3.2.1 Về nguồn vốn
Từ trước đến nay công ty được ngân sách cấp vốn rất ít nên gặp khó khăn trong sản xuất kinh doanh. Công ty chủ yếu sử dụng vốn tự bổ sung và vay ngân hàng, chủ động tăng cường vòng quay vốn hạn chế đến mức thấp nhất vốn vay ngân hàng cho nên trong nhiều năm nay mặc dù số vốn thấp nhưng vẫn đạt hiệu quả.
Vốn chủ sở hữu 4.000.000.000 đồng, trong đó số vốn nhà nước là 2.840.000.000 đồng chiếm 71% và vốn cổ đông tư nhân là 1.160.000.000 đồng tương ứng 29%.
3.2.2 Về nhân sự
Nhân sự: tổng số nhân sự của cty là 76 người. Trong đó nhân viên quản lý 14 người, nhân viên trực tiếp sản xuất là 62 người.
3.2.3 Về hoạt động sản xuất kinh doanh
Nhà xưởng: Công trình đã xây dựng lâu, xuống cấp nghiêm trọng, thiết kế xây dựng trước nay phục vụ nhu cầu khác nên khi tận dụng là nơi sản xuất kinh doanh gặp nhiều khó khăn, việc bố trí dây chuyền công nghệ không hợp lý ảnh hưởng đến năng suất và chất lượng sản xuất.
Để hiện đại hóa phù hợp với phương hướng phát triển của ngành, nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội, công ty đã cải tạo xây dựng nhà xưởng phù hợp với công nghệ in hiện đại.
Máy móc thiết bị: thiết bị chính gồm có: 8 máy Typo của Nhật và Đài Loan sản xuất, 4 máy Offset tự động do Nhật sản xuất, 2 máy phơi kẽm do Việt Nam sản xuất, 5 máy cắt xén trong đó có 4 máy cắt điện, 2 máy đóng sách điện.
Ngoài ra cty còn sử dụng thiết bị chuyên dùng khác phục vụ cho công việc chế bản, in ấn, đóng cắt.
Cty lập dự án đầu tư chiều sâu xin vay vốn để đổi mới trang thiết bị và đồng bộ dây chuyền sản xuất có trình độ kỷ thuật hiện đại, đầu tư mua máy cắt 3 mặt, đại tu một số thiết bị máy in, nâng cấp thiết bị máy vi tính và tiếp tục cải tạo mặt bằng sản xuất.
3.2.4 Tổ chức sản xuất kinh doanh
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu: in ấn các loại sản phẩm như
- Phục vụ tuyên truyền chính trị, áp phích, tranh ảnh cổ động, tập san… - Sách, báo, sách giáo khoa, khoa học kỹ thuật…
- Các sản phẩm khác như: phiêu vẽ, nhãn hiệu, thiệp các loại...
3.2.5 Quy trình công nghệ
Công ty đang sử dụng phương pháp in offset. Đây là phương pháp in tự động, hiện đại hóa được thực hiện qua các khâu:
- Xử lý hình ảnh: nếu hình ảnh có màu sắc đơn giản thì sử dụng phương pháp tách màu đơn giản, nếu hình ảnh có màu sắc phức tạp sẽ được gửi đến thành phố Hồ Chí Minh để tách màu theo phương pháp điện tử.
- Chế bản: kỹ thuật viên sắp chữ sẽ dán trang theo yêu cầu của khách hàng, trình bày trang trí sau cho đẹp.
- In ra giấy bóng mờ: sau khi từ ngữ đã dán xong, đạt yêu cầu sẽ in ra giấy bóng mờ với kích thước theo yêu cầu bằng máy in điện tử.
- Bình bản: là phần trình bày toàn diện hình thức trong sản phẩm in do một trang in không chỉ có một màu, nên việc bình bản được tiến hành trên nhiều tờ giấy bóng mờ cho một trang in sản phẩm.
