HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG GTVT
3.2.3. Hoàn thiện các hoạt động kiểm soát
Đối với hoạt động kiểm soát công tác kế toán
- Mặc dù quy trình thanh toán trực tiếp tại phòng tài chính đã đƣợc xây dựng trong quy chế chi tiêu nội bộ của trƣờng nhƣng mẫu biểu thanh toán vẫn chƣa đƣợc xây dựng, chủ yếu do ngƣời trƣớc truyền cho ngƣời sau nên không có sự thống nhất. Do đó, để giảm bớt thời gian cũng nhƣ sai sót trong quá trình thực hiện, Nhà trƣờng nên xây dựng quy trình thanh toán rõ ràng, đầy đủ. Cần quy định rõ khoản thanh toán nào do ai xét duyệt.
- Nên xây dựng lại quy trình thu học phí để tiết kiệm thời gian cho học viên cũng nhƣ giảm áp lực công việc cho cán bộ phòng kế toán (có thể thu học phí qua ngân hàng vì sau khi thu học phí cũng sẽ đƣợc nhân viên phòng kế toán đem nộp vào ngân hàng).
- Ban kiểm soát phối hợp cùng phòng tài chính rà soát thƣờng xuyên khâu lập chứng từ thu – chi tiền, khâu đánh số thứ tự chứng từ trƣớc khi sử dụng, đối chiếu số liệu ghi chép với chứng từ phát sinh, đối chiếu tiền mặt trên sổ sách và thực tế tại quỹ.
Đối với hoạt động kiểm soát chương trình đạo tạo
- Trong quá trình xây dựng chƣơng trình đào tạo, nên có sự phối hợp giữa các khoa/bộ môn có môn học liên quan. Điều này đảm bảo cho chƣơng trình đào tạo khách quan, phù hợp với thực tế hiện nay của trƣờng, tránh trƣờng hợp khoa xây dựng chƣơng trình đào tạo chỉ ƣu tiên cho các môn học của mình mà giảm số tín chỉ các môn học của các khoa/bộ môn khác.
- Phòng đào tạo không nên giao phó hết trách nhiệm biên soạn chƣơng trình đào tạo cho khoa mà cần có một bộ phận chuyên giám sát, phối hợp trực tiếp với khoa
cũng nhƣ tham khảo chƣơng trình đào tạo của các trƣờng khác để đảm bảo chƣơng trình đào tạo đƣợc xây dựng đầy đủ, hợp lý, phù hợp với đặc điểm của trƣờng.
Đối với hoạt động kiểm soát chất lượng giảng dạy
- Nên có những buổi dự giờ đột xuất để có đánh giá khách quan đối với công tác giảng dạy.
- Công tác đổi mới phƣơng pháp giảng dạy nên đƣợc trải đều cho tất cả giảng viên, không nên tập trung vào những giảng viên giỏi, có kinh nghiệm. Điều này tạo động lực cho các giảng viên mới thiếu kinh nghiệm tìm tòi, học hỏi.
- Các bộ môn thực hiện tổ chức các buổi báo cáo chuyên đề về những thay đổi trong chính sách, chế độ có liên quan đến học phần giảng dạy để bài giảng thƣờng xuyên đƣợc cập nhật, phù hợp với tình hình thực tế.
- Định kỳ, các khoa/bộ môn tiến hành họp rà soát lại công tác giảng dạy để khen thƣởng những giảng viên hoàn thành tốt công việc và xử lý các trƣờng hợp không hoàn thành nhiệm vụ.
- Các khoa cần rà soát lại khâu biên soạn đề cƣơng chi tiết của các học phần mới hoặc những học phần cần điều chỉnh trƣớc mỗi năm học để đảm bảo đúng tiến độ và đảm bảo nội dung.
- Việc lấy ý kiến thăm dò sinh viên về công tác giảng dạy hiện nay vẫn giao về cho khoa, chủ yếu là giảng viên giảng dạy. Điều này sẽ làm cho sinh viên e ngại trong việc đánh giá. Mặt khác, một số giảng viên còn lựa chọn những lớp học khá hoặc những môn mà mình dạy tốt để lấy ý kiến, dẫn đến thiếu khách quan. Vì vậy, nên chuyển công việc này về cho phòng Công tác sinh viên lấy ý kiến, sau đó chuyển về khoa xử lý thông tin và phòng khảo thí - đảm bảo chất lƣợng giám sát
(phụ lục 9).
- Ban Giám Hiệu cần kiên quyết hơn nữa trong việc xử lý đối với những giảng viên vi phạm công tác giảng dạy nhƣ: thƣờng xuyên đi trễ về sớm, bỏ giờ dạy nhiều lần không lý do...để chất lƣợng giảng dạy ngày càng tốt hơn.
Đối với hoạt động kiểm soát mua sắm, sửa chữa và quản lý tài sản
- Định kỳ, Tổ quản trị thiết bị cần phối hợp với các bộ phận khác để rà soát các trang thiết bị, phƣơng tiện dạy học đã lỗi thời, hƣ hỏng, xuống cấp để kịp thời
sửa chữa, mua mới, tránh ảnh hƣởng đến công việc ở các phòng ban cũng nhƣ công tác giảng dạy ở các khoa.
- Ban Giám Hiệu, phòng Tổ chức hành chính cần thƣờng xuyên xem xét sổ góp ý của các giảng viên để kịp thời sửa chữa trang thiết bị, phƣơng tiện dạy học trên lớp, đảm bảo công tác giảng dạy đƣợc thuận lợi.
- Mặc dù Nhà trƣờng đang trong giai đoạn khó khăn về tài chính, nhƣng công tác đầu tƣ máy móc thiết bị phục vụ giảng dạy cần phải đƣợc quan tâm. Vì vậy, những máy móc thiết bị nhƣ máy chiếu, phòng máy thực hành, một số máy liên quan đến đo đạc… cần phải đƣợc đầu tƣ đầy đủ và kịp thời, tránh trƣờng phân bổ theo chỉ tiêu, nhằm đảm bảo công tác giảng dạy theo hƣớng cập nhật công nghệ thông tin cũng nhƣ thực hành thực tế.
- Để hạn chế đƣợc gian lận trong việc thực hiện mua sắm tài sản, cần có bộ phận khảo sát giá, kiểm tra chất lƣợng tài sản, phải có biên bản giao nhận tài sản cho các bộ phận khi đƣa vào sử dụng (phụ lục 10).