8. Kết cấu của đề tài
4.1.2. Bộ máy tổ chức hoạt động của Bảo Việt Nhân Thọ Thừa Thiên Huế
Với phương châm hoạt động hiệu quả, BVNT-TTH đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến – chức năng, nhằm đảm bảo mọi hoạt động trong công ty được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời, bộ máy linh hoạt, gọn nhẹ, tiết kiệm được chi phí hoạt động để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hiện nay, công ty có một đội ngũ nhân viên có trình độ cao, năng động và nhiệt tình gồm 13 cán bộ và hơn 1000 tư vấn viên được phân bổ vào các phòng, ban, nhóm kinh doanh.
Sơ đồ 4. Cơ cấu bộ máy quản lý tại Công ty Bảo Việt Nhân Thọ Thừa Thiên Huế.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Dịch vụ khách hàng Phòng Phát triển kinh doanh 1 Phòng Phát triển kinh doanh 2 Phòng Hỗ trợ kinh doanh - Kế toán Các Ban – Nhóm kinh doanh Các Ban – Nhóm kinh doanh
Chức năng của các phòng ban được quy định như sau:
* Giám Đốc:Giám đốc công ty thành viên do Tổng Giám đốc Tổng Công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật, khen thưởng... Giám đốc là người đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Tổng Công ty BVNT và trước pháp luật về quản lý, điều hành hoạt động của công ty. Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty.
* Phó Giám Đốc:Phó giám đốc là người trợ giúp Giám đốc điều hành bộ phận Dịch vụ khách hàng của công ty theo phân công của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ đượcphân công thực hiện.
* Phòng Dịch vụ khách hàng: Phòng Dịch vụ khách hàng có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau:
- Quản lý tình trạng hợp đồng; - Giải quyết quyền lợi bảo hiểm;
- Cung cấp thông tin và giải đáp cho khách hàng; - Chăm sóc khách hàng;
- Tổ chức công tác kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo hiểm và phát hành hợp đồng; - Giải quyết các yêu cầu của khách hàng;
- Quản lý công tác thu phí và giải quyết các thay đổi liên quan đến hợp đồng.
* Phòng Phát triển kinh doanh:Phòng Phát triển kinh doanh có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau:
- Tuyển dụng, đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho tư vấn viên BHNT;
- Đề xuất và làm đầu mối thực hiện mở rộng các kênh phân phối sản phẩm BHNT;
- Tổ chức, quản lý, kiểm tra, giám sát hoạt động của lực lượng tư vấn viên bán sản phẩm BHNT và thực hiện các chế độ chính sách đối với tư vấn viên BHNT;
- Xây dựng và tổ chức các phong trào thi đua cho tư vấn viên BHNT.
* Phòng Hỗ trợ kinh doanh – Kế toán:Phòng Hỗ trợ kinh doanh – Kế toán có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau:
- Chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo, cấp chứng chỉ cho tư vấn viên mới.
- Bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức về sản phẩm cho tư vấn viên BHNT;
- Tổng hợp và phân tích các số liệu kinh doanh, kịp thời đáp ứng cho các bộ phận liên quan;
- Tổ chức và làm công tác hậu cần cho các hội nghị khách hàng lớn của công ty; - Tính toán các khoản thù lao, hoa hồng, tiền thưởng từ việc khai thác và các chương trình thi đua của công ty, tổng công ty.
- Hạch toán kế toán kịp thời đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn, các hoạt động thu, chi tài chính và kết quả kinh doanh theo quy định nội bộ của Bảo Việt, đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh;
- Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của công ty;
- Tư vấn, tham mưu cho Lãnh đạo Công ty chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát và quản lý việc chấp hành các chế độ tài chính kế toán chung của Nhà nước và của Bảo Việt tại công ty.