- Chụp bản kẽm: công việc cuối cùng để chuẩn bị in, chụp tất cả các trang in đã được bình bản bằng đèn hồi quang 1 đến 5 phút lên bề mặt bản kẽm, chụp xong mang bản kẽm rửa nước là hoàn tất khâu này, một bản kẽm không sử dung quá 4 lần.
- In Offset: bản kẽm hoàn tất có thể sử dụng để in. Trong khâu này, công việc cần phải làm là ăn khớp với việc bình bản và chụp bản kẽm, đồng thời với việc pha chế mực in mỗi bản kẽm đòi hỏi phải kỹ thuật cao, phải kiểm tra chất lượng tại khâu này. Sau khi in xong sẽ chuyển sang tổ đóng gói cắt xếp theo yêu cầu của khách hàng và chuyển qua kho coi như thành phẩm.
Nguồn: công nghệ in của công ty cổ phần in Nguyễn Văn Thảnh, 2012
Hình 3.1: Sơ đồ quy trình công nghệ in Offset
Phân tích tài liệu
Xử lý từ ngữ Chế bản In ra giấy bóng mờ Xử lý hình ảnh Bình bản Chụp bản kẽm In
Kiểm tra chất lượng cắt, đóng gói
3.3 CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TY 3.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý
Nguồn: Bộ máy quản lý của công ty Nguyễn Văn Thảnh, 2012
Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
3.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
-Chủ tịch hội đồng quản trị (kiêm Giám Đốc): là người đại diện cao nhất điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, được quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý, các bộ phận sản xuất kinh doanh, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, tăng lương, tuyển dụng và thôi việc theo quy định của pháp luật hiện hành, là người đại diện cho công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước tập thể lao động và nhà nước về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
-Phó Giám Đốc: là người có trách nhiệm trợ giúp Giám Đốc điều hành công ty theo ủy nhiệm của Giám Đốc, có thể thay mặt giám đốc quyết định khi cần thiết và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
-Kế toán trƣởng: là người chịu trách nhiệm chung ở phòng kế toán, lập kế hoạch làm việc cho phòng kế toán dưới sự chỉ đạo của Giám Đốc.Kế toán trưởng điều hành mọi phần hành của kế toán, các vấn đề luân chuyển chứng từ. Kế toán trưởng tham gia lập kế hoạch kinh doanh và vận dụng chế độ kế toán cho phù hợp với những quy định của nhà nước.
-Phòng kế hoạch tài vụ: là bộ phận tham mưu giúp cho giám đốc và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh dài hạn, quản lý thống nhất công tác kế toán, hoạch toán giá thành sản phẩm và đề xuất các biện pháp sử dụng tài sản, nguồn vốn một cách có hiệu quả.
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (Kiêm Giám Đốc) PHÓ GIÁM ĐỐC (phụ trách tổ chức KT TRƯỞNG (phụ trách kinh doanh dịch vụ) 9( PHÓ GIÁM ĐỐC( phụ trách sản xuất) Phòng TC-HC Phòng KT-TV PX Sắp chữ PX Máy in PX Thành phẩm
- Phòng tổ chức hành chính: chụi trách nhiệm về công tác quản lý hành chính, thực hiện các chế độ chính sách về lao động tiền lương, thực hiện công tác tuyển dụng lao động và các mối quan hệ đối nội ,đối ngoại.
-Phân xƣởng sắp chữ: sắp chữ là khâu đầu tiên trong quá trình sản xuất, phân xưởng sắp chữ chịu trách nhiệm lựa chọn, sắp xếp, trình bày các mẫu chữ theo yêu cầu của khách nhàng.
-Phân xƣởng máy in: sau khi phân xưởng sắp chữ trình bày xong và kiểm tra cẩn thận, phân xưởng máy in kiểm tra lại lần nữa trước khi in sản phẩm. Đây là giai đoạn quan trọng đòi hỏi người thợ in phải có tay nghề tốt và tính cẩn thận cao để sản phẩm in ra đạt chất lượng tốt nhất và đúng yêu cầu kế hoạch.
