THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI
2.3.2.2. Những mặt còn hạn chế và nguyên nhân
Môi trƣờng kiểm soát
- Sự liêm chính và giá trị đạo đức.
+ Nhà trƣờng chƣa chú trọng đến việc truyền đạt và hƣớng dẫn cụ thể các quy tắc đạo đức ứng xử.
+ Một số ít cán bộ nhân viên và giảng viên Nhà trƣờng chƣa thật sự quan tâm đến các quy tắc đạo đức ứng xử.
+ Các quy tắc đạo đức ứng xử mới chỉ là một phần trong quy chế hoạt động của trƣờng chứ chƣa đƣợc xây dựng thành một văn bản riêng.
+ Vẫn có một vài cá nhân vì lợi ích mà làm sai, không khách quan, chƣa liêm chính trong quá trình thực hiện công việc.
+ Một số cá nhân chƣa hiểu rõ các biện pháp xử lý nếu vi phạm quy tắc đạo
đức ứng xử.
- Năng lực cán bộ viên chức.
+ Chƣa quy định công việc cụ thể cho từng cá nhân.
+ Một số giảng viên mới về trƣờng chƣa có kinh nghiệm giảng dạy nhƣng vẫn đƣợc bố trí tham gia giảng dạy.
+ Việc đánh giá cán bộ, nhân viên các phòng ban còn mang tính hình thức. + Một bộ phận nhỏ cán bộ nhân viên, giảng viên không đủ năng lực làm
việc nhƣng lãnh đạo Nhà trƣờng vẫn chƣa mạnh dạn điều chuyển công tác. - Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo.
+ Ban Giám Hiệu chƣa quan tâm đến tất cả các mặt của kiểm soát nội bộ. + Ban Giám Hiệu chƣa mạnh dạn xử lý một số trƣờng hợp vi phạm nhƣ: chƣa hoàn thành công việc, đi trễ về sớm, bỏ dạy không lý do…
+ Nên tổ chức đối thoại với toàn thể cán bộ nhân viên, giảng viên. - Cơ cấu tổ chức.
+ Cơ cấu tổ chức bộ máy vẫn còn cồng kềnh, một số lao động bố trí công việc chƣa phù hợp.
+ Chƣa xây dựng đƣợc bảng mô tả công việc cho từng nhân viên. + Có sự chồng chéo trong quá trình thực hiện công việc.
+ Cơ cấu tổ chức vẫn có sự kiêm nhiệm (Ban thanh tra) - Chính sách nhân sự.
+ Quy trình tuyển dụng đƣợc xây dựng nhƣng chƣa đƣợc công bố rộng rãi. + Công tác tuyển dụng chỉ tập trung vào giảng viên trẻ, các chính sách thu hút giảng viên giỏi, có trình độ chuyên môn cao chƣa hiệu quả.
+Việc khen thƣởng chỉ chú trọng vào động viên tinh thần nên chƣa kích thích đƣợc sự phấn đấu hết mình của toàn thể cán bộ, giảng viên, nhân viên.
+ Các biện pháp kỷ luật còn mang tính hình thức, chủ yếu nhắc nhở, khiển trách trong nội bộ tập thể.
Đánh giá rủi ro
- Rủi ro bên ngoài trƣờng vẫn chƣa đƣợc quan tâm.
- Nhà trƣờng chƣa có bộ phận dự báo rủi ro, chƣa thực sự quan tâm đến phân tích và đánh giá rủi ro cũng nhƣ đƣa ra các biện pháp hạn chế rủi ro.
Hoạt động kiểm soát
- Công tác xây dựng chƣơng trình đào tạo, nhà trƣờng vẫn giao phó hết về cho các khoa chuyên môn, chƣa có sự trao đổi giữa các khoa có liên quan, nhƣ vậy sẽ mang tính áp đặt, chủ quan.
chuẩn bị, mang tính đối phó nhiều hơn là đánh giá, học hỏi kinh nghiệm.
- Công tác đổi mới phƣơng pháp giảng dạy chỉ tập trung ở những giảng viên giỏi, có kinh nghiệm.
- Công tác chuẩn bị đề cƣơng chi tiết trƣớc khi giảng dạy của một số học phần vẫn chƣa đảm bảo, vẫn còn mang tính đối phó.
- Việc lấy ý kiến thăm dò sinh viên về công tác giảng dạy vẫn chƣa tốt, một số sinh viên còn e ngại, lo sợ ảnh hƣởng đến kết quả học tập nên chƣa nhận xét đúng.
