THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI
2.2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát
Sự liêm chính và giá trị đạo đức
Bảng 2.2: Kết quả khảo sát về “Sự liêm chính và giá trị đạo đức”
Câu hỏi khảo sát
Câu trả lời
Ghi chú Có Không Không
biết
1. Trƣờng Cao đẳng GTVT III có xây dựng các quy tắc đạo đức ứng xử không? 90% (45) 10% (5) 2. Quy tắc đạo đức ứng xử có đƣợc Nhà trƣờng xây dựng thành một văn bản riêng không? 100% (50)
3. Quy tắc đạo đức có đƣợc phổ biến tới toàn bộ cán bộ nhân viên, giảng viên trong Nhà trƣờng không? 90% (45) 10% (5) 4. Các quy tắc đạo đức ứng xử đƣợc Nhà trƣờng phổ biến bằng cách nào? - Văn bản - Lời nói
- Băng rôn, biểu ngữ - Mạng nội bộ trƣờng - Không phổ biến 100% (50) Văn bản (84%); Mạng nội bộ (84%); Không phổ biến (16%)
5. Cán bộ nhân viên và giảng viên trong Nhà trƣờng có thực hiện nghiêm túc các yêu cầu về đạo đức ứng xử đã đề ra không? 82% (41) 8% (4) 10% (5) 6. Nhà trƣờng có truyền đạt giải thích cho cán bộ nhân viên và giảng viên các quy tắc ứng xử, hƣớng dẫn về đạo đức, phân biệt hành vi nào là vi phạm, hành vi nào đƣợc phép không?
100% (50)
7. Trong Nhà trƣờng có tồn tại áp lực hoặc cơ hội cho cán bộ nhân viên và giảng viên dẫn đến các hành vi thiếu
14% (7) 66% (33) 20% (10)
trung thực không?
8. Anh (chị) có hiểu rõ các biện pháp xử lý khi xảy ra hành vi không đƣợc chấp nhận (vi phạm) không?
80% (40)
20% (10)
(Nguồn: Dữ liệu nghiên cứu của tác giả - 2015 - phụ lục 3)
Từ kết quả khảo sát trên, tác giả nhận thấy Nhà trƣờng rất chú trọng đến việc xây dựng các quy tắc đạo đức ứng xử. Sự liêm chính, giá trị đạo đức và chuyên môn của các thầy cô trong Nhà trƣờng thật sự là tấm gƣơng sáng cho các cán bộ, giảng viên mới và sinh viên noi theo. Các quy tắc đạo đức ứng xử đƣợc Nhà trƣờng phổ biến rộng rãi trong phạm vi trƣờng. Các thầy cô trong Ban Giám Hiệu, làm công tác quản lý các phòng ban, các khoa là những ngƣời vừa giỏi chuyên môn, vừa có năng lực quản lý, họ luôn tâm huyết với nghề, với trƣờng, sống giản dị, đoàn kết, giúp đỡ các thế hệ cán bộ, giảng viên trẻ. Cuối mỗi năm, toàn thể cán bộ nhân viên và giảng viên đều tự đánh giá việc thực hiện các quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp (phụ lục 4, 5).
Tuy nhiên, một số ít cán bộ nhân viên và giảng viên vẫn chƣa quan tâm tìm hiểu quy tắc này; Nhà trƣờng vẫn chƣa chú trọng đến việc truyền đạt và hƣớng dẫn cụ thể để cán bộ nhân viên, giảng viên hiểu rõ tầm quan trọng của các quy tắc ứng xử này. Các quy tắc ứng xử vẫn chƣa đƣợc xây dựng thành một văn bản riêng độc lập mà chỉ là một phần trong quy chế tổ chức hoạt động của trƣờng và mang tính chất chung chung.
Mặt khác, trong Nhà trƣờng vẫn tồn tại những áp lực và cơ hội làm cho nhân viên có những hành vi thiếu trung thực, chƣa thực hiện nghiêm túc, và một số cán bộ nhân viên, giảng viên chƣa hiểu rõ các biện pháp xử lý nếu vi phạm quy tắc đạo đức ứng xử.
Năng lực nhân viên
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát về “ Năng lực cán bộ viên chức”
Câu hỏi khảo sát
Câu trả lời
Ghi chú Có Không Không
biết
việc, Nhà trƣờng có căn cứ dựa trên kiến thức và kỹ năng của cán bộ nhân viên và giảng viên không?
