3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: bộ máy kế toán công ty in Nguyễn Văn Thảnh,2012
Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy kế toán
-Kế toán trƣởng: thực hiện các quy định pháp luật về kế toán, tổ chức điều hành bộ máy kế toán, thu thập, xử lý thông tin kế toán theo chuẩn mực kế toán hiện hành, phân tích thông tin, số liệu kế toán.
-Kế toán thanh toán: đảm nhận các nhiệm vụ có liên quan đến kế toán vốn bằng tiền, thanh toán khi có hiệu lệnh của cấp trên. Quản lý nợ đến hạn và các khoản phải thu của công ty.
-Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng: quản lý các nghiệp vụ có liên quan đến lao động, về chế độ tiền lương, bảo hiểm, các chính sách thưởng và tăng lương. KẾ TOÁN TRƢỞNG Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán vật tư và tài sàn cố định Kế toán giá thành sản phẩm Kế toán tổng hợp Thủ Quỹ
-Kế toán vật tƣ và tài sản cố định: quản lý vật tư và tình hình tăng giảm của tài sản và nhập xuất tồn nguyên vật liệu.
-Kế toán giá thành sản phẩm: tổng hợp chi phí, xác định giá thành, giá thành đơn vị và thành phẩm nhập kho.
-Kế toán tổng hợp: tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu, xác định lãi lỗ, ghi chép sổ cái, lập báo cáo quyết toán và báo cáo chung không thuộc các nhiệm vụ kế toán khác, giúp kế toán trưởng tổ chức các thông tin.
-Thủ quỹ:quản lý tiền mặt tại công ty, thực hiện thu chi tiền mặt khi có lệnh của cấp trên.
3.4.3 Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán“ Nhật ký chung”
Để giảm bớt khối lượng công việc, công ty ứng dụng tin học hóa vào lĩnh vực kế toán. Công ty đã sử dụng phần mềm AccNet do công ty cổ phần Lạc Việt cung cấp.
Trình tự ghi sổ kế toán
Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, ghi có nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu tượng được thiết lập sẵn vào các phần mềm kế toán.
Theo qui định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp: nhật ký chung, sổ cái tổng hợp các tài khoản và các sổ (thẻ) kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực cho thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán với BCTC sau khi đã in ra.
Thực hiện các thao tác in ra BCTC theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Nguồn: Trình tự ghi sổ cuả công ty in Nguyễn Văn thảnh,2012
Hình 3.4: Sơ đồ hình thức sổ Nhật ký chung
Ghi chú:
:Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
:Đối chiếu số liệu cuối tháng
3.4.4 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, tuy nhiên công ty chỉ sử dụng một số tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
+Loại 1: Tài sản lưu động gồm các tài khoản 111, 112, 131, 133, 138, 139, 141, 152, 154, 155.
+Loại 2:Tài sản cố định gồm các tài khoản: 211, 214.
+Loại 3: Nợ phải trả gồm các tài khoản: 331, 333, 334, 335, 338, 341. +Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu gồm các tài khoản: 411, 141, 415, 421, 431.
+Loại 5: Doanh thu gồm các tài khoản: 511, 515.
+Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh gồm các tài khoản: 621, 622, 627, 632, 641, 642.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Sổ nhật ký
chung Sổ thẻ kế toán chi
tiết Sổ cái tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
+Loại 7: Thu nhập hoạt động khác gồm các tài khoản: 711, 721. +Loại 8: Chi phí hoạt động khác gồm các tài khoản: 811, 821. +Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh gồm các tài khoản: 911.
3.4.5Phƣơng pháp kế toán tại công ty
-Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12/hàng năm. -Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng. -Phương pháp ghi nhận hàng tồn kho.
-Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho là giá gốc. -Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho:bình quân.
-Phương pháp hoạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. -Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:không. -Phương pháp kế toán tài sản cố định.
-Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc.
-Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. -Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
3.4.6 Các phƣơng tiện phục vụ cho công tác kế toán
Công ty sử dụng tin học hóa để đáp ứng yêu cầu thông tin, phòng kế toán được trang bị các thiết bị như: máy tính, máy in, máy fax, điện thoại…
Ngoài việc ghi chép vào sổ sách kế toán, nghiệp vụ phát sinh cũng được lưu trên máy để xử lý số liệu, thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống máy tính của công ty gồm nhiều máy mỗi người sử dụng một máy được cài đặt các phần mềm để soạn thảo văn bản, tính toán và quản lý cơ sở dữ liệu.
