Qui trình thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty rất rõ ràng (Hình 4.1) và chuyên nghiệp trong thủ tục với đội ngũ nhân viên xuất nhập khẩu chuyên sâu, các khâu liên kết chặt chẽ và nhanh chóng, luôn đảm bảo thời gian giao hàng theo đúng với thỏa thuận trong hợp đồng.
Nguồn: Phòng Kinh doanh và marketing của công ty cổ phần Docimexco, 2014
Hình 4.1 Qui trình nghiệp vụ xuất khẩu của công ty cổ phần Docimexco, 2014 Bên mua thanh
toán tiền hàng Giao hàng lên boong tàu FOB Công ty thông báo cho nhà nhập khẩu Kiểm tra L/C Thuê tàu và mua bảo hiểm Giao hàng lên tàu Kiểm tra hàng hóa Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu Ký kết hợp đồng Trực tiếp Môi giới Làm thủ tục xuất khẩu Làm thủ tục nhập khẩu Bên mua thanh toán tiền hàng Giải quyết khiếu nại (Nếu có) CIF
- Về ký kết hợp đồng xuất khẩu: Trong việc ký kết hợp đồng xuất khẩu, công ty tự tìm lấy đối tác và có khi công ty được đối tác tìm đến sau khi đàm phán và đi đến thỏa thuận, ký kết hợp đồng xuất khẩu. Bên cạnh đó, công ty có thực hiện ký kết hợp đồng với Chính phủ Việt Nam với các nước khác thông qua Tổng công ty lương thực Miền Nam (VinaFood). Hình thức ký kết hợp đồng của công ty phần lớn là trực tiếp đàm phán hoặc thông qua môi giới.
- Về kiểm tra L/C (Letter of Credit): Đây là khâu quan trọng vì nó ảnh hưởng đến việc thanh toán hợp đồng và thanh toán tiền hàng sau này của nhà nhập khẩu. Nghiệp vụ này công ty cổ phần Docimexco có thế mạnh vì hầu hết cán bộ xuất nhập khẩu đều nắm chắc nghiệp vụ, do vậy có thể tiến hành hoàn toàn thuận lợi và dễ dàng. Nghiệp vụ kiểm tra L/C sau nghiệp vụ ký kết hợp đồng. Khi nhận được L/C từ ngân hàng thông báo, cán bộ xuất nhập khẩu phải kiểm tra thời hạn mở L/C, số lượng hàng giao, thời hạn thanh toán, giá trị hợp đồng… tất cảđiều khoản trong hợp đồng phải thể hiện trên L/C, nếu L/C phù hợp với hợp đồng thì người mua mới thanh toán tiền hàng. Vì vậy, kiểm tra L/C là nghiệp vụ rất quan trọng vì nó liên quan đến cả khâu thanh toán lẫn thực hiện hợp đồng.
- Về chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu: Theo hợp đồng xuất khẩu gạo loại nào mà công ty chuản bị nguyên liệu để sản xuất. Nếu trong kho không đủ nguyên liệu sản xuất thì công ty phải thu mua thêm nguyên liệu ngay. Trong quá trình thu mua hàng xuất khẩu công ty căn cứ vào tiêu chuẩn để thu mua tránh tình trạng hàng hóa không đúng các phẩm chất, nhằm giảm chi phí và thời gian thu mua hàng xuất khẩu. Sau đó, Công ty ký kết hợp đồng; đặt in bao bì theo mẫu của khách hàng yêu cầu; trộn gạo nguyên liệu thành gạo thành phẩm (gạo 5% tấm, 15% tấm, gạo 25% tấm, gạo Jasmine 5% tấm…); chuyển bao bì về kho hàng; đóng gạo vào bao; chuyển hàng lên xà lan (số lượng nhiều), xe (số lượng ít) và vận chuyển đến cảng TP. Hồ Chí Minh.
