THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI
2.2.2.4. Thông tin và truyền thông
Bảng 2.9: Kết quả khảo sát về “Thông tin và truyền thông”
Câu hỏi khảo sát
Câu trả lời
Ghi chú Có Không Không
biết
1. Trƣờng Cao đẳng GTVT III có thƣờng xuyên trao đổi, tiếp nhận thông tin từ ngƣời học không?
100% (50)
bên ngoài không? (13) (37) 3. Cán bộ nhân viên, giảng viên Nhà
trƣờng có đƣợc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác không?
84% (42)
16% (8)
4. Mọi thành viên trong Nhà trƣờng có báo cáo thông tin kịp thời cho ngƣời quản lý không? 86% (43) 10% (5) 4% (2)
5.Hình thức trao đổi thông tin trong nhà trƣờng là gì?
- Trực tiếp - Văn bản - Cuộc họp
- Mạng nội bộ, Web trƣờng, bảng thông báo 100% (50) Trực tiếp (18%); Mạng nội bộ ... (100%); cuộc họp (100%); Văn bản (32%)
6. Nhà trƣờng có thiết lập kênh truyền thông để trao đổi thông tin giữa giảng viên với các phòng ban không?
28% (14)
72% (36)
7. Nhà trƣờng có thiết lập kênh truyền thông để trao đổi thông tin giữa sinh viên với giảng viên và các phòng ban không?
86% (43)
14% (7)
8. Nhà trƣờng có kênh thông tin nóng để cán bộ nhân viên và giảng viên cung cấp thông tin sai phạm, bất thƣờng kịp thời không?
100% (50)
9. Nhà trƣờng có xây dựng kế hoạch phòng chống sự cố mất thông tin dữ liệu không?
38% (19)
62% (31)
(Nguồn: Dữ liệu nghiên cứu của tác giả - 2015 - phụ lục 3)
tin bên trong. Thông tin thƣờng thể hiện dƣới dạng văn bản, chứng từ… Nhà trƣờng cũng nhƣ các phòng ban, khoa và cá nhân đều quan tâm đến các nguồn thông tin, nhất là các văn bản pháp luật của nhà nƣớc hoặc các thông tin nội bộ liên quan đến nhà trƣờng, phòng ban, khoa và cá nhân.
Thông tin đƣợc phổ biến trong các cuộc họp, trong các thông báo gửi các phòng ban, hoặc thông báo rộng rãi trên bảng công tác của trƣờng, của các bộ phận và đƣợc đăng tải trên mạng nội bộ, website của trƣờng… Vì vậy, thông tin luôn đƣợc lan truyền rộng rãi, nhanh chóng, kịp thời.
Nhà trƣờng luôn tạo ra nhiều kênh thông tin để có thể thu thập đƣợc nhiều ý kiến của sinh viên.
Hiện nay, những thông tin liên quan đến nhà trƣờng, các phòng ban, khoa đều đƣợc đƣa lên mạng nội bộ, giúp cho mọi ngƣời có thể cập nhật kịp thời. Tuy nhiên, mạng nội bộ chỉ hoạt động trong phạm vi cơ sở 1 của trƣờng, do đó một số giảng viên không có giờ lên lớp hay giảng dạy ở cơ sở 2; hoặc những nhân viên làm việc không tiếp xúc với máy tính thì không nắm bắt thông tin kịp thời. Bên cạnh đó, kênh trao đổi thông tin giữa giảng viên với các phòng ban chƣa đƣợc thiết lập tốt.
Mặt khác, Nhà trƣờng chƣa chú trọng đến việc tiếp nhận thông tin từ bên ngoài; vẫn còn một số giảng viên và phòng ban chƣa có sự trao đổi tiếp nhận thông tin thƣờng xuyên với sinh viên; chƣa có biện pháp xử lý sự cố khi mất thông tin dữ liệu.
Một số hạn chế trong việc tiếp nhận thông tin làm cho một số nhân viên và giảng viên không xử lý và cung cấp thông tin kịp thời cho ngƣời quản lý.
2.2.2.5. Giám sát
Bảng 2.10: Kết quả khảo sát về công tác“Giám sát”
Câu hỏi khảo sát
Câu trả lời
Ghi chú Có Không Không
biết
1. Trƣờng Cao đẳng GTVT III có bộ phận chuyên thực hiện kiểm tra, giám sát hoạt động của Nhà trƣờng và của các phòng ban/khoa không?
100% (50)
2. Cán bộ giám sát có làm công tác kiêm nhiệm không?
80% (40)
20% (10) 3. Cán bộ giám sát có đƣợc đào tạo về
kỹ năng, chuyên môn không?
38% (19) 44% (22) 18% (9) 4. Ban Giám Hiệu trƣờng có thƣờng
xuyên kiểm tra, giám sát thực tế hoạt động của các phòng ban, khoa không?
32% (16)
68% (34)
5. Cơ quan nhà nƣớc có giám sát hoạt động của Nhà trƣờng không?
100% (50) 6. Trƣởng các phòng ban/khoa có
thƣờng xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của nhân viên không?
100% (50)
7. Cán bộ nhân viên, giảng viên Nhà trƣờng có giám sát lẫn nhau không?
26% (13) 62% (31) 12% (6) 8. Kết quả kiểm tra, giám sát có đƣợc
công bố công khai trong nội bộ trƣờng Cao đẳng GTVT III không?
78% (39)
22% (11)
(Nguồn: Dữ liệu nghiên cứu của tác giả - 2015 - phụ lục 3)
Hiện nay, trƣờng có Ban Thanh tra nhân dân và Tổ thanh tra đào tạo có chức năng kiểm tra, giám sát các hoạt động của trƣờng. Giám sát thông qua nhiều hình thức khác nhau. Giám sát thƣờng xuyên thông qua việc tiếp nhận ý kiến đóng góp của các cá nhân, bộ phận, sinh viên trong trƣờng, của các cơ sở liên kết bên ngoài…Giám sát định kỳ thông qua các đợt kiểm tra chuyên môn, tự kiểm tra tài chính hoặc kiểm tra đột xuất theo yêu cầu vụ việc.
Tuy nhiên, các thành viên trong các Ban Thanh tra nhân dân, Tổ thanh tra đa số là những cán bộ kiêm nhiệm, chủ yếu chƣa đƣợc đào tạo, trang bị về kỹ năng kiểm tra giám sát do đó, khi gặp sự việc cụ thể sẽ dễ xảy ra tình trạng làm cho qua, cho xong việc, kiểm tra không đầy đủ dẫn đến kết quả thiếu chính xác.
Hoạt động của Nhà tƣờng luôn đƣợc các cơ quan Nhà nƣớc kiểm tra giám sát. Đối với các phòng ban/khoa, công tác giám sát của trƣởng đơn vị đối với nhân viên
đƣợc thực hiện tƣơng đối tốt, nhƣng việc giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân thì vẫn còn thờ ơ.
Ban giám hiệu luôn mong muốn hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu nhƣng lại chƣa thực sự quan tâm đến việc kiểm tra trực tiếp các hoạt động trong Nhà trƣờng mà chủ yếu giao quyền cho Ban thanh tra nhân dân và Tổ thanh tra đào tạo thực hiện giám sát. Các kết quả giám sát không đƣợc công khai do đó không nhận đƣợc ý kiến phản hồi để hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc hoàn thiện hơn.