Cụ thể là công ty sử dụng phần mềm kế toán Accent phiên bản 7.1 do công ty cổ phần tin học Lạc Việt viết chương trình.
Chức năng của phần mềm
Phần mềm kế toán Accent thiết kế theo thông tư 103/2005/TT-BCT ngày 24/11/2005 củ bộ tài chính về tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán.
Phần mềm này gồm các giao diện: phần hành hệ thống, phần hành danh mục, phần hành tiền, phần hành mua hàng, phần hành vật tư, phần hành kế toán tổng hợp.
Hình thức ghi sổ: Nhật ký chung
Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: bình quân gia quyền
Phần mềm này đảm nhận nhiều chức năng như: kế toán chi tiết (kế toán vốn bằng tiền, kế toán nguyên vật liệu, kế toán thành phẩm) kế toán tổng hợp, sổ kế toán, báo cáo tài chính. Mỗi phần hành có nhiệm vụ khác nhau đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng kế toán.
Nguyên tắc sử dụng:
- Phải khai báo chi tiết các tài khoản cần dùng. - Nhập số dư đầu kỳ phải chính xác.
- Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh kiểm tra tính hợp lý và chính xác của chứng từ gốc, sau đó nhập vào máy.
3.5 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN GẦN ĐÂY GẦN ĐÂY
3.5.1 Thuận lợi
- Công ty nằm ngay trung tâm thành phố trên đường giao thông chính nên rất thuận lợi trong việc vận chuyển lưu thông hàng hóa của công ty.
- Công ty luôn nhận được sự tín nhiệm của khách hàng trong , ngoài tỉnh và nhận được sự quan giúp đỡ của các cấp lãnh đạo trong tỉnh.
- Hoạt động sản xuất kinh doanh được sản xuất trên hệ thống dây chuyền công nghệ khép kín.
-Giao hàng tận nơi cho khách hàng có phương tiện đi lại thuận tiện.
-Công ty sử dụng phần mềm kế toán AccNet phiên bản 7.1 do công ty cổ phần tin học Lạc Việt viết chương trình. Sau khi kế toán nhập số liệu vào máy thì phần mềm sẽ có chức năng làm việc nhanh chóng cho các bảng biểu, sổ sách chứng từ giúp cho công việc của kế toán được nhẹ nhàng hơn và cuối cùng là cho ra một báo cáo tài chính một cách tổng quát nhất.
-Tập thể công nhân làm việc rất nhiệt tình, siêng năng, cần cù, sáng tạo không ngừng nâng cao tay nghề ,trao đổi trong công việc nhằm để đạt được thành tích tốt.
- Trình độ chuyên môn của cán bộ công chức,viên chức trong công ty ngày càng được nâng cao và cải thiện tốt hơn nhằm đáp ứng theo nhu cầu của xã hội ngày càng cao.
3.5.2 Khó khăn
- Nguồn cung cấp nguyên vật liệu phụ thuộc vào thị trường giấy ngoại nhập như: Đài Loan, Trung Quốc …giá cả biến động thường xuyên làm ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.
- Cơ sở in tư nhân ngày càng nhiều nên gây ra sự cạnh tranh về số lượng, giá cả và hoạt động của công ty.
- Khâu tiếp thị còn nhiều mặt hạn chế chưa thu hút nguồn hàng.
- Mỗi phòng chỉ có một máy tính được cài phần mềm nên dễ dẫn tới việc mất số liệu.
CHƢƠNG 4
KẾ TOÁN VÀ PHÂN TÍCH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN THẢNH
4.1 KẾ TOÁN DOANH THU VÀ THU NHẬP 4.1.1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
4.1.1.1 Nội dung doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu của công ty chủ yếu từ việc tiêu thụ các sản phẩm như: vé số, sách giáo khoa, hóa đơn, tạp chí, tranh ảnh,…theo hợp đồng in đã ký kết.