- Về kiểm tra chất lượng hàng hóa xuất khẩu: Ở khẩu này, Công ty sẽ tiến hành kiểm tra số lượng chính xác theo hợp đồng, kiểm tra độ ẩm, tạp chất…. các tiêu chuẩn gạo xuất khẩu của nhà nước và các tiêu chuẩn khác của nhà nhập khẩu để đảm bảo gạo sản xuất ra đạt tất cả các yêu cầu của nhà nhập khẩu.Về phía công ty cổ phần Docimexco, từ khâu thu mua cho đến khâu đóng gói sản phẩm, công ty thuê các công ty kiểm định như SGS, ICT, VinaControl theo dõi, giám sát và kiểm tra chất lượng của hàng hóa theo tiêu chuẩn đã quy định để có thể hạn chế và loại trừ khuyết điểm của hàng hóa. Về phía khách hàng, một số hàng trực
tiếp gửi đại diện hoặc thuê một công ty có chuyên môn ra kho hàng hoặc cầu cảng để kiểm tra chất lượng hàng giao.
- Về thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hóa: Công ty cổ phần Docimexco xuất khẩu gạo chủ yếu theo giá FOB (Free On Board) nên việc thuê tàu và mua bảo hiểm cho lô hàng xuất khẩu do khách hàng thực hiện, công ty thường giao hàng tại Cảng TP. Hồ Chí Minh (Cát Lái, Hiệp Phước, Phúc Long,…). Tuy nhiên, công ty cũng xuất khẩu gạo theo giá CIF (cost, Insurance and Freight) nếu khách hàng yêu cầu. Khi đó, công ty thường mua bảo hiểm trực tiếp với công ty bảo hiểm (Bảo Minh, Bảo Việt) và thuê tàu vận chuyển hàng hóa để giao hàng theo đúng hợp đồng đã thỏa thuận.
- Về làm thủ tục hải quan:
+ Khai báo hải quan: Công ty cổ phần Docimexco cử đại diện (thường là nhân viên xuất nhập khẩu phòng kinh doanh) kê khai chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục, giấy tờ đến cảng TP.HCM để thông quan xuất khẩu cho hàng hóa
+ Xuất trình hàng hóa: Hàng hóa xuất khẩu được sắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Gạo là mặt hàng xuất khẩu với khối lượng lớn nên việc kiểm tra hàng hóa và giấy tờ của hải quan thường diễn ra ở nơi giao hàng cuối cùng. Nhân viên hải quan kiểm tra, niêm phong kẹp chì và nội dung hàng hóa theo nghiệp vụ của mình.
+ Thực hiện các quyết định của hải quan: Công ty cổ phần Docimexco có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc theo các quyết định của hải quan.
- Về giao hàng trên tàu: Công ty sẽ vận chuyển hàng hóa ra cảng đến bãi tập kết, công việc này được thực hiện trước khi hết hạn quy định của từng chuyến tàu. Sau đó lập bảng đăng ký hàng chuyên chở; xuất trình bản đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải để lấy hồ sơ xấp hàng; bố trí phương tiện đưa hàng vào cảng xếp hàng lên tàu; lấy biên lai thuyền phó và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển B/L (Bill of Landing). Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã xếp hàng (Clean on Board B/L) và phải chuyển nhượng được. Vận đơn ngay sau đó được chuyển ngay về bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán.