-Phân xƣởng thành phẩm: sản phẩm in xong sẽ được chuyển sang phân xưởng TP, phân xưởng này chịu trách nhiệm sắp xếp và đóng gói sản phẩm, tùy theo hợp đồng in ấn có thể tiến hành giao hàng hoặc nhâp kho thành phẩm.
3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán 3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Nguồn: bộ máy kế toán công ty in Nguyễn Văn Thảnh,2012
Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy kế toán
-Kế toán trƣởng: thực hiện các quy định pháp luật về kế toán, tổ chức điều hành bộ máy kế toán, thu thập, xử lý thông tin kế toán theo chuẩn mực kế toán hiện hành, phân tích thông tin, số liệu kế toán.
-Kế toán thanh toán: đảm nhận các nhiệm vụ có liên quan đến kế toán vốn bằng tiền, thanh toán khi có hiệu lệnh của cấp trên. Quản lý nợ đến hạn và các khoản phải thu của công ty.
-Kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng: quản lý các nghiệp vụ có liên quan đến lao động, về chế độ tiền lương, bảo hiểm, các chính sách thưởng và tăng lương. KẾ TOÁN TRƢỞNG Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán vật tư và tài sàn cố định Kế toán giá thành sản phẩm Kế toán tổng hợp Thủ Quỹ
-Kế toán vật tƣ và tài sản cố định: quản lý vật tư và tình hình tăng giảm của tài sản và nhập xuất tồn nguyên vật liệu.
-Kế toán giá thành sản phẩm: tổng hợp chi phí, xác định giá thành, giá thành đơn vị và thành phẩm nhập kho.
-Kế toán tổng hợp: tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu, xác định lãi lỗ, ghi chép sổ cái, lập báo cáo quyết toán và báo cáo chung không thuộc các nhiệm vụ kế toán khác, giúp kế toán trưởng tổ chức các thông tin.
-Thủ quỹ:quản lý tiền mặt tại công ty, thực hiện thu chi tiền mặt khi có lệnh của cấp trên.
3.4.3 Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán“ Nhật ký chung”
Để giảm bớt khối lượng công việc, công ty ứng dụng tin học hóa vào lĩnh vực kế toán. Công ty đã sử dụng phần mềm AccNet do công ty cổ phần Lạc Việt cung cấp.
Trình tự ghi sổ kế toán
Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, ghi có nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu tượng được thiết lập sẵn vào các phần mềm kế toán.
Theo qui định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp: nhật ký chung, sổ cái tổng hợp các tài khoản và các sổ (thẻ) kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực cho thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán viên có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán với BCTC sau khi đã in ra.
Thực hiện các thao tác in ra BCTC theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Nguồn: Trình tự ghi sổ cuả công ty in Nguyễn Văn thảnh,2012
Hình 3.4: Sơ đồ hình thức sổ Nhật ký chung
Ghi chú:
:Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
:Đối chiếu số liệu cuối tháng
3.4.4 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, tuy nhiên công ty chỉ sử dụng một số tài khoản có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
+Loại 1: Tài sản lưu động gồm các tài khoản 111, 112, 131, 133, 138, 139, 141, 152, 154, 155.
+Loại 2:Tài sản cố định gồm các tài khoản: 211, 214.
+Loại 3: Nợ phải trả gồm các tài khoản: 331, 333, 334, 335, 338, 341. +Loại 4: Nguồn vốn chủ sở hữu gồm các tài khoản: 411, 141, 415, 421, 431.
+Loại 5: Doanh thu gồm các tài khoản: 511, 515.
+Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh gồm các tài khoản: 621, 622, 627, 632, 641, 642.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Sổ nhật ký
chung Sổ thẻ kế toán chi
tiết Sổ cái tổng hợp Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
+Loại 7: Thu nhập hoạt động khác gồm các tài khoản: 711, 721. +Loại 8: Chi phí hoạt động khác gồm các tài khoản: 811, 821. +Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh gồm các tài khoản: 911.