4.1.1.2 Các phương thức tiêu thụ và thanh toán
Giao dịch chủ yếu của công ty thông qua hình thức tiêu thụ trực tiếp theo hợp đồng in, do đó công ty không có đại lý tiêu thụ hoặc cửa hàng bán sản phẩm. Việc thanh toán cũng tùy thuộc vào điều kiện hợp đồng có thể thanh toán ngay khi giao sản phẩm hoặc thanh toán chậm.
4.1.1.3 Chứng từ, tài khoản sử dụng và sổ sách kế toán
a) Chứng từ: Hóa đơn GTGT(01GTKT3/001), phiếu thu(01-TT), giấy báo có, hợp đồng in
b) Sổ sách kế toán: Sổ chi tiết khách hàng tài khoản 131, nhật ký thu, sổ cái tài khoản 5111,5112, sổ nhật ký chung
c) Tài khoản sử dụng: TK 511 “ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Tài khoản 5111 “doanh thu bán hàng hóa”
Tài khoản 5112“doanh thu bán các thành phẩm”
4.1.1.4 Trình tự luân chuyển chứng từ
- Khi khách hàng đến liên hệ nhận sản phẩm, căn cứ hợp đồng in đã ký kết, kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên rồi trình lên giám đốc ký duyệt rồi chuyển liên 2 cho thủ kho. Căn cứ hóa đơn liên 2 thủ kho ghi nhận vào sổ kho rồi xuất thành phẩm cùng hóa đơn liên 2 cho nhân viên giao hàng .
- Kiểm tra số thành phẩm thực nhận so với hóa đơn, nhân viên giao hàng lập phiếu giao hàng và ghi vào sổ tay giao hàng rồi chuyển hàng cùng với hóa đơn liên 2 cho khách hàng, sau đó chuyển phiếu giao hàng đã có chữ ký của khách hàng cho phòng kế toán .
- Tại phòng kế toán, căn cứ chứng từ nhận được kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và nhập liệu vào máy tính, phần mềm chuyển số liệu vào sổ cái tổng hợp tài khoản 5111 hoặc 5112, sổ nhật ký chung và các sổ có liên quan. Sau đó lưu chứng từ theo thứ tự nghiệp vụ .
4.1.1.5 Phương pháp hoạch toán
-Nghiệp vụ 1: Ngày 02/01/2013 bán 100 cuốn hóa đơn nội bộ cho Bảo hiểm Xã Hội Tỉnh với giá vốn là 4.300đ/cuốn, giá bán là 4.500 đ/cuốn, thuế GTGT 10%, thu TM, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 02078/13 và phiếu thu số T044/01/13 kế toán ghi: Nợ TK 632: 430.000 Có TK 155: 430.000 Nợ TK 131: 495.000 Có TK 5111: 450.000 Có TK 3331: 45.000 Nợ TK 111: 495.000 Có TK 131: 450.000
-Nghiệp vụ 2: Ngày 03/01/13 bán 500 cuốn sổ nội trú cho công An Xã An Bình huyện Long hồ với đơn giá là 2.028 đ/cuốn, giá vốn 1.900đ/cuốn, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 02130/13 kế toán ghi: Nợ TK 632: 950.000 Có TK 155: 950.000 Nợ TK 131: 1.115.00 Có TK 5111: 1.014.000 Có TK 3331: 101.400
-Nghiệp vụ 3: Ngày 04/01/2013 bán 1.000 phiếu khám bệnh cho anh Hùng với đơn giá 150đ/phiếu, giá vốn 140đ/phiếu, thuế GTGT 10%, chưa thanh toán, căn cứ vào hóa đơn GTGT số 00790/13 kế toán ghi:
Nợ TK 632: 140.000 Có TK 155: 140.000
Nợ TK 131: 165.000 Có TK 5111: 150.000 Có TK 3331: 15.000
- Nghiệp vụ 4: Ngày 25/06/2013 bán cho phòng răng Huỳnh Kim Quân 2.000 tờ giấy khám bệnh với đơn giá 345 đồng/ tờ, giá vốn 330đ/tờ, thuế giá trị gia tăng 10%, chưa thanh toán. Căn cứ vào hóa đơn số 00709/13 kế toán ghi