- Về thủ tục thanh toán: Công ty sẽ thông báo cho nhà nhập khẩu về việc hàng hóa đã xuất cảng, đồng thời lập bộ chứng từ thanh toán mang đến ngân hàng thông báo để yêu cầu nhà nhập khẩu thanh toán tiền hàng. Bộ chứng từ trong
thanh toán L/C thường gồm: B/L, hối phiếu, hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận số lượng và chất lượng… sau khi ngân hàng nhận được bộ chứng từ bản gốc L/C sẽ kiểm tra chi tiết nếu bộ chứng từ không có sai soát thì ngân hàng sẽ gửi bộ chứng từ sang nhà ngân hàng phát hành L/C của nhà nhập khẩu để họ xem xét thanh toán tiền hàng. Khi ngân hàng phát hành nhận được bộ chứng từ thanh toán, sẽ kiểm tra đối chiếu với những điều khoản trong L/C. Nếu thấy phù hợp thì ngân hàng pahst hành sẽ thanh toán theo lệnh của ngân hàng thông báo, trả tiền thông qua Ngân hàng. Ngân hàng thông báo của công ty thường là Vietcombank, Sacombank và Vietinbank.
- Về giải quyết khiếu nại: Nếu có trường hợp khiếu nại xảy ra công ty áp dụng theo quy định của ICC (International Chamber of Commerce – phòng Thương mại & Công nghiệp quốc tế). Về số lượng, trong lượng hàng hóa: nếu là lỗi của công ty thì giải quyết khiếu nại bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc trả tiền giao hàng giao thiếu. Về phẩm chất không phù hợp thì có thể áp dụng quy định tại Điều 46 - công ước Viên 1980… Công ty hoàn trả chi phí, giảm giá hàng bán; thay thế hàng hóa mới phù hợp về phẩm chất; hủy hợp đồng. Đối với khiếu nại về việc không giao hàng hoặc chậm giao hàng thì nộp phạt hoặc bồi thường tùy vào trường hợp cụ thể.
Nhìn chung, qui trình xuất khẩu gạo của Công ty thường diễn ra thuận lợi do nhân viên xuất nhập khẩu của công ty có nhiều kinh nghiệm, đồng thời nhà nhập khẩu thường là khách hàng quen, lâu năm của Công ty nên hầu như không có khiếu nại hay trục trặc sau hợp đồng. Bên cạnh đó, Công ty còn tạo mọi điều kiện để thuận theo yêu cầu của khách hàng là có thể xuất theo giá FOB hay CIF và thanh toán qua hình thức L/C hay TT là tùy khách hàng quyết định, đây là một trong những lợi thế của Công ty luôn xem khách hàng là thượng đế.
4.2 KẾT QUẢ XUẤT KHẨU GẠO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DOCIMEXCO GIAI ĐOẠN 2011 - 6T2014
4.2.1 Phân tích sản lượng và kim ngạch xuất khẩu gạo của công ty giai đoạn 2011- 6T2014 đoạn 2011- 6T2014
Phân tích tình hình xuất khẩu gạo của công ty được thể hiện qua sản lượng gạo xuất đi và kim ngạch đạt được có thể cho ta một cái nhìn tổng quát về kết quả xuất khẩu gạo của Công ty. Sản lượng gạo bán ra nhiều không có nghĩa là kim ngạch phải tăng lên và ngược lại vì điều này phụ thuộc vào giá yếu tố giá cả trên
thị trường. Hình 4.2 thể hiện tình hình xuất khẩu gạo thông qua hai chỉ tiêu là sản lượng và kim ngạch của Công ty trong giai đoạn 2011 - 6T2014.
Hoạt động xuất khẩu gạo của công ty có xu hướng giảm dần kể cả về sản lượng và kim ngạch trong giai đoạn 2011- 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 (Hình 4.2).
Nguồn: Phòng kinh doanh và marketing công ty cổ phần Docimexco, 2014
Hình 4.2 Sản lượng và kim ngạch gạo xuất khẩu của công ty cổ phần Docimexco giai đoạn 2011- 6T2014
Năm 2011, sản lượng gạo xuất khẩu của công ty đạt 160.814 tấn chiếm 2,3% tổng sản lượng của cả nước (7,105 triệu tấn) tương đương với kim ngạch là 75,636 triệu USD. Nguyên nhân của sự tăng trưởng này là do sựổn định về sản lượng thu mua và giá xuất khẩu, thêm vào đó trong năm 2011 ngành nông nghiệp nước ta đã có những bước tiến nhảy vọt và thành công vượt trội, làm điểm tựa cho công ty phát triển trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn.