(44) (6)
2. Nhà trƣờng có ban hành văn bản quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí không?
64% (32)
36% (18)
3. Nhà trƣờng có biện pháp nào để biết rõ cán bộ nhân viên và giảng viên có đủ năng lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ không? 90% (45) 10% (5) 4.Các biện pháp mà Nhà trƣờng dùng để kiểm tra năng lực cán bộ nhân viên và giảng viên là gì?
- Dự giờ giảng viên
- Phát phiếu thăm dò sinh viên - Đối thoại với sinh viên - Khác… 90% (45) 10% (5) 5. Trong Nhà trƣờng có tồn tại những cán bộ nhân viên và giảng viên không đủ năng lực làm việc, giảng dạy không? 10% (5) 90% (45) 6. Nhà trƣờng có đƣa ra những biện pháp cụ thể để xử lý những cán bộ nhân viên và giảng viên không đủ năng lực không?
90% (45)
10% (5)
(Nguồn: Dữ liệu nghiên cứu của tác giả - 2015 - phụ lục 3)
Qua kết quả khảo sát, tác giả nhận thấy trƣờng Cao đẳng GTVT III rất quan tâm đến năng lực của đội ngũ cán bộ nhân viên và giảng viên. Khi tuyển dụng nhân sự cho mỗi vị trí công việc, trƣờng luôn yêu cầu về kiến thức, kỹ năng phù hợp.
ngƣời trẻ nhƣng trình độ chuyên môn cao, đáp ứng đƣợc nhu cầu đào tạo với trình độ cao đẳng. Tuy nhiên, để có thể nâng cấp trƣờng lên thành trƣờng Đại học Công nghệ GTVT Miền Nam thì cần phải nâng cao trình độ chuyên môn và chất lƣợng đội ngũ giảng dạy cũng nhƣ quản lý hơn nữa.
Bên cạnh đó, vẫn còn một số nhân viên hành chính có trình độ không đồng đều do có một tỷ lệ sinh viên đƣợc giữ lại làm công tác giáo vụ khoa, công tác sinh viên...hoặc một số ít giảng viên mới về trƣờng, chƣa có kinh nghiệm giảng dạy cũng nhƣ kinh nghiệm thực tế nhƣng đã đƣợc nhà trƣờng bố trí tham gia giảng dạy. Điều đó dẫn đến cách làm, cách giảng dạy theo khuôn mẫu những ngƣời đi trƣớc, chƣa chủ động sáng tạo, chƣa mạnh dạn đổi mới, cải tiến cách thực hiện công việc của mình mặc dù cách thực hiện đó không còn phù hợp.
Do đó, định kỳ Nhà trƣờng đều tổ chức các cuộc kiểm tra trình độ chuyên môn, phƣơng pháp giảng dạy của giảng viên để có biện pháp xử lý nếu giảng viên nào không đạt yêu cầu (dự giờ, phát phiếu thăm dò ý kiến của sinh viên về chất lƣợng giảng dạy, đối thoại với sinh viên….). Tuy nhiên, đối với khối phòng ban thì nhà trƣờng chỉ đánh giá thông qua bảng tự đánh giá mức độ hoàn thành công việc của mỗi cá nhân và thông qua cuộc đối thoại với sinh viên hàng năm nên việc đánh giá còn mang tính hình thức.
Mặt khác, Nhà trƣờng chỉ mới xây dựng quy định về chức năng, nhiệm vụ cho từng vị trí nhƣng chƣa quy định cụ thể công việc cho từng cá nhân. Một bộ phận nhỏ cán bộ nhân viên, giảng viên không đủ năng lực làm việc nhƣng lãnh đạo Nhà trƣờng vẫn chƣa mạnh dạn xử lý, điều chuyển công tác.
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát về “Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo”
Câu hỏi khảo sát
Câu trả lời
Ghi chú Có Không Không
biết
1. Theo anh (chị), phong cách lãnh đạo của Ban Giám Hiệu trƣờng Cao đẳng GTVT III là gì? - Độc đoán 100% (50) Dân chủ (80%); Không rõ ràng (20%)
- Dân chủ - Tự do
- Không rõ ràng
2. Ban Giám Hiệu trƣờng có đánh giá cao vai trò của kiểm soát nội bộ không?
76% (38) 10% (5) 14% (7) 3. Ban Giám Hiệu có hiểu rõ về chế độ
quản lý tài chính của trƣờng Cao đẳng GTVT III không?
