Ngã Bảy Sài Gòn
3.2.2.1 Cơ cấu tổ chức
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức PGD Ngã Bảy Sài Gòn
3.2.2.2 Nhiệm vụ của từng chức danh
Giám đốc phòng giao dịch
- Hướng dẫn kiểm tra, tổng kết phân tích, đánh giá việc thực hiện và hiệu quả kinh doanh của phòng giao dịch.
- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn. Đề xuất phương án phát triển phù hợp với từng thời kỳ.
- Tổ chức thực hiện phương án hoạt động kinh doanh của phòng giao dịch đã được tổng giám đốc phê duyệt.
- Điều hành và quyết định các vấn đề về hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật, điều lệ và nghị quyết của Hội Đồng Quản Trị và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của phòng giao dịch.
- Đại diện Ngân hàng Á Châu trong quan hệ tố tụng, tranh chấp theo ủy quyền được giao.
- Hỗ trợ nhân viên trong một số nghiệp vụ vượt khả năng kiểm soát - Các nhiệm vụ khác do tổng giám đốc giao
GIÁM ĐỐC PHÒNG GIAO DỊCH KINH DOANH KH Cá nhân NV Tư vấn tài chính cá nhân (PFC) NV Phân tích TD (CA) KH Doanh nghiệp NV quan hệ khách hàng VẬN HÀNH Giao dịch và ngân quỹ Thủ quỹ GDV (Teller) NV dịch vụ khách hàng (CSR) Hổ trợ và nghiệp vụ Kiểm soát viên TD (Loan CSR) Kiểm soát viên GD
Nhân viên phân tích tín dụng (CA)
- Thu thập, thẩm định và phân tích thông tin
- Đưa ra nhận xét và đề xuất đối với nhu cầu tín dụng đối với khách hàng - Trình duyệt và thực hiện công tác tái thẩm định, kiểm tra
Nhân viên tư vấn tài chính cá nhân (PFC)
Nhân viên tư vấn tài chính cá nhân PFC-01 chịu trách nhiệm tư vấn, cung cấp khách hàng các sản phẩm khách hàng cá nhân, bán chéo sản phẩm khách hàng doanh nghiệp, chăm sóc khách hàng hiện tại và phát triển khách hàng mới theo hướng dẫn và quy định của khối khách hàng cá nhân.
Đối tượng khách hàng được quản lý:
- Khách hàng do PFC phát triển
- Khách hàng cũ và hiện tại do trưởng đơn vị phân công quản lý
Phát triển khách hàng:
- Tiếp nhận nhu cầu, tư vấn và hướng dẫn khách hàng sử sụng sản phẩm dịch vụ ACB.
- Là đầu mối hướng dẫn khách hàng thực hiện các giao dịch hoặc hướng dẫn khách hàng đến tiếp xúc với các chức danh khác để thực hiện việc giao dịch tại kênh phân phối.
- Khai thác hiệu quả nguồn dữ liệu sẵn có của ACB
- Tiếp cận các khách hàng có chất lượng tốt hiện đang sử dụng sản phẩm dịch vụ ngân hàng nhưng chưa giao dịch với ACB.
- Bán chéo sản phẩm dịch vụ khách hàng cá nhân theo quy định.
Chăm sóc khách hàng:
- Chăm sóc khách hàng theo quy định của khối khách hàng cá nhân - Tiếp cận và giải quyết nhanh chóng các khó khăn và vướng mắc mà khách hàng gặp phải.
- Cung cấp các thông tin sản phẩm, dịch vụ ACB mà khách hàng quan tâm
- Cung cấp thông tin sản phẩm dịch vụ mới của ACB đến với khách hàng
Thẩm định và đề xuất cấp tín dụng khách hàng cá nhân trong phạm vi phân công.
Kiêm nhiệm các chức danh khách theo quy định
- Thực hiện kiêm nhiệm chức danh RA bán chéo sản phẩm khách hàng cá nhân trong trường hợp KPP không có chức danh RA (tỷ lệ bán chéo là 20%).
- Thực hiện công việc lập tờ trình của chức danh CSR theo phạm vi được phân công trong trường hợp KPP không có chức danh CSR do vắng mặt.
- Phối hợp cùng chức dan RA trả lời điện thoại của khách hàng liên quan đến đặc tính sản phẩm trong trường hợp KPP chưa có chức danh hành chính.
Báo cáo
Báo cáo công việc, cập nhật thông tin khách hàng đầy đủ và chính xác theo quy định của khối khách hàng cá nhân.