Năm 2012, sản lượng và kim ngạch gạo xuất khẩu của Công ty đạt được 123.965 tấn, với giá trị 54,078 triệu USD, so với năm 2011 sản lượng và kim ngạch giảm lần lượt là 22,9% và 28,5%. Mặc dù số lượng hợp đồng và khách hàng của Công ty trong năm 2012 có tăng lên đáng kể, tuy nhiên sản lượng và giá trị trong mỗi hợp đồng thấp nên tổng sản lượng và kim ngạch đạt thấp hơn so với năm 2011. Số lượng hợp đồng trong năm 2012 là 102 hợp đồng và 29 khách hàng, trong khi đó năm 2011 Công ty chỉ có 72 hợp đồng và 18 khách hàng. Bên cạnh đó, công ty không giành được nhiều hợp đồng xuất khẩu gạo trực tiếp cho thương nhân Philippines mà chỉ được ủy thác với số lượng ít nên ảnh hưởng đến
Sản lượng (Tấn) 160.814 123.965 72.118 33.175 36.059 10.000 50.000 90.000 130.000 170.000 2011 2012 2013 6T2013 6T2014 Năm
Kim ngạch (Triệu USD)
13,482 14,575 29,15 54,078 75,636 0 20 40 60 80 2011 2012 2013 6T2013 6T2014 Năm
sản lượng và kim ngạch chung của Công ty. Ngoài ra, Chính phủ Thái Lan hạ giá gạo xuất khẩu để đưa lượng gạo tồn kho trong năm 2011 ra thị trường thế giới nên gạo Việt Nam không cạnh tranh được với gạo chất lượng cao nhưng giá rẻ của Thái Lan.
Đến năm 2013, tình hình xuất khẩu của Công ty tiếp tục rơi vào tình trạng khó khăn bằng chứng là so với năm 2012 sản lượng gạo xuất khẩu chỉ đạt 72.118 tấn, giảm 41,8% và kim ngạch chỉ đạt 29,15 triệu USD, giảm 46,1%. Nguyên nhân trong năm Công ty dần mất đi thị trường truyền thống Philippines thay vào đó là thị trường Trung Quốc, một thị trường giá rẻ nên kim ngạch của Công ty giảm. Đồng thời Công ty còn phải cạnh tranh giá với thị trường Thái Lan đang giải quyết lượng tồn kho gạo chất lượng cao nhưng giá thấp.
Trong 6 tháng đầu năm 2014, sản lượng và kim ngạch xuất khẩu gạo của công ty đạt lần lượt là 33.175 tấn và 13,482 triệu USD, giảm 8% về lượng và 7,5% về giá trị so với 6 tháng đầu năm 2013. Do tình hình xuất khẩu gạo của cả nước giảm (trong 6 tháng đầu năm 2014 xuất khẩu gạo của Việt Nam đạt 36.059 tấn, kim ngạch đạt 14,575 tỷ USD). Đồng thời, công ty phải chịu sự áp lực hạ giá bán của Thái Lan và cạnh tranh xuất khẩu từ các nguồn cung cấp chính ở Châu Á nên xu hướng giá còn tiếp tục giảm.
Nhìn chung, sản lượng và kim ngạch xuất khẩu gạo của Công ty đang sụt giảm dần trong giai đoạn 2011 - 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 (Hình 4.2). Nguyên nhân của kết quả xuất khẩu gạo không tốt là do nguồn tài chính của Công ty không ổn định trong khi nguyên liệu đầu vào ngày càng tăng trong khi đó giá bán xuất khẩu có xu hướng giảm. Bên cạnh đó, Công ty cũng phải chịu sức ép cạnh tranh với các doanh nghiệp ở nước khác đặc biệt là Thái Lan và Ấn Độ. Qua phân tích kết quả xuất khẩu gạo của Công ty giúp cho ta hiểu rỏ hơn và tình hình kinh doanh xuất khẩu gạo của Công ty và từ đó đề xuất những giải pháp, chiến lược hợp phù hợp nhằm giúp Công ty kinh doanh có hiệu quả hơn.