Nợ TK 632: 660.000 Có TK 155: 660.000
Nợ TK 131: 759.000 Có TK 5111: 690.000 Có TK 3331: 69.000
- Nghiệp vụ 5: Ngày 27/06/2013 bán cho công ty trách nhiệm hữu hạn nhựa Thịnh Hòa 25 cuốn hóa đơn nội bộ với đơn giá 5.200 đồng/cuốn, giá vốn 5.000 đ/cuốn, thuế giá trị gia tăng 10%, chưa thanh toán. Căn cứ vào hóa đơn số 00731/13 kế toán ghi Nợ TK 632: 125.000 Có TK 155: 125.000 Nợ TK 131: 143.000 Có TK 5111: 130.000 Có TK 3331: 13.000
- Nghiệp vụ 6: Ngày 29/06/2013 bán cho Nguyễn Tuấn Thanh 1.500 cuốn sách bài tập toán lớp 1 với đơn giá 4.012 đồng/ cuốn, giá vốn 3.900đ/cuốn, thuế giá trị gia tăng 10%, thanh toán bằng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn số 00750/13 kế toán ghi Nợ TK 632: 5.850.000 Có TK 155: 5.850.000 Nợ TK 131: 6.619.800 Có TK 5111: 6.018.000 Có TK 3331: 601.800 Nợ TK 111: 6.619.800 Có TK 131: 6.619.800
- Nghiệp vụ 7: Ngày 30/06/2013 khóa sổ các tài khoản doanh thu có số dư bên có số tiến là 577.819.664 đồng.Căn cứ vào CE 201306RC kế toán ghi
Nợ TK 51111: 577.819.664 CóTK 911: 577.819.664
In tại công ty cổ phần in nguyễn Văn Thảnh, mã số thuế:1500172827,ĐT:070.3823337
Công ty cổ phần in Nguyễn Văn Thảnh Mẫu số: 01GTKT3/001 Mã số thuế:1500172827 Ký hiệu: AB/12P Địa chỉ: 48-Nguyễn Huệ-P2-TP Vĩnh Long,Tỉnh Vĩnh Long Số:0000530 ĐT:070.3823126 Fax: 070.3830653
Số TK: 7301000000015.3 tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển tỉnh Vĩnh Long
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: lưu Ngày 02 tháng 01 năm 2013 Họ và tên người mua hàng:……….. Tên đơn vị: Bảo hiểm Xã Hội Tỉnh
Mã số thuế:………. Địa chỉ: tỉnh Vĩnh Long
Hình thức thanh toán: chưa thanh toán Số tài khoản:
STT Tên hàng hóa dịch
vụ ĐVT Số lƣợng Đơn giá
Thành tiền
1 2 3 4 5 6
01 Hóa đơn nội bộ Cuốn 100 4.500 450.000
- Cộng tiền hàng: 450.000 Thuế suất GTGT: 10% - Tiền thuế GTGT: 45.000
-Tổng cộng tiền thanh toán: 495.000 Số tiền viết bằng chữ: bốn trăn chín mươi lăn ngàn đồng
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Giám đốc
(ký ghi rõ họ tên) (ký ghi rõ họ tên) (ký ghi rõ họ tên)
Vạn Long Giang
(cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn
Đơn vị: Công ty cổ phần in Nguyễn Văn Thảnh Mẫu số: S03b-DN Địa chỉ:48-Nguyễn Huệ-P2-TP Vĩnh Long,Tỉnh Vĩnh Long Ban hành theo QĐ Số: ĐT:070.3823126 Fax: 070.3830653 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của bộ tài chính
PHIẾU THU Số: T044/01/13 Quyển số:……. Ngày 02 tháng 01 năm 2013 Nợ TK 1111 : 495.000 Có TK 131 : 495.000 Họ và tên người nộp tiền : Bảo Hiểm Xã Hội Tỉnh
Đơn vị/ bộ phận : Bảo Hiểm Xã Hội Tỉnh Địa chỉ : tỉnh Vĩnh Long
Lý do thu: bán 100 cuốn hóa đơn nội bộ Số tiền: 495.000VND
Viết bằng chữ: bốn trăm chín mươi lăm ngàn đồng
Kèm theo……….chứng từ gốc:………..
Thủ trƣởng đơn vị Kế toán trƣởng Ngƣời lập phiếu
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Minh Tiến Lê Thị Kim Khiết Vạn Long Giang Đã nhận đủ số tiền( viết bằng chữ): ………. Ngày 02 tháng 01 năm 2013