3.4.5Phƣơng pháp kế toán tại công ty
-Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12/hàng năm. -Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng. -Phương pháp ghi nhận hàng tồn kho.
-Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho là giá gốc. -Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho:bình quân.
-Phương pháp hoạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. -Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:không. -Phương pháp kế toán tài sản cố định.
-Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc.
-Phương pháp khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. -Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
3.4.6 Các phƣơng tiện phục vụ cho công tác kế toán
Công ty sử dụng tin học hóa để đáp ứng yêu cầu thông tin, phòng kế toán được trang bị các thiết bị như: máy tính, máy in, máy fax, điện thoại…
Ngoài việc ghi chép vào sổ sách kế toán, nghiệp vụ phát sinh cũng được lưu trên máy để xử lý số liệu, thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống máy tính của công ty gồm nhiều máy mỗi người sử dụng một máy được cài đặt các phần mềm để soạn thảo văn bản, tính toán và quản lý cơ sở dữ liệu.
Cụ thể là công ty sử dụng phần mềm kế toán Accent phiên bản 7.1 do công ty cổ phần tin học Lạc Việt viết chương trình.
Chức năng của phần mềm
Phần mềm kế toán Accent thiết kế theo thông tư 103/2005/TT-BCT ngày 24/11/2005 củ bộ tài chính về tiêu chuẩn và điều kiện của phần mềm kế toán.
Phần mềm này gồm các giao diện: phần hành hệ thống, phần hành danh mục, phần hành tiền, phần hành mua hàng, phần hành vật tư, phần hành kế toán tổng hợp.
Hình thức ghi sổ: Nhật ký chung
Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: bình quân gia quyền
Phần mềm này đảm nhận nhiều chức năng như: kế toán chi tiết (kế toán vốn bằng tiền, kế toán nguyên vật liệu, kế toán thành phẩm) kế toán tổng hợp, sổ kế toán, báo cáo tài chính. Mỗi phần hành có nhiệm vụ khác nhau đáp ứng được yêu cầu của người sử dụng kế toán.
Nguyên tắc sử dụng:
- Phải khai báo chi tiết các tài khoản cần dùng. - Nhập số dư đầu kỳ phải chính xác.
- Căn cứ vào nghiệp vụ kinh tế phát sinh kiểm tra tính hợp lý và chính xác của chứng từ gốc, sau đó nhập vào máy.
3.5 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN GẦN ĐÂY GẦN ĐÂY
3.5.1 Thuận lợi
- Công ty nằm ngay trung tâm thành phố trên đường giao thông chính nên rất thuận lợi trong việc vận chuyển lưu thông hàng hóa của công ty.
- Công ty luôn nhận được sự tín nhiệm của khách hàng trong , ngoài tỉnh và nhận được sự quan giúp đỡ của các cấp lãnh đạo trong tỉnh.
- Hoạt động sản xuất kinh doanh được sản xuất trên hệ thống dây chuyền công nghệ khép kín.
-Giao hàng tận nơi cho khách hàng có phương tiện đi lại thuận tiện.
-Công ty sử dụng phần mềm kế toán AccNet phiên bản 7.1 do công ty cổ phần tin học Lạc Việt viết chương trình. Sau khi kế toán nhập số liệu vào máy thì phần mềm sẽ có chức năng làm việc nhanh chóng cho các bảng biểu, sổ sách chứng từ giúp cho công việc của kế toán được nhẹ nhàng hơn và cuối cùng là cho ra một báo cáo tài chính một cách tổng quát nhất.
-Tập thể công nhân làm việc rất nhiệt tình, siêng năng, cần cù, sáng tạo không ngừng nâng cao tay nghề ,trao đổi trong công việc nhằm để đạt được thành tích tốt.
- Trình độ chuyên môn của cán bộ công chức,viên chức trong công ty ngày