cách thức: yêu cầu thực hiện một cuộc phỏng vấn trực tiếp với người được phỏng vấn, hoặc chuẩn bị một hệ thống câu hỏi trên bảng biểu và yêu cầu những người có trách nhiệm trả lời trực tiếp trên bảng biểu đó.
Quá trình thu thập bằng chứng phỏng vấn thường gồm ba giai đoạn:
Lập kế hoạch phỏng vấn: KTV phải xác định được mục đích, đối tượng,nội dung, địa điểm và thời gian cần phỏng vấn. KTV sẽ chuẩn bị những câu hỏi cần thiết cho cuộc phỏng vấn dựa trên cơ sở những mục tiêu mà cuộc phỏng vấn hướng tới.
Thực hiện phỏng vấn: KTV giới thiệu lý do của cuộc phỏng vấn, trao đổi về những trọng điểm đã xác định thông qua các câu hỏi với người được phỏng vấn. Có hai dạng câu hỏi mà KTV sử dụng: câu hỏi “đóng” và câu hỏi “mở”.
14
Câu hỏi “đóng” sẽ giới hạn câu trả lời của người được phỏng vấn; thường có cụm từ như “có hay không”, “tôi biết rằng”…Loại câu hỏi này được sử dụng khi KTV muốn xác nhận một vấn đề đã nghe thấy hay đã biết.
Câu hỏi “mở” giúp KTV thu thập được câu trả lời chi tiết và đầy đủ; thường có các cụm từ “thế nào”, “tại sao”…Loại câu hỏi này được sử dụng khi KTV muốn thu thập thêm thông tin.
Kết thúc phỏng vấn: KTV cần đưa ra kết luận trên cơ sở các thông tin đã thu thập được. KTV cũng cần lưu ý đến tính khách quan và sự hiểu biết của người được phỏng vấn để có kết luận xác đáng về bằng chứng thu thập được.21
Khi tiến hành kiểm toán năm đầu tiên, kỹ thuật phỏng vấn đóng vai trò quan trọng. Nó giúp KTV thu thập được những thông tin cơ bản nhất về đơn vị được kiểm toán và là căn cứ để KTV lập hồ sơ kiểm toán phục vụ cho kiểm toán năm hiện hành và các cuộc kiểm toán về sau.
Ưu điểm: kỹ thuật này giúp KTV thu thập các bằng chứng chưa có nhằm thu thập những thông tin phản hồi để củng cố luận cứ của KTV.
Nhược điểm: độ tin cậy của BCKT thu thập qua kỹ thuật phỏng vấn không cao do đối tượng được phỏng vấn chủ yếu là người của đơn vị được kiểm toán nên thiếu tính khách quan; chất lượng cuộc phỏng vấn cũng phụ thuộc vào trình độ và sự hiểu biết của người được phỏng vấn.