100% (50)
4. Ban Giám Hiệu có tổ chức đối thoại với cán bộ nhân viên và giảng viên Nhà trƣờng không?
70% (35)
30% (15)
5. Các cuộc họp của Ban Giám Hiệu và trƣởng các phòng ban/khoa có diễn ra thƣờng xuyên không? 96% (48) 4% (2)
6. Nội dung cuộc họp giữa Ban Giám Hiệu và trƣởng các phòng ban/khoa có đƣợc công khai không?
100% (50)
7. Ban Giám Hiệu có kiên quyết chống các hành vi gian lận và sai trái trong Nhà trƣờng không? 72% (36) 10% (5) 18% (9)
8. Nhân sự ở các vị trí lãnh đạo trong Nhà trƣờng có thƣờng xuyên bị thay đổi không? 4% (2) 96% (48)
(Nguồn: Dữ liệu nghiên cứu của tác giả - 2015 - phụ lục 3)
Qua kết quả khảo sát đƣợc nêu trong bảng 2.4 cùng với việc phỏng vấn trực tiếp Ban Giám Hiệu, tác giả nhận thấy Ban Giám Hiệu rất chú trọng đến việc quản lý, giám sát hoạt động của Nhà trƣờng. Các cuộc họp giao ban hàng tháng giữa Ban Giám Hiệu và trƣởng các phòng ban/khoa đƣợc thực hiện tƣơng đối đều đặn, nội dung cuộc họp đƣợc công khai trên mạng nội bộ của trƣờng. Ban Giám hiệu, lãnh đạo các khoa, phòng ban luôn tôn trọng ý kiến đóng góp của tập thể, cá nhân, thể
hiện tính dân chủ cao trong tập thể nhà trƣờng. Lãnh đạo cũng tạo điều kiện cho nhân viên của mình tự do trong thực hiện công việc để họ có thể hoàn thành tốt công việc đƣợc giao.
Vì vậy, để có thể kiểm soát các hoạt động, nhà trƣờng đã xây dựng quy chế tổ chức hoạt động và quy chế chi tiêu nội bộ luôn đƣợc sửa đổi phù hợp thực tế để làm căn cứ thực hiện.
Tuy nhiên, Ban Giám Hiệu chƣa thật sự quan tâm đến tất cả các mặt của kiểm soát nội bộ; một số trƣờng hợp cán bộ nhân viên và giảng viên chƣa hoàn thành công việc, đi trễ về sớm, bỏ dạy không lý do… nhƣng lãnh đạo chƣa mạnh dạn đƣa ra biện pháp xử lý phù hợp; Ban Giám Hiệu chỉ mới tổ chức đối thoại với đại diện cán bộ nhân viên và giảng viên.
Cơ cấu tổ chức
Bảng 2.5: Kết quả khảo sát về “Cơ cấu tổ chức”
Câu hỏi khảo sát
Câu trả lời
Ghi chú Có Không Không
biết
1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của trƣờng Cao đẳng GTVT III có đƣợc cập nhật kịp thời không?
100% (50)
2. Cơ cấu nhân sự hiện tại có đáp ứng đƣợc yêu cầu nhiệm vụ của các bộ phận và Nhà trƣờng không? 82% (41) 10% (5) 8% (4)
3. Cơ cấu tổ chức tại trƣờng có xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm của cán bộ nhân viên và giảng viên trong từng hoạt động không? 66% (33) 34% (17) 4. Nhà trƣờng có xây dựng bảng mô tả công việc cụ thể cho từng nhân viên không?
100% (50)
5. Trách nhiệm, quyền hạn giữa các phòng ban, khoa trong Nhà trƣờng có
14% (7)
86% (43)
bị chồng chéo không?
(Nguồn: Dữ liệu nghiên cứu của tác giả - 2015 - phụ lục 3)
Qua kết quả khảo sát đƣợc nêu trong bảng 2.5, tác giả nhận thấy:
Cơ cấu tổ chức hiện tại của Nhà trƣờng cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Cơ cấu tổ chức của trƣờng có các bộ phận chức năng riêng biệt, có cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau. Trong cơ cấu tổ chức không có Ban Kiểm soát mà chỉ có Ban Thanh tra nhân dân, thanh tra đào tạo trực thuộc Ban giám hiệu và là công tác kiêm nhiệm.