4.2.2 Phân tích các hình thức xuất khẩu gạo của Công ty
Trong lĩnh vực kinh doanh xuất khẩu nói chung và kinh doanh xuất khẩu gạo nói riêng có rất nhiều hình thức xuất khẩu. Tuy nhiên, mỗi công ty hay doanh nghiệp đều lựa chọn cho mình những loại hình xuất khẩu phù hợp với năng lực của công ty mình. Docimexco đã chọn cho mình hai hình thức xuất khẩu chính đó là xuất khẩu trực tiếp và ủy thác xuất khẩu (Bảng 4.1 và Bảng 4.2).
Bảng 4.1: Sản lượng gạo xuất khẩu của Công ty theo hình thức xuất khẩu giai đoạn 2011 - 6T2014 ĐVT: Tấn Loại hình xuất khẩu 2011 2012 2013 6T2013 6T2014 Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Chênh lệch 6T2014/6T2013 Số tuyệt đối Số tương đối (%) Số tuyệt đối Số tương đối (%) Số tuyệt đối Số tương đối (%) Xuất khẩu trực tiếp 94.759 77.434 62.126 31.063 30.554 -17.325 -18,3 -15.308 -19,8 -509 -1,6 Ủy thác xuất khẩu 66.055 46.531 9.992 4.996 2.621 -19.524 -29,6 -36.539 -78,5 -2.375 -47,5 Tổng sản lượng 160.814 123.965 72.118 36.059 33.175 -36.849 -22,9 -51.847 -41,8 -2.884 -38,4
Bảng 4.2: Kim ngạch xuất khẩu gạo của Công ty theo hình thức xuất khẩu giai đoạn 2011 - 6T2014 ĐVT: Triệu USD Loại hình xuất khẩu 2011 2012 2013 6T2013 6T2014 Chênh lệch 2012/2011 Chênh lệch 2013/2012 Chênh lệch 6T2014/6T2013 Số tuyệt đối Số tương đối (%) Số tuyệt đối Số tương đối (%) Số tuyệt đối Số tương đối (%) Xuất khẩu trực tiếp 43,622 33,362 25,192 12,595 12,417 -10,260 -23,5 -8,170 -24,5 -0,179 -1,4 Ủy thác xuất khẩu 32,014 20,716 3,958 1,980 1,065 -11,298 -35,3 -16,758 -80,9 -0,914 -46,2 Tổng kim ngạch 75,636 54,078 29,150 14,575 13,482 -21,558 -28,5 -24,928 -46,1 -1,093 -7,5
Qua Hình 4.3 cho ta thấy hình thức xuất khẩu gạo trực tiếp của công ty luôn chiếm tỉ trọng cao về sản lượng và kim ngạch và có xu hướng tăng dần so với hình thức ủy thác xuất khẩu trong giai đoạn 2011 – 06 tháng 2014.
Nguồn: Phòng kinh doanh và marketing của công ty cổ phần Docimexco, 2014
Hình 4.3 Tỉ trọng sản lượng và kim ngạch xuất khẩu gạo theo hình thức xuất khẩu của công ty giai đoạn 2011- 6T2014
Hình thức xuất khẩu trực tiếp của Công ty trong năm 2011 đạt 94.759 tấn và 43,623 triệu USD, chiếm 58,9% về lượng và 57,7% về giá trị, trong khi sản lượng và kim ngạch qua hình thức ủy thác xuất khẩu đạt 66.055 tấn tương đương 32,014 triệu USD, chiếm 41,1% về lượng và 42,3% về giá trị.