Nhân viên quan hệ khách hàng (RA)
- Tư vấn, cung cấp các sản phẩm dịch vụ cho khách hàng doanh nghiệp
- Duy trì quan hệ, chăm sóc khách hàng cũ và phát triển khách hàng mới - Tiếp nhận hồ sơ và hướng dẫn nghiệp vụ thanh toán quốc tế
- Thẩm định và đề xuất cấp tín dụng trong phạm vi được phân công - Bán chéo sản phẩm dịch vụ khách hàng cá nhân
- Thu nhập, cập nhật thông tin cơ bản để mở tài khoản tiền gửi cho khách hàng trên TCBS
- Là đầu mối hướng dẫn khách hàng thực hiện các giao dịch hoặc hướng dẫn khách hàng tiếp xúc các chức danh để thực hiện các giao dịch tại KPP theo quy định
Giao dịch viên (Teller)
- Kiểm soát trước khi thực hiện giao dịch
- Thức hiện hoạch toán chính xác trên hệ thống TCBS các nghiệp vụ giao dịch có liên quan đến tài khoản tiền gửi thanh toán, tiền gửi tiết kiệm, tài khoản ký quỹ và tài khoản liên quan thanh toán khác
- Thực hiện các nghiệp vụ giao dịch thu chi tiền mặt (VND, vàng, ngoại tệ) đảm bảo nguyên tắc chi đúng, thu đủ, an toàn quỹ giao dịch trong ngày
Thực hiện các nghiệp vụ giao dịch vãng lai: nhận chuyển tiền và chi tiền chuyển về (trong và ngoài nước), thu đổi ngoại tệ, thẻ,…
- Kiểm tra liệt kê giao dịch cuổi ngày (kiểm soát sau)
Thủ quỹ
- Nhận tiếp quỹ tiền mặt (các loại tiền) từ kho hội sở/chi nhánh (được hội sở ủy quyền) tiếp quỹ cho Teller hoạt động trong ngày.
- Thực hiện việc thu chi hộ tiền mặt (VND, USD, vàng) cho Teller theo nguyên tắc kiểm điếm chính xác thu đúng, chi đủ theo quy định về thu chi tiền mặt và đảm bảo an toàn cho quỹ.
- Hoạch toán ghi chép các giao dịch tiền mặt và các loại sổ quỹ nhật ký thep quy định.
- Kết quỹ cuối ngày, cân đối tồn quỹ tối thiểu theo quy định
Kiểm soát viên tín dụng (Loan CSR)
- Kiểm soát hồ sơ cấp tín dụng đã được phê duyệt.
- Kiểm soát khoản cấp tín dụng thực hiện trên hệ thống TCBS. - Thực hiện thủ tục giải ngân
Kiểm soát viên giao dịch
- Thực hiện kiểm soát các nghiệp vụ giao dịch tài khoản, giao dịch vãng
lai, các nghiệp vụ giao dịch tiền gửi/ dịch vụ khác do Teller, CSR thực hiện để đảm bảo an toàn cho tài sản của khách hàng và của ACB.
- Hướng dẫn xử lý các vướng mắc về nghiệp vụ phát sinh trong giao dịch - Phản hồi các vướng mắc, các điểm không phù hợp trong quy trình kiểm soát, các tình huống nghiệp vụ phát sinh ngoài quy trình và hướng dẫn công việc đã ban hành (nếu có).
- Báo cáo các trường hợp rủi ro phát sinh và rủi ro tiềm ẩn (nếu có) về khối vận hành
Nhân viên dịch vụ khách hàng (CSR)
+ Nghiệp vụ giao dịch tiền gửi trong nước và quốc tế
- Tiếp nhận, thực hiện công việc để mở tài khoản tiền gửi của khách hàng, lưu và quản lý hồ sơ.
- Thực hiện các thủ tục, điều chỉnh, bổ sung thông tin, ủy quyền, chi trả thừa kế,… liên quan đến sản phẩm tiền gửi/ dịch vụ thanh toán trong nước, quốc tế theo yêu cầu khách hàng.
- Quản lý, cung cấp thông tin tài khoản (báo nợ, có, số dư,…) theo quy đinh pháp luật, hướng dẫn công việc.
- Quản lý, lưu trữ hồ sơ khách hàng giao dịch tiền gửi. + Nghiệp vụ hỗ trợ tín dụng
- Thực hiện thủ tục về sản phẩm, dịch vụ tín dụng cho khách hàng khi khoản cấp tín dụng đã được phê duyệt.
- Tạo và quản lý các khoản cấp tín dụng đã được thực hiện của khách hàng.
- Tiếp nhận và giải đáp thắc mắc của khách hàng, cung cấp cho khách hàng các thông tin liên quan đến tài khoản cấp tín dụng.
- Phản hồi thông tin, vướng mắc trong quá trình thực hiện nghiệp vụ về khối vận hành để được xử lý kịp thời.
- Lập tờ trình tín dụng trong hạn mức tín dụng được phê duyệt khi có xác nhận tình trạng khách hàng của phòng/ bộ phận kinh doanh.
Tóm lại cơ cấu tổ chức tại phòng giao dịch rất chặt chẽ, nhiệm vụ các phòng ban được phân công rõ ràng, giúp cho hoạt động của ngân hàng được tốt hơn.