Mặc dù đã ban hành văn bản quy định trách nhiệm, quyền hạn đối với các phòng ban/khoa, với cán bộ nhân viên và giảng viên nhƣng vẫn có sự chồng chéo trong quá trình thực hiện công việc; đôi lúc còn giải quyết vấn đề không theo một văn bản cụ thể nào.
Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức bộ máy còn cồng kềnh, lực lƣợng lao động bố trí chƣa phù hợp làm ảnh hƣởng đến kinh phí hoạt động của nhà trƣờng. Chƣa mạnh dạn sắp xếp lại lao động cho phù hợp với trình độ chuyên môn, chƣa xây dựng đƣợc bảng mô tả công việc cho từng nhân viên dẫn đến khi gặp khó khăn, xảy ra sự cố thì không quy trách nhiệm cụ thể.
Chính sách nhân sự
Bảng 2.6: Kết quả khảo sát về “Chính sách nhân sự”
Câu hỏi khảo sát
Câu trả lời
Ghi chú Có Không Không
biết
1. Trƣờng Cao đẳng GTVT III có xây dựng quy trình tuyển dụng không?
86% (43) 10% (5) 4% (2) 2. Công tác tuyển dụng nhân sự của
Nhà trƣờng có đƣợc công bố rộng rãi không? 14% (7) 86% (43) 3. Nhà trƣờng có chính sách thu hút những cán bộ, giảng viên giỏi, có trình độ chuyên môn cao không?
22% (11)
78% (39)
4. Nhà trƣờng có thƣờng xuyên tổ chức các lớp huấn luyện nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên và giảng viên của trƣờng không?
100% (50)
5. Nhà trƣờng có chính sách khuyến khích cán bộ nhân viên và giảng viên học tập nâng cao trình độ không?
100% (50)
6. Nhà trƣờng có xây dựng quy chế khen thƣởng cho cán bộ nhân viên và giảng viên rõ ràng không?
90% (45) 10% (5) 7. Chính sách khen thƣởng của Nhà trƣờng có tạo đƣợc động lực cho cán bộ nhân viên và giảng viên phát huy năng lực làm việc không?
52% (26)
48% (24)
8. Nhà trƣờng có quy định xử lý kỷ luật đối với cán bộ nhân viên và giảng viên sai phạm không?
68% (34)
32% (16)
(Nguồn: Dữ liệu nghiên cứu của tác giả - 2015 - phụ lục 3)
Mặc dù Nhà trƣờng có xây dựng quy trình tuyển dụng nhƣng công tác tuyển dụng chƣa thật sự hiệu quả, chủ yếu thông qua giới thiệu của các cán bộ giảng viên trong trƣờng; chỉ chú trọng vào giảng viên trẻ, mới ra trƣờng; các chính sách thu hút giảng viên giỏi, có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao chƣa thật sự hiệu quả.
Trƣờng đang trong giai đoạn nâng cấp thành trƣờng đại học nên công tác đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, giảng viên rất đƣợc chú trọng, tạo điều kiện cho cán bộ, giảng viên trẻ nâng cao trình độ bằng cách hỗ trợ kinh phí, thời gian, giảm bớt công việc chuyên môn tại trƣờng…
Nhà trƣờng có chính sách khen thƣởng cho những cá nhân, tập thể đạt thành tích tốt trong công tác đào tạo, giảng dạy, quản lý, phục vụ. Tuy nhiên, việc khen thƣởng chỉ chú trọng vào động viên tinh thần là chính, chƣa kích thích đƣợc nhân viên phấn đấu hết mình, việc khen thƣởng trong công tác thi đua tập thể còn mang
tính chất phân bổ, chia đều. Mặc khác, biện pháp kỷ luật mặc dù đƣợc xây dựng nhƣng chƣa thật sự hiệu quả, chỉ mang tính hình thức, nhắc nhở trong nội bộ tập thể. Điều này tạo tiền đề xấu cho những nhân viên khác nếu họ có mắc sai lầm tƣơng tự thì khó xử lý.