- Công tác quản lý thời gian làm việc cũng nhƣ thời gian lên lớp của cán bộ nhân viên và giảng viên còn chƣa đầy đủ, một bộ phận cán bộ giảng viên đi trễ về sớm, bỏ giờ lên lớp… vẫn chƣa đƣợc xử lý nghiêm
- Công tác mua sắm, sửa chữa tài sản còn chậm trễ. Chƣa có bộ phận độc lập kiểm tra chất lƣợng tài sản đƣợc mua sắm.
- Quy trình thu học phí mặc dù đƣợc áp dụng nhƣng chƣa đƣợc xây dựng thành văn bản cụ thể. Công tác thu học phí chƣa hợp lý, rƣờm rà, gây khó khăn cho sinh viên.
- Các mẫu biểu thanh toán chƣa đƣợc xây dựng thống nhất. Chứng từ chi tiền vẫn còn một vài trƣờng hợp chƣa đƣợc đánh số thứ tự trƣớc khi sử dụng.
Thông tin và truyền thông
- Kênh truyền thông trao đổi giữa Nhà trƣờng với các tổ chức bên ngoài chƣa đƣợc tốt.
- Việc liên kết thông tin giữa các cơ sở chƣa đƣợc thực hiện dẫn đến việc cập nhật thông tin vẫn còn hạn chế.
- Nhà trƣờng chƣa thiết lập kênh thông tin nóng để nhân viên báo cáo về các hành vi sai phạm, các sự kiện bất thƣờng có khả năng gây hại cho Nhà trƣờng.
- Một số giảng viên và phòng ban chƣa có sự trao đổi thông tin với sinh viên - Chƣa xây dựng kế hoạch phòng chống sự cố mất thông tin số liệu.
Giám sát
- Một số cán bộ trong bộ phận giám sát chủ yếu là cán bộ kiêm nhiệm, chƣa qua đào tạo kỹ năng giám sát nên không đủ năng lực để thực hiện chức năng này. Điều này làm cho công tác giám sát hiện chƣa thật hiệu quả. Giám sát chỉ mang tính
hình thức chứ chƣa đi vào thực chất
- Ban giám hiệu chƣa thực sự quan tâm đến việc kiểm tra trực tiếp các hoạt động trong Nhà trƣờng mà chủ yếu giao quyền cho Ban thanh tra nhân dân và Tổ thanh tra đào tạo.
- Các kết quả giám sát không đƣợc công khai do đó không nhận đƣợc ý kiến phản hồi để hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc hoàn thiện hơn.
Nguyên nhân của những hạn chế
Mỗi bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ tại trƣờng Cao đẳng Giao thông vận tải III đều tồn tại những hạn chế nhất định. Tác giả nhận thấy nguyên nhân của những hạn chế là:
- Nhận thức của trƣờng về cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm cũng nhƣ một số quy định của pháp luật còn chƣa đầy đủ.
- Văn bản của Nhà nƣớc thƣờng xuyên thay đổi.
- Thành phần đánh giá rủi ro chƣa đƣợc Ban Giám Hiệu quan tâm triệt để. - Nhà trƣờng chƣa có kênh thông tin nội bộ (dùng tên miền mail chung cho cán bộ viên chức, nhân viên, giảng viên) để tiện trong việc cập nhật tin tức. Thông tin mới thƣờng do giáo vụ khoa, thƣ ký phòng ban thông báo dẫn đến thông tin bị chậm trễ. Cán bộ giảng viên, nhân viên cũng ít quan tâm đến website của trƣờng nên việc khai thác thông tin trên website còn hạn chế.
- Đội ngũ giảng viên Nhà trƣờng còn non trẻ, thiếu kinh nghiệm trong quá trình quản lý. Nhận thức về tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ của một số cán bộ nhân viên, giảng viên còn hạn chế.
- Một số quy trình hoạt động đƣợc xây dựng chỉ mang tính chất lý thuyết, ít đƣợc vận dụng đầy đủ vào thực tế.
- Các hành vi sai phạm chƣa đƣợc xử lý triệt để.
- Định kỳ, Nhà trƣờng ít quan tâm đến việc xem xét lại quá trình hoạt động của các bộ phận trong hệ thống kiểm soát nội bộ, chủ yếu hoạt động dựa theo kinh nghiệm những đơn vị cùng ngành đi trƣớc, ít có sáng kiến trong việc thay đổi cơ